オンプレミス型システム故のサーバーの重さや画面切り替えがストレスに。業務効率化と月次決算の早期化を目標にシステム検討を開始。

――会社の概要と事業内容について教えてください。

芦田様：株式会社ゼネラルリンクは、Webメディア事業・インターネット広告事業・企業のWebブランディング支援事業・人材紹介事業を多角的に展開している企業です。また『カンボジア「ゆめのまち」プロジェクト』として、現地での学校建設支援や募金活動などを通し、社会貢献にも尽力しています。2004年に会社を設立してから、今年で20周年を迎えました。

当社の一番の強みは人材の育成力です。若い社員や新卒でも積極的に責任のあるポストへ配置し、実績を積ませるよう努めています。今年は会社を設立してから初めての試みとして、新卒入社の社員を役員に抜擢しました。

また、コーポレート部門からの発信力を強化している点も当社の特色です。「提案Day」（てやんでい）と題した施策として、コーポレートに限らず全社への提案を、大小かかわらずメンバー全員で出し合い、週次で振り返りながら投票でベストな案を決定しています。

――芦田様の担当業務と経理財務領域のチーム体制について教えてください。
芦田様：私は財務経理部のシニアマネージャーとして経理部門をメインに、労務・総務のマネジメントも兼任しています。チーム体制としては、財務担当が1名、管理会計担当が1名、そしてわたしの計3名とコンパクトなバックオフィス体制で運営しています。

財務経理部では、業務を標準化することで、月末はそのタイミングでしかできないコア業務に注力することを心がけています。その結果、以前は月次決算に13〜14営業日ほど要していましたが、現在は約10〜11営業日で完了できるようになりました。

――マネーフォワード クラウド導入前に感じられていた課題について教えてください。
芦田様：マネーフォワード クラウド導入前は、オンプレミス型の会計システムを使用していたため、サーバー環境によって業務効率が大きく左右されることに課題を感じていました。

仕訳画面の見やすさにメリットを感じていた一方で、処理速度が遅い点が大きなデメリットとなっており、アクセスが多くなると、操作中に稼働停止することも少なくありませんでした。加えて、グループ会社間の画面の行き来の煩雑さも業務の効率が下がる一因となっており、それにより月次決算の足枷になっているような状態でした。

これらの課題を網羅的に解消すべく、クラウド型会計システムへの移行を検討し始めたという背景です。これまでもワークフローシステムの導入やペーパーレス化の動きが活発に行われていたため、オンプレミス型からクラウド型へ移行することに対する心理的なハードルは低かったように思います。また、日常的にマネジメント層で課題点や改善点・将来的な理想像の共有をしていたこともあり、比較的スムーズに進めることができました。

サーバー環境に左右されないクラウド型でシステム入れ替えを検討。開発スピードの速さが決め手に。

――マネーフォワード クラウド導入の背景についてお聞かせください。

芦田様：わたしのこれまでのキャリアの中で会計ソフトのリプレイスを何度か経験していたため、以前からマネーフォワード クラウドのことは知っていました。

マネーフォワード クラウドといえば、クラウド会計システム大手として広く知られていますよね。現状に満足せず、より良いサービスを提供できるように日々開発を続け、自信を持っておすすめできるプロダクトを生み出しているイメージを持っています。

また、当社における比較検討のタイミングでマネーフォワード クラウド固定資産をはじめ、少し前にはなかったさまざまなプロダクトや機能が追加されており、開発スピードの速さに驚いたことを覚えています。

それらの印象もふまえ、マネーフォワード クラウドと、前職で使用したことのある別の大手クラウド型会計システムの二つで比較検討を行いました。既存のオンプレミス型システムと同じシリーズでクラウド型へ移行する方法もありましたが、前職で使用していた感想として、あまり業務効率化の実感を持てなかったこともあり、今回は候補に挙げませんでした。

比較したポイントは、機能とコストメリット、そして担当営業の方の対応の3点です。
まず、機能の面では新機能の開発スピードを重要視していました。先にも述べた通り、マネーフォワード クラウドは、開発に力を入れている印象があります。機能の充実度が高いだけでなく、ユーザーの声をプロダクトに反映し、常により良いプロダクトにアップデートしているため、今後の開発にも期待できると感じました。直近ではインボイス制度の適格請求書発行事業者登録番号「一括照合機能」に感動したことを覚えています。

