更新日 : 2024年7月12日

エクセルによる案件管理とは？クラウドツールを使った管理方法との比較

「エクセルを使用した案件管理の方法を知りたい」「案件管理自体をさらに効率化したい」などといった考えをお持ちの人は多くいるでしょう。
エクセルで案件管理をしている企業の数は多く、テンプレートやノウハウなども数多く存在します。
しかしエクセルでの案件管理には、メリットがある一方で、デメリットや限界があるのも事実です。
本記事では、エクセルでの案件管理の基本、エクセルによる案件管理のメリットとデメリット、効率的な案件管理のためのポイントについて解説します。

エクセルによる案件管理の基本
エクセルの最新機能を活用した案件管理の例
エクセルによる案件管理のメリットとデメリット
- エクセルを使用するメリット
- エクセルを使用するデメリット
案件管理で使えるツールの例
- Googleスプレッドシート
- SFA・CRM
AIを併用したエクセルの案件管理方法
- Copilot in Excel
- ChatGPT-4＋エクセル
効率的な案件管理のためのポイント
まとめ

エクセルによる案件管理の基本

エクセルを使用した案件管理は、プロジェクトやタスクの進捗を追跡し、効果的に管理するためには非常に便利です。
エクセルによる案件管理の基本的なセットアップと、テンプレートの利用までの一般的な手順を紹介します。

シートの作成

最初に、エクセルで新しいシートを作成します。
プロジェクト管理・顧客管理・在庫管理など、管理したい案件の種類によって必要な情報が異なります。

ヘッダーの設定

行の上部には、プロジェクトやタスクに関連する情報を記入するためのヘッダーを設定します。以下は一般的なヘッダーの内容の例です。
例：「プロジェクト名」「担当者」「開始日」「終了日」「進捗状況」「備考」など

データの入力

各行には、それぞれの案件やタスクに関する情報を入力します。
プロジェクト名、担当者、開始日、終了日、進捗状況、備考などの具体的で詳細なデータを入力します。

進捗状況の追跡

進捗状況は、プロジェクトやタスクがどれだけ進んでいるかを把握するために非常に重要です。進捗状況のカラムを追加して進捗率や状態を示す情報を入力すると、進捗を把握しやすくなります。

条件付き書式の利用

エクセルの条件付き書式を使用して、進捗が特定の基準を満たす場合に視覚的な強調表示をすることができます。
例えば、進捗が遅れている場合には文字を赤くしたり、完了したタスクをグレーアウトし目立たないように表示したりするなどです。

フィルタリングとソート

フィルタリングとソート機能を活用して、プロジェクトやタスクを必要に応じて整理・表示でき、必要な情報に素早くアクセスできます。

テンプレートの保存

作成した案件管理のエクセルファイルをテンプレートとして保存しておくことで、別の新しいプロジェクトやタスクの管理に再利用できるようになります。

これらの手順で、エクセルを使って簡単かつ効果的に案件管理を行うことが可能です。

エクセルの最新機能を活用した案件管理の例

近年、エクセルには新しい関数が数多く追加されています。この章では、最新の関数を用いた案件管理の例と、無料で使えるテンプレートを紹介します。

TEXTSPLIT関数・スピル機能を用いたデータ整理

TEXTSPLIT関数とは、テキストの分割を行える関数のことです。TEXTSPLIT関数は、従来のExcelの機能である「区切り文字」の処理を関数化したものとなっています。
またスピル機能とは、1つの数式を入力したセルから、複数のセルの結果をまとめて取得できる機能のことです。
例えば、「タスク#1-デザイン-未完了」）という形で入力されている場合、TEXTSPLIT関数やスピル機能を利用することで、これらを複数の列に自動的に分割できます。
案件管理で活用する場合は、タスクID・タスクの内容・ステータスといった項目を別々の列に整理します。項目を整理することにより、フィルタリングや分析を容易に行えるようになります。

IMAGE関数を用いたプロジェクト管理

IMAGE関数とは、インターネット上の画像データをセルに表示する機能のことです。タスクに関連する画像（設計図やスクリーンショットなど）をセル内に直接表示させ、タスクの進行具合を視覚的に確認できるようになります。案件管理で必要な情報を可視化できれば、情報を迅速に把握し、チームメンバーやステークホルダーとのコミュニケーションをより円滑にすることが可能です。

無料で使えるエクセルのテンプレート

Microsoftでは、案件管理で活用できるテンプレートを数多く提供しています。例えば、以下の顧客管理表や売上管理表などのテンプレートなどが挙げられます。

①顧客管理表
企業内の顧客情報を管理できるテンプレート。フィルタ機能を使って目的の情報を検索できる。

www.microsoft.com

顧客管理表 - 無料テンプレート公開中 - 楽しもう Office

企業の宝でもある顧客の情報はきちんと管理しておきたいもの。テンプレートを上手に使えば、顧客管理はもちろんのこと、欲しい情報をすぐに探し出し活用することも可能です。

