更新日 : 2024年7月12日

ペーパーレス化とは？導入方法のポイントやメリットを解説

最近は業種・業界を問わず、ペーパーレス化の動きが加速しています。その要因として、業務のデジタル化、コロナ禍によるテレワーク推進、電子帳簿保存法の施行による経理の電子化などが挙げられるでしょう。

しかし、まだ紙での業務がメインの企業もたくさんあります。そのような企業でペーパーレス化推進を促すには、どうすればよいのでしょうか。

ここでは、ペーパーレス化がなぜ必要なのか、どのようなメリットやデメリットがあるのか、ペーパーレス化推進のポイント、ペーパーレス化の具体的な実施手順、実例と効果などを紹介します。

ペーパーレス化とは
- ペーパーレス化の必要性
- ペーパーレス化の対象となる書類
ペーパーレス化のメリット・デメリット
- ペーパーレス化のメリット
- デメリット
ペーパーレス化を推進するためのポイント
ペーパーレス化の具体的な実施手順
ペーパーレス化のユースケースと効果
ペーパーレス化の展望
まとめ

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、紙の書類を電子化し、その内容をデータとして利活用できるようにすることです。

ペーパーレス化を進めるためには、次の2つの作業を行わなくてはなりません。

既存の紙の書類を電子化、データ化すること
これから作成する書類を最初から電子文書で作成するよう、業務フローを変更すること

そのためにはシステムを導入し、業務のデジタル化を進めていかなくてはなりません。

ペーパーレス化の必要性

今、ペーパーレス化がなぜ必要なのでしょうか。そこには次のような理由があります。

コスト削減

ペーパーレス化を進めることで紙の書類がなくなり、次のようなコストを削減できます。

書類を印刷するコスト
書類を配布・郵送するコスト
書類を保管するスペースにかかるコスト
書類を管理する社員にかかるコスト

働き方改革への対応

ペーパーレス化を進めることで、業務のシステム化が進みます。それにより、テレワーク推進や働き方改革にもつながり、多様な働き方を実現できます。

ペーパーレス化の対象となる書類

業務を電子化するといっても、全ての書類を電子化するわけではありません。電子化できるものと、できないものがあります。

ペーパーレス化の対象となる書類、つまり電子化できる書類とは、次のものです。

書類や資料などのビジネス文書
伝票などの経理書類のうち、電子帳簿保存法で電子保存が認められたもの
自社パンフレットや製品カタログ、書籍、雑誌などの紙類
チラシやポスターなどの販促物
FAXでやり取りした文書

この他にも企業によってはさまざまな文書をデータとして保存します。逆に電子化できないものには、免許証や許可証類、安全の手引きなどが挙げられます。これらは、コピーではなく原本が必要なもの、必要なときにはすぐに取り出せなくてはいけないものです。

ペーパーレス化のメリット・デメリット

ペーパーレス化には、多くのメリットと、いくつかのデメリットがあります。導入前には、メリットやデメリットをよく理解しておきましょう。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化には次のようなメリットがあります。

印刷・保管のコスト削減

紙を中心として業務を行う場合、さまざまなコストが発生します。具体的には次のとおりです。

書類の印刷に関する費用
郵送に関する費用
保管に関する費用

複合機などで印刷する場合、モノクロで1枚あたり約2.5円（税込）の費用が発生します。仮に1,000人の従業員を抱える企業で、毎日1人あたり10枚の書類を印刷する場合の年間コストは次のとおりです。

10枚（1日あたりの印刷枚数） × 2.5円（1枚あたりの印刷費用） ×245日（年間営業日数） × 1,000人（全従業員の人数） = 612万5,000円/年

また、書類の郵送費や、郵送にかかる人件費も必要です。この郵送関連の人件費は年間約227万円にものぼるという調査結果もあります。そのほか、書類の保管場所として、オフィスなどの家賃も負担しなければなりません。このように、1枚の印刷にかかる費用は少額であっても、長期で見ると大きな負担となるのです。

ペーパーレス化を推進すれば、印刷費用をはじめ人件費や家賃も削減することができます。結果として、より利益を創出できる経営体質にシフトできる点が、ペーパーレス化のメリットといえます。