次に、コストメリットです。毎年、グループ会社を増やしながら事業を拡大している当社にとって、グループ会社にも安価で導入できるグループマネジメントプランはとても魅力的でした。

最後に、担当営業の対応が決め手となりましたね。システム導入や運用に関するさまざまな悩みを払拭する提案をしていただき、安心して導入を決定することができました。もう1社の対応面に不安を感じていたこともあり、いつもスピーディーかつ丁寧に対応してくださるマネーフォワードに決定しました。

――今回、IT導入補助金を活用してご導入いただいたと伺っております。IT導入補助金の活用を決めた背景や、申請手続きに関する感想を教えてください。
芦田様：IT導入補助金の申請は、マネーフォワードの担当営業から提案していただきました。当初、会計システムがIT導入補助金の対象になるとは知らなかったため、提案していただき感謝しています。

申請の手続きは、細かいやり取りやちょっとした手間はあったものの、担当営業が親身になってサポートしてくれたおかげで大きなストレスは感じずに、スムーズに進めることができました。

課題となっていたグループ会社管理が効率化され、月次決算の早期化にも寄与。

――マネーフォワード クラウド導入後の効果を教えてください。

芦田様：まず、クラウド型になったことで、サーバーやネットワーク環境における課題がクリアになりました。リモートワークにも対応できるようになり、多様な働き方に対応できるようになったのは大きな効果だと思っています。また、グループ会社間の画面の行き来がスムーズになり、グループ会社管理が効率化されました。その点が月次決算の早期化にも寄与しており、それにより経理担当者の意識も「さらなる月次決算の早期化を目指していこう」という良い循環が生まれています。

会計と固定資産管理の連携強化を考慮し、マネーフォワード クラウド会計Plusと同時にマネーフォワード クラウド固定資産も導入しました。マネーフォワード クラウド固定資産はそれぞれの固定資産に写真を紐付けることができ、管理がとても楽になりました。これまで使用したことのある他社の固定資産管理システムと比較しても、シンプルなUI/UXで使いやすく、大半の操作がワンクリックで済むため、登録・検索などの作業が非常に簡単です。仕訳データも自動連携のため、同時に導入してよかったと思います。

――実際にマネーフォワード クラウドを利用してみての感想をお聞かせください。
芦田様：マネーフォワード クラウドはUI/UXが極めてシンプルで、マニュアルいらずですよね。「感覚的に操作できる」という声がチーム内からも多く上がっています
また、マネーフォワード クラウドはログイン動作や画面の切り替えがスムーズで操作におけるストレスがありません。以前のオンプレミス型の会計システムではグループ会社ごとに異なるIDでログインし直す必要があったり、そのたびに時間がかかるなど、ひとつの作業におけるストレスが大きかったのに対して、マネーフォワード クラウドはとにかく動作がスムーズ。会議中、急に資料や数字の提出を求められたときでも迅速に対応できるようになりました。

――今後のチームや業務についてお考えになっていることがあれば教えてください。
芦田様：今後の目標は、経理の完全ペーパーレス化です。紙の書類をなくしてリモートで勤務しやすい環境に整え、多様な働き方が選べる企業を目指しています。現時点で全体の95%のペーパーレス化と、経理チームの約半数のフルリモートを達成しました。

リモートワークにはペーパーレスが欠かせませんが、経理分野だと難しいという見解が今の時代の通説ですよね。当社ではこれからもペーパーレス化とリモートワーク、新制度への対応を推し進めることで、中小企業では困難だといわれる経理のさまざまな常識を覆していきたいと考えています。

――最後に、マネーフォワード クラウドの導入を検討されている方々に向けてメッセージをお願いいたします。
芦田様：スムーズなリプレイスのコツは、社内の円滑なコミュニケーションですね。当社の成功の秘訣は、疑問点や懸念を相談しやすいオープンな雰囲気になるよう努め、後にハードルになりそうな懸念点を早期に解決できたことでした。社内全体でメリットだけではなくデメリットもきちんと洗い出したうえで、担当営業と相談しながら納得のいく形で導入を進めることが大切だと思います。また、経理は体力勝負なところもあり、そのために日々筋トレも頑張ってきましたが、マネーフォワードを導入して少しでも体力消耗を抑えることも大事だと思っています。

※掲載内容は取材当時の情報です。