- 作成日 : 2023年12月21日
エクセルで原価計算するには？手順とより効率化する方法を解説
原価計算とは、企業が自社製品やサービスを市場へ提供する際に発生する費用を計算することを指します。原価計算は、ビジネスを推進する上で必要不可欠な業務の一つです。
原価計算の手段はいくつかあり、エクセルが活用されることもあります。特別な知識やスキルなどが必要ないため、多くの企業がこの方法を採用しています。
本記事では、原価計算をエクセルで実施する手順や機能に加え、より効率化するための手法についても解説します。
目次
原価計算とは？なぜ必要？
原価計算とは、製品を提供する際に発生する費用を計算・管理することを指します。
たとえば、飲食店ではメニューの値段を決定する際、そのメニューを提供するのにかかる費用、すなわち原価を計算し、把握しておく必要があります。
製品によって違いはありますが、製品を市場へ展開していく際にはさまざまなコストが発生します。このコストが原価と呼ばれ、材料費、人件費、設備費などが当てはまります。
原価計算はなぜビジネスで重要なのか？
ビジネスを推進していく上で原価計算は非常に重要です。原価計算で得られた情報を生かすことができると、利益の最大化やリスクの回避などに役立ちます。
また、どんな製品やサービスを提供するにも常に原価は変動し、時には想定外の費用が発生することもあります。
たとえば、異常気象による原材料費の高騰、為替変動による人件費の増加、自然災害による突発的な設備修繕費の発生などが考えられます。
しっかりした原価計算の仕組みを構築しておけば、このような問題への対策も可能となるのです。
不測の事態があっても、原価計算に基づいて適切に製品を値上げしたり、原材料を変更したりするなどの対策ができることで、適正な価格を維持できます。
原価計算をしっかりと行うことは、企業が想定通りの利益を継続して生み出すことを助けるのです。
エクセルで原価計算する方法とメリット・デメリット
原価計算の手段は企業によって異なります。専用システムを使わずに原価計算する場合や、経理・会計業務向けシステムの機能を利用する場合もあります。
では、エクセルでの原価計算は可能なのでしょうか？
エクセルで原価計算する方法
結論から言うと、原価計算はエクセルでもできます。
ただし、原材料・外注先・販売チャネルの数などのさまざまな要素を組み込む必要があるため、エクセルで原価計算の仕組みを構築するのは難易度が高いと言えます。しかし、エクセルで原価計算を行っている企業は多いでしょう。
エクセルで原価計算を行うメリット・デメリット
エクセルで原価計算の仕組みを構築する場合、さまざまなメリットがあります。
主なメリットは以下のとおりです。
- システムを導入する必要がない
- エクセルを使い慣れている人材が多い
- 原価計算用のエクセルテンプレートがインターネット上に数多く公開されている
原価計算用のシステムと比較すると、エクセルでの原価計算は導入面のハードルが低くなります。インターネット上のテンプレートを参考にして必要な部分を改変することで原価計算が可能です。
一方で、以下のようなデメリットもあります。
- 属人化してしまう場合がある
- リアルタイムでの情報反映は難しい
- ヒューマンエラーが発生しやすい
原価計算のみならず、大規模かつ複雑な仕組みを構築する場合、エクセルでの実現は不適切であることがほとんどです。
特にマクロを使ってかなり細かく作りこまれてしまうと、機能の実装や作業が属人化しやすくなります。
また、リアルタイム性が求められる原価計算の実現は難しく、誤って数式の入ったセルを上書きしてしまうといったミスも発生します。
さらには大量データの処理には不向きな点や、共同作業が難しい点もデメリットとして挙げられます。
エクセルの機能を使った原価計算方法
エクセルで原価計算を行う際、具体的にはどんな方法があるのでしょうか。
よくあるのは関数で実装する方法ですが、マクロ、VBA、Power Queryを活用する場合もあります。
関数での実施
エクセル関数を使えば、プログラミングなどの難しい知識なしで原価計算を行えます。
エクセルで原価計算を行うためのテンプレートはインターネット上に無数に用意されており、それらを活用すればより容易です。できるだけ自社の要件に近いテンプレートを探し、それをベースに必要な部分だけを修正しましょう。
エクセル関数は使い慣れている人材が多く、誰でも担当できます。仮にエクセルを使い慣れていない従業員が担当になった場合でも、関数だけであればゼロから短期間でキャッチアップが可能です。
全ての関数を覚える必要はなく、原価計算でよく活用されるものに絞って理解しておくことがポイントです。たとえば、セルの値などを参照し計算処理を変えられるIF関数、複数のセルに入力された金額の合計値を計算するSUM関数、マスタの値などを参照できるVLOOKUP関数などがよく利用されます。
マクロ、VBA、Power Queryの活用
関数以外にもマクロ、VBA、Power Queryを活用すれば、より複雑な原価計算にも対応可能です。規模が小さいビジネスであれば関数でも対応可能な場合が多いですが、店舗や扱う商品の種類が多い場合は実現が難しくなります。
この場合、マクロやVBAを活用すれば複雑な計算プロセスを自動化できます。少しプログラミングの知識が必要になりますが、効率化できる業務範囲が広がります。
また、他のシステムから出力した大量のデータをエクセルファイルに取り込みたい場合はPower Queryが有効です。csvやjson形式でまとめられているデータを容易に取り込むことができます。
関数だけでは達成できない要件がある場合は、マクロ、VBA、Power Queryなどの機能活用も積極的に検討しましょう。ただし、関数と比較するとややスキルの習得に時間がかかるため、注意が必要です。
原価計算をより効率化するために
エクセルよりもさらに原価計算を効率的に行う手段があります。特におすすめのソリューションは2つあります。
原価計算を実現するシステム
原価計算はほとんどの企業がその仕組みを構築する必要があるため、支援するシステムも数多くリリースされています。原価計算専用システムだけではなく、会計ソフトに搭載されている原価管理機能を活用することも可能です。
具体的には、損益分岐点の計算、原価差異分析、他システムとの連携などの機能があります。特にSaaS型のシステムであれば、多くの製品の中から自社ビジネスに適したものを組み合わせる形で選定可能です。自社でインフラを管理する必要が無い点も魅力になります。
ERPの導入が最も効果を期待できる
原価管理を実現する上で最も有力な手段となるのはERPシステムでしょう。ERPを導入することで、企業資源を一元管理できます。
ビジネス全体の人、モノ、カネ、情報を管理し、そのデータを活用する形で最適な原価計算を実現します。業務の自動化、効率化などのあらゆる効果が期待できます。
詳しくは、「ERPとは？ゼロからわかりやすく解説」の記事をご覧ください。
まとめ
原価計算はエクセルでも実装可能です。ただし、ERPシステムなどを利用した方が、機能や性能面でのメリットは大きくなります。
導入手段は一つではないため、どの手段を選択すべきか、自社ビジネスと照らし合わせて検討しましょう。
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