業務効率化

ペーパーレス化を進めてさまざまな情報を電子化すれば、パソコンやタブレットなどのデバイスから、いつでも必要なときにデータへアクセス可能です。また、紙を保管しているキャビネットへの移動の手間をはじめ、データの受け渡しにかかる時間や人的ミスも削減できます。

また、紙の場合はページをめくって確認したい情報を探すため、情報の検索や収集に多大な時間を要します。しかし、電子的なデータであれば、単語を入力するだけで瞬時に必要な情報にアクセス可能です。

システムによる情報の一元管理

ペーパーレス化によって情報を電子化すれば、システムで情報を一元的に管理することができます。さらに複数システム間でのシームレスな連携により、情報を有効活用できるようになるでしょう。

情報を一元管理あるいはシームレス連携すれば、ビジネスに関する情報をリアルタイムに把握できます。その結果、あらゆる情報をもとにした適切な経営判断が可能となる点がペーパーレス化のメリットです。また、ペーパーレス化は、変化が激しい現代に求められるスピーディーな経営にも良い効果をもたらすでしょう。

一元管理によるセキュリティ強化

ペーパーレス化により電子的にデータを保存する場合、パソコンのBIOSパスポートまたはログインパスワードによる認証をはじめ、データの暗号化なども行えるため、情報紛失時も最悪の事態を防ぐことが可能です。

なお、パソコン自体に機密データを保管するのではなく、外部のストレージサービスなどを活用すれば、さらに安全性を高めることができます。

BCP対策の実現

日本は自然災害が多く、たびたび豪雨や地震などによって甚大な被害を被っています。また、昨今の世界情勢は不安定な状態に陥っており、日本でテロや戦争などが起きる可能性も少なくありません。紙ベースによる業務を行っている場合、自然災害やテロ・紛争が発生した際に、職場が被害を受けると、さまざまな情報が失われてしまいます。最悪の場合は、事業継続が困難となるケースもあり得るのです。

一方、ペーパーレス化によりあらゆる資料を電子化して、クラウドサービス上に保管しておけば、災害やテロなどの脅威からデータを保護することができます。その結果、不測の事態が発生しても大きな影響を受けることなく、事業の継続が可能となるのです。

デジタル化によるテレワークの実現

ペーパーレス化によって業務をアナログからデジタルへ移行すれば、ロケーションにとらわれない働き方が実現可能になります。オフィスへの出社は業務の前提条件にならないため、通勤することなく自宅から業務に取り組めます。

このように、テレワーク推進や多様な働き方の実現に寄与する点もペーパーレス化のメリットの1つです。

人材の確保

昨今の日本では、少子高齢化や仕事に対する価値観の変化により、人材の確保に苦戦している企業が少なくありません。
ペーパーレス化によって多様な働き方の実現を推進すれば、採用時に「オフィスへ出社できるエリアに居住していること」という条件が不要となります。

テレワークを希望する人材やオフィスから遠く離れた地方都市に居住している人材、さらには海外在住の志望者などもターゲットになるため、人材確保が容易となる点もペーパーレス化のメリットです。

オフィスのスペースの有効活用

紙の書類をなくすことで、それを保管していたスペースが不要になります。そのスペースをより有効に活用することが可能です。

例えば、紙の書類を補完していたスペースを会議室やリモート会議用のブースにしたり、リフレッシュルームなどとして活用すれば、より快適な職場環境になるだけではなく、生産性の向上も期待できるでしょう。

環境への負荷の削減

ペーパーレス化は紙の使用量を削減し、それに伴う木材の消費や廃棄物による環境への影響を大幅に削減することができます。

また、最近ではCSRやSDGs経営などが注目を集めています。その中で、ペーパーレス化は企業に求められる責務を果たすだけではなく、持続可能な環境を実現する手助けとなり、企業として環境保護への取組みを示すことにつながります。

デメリット

これまで説明したとおり、ペーパーレス化にはさまざまなメリットがあります。しかし、いくつかのデメリットも存在するため、注意しましょう。ペーパーレス化の主なデメリットは次のとおりです。