②売上管理表
日々の売上活動の予算や成果を管理できるテンプレート。月予算に対しての売上の達成度が一目で分かるのが特徴。

www.microsoft.com

売上管理表 (セールス) - 無料テンプレート公開中 - 楽しもう Office

日々のセールス活動の予算や成果を記入でき、計画的に管理できるテンプレートです。

案件管理で使う表をエクセルでゼロから作るのは手間がかかるものです。上記のテンプレートを活用すれば、スピーディーに表を作成できるでしょう。

エクセルによる案件管理のメリットとデメリット

エクセルによる案件管理にはいくつかのメリットがありますが、同時にデメリットや制限もあります。以下で、それぞれについて詳しく解説します。

エクセルを使用するメリット

低コスト

エクセルは一般的なオフィスソフトウェアでありほとんどのコンピュータに搭載されているため、追加のコストなしで使えます。

カスタマイズが容易

必要に応じてユーザー自身でシートやフォーマットを簡単に変更でき、カスタマイズが容易にできるため、プロジェクトやタスクに特有な要件があっても対応できます。

広く一般的に使用されている

多くのビジネス環境で利用されており、利用者にとって馴染みやすいのが特徴です。

モバイルアプリが提供されている

エクセルには、スマートフォンやタブレットで利用できるモバイルアプリが提供されています。モバイルアプリをインストールすれば、スマートフォンやタブレットなどからファイルの閲覧や作成、編集などを行うことが可能です。モバイルアプリは、無償版と有償版の2種類があります。

無償版では、エクセルの数式や関数の利用、図形・グラフの挿入といった基本的な機能を利用できます。有償版では、マクロの実行や条件付き書式の追加、データ入力ルールの追加などの高度な機能も利用可能です。

エクセルを使用するデメリット

スケーラビリティ

大規模なプロジェクトや組織になると、エクセルはスケーラビリティの問題に直面する場合があります。大量のデータや多数の複雑なタスクを扱うと、パフォーマンスが低下することがあります。

同時編集の難しさ

複数の人が同時にエクセルファイルを編集しようとすると、競合やデータの不整合が生じやすい面があります。

履歴管理の不足

エクセルは変更履歴を詳細に管理するのが難しく、特定の変更を誰が行ったかを正確に追跡するのが難しい場合があります。

自動化の制限

エクセルでも基本的な自動化は可能ですが、複雑な業務プロセスやワークフローの自動化には限界があり、より専門的なソフトウェアには劣ることがあります。

エクセルは使いやすく、柔軟性がある一方で、スケーラビリティや自動化の面では課題があります。プロジェクトの規模や要件に応じて、他のプロジェクト管理ツールの導入を検討することも必要です。

案件管理で使えるツールの例

この章では、エクセル以外で案件管理ができるツールを2つ紹介します。

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートは、エクセルと同じような操作感で使用できるのが特徴です。データをクラウド上で管理するため、どこからでもデータの閲覧・編集、共有などを行えます。インターネットに接続できる場所であれば、どこでも利用できるのがメリットです。

ただし、Googleスプレッドシートは案件管理専用のツールではないため、自動でレポートを作成したり、データを用いて分析したりすることはできません。小規模な案件管理に適したツールだといえます。

SFA・CRM

案件管理では、SFA（営業支援ツール）やCRM（顧客管理ツール）などもよく使われています。SFAやCRMでは、顧客情報や案件情報などを、クラウド内で一括管理できます。さらに、営業・顧客データを分析・活用し、共有することも可能です。

多くのSFA・CRMは有料となっているため、エクセルよりもコストが大きくなります。

AIを併用したエクセルの案件管理方法

AIの技術を活用すれば、より効率的に案件管理を行えるようになります。この章では、AIを活用したエクセルによる案件管理方法の例を紹介します。

Copilot in Excel

Microsoftは2023年に「Microsoft Copilot（コパイロット）」を発表しました。Copilotとは、OfficeアプリケーションでAIアシスタントを利用できる機能のことです。案件管理でCopilotを利用する場合は、エクセルと組み合わせて以下の形で利用できます。

データ分析
エクセル表の数値から傾向を把握し、相関関係や特徴を文章で表示することが可能です。数値の高い日に色をつけるといった提案も自動で行えます。
数値データの推移を元にした予測
売上などの数値データの推移を元にして、トレンドの分析をしたり、今後の数値を予測したりすることが可能です。
レポートの生成
Copilotを使用してデータを整理し、レポートを自動で生成することができます。

ChatGPT-4＋エクセル

ChatGPT-4とエクセルを組み合わせれば、以下のような活用が可能になります。

データの解説
例えば、ChatGPT-4に特定のデータに基づく質問を投げかけることで、プロジェクトデータの理解を深めることが可能です。
文書の自動生成
プロジェクト関連の文書や通信を生成する際に、ChatGPT-4を使用して内容を自動で書き起こし、フォーマットを整えることができます。
VBAスクリプトのサポート
エクセルでVBAを使ってマクロを使用する場合、ChatGPT-4を使ってVBAコードを作成・デバッグする際のサポートを受けることも可能です。