紙での保管が必要なものがある

ペーパーレス化を行っても、全ての書類を電子化できるわけではありません。種類や取引担当者によっては、どうしても紙での保存が必要な書類もあります。

そのため、新たに発生する業務データに関する扱い方について、「紙」あるいは「電子データ」のいずれかを選択する判断が必要になったり、ペーパーレス化を前提とした業務フローを新たに整理しなければならない点がデメリットの1つです。

システムの導入コストがかかる

ペーパーレス化を行うには、文書を電子化して保存するためのシステムの導入が必要です。そのためには、システムのライセンス、サーバーなど、システムを導入するためのコストがかかります。

例えば、ストレージサービスであるGoogle Driveなどを利用できるGoogle Workspaceでは、最も安価なBusiness Starterプランでも月額1ユーザーあたり680円（1年契約の場合）が必要です。また、ワークフローシステムなどの関連システムを導入する場合も、別途コストが発生します。

そのほか、ペーパーレス化実現に向けて実施する業務最適化や社員教育をはじめ、新システムの教育や運用などもコストが増加する一因となります。

一覧性・視認性の低下

端末の画面の大きさには限界があります。そのため、電子文書は紙よりも全体を俯瞰して見にくく、情報の概要を把握しにくいというのが弱点です。特に複数ページにわたる資料では、概要がわかりにくくなります。

システムはネットワーク環境やシステム障害の影響を受ける

ペーパーレス化により紙のデータを電子化した場合、サーバーやネットワークの障害をはじめ、機器の故障によって必要な情報にアクセスできなかったり、データそのものが破損するリスクが発生します。

さらにクラウドサービスなどを利用している場合、障害の内容によっては自社での対応が難しい場合もあります。そうなるとクラウドベンダーの復旧作業待ちとなってしまい、業務が完全にストップしてしまう点もデメリットの1つです。

セキュリティリスク

デジタルデータはサイバーセキュリティの脅威に晒される恐れがあります。ハッキングやデータ漏えいが発生すると、機密情報が流出する危険性がある点はペーパーレス化が持つデメリットといえます。

また、悪意を持った第三者の攻撃以外にも、クラウドサービスの設定ミスによって意図せず個人情報や機密情報を漏えいしてしまうトラブルも年々増加しているため、注意が必要です。

モチベーションの低下を招く

従業員1人ひとりのITリテラシーは異なるため、パソコンやスマートフォンなどの操作が苦手であったり、新システム導入にネガティブな人も少なからず存在します。

ペーパーレス化によって情報機器を利用せざるを得なくなったり、業務フローが大きく変わることに強い抵抗感を感じるケースもあり得るのです。

従業員に慣れない作業を強いることになるため、ITリテラシーが低い人を中心としてモチベーションの低下を招く恐れがある点は、ペーパーレス化のデメリットといえます。

完全なペーパーレス化の実現の困難さ

完全なペーパーレス化の実現にはいくつかの困難が伴います。これらの課題には技術的な側面だけでなく、組織文化や法的な要因も含まれます。

ペーパーレス化を推進するためのポイント

ペーパーレス化の推進には、次のようなポイントがあります。

ペーパーレス化の必要性や意義などの認識を統一する

ペーパーレス化を推進する前にペーパーレス化の意義、目的、必要性などを設定しましょう。それを全社で共有することで、ペーパーレス化に対して従業員の理解を得ることができ、スムーズに推進できます。

ITリテラシーの差を理解する

従業員1人ひとりのITリテラシーにはレベル差があり、ITリテラシーが低い人にとってはペーパーレス化（さまざまなシステム導入を含む）の推進が大きなストレスとなる恐れがあります。

前述のとおり、ペーパーレス化の目的や必要性などを丁寧に説明することはもちろん、ITリテラシーを踏まえたフォローを行うことが重要です。

段階的に移行する

一度に全部の書類を電子化する必要はありません。一部の部署、一部の書類からスモールスタートし、徐々にペーパーレス化の適用範囲を広げていけば、確実に進めることができます。

目的に合ったシステムを導入する

ペーパーレス化を導入する場所によって、導入するシステムも変わります。営業ならSFA（Sales Force Automation）やCRM（Customer Relationship Management）、経理なら会計システムなどです。ワークフローシステムや文書共有システムなら、幅広い部署で利用できます。これから導入を検討する場合、全ての部署の情報を一元管理できるERP（Enterprise Resource Planning）がおすすめです。
それでは、次章でより詳細にペーパーレス化を進める手順を解説します。

ペーパーレス化の具体的な実施手順

ペーパーレス化には、紙をデジタル化するだけではなく、目的の明確化・現状の確認やツールの選定などのさまざまな内容が含まれます。以下で具体的な手順を紹介します。

目的の明確化

ペーパーレス化に際しては、関わるメンバーや利用者に対しても、目的を示す必要があります。まず目的を明確にし、ペーパーレス化のメリットや課題を理解してから計画を策定しましょう。

現状の評価と対象の決定

現状の業務フローやプロセスとさまざまな文書を評価し、より効果が得られるものをデジタル化・ペーパーレス化の対象領域として特定します。それらの処理順序も検討し、決定します。

ツールを選定する

ドキュメント管理システム、電子署名ツール、ワークフローソフトウェアなど、ペーパーレス化に必要なデジタルツールを選定します。クラウドベースのサービスやオンプレミスのソフトウェアなど、組織のニーズに合ったものを検討・選択します。

プロセス・ワークフローのデジタル化

選定したツールの特徴を考慮しながら、承認やワークフローなどの業務プロセスを再設計します。必要に応じて業務プロセスを変更して、最適化を目指すとよいでしょう。業務プロセスの設計が完了したら、デジタルツールを使用して実装します。

文書のデジタル化

既存の紙文書をスキャンしてデジタルフォーマットに変換し、保存や整理などを行います。

セキュリティ対策の実施

デジタルデータのセキュリティを確保するための対策を実施します。使用するツールの特性に合わせて、アクセス権限の設定やデータの暗号化など、セキュリティポリシーの策定と適用が重要となります。

段階的なペーパーレス化の導入

業務への影響を考慮すると、一度にすべてをペーパーレス化するのではなく、段階的に行っていくのが良いでしょう。また、従業員に対するデジタルツールの説明・トレーニングを丁寧に行うことも重要です。利用方法や新しい業務プロセスについても社内サイト掲示や説明会などを行い、ペーパーレス化への理解を促進します。

振り返り・改善運用を行う

導入後は常に振り返り、効果をモニタリングし、問題が発生した場合は改善策を検討して、継続的に進化させます。

これらの手順はあくまで一般的なガイドラインであり、具体的な組織の要件や業界によって異なる場合があります。
また、ペーパーレス化は組織のDX（デジタルトランスフォーメーション）の一環としても位置付けられますので、会社の方針に沿って計画的に進めることが重要です。

ペーパーレス化のユースケースと効果

最後に、ぺーパーレス化に成功した事例と、効果について解説します。

ランサーズ株式会社

以前は、経理業務の承認申請を紙ベースで行っていました。仕訳作成の際には、仕訳伝票の根拠資料や内部監査の証憑・証跡を紙に印刷し、担当者が手書きで日付と名前を記入し、押印するというアナログな方法を採用していました。
そのため、下記の課題の解決が必要でした。

紙ベースの承認申請によりミスが増え、修正作業が必要となっていた
紙での申請・承認フローではリモート勤務に対応できない
月次処理時にマネージャーへ負荷が偏ることで、リソース問題が生じていた

そこで「マネーフォワードクラウド会計Plus」を導入し、「マネーフォワードクラウド経費」や「マネーフォワードクラウド債務支払」との自動連携を可能にしました。これにより紙の印刷が不要となり、ペーパーレスを実現することができました。
結果として、アナログ作業によるマネージャーの負担を軽減し、経理部門の業務時間を約30時間削減することに成功しました。

また、リモート環境での承認申請ができるようになったため、経理メンバーはほとんど出社せずにフルリモートで業務を遂行できるようになりました。これにより、リモート環境を希望する人材の採用にもよい影響がでています。