CopilotやChatGPT-4を有効に活用することで、時間がかかる高度な作業を効率的に行えるようになります。

効率的な案件管理のためのポイント

効率的な案件管理を実現するためには、エクセル以外のツールを検討することも大切です。
ここでは、エクセルとクラウドベースのプロジェクト管理ツールを比較します。

エクセルとクラウドベースのプロジェクト管理ツールの比較

コストの違い

エクセルは多くの場合、既にオフィスソフトウェアとしてインストールされているため、追加コストなしで利用を開始できます。
一方で、クラウドベースのプロジェクト管理ツールはサブスクリプション型を採用している場合が多く、運用コストはかかりますが、機能の拡充や自動更新が含まれる点がメリットです。

スケーラビリティの違い

エクセルは小規模なプロジェクトには適していますが、プロジェクトの規模が大きくなると管理が難しくなりがちです。
一方で、クラウドベースのツールはスケーラビリティに優れており、大規模プロジェクトの管理にも適しています。

ユーザビリティの違い

エクセルは広く普及しており、基本的なデータ入力や操作は誰でも簡単に行えます。
しかし、クラウドベースのツールも使いやすさに優れており、直感的なインターフェースを提供しています。

エクセルでの案件管理は、データを整理・管理することがポイント

エクセルで案件管理を行う際には、データを扱いやすいように整理・管理することが重要です。必要な情報をすぐに見つけることができれば、仕事の生産性も大きく向上するでしょう。例えば以下の項目を設定することにより、案件ごとの進捗を確認しやすくなります。

ID
顧客名
担当者
窓口担当者
進捗
問い合わせ日

PDCAサイクルを回す

案件管理を行う際には、施策の効果測定を実施し、PDCAサイクルを回すことも重要です。PDCAサイクルを回し、営業活動をブラッシュアップすることで組織の成長につながります。
ただし、集計するデータの種類・数を増やせば、現場の負荷が増大する可能性があります。そのため、負荷が増大しないやり方を検討することも重要です。

高度な案件管理ツールの活用

効率的な案件管理には、適切なツールの選択が重要です。エクセルからクラウドベースのプロジェクト管理ツールへの移行を検討する際には、それぞれの特性を理解することが不可欠です。さらに、組織全体のリアルタイムコラボレーションを可能にするERP（Enterprise Resource Planning）の活用も重要です。

ERPを活用することで、部門間での情報共有がスムーズになり、メンバーはどこからでも同時にデータの更新や修正を行えます。
自動通知機能を利用すれば、プロジェクトの進捗、重要な変更点、またはタスクの完了についてチームメンバーに即座に知らせることができ、業務プロセスを効率的に進行させることも可能です。

クラウド上で運用されるERPシステムは、データセキュリティを強化し、災害時のデータ復旧も迅速に行うことができます。
従来のエクセルでの管理からクラウドベースのERPへ移行することで、リアルタイムでのデータ更新、モバイルデバイスからのアクセスが可能になり、管理作業がスムーズに進みます。

導入を検討する際は、コストと得られるメリットを慎重に比較し、さらなる効率化のためERPシステムの適用を検討してみるのもよいでしょう。
ERPのメリットなどについては、以下の関連記事も併せてご確認ください。

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まとめ

案件管理にエクセルを使用することは一つの選択肢ですが、プロジェクトの規模や要件に応じて、他ツールの利用も検討するべきでしょう。
エクセル、クラウドツールはそれぞれ異なる特徴屋メリット・デメリットがあり、プロジェクトの性質に応じて適したツールを選ぶことが肝心です。
そのためにはエクセルだけではなく、クラウドツールについても理解を深め、適切なツールを選択することが重要です。

MicrosoftはAIや機械学習を活用し、Office製品を強化しています。今後は、データ分析・予測、自動化などの機能が強化される可能性が高いといえます。また、他のクラウドベースのツールやプラットフォーム（ERPやSFA、CRMなど）との連携を強化する可能性も十分にあるでしょう。

小規模な案件管理では無料で利用できるエクセルで十分ですが、大規模な案件管理の場合は他のツールと併用するか、AIを組み合わせて利用することをおすすめします。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：野崎晋平
2008年東証一部IT企業に入社しERPの設計や開発業務に従事。2013年東証一部小売企業に入社し、ERPの運用保守やリプレイスの企画、各種システム導入プロジェクトのマネジメント業務などに従事。2015年株式会社アイティベルを設立し、IT領域の執筆などを行う。生産管理システムや人事システム、POS、スマホアプリ、ECサイトなど幅広いシステム導入経験を持つ。株式会社アイティベル野崎晋平

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