さらに、API連携によってデータ共有が容易になったため、メンバーとマネージャーによるダブルチェックを簡単に行えるようになり、リスクの軽減や業務の効率化および内部統制の強化に大きく役立っています。
今後は、「マネーフォワードクラウド請求書Plus」の導入も予定しており、さらなる業務効率化を目指しています。

株式会社藤井大丸

株式会社藤井大丸は、明治3年に創業した老舗百貨店です。システムは自社開発したものを長年使用しており、多くの紙出力が必要でした。
そのため、下記の課題の解決が求められていました。

財務諸表の作成に多くの時間と労力がかかり、経営判断に必要な数字をタイムリーに提供できない
自社開発システムではテレワークができず、働き方の柔軟性に欠けていた
大量の紙を使用するため、膨大な書類の管理に負荷がかかっていた

特にスピード感が必要となる経営判断に際してもタイムリーな数字の把握ができておらず、大きな課題となっていました。
そんな中、コロナ禍による出勤規制もきっかけとなり、リモートワークへの対応や、経営判断に必要な数字をスピーディーに把握できる体制づくり、システムの刷新を全面的に行うことになりました。

システム導入の決定後、まず「マネーフォワードクラウド勤怠」の導入から開始し、「マネーフォワードクラウド会計」と「マネーフォワードクラウド経費」の運用を開始できるように導入を進めていきました。
これらの導入によって会計の月次締めは3営業日短縮し、年末調整をはじめ、さまざまな紙の出力・配布を大幅に減少させることができました。
完全なペーパーレス化は実現していませんが、使用する紙の量は半分以上削減され、特に会計部門では大幅な効率化を達成しました。

今後はコストメリットの観点から、まだ残っている旧来の自社システムをすべてマネーフォワードに切り替えることも検討しています。

ペーパーレス化による具体的な改善点と効果

ここまで述べてきたとおり、ペーパーレス化には多くの利点があります。
業務プロセスが迅速かつ効率的になり、コストが削減されます。
また、情報のデジタル管理により、共有や検索なども容易になり、工数・環境への負荷が軽減され、情報セキュリティも向上します。
リモートワークにも適しており、社員のエンゲージメント向上や人材の確保などにもつながります。

これらの効果により、企業は競争力の向上や環境への配慮、柔軟な働き方の促進など、総合的なメリットを享受できます。

ペーパーレス化の展望

2005年に施行された「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律（通称e-文書法）」では、それまで紙で保存する必要があった国税関連書類や医療情報システム関連の文書（紙カルテ・紹介状・同意書）などを電子データとして保存可能としました。

また、国税関連の電子データに関する取り扱いを定めた電子帳簿保存法という法律は、2022年1月に実施された抜本的な見直しにより、2024年1月から電子取引データの保存を義務化しています。この改正により、社内文書であっても、法人税などに関する書類を電子化する際は、電子帳簿保存法の要件に従った保存を求められるようになったのです。

このような法制度からも、ペーパーレス化は企業の義務となりつつあることがわかります。さらに昨今では業務のデジタル化が急速に進んでいますが、近い将来を見てもビジネスに関連する情報量は右肩上がりに増加していくことが予想されます。

これらの情報を効率的に管理・活用するために、ペーパレス化は避けては通れない課題です。今後も引き続き、ペーパーレス化への取り組みを推進する企業は増加していくでしょう。

まとめ

企業のペーパーレス化の動きはこれからも加速することが予測されます。

ペーパーレス化はコスト削減や業務効率化のためだけではなく、電子帳簿保存法への対応としても必要になります。電子帳簿保存法への対応は企業規模に関係なく、必要なことであり、避けることはできません。

まだペーパーレス化に取り組めていない企業は、まず紙の書類を使用する業務が多い経理部門からペーパーレス化を導入することで、大きな効果を得られるでしょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

執筆：成瀬京子
ITライター。電機メーカーのテクニカルライターを経て独立。以後、ハードウェアやソフトウェアのマニュアルを作成するテクニカルライティング、およびIT関連中心のWebライティングに従事。Webライティングでは、主にDX、ERP、働き方改革、AWSやクラウドサービス、およびセキュリティ関係の執筆を行っている。

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