- 更新日 : 2024年7月12日
ペーパーレス化とは？導入方法のポイントやメリットを解説
最近は業種・業界を問わず、ペーパーレス化の動きが加速しています。その要因として、業務のデジタル化、コロナ禍によるテレワーク推進、電子帳簿保存法の施行による経理の電子化などが挙げられるでしょう。
しかし、まだ紙での業務がメインの企業もたくさんあります。そのような企業でペーパーレス化推進を促すには、どうすればよいのでしょうか。
ここでは、ペーパーレス化がなぜ必要なのか、どのようなメリットやデメリットがあるのか、ペーパーレス化推進のポイント、ペーパーレス化の具体的な実施手順、実例と効果などを紹介します。
ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは、紙の書類を電子化し、その内容をデータとして利活用できるようにすることです。
ペーパーレス化を進めるためには、次の2つの作業を行わなくてはなりません。
- 既存の紙の書類を電子化、データ化すること
- これから作成する書類を最初から電子文書で作成するよう、業務フローを変更すること
そのためにはシステムを導入し、業務のデジタル化を進めていかなくてはなりません。
ペーパーレス化の必要性
今、ペーパーレス化がなぜ必要なのでしょうか。そこには次のような理由があります。
コスト削減
ペーパーレス化を進めることで紙の書類がなくなり、次のようなコストを削減できます。
- 書類を印刷するコスト
- 書類を配布・郵送するコスト
- 書類を保管するスペースにかかるコスト
- 書類を管理する社員にかかるコスト
働き方改革への対応
ペーパーレス化を進めることで、業務のシステム化が進みます。それにより、テレワーク推進や働き方改革にもつながり、多様な働き方を実現できます。
ペーパーレス化の対象となる書類
業務を電子化するといっても、全ての書類を電子化するわけではありません。電子化できるものと、できないものがあります。
ペーパーレス化の対象となる書類、つまり電子化できる書類とは、次のものです。
- 書類や資料などのビジネス文書
- 伝票などの経理書類のうち、電子帳簿保存法で電子保存が認められたもの
- 自社のパンフレットやカタログ、書籍、雑誌などの紙類
- チラシやポスターなどの販促物
- FAXでやり取りした文書
この他にも企業によってはさまざまな文書をデータとして保存します。逆に電子化できないものには、免許証や許可証類、安全の手引きなどが挙げられます。これらは、コピーではなく原本が必要なもの、必要なときにはすぐに取り出せなくてはいけないものです。
ペーパーレス化の現状と課題
ペーパーレス化の現状と、そこにある課題を確認しておきましょう。
ペーパーレス化の現状
情報通信白書によると、約3割の企業が社内業務のペーパーレス化に取り組んでいます。また、約2割の企業が社外取引のペーパーレス化を行っています。
また、別の調査では2022年に社内のペーパーレス化を推進した企業が52.4％あります（積極的に行った：17.8％、ある程度行った：34.6％）。
参考：【リサーチ】「ペーパーレス化に伴う2023年度予算」に関する調査 | paperlogic
ただし、上記は2022年に行った内容の調査で、その前年に行った調査では「72.3％の企業がペーパーレス化を推進している」とされています。
参考：【リサーチ】「ペーパーレス化に伴う2022年度予算」に関する調査 | paperlogic
ペーパーレス化の課題
多くの企業では、ペーパーレス化が進んでいます。この中でもペーパーレス化が進んでいない企業には、どのような課題があるのでしょうか。
- ITリテラシーの問題
社員の間でITリテラシーに大きな差がある企業も多く、システムの導入を拒む、システムを導入しても紙の書類を使うという社員が残ってしまうケースがあります。 - 業務フローの変更
ペーパーレス化のためにITシステムを導入すると、これまでの業務フローが変更になります。それにより、社内で摩擦が起こることもあるでしょう。 - システムの導入コストが高額
ペーパーレス化のためにはITシステムの導入が必要になりますが、導入する範囲によってはシステムの導入コストが高額になってしまう場合があります。
ペーパーレス化のメリット・デメリット
ペーパーレス化には、多くのメリットと、いくつかのデメリットがあります。導入前には、メリットやデメリットをよく理解しておきましょう。
ペーパーレス化のメリット
ペーパーレス化には次のようなメリットがあります。
印刷・保管のコスト削減
紙の書類で業務を行うには、いくつかのコストがかかります。主に書類を印刷するコスト、印刷した書類を配布や郵送するコスト、役目の終わった書類を適切に保管と管理するコストなどです。ペーパーレス化すれば、それらのコストを削減できます。
業務効率化
ペーパーレス化を行うことで、書類の電子化が行われます。書類を電子化してデータ化することで利活用の幅が大きく広がります。
例えば、社内でデータを連携して共有することで、これまで書類を転送したりデータを転記したりしていた業務を削減し、ミスをなくすことも可能です。これは大きな業務効率化につながります。
システムによる情報の一元管理
書類の内容をデータ化することで、データをシステムに保存し、関連するデータを一元管理できます。またERPを導入すれば、全てのデータを一元管理し、共有することも可能です。
一元管理によるセキュリティ強化
データを一元管理することで、細かくアクセス権限を設定したり、操作ログを保存したりと、セキュリティ対策を行うことができます。紙の書類よりも情報漏洩のリスクを防ぎ、セキュリティを高めることにつながります。
デジタル化によるテレワークの実現
書類をデータ化し、業務をデジタル化することで、出社をしなくても自宅で業務が可能になります。これはテレワークの推進につながり、多様な働き方を可能にします。
オフィスのスペースの有効活用
紙の書類をなくすことで、それを保管していたスペースが不要になります。そのスペースをより有効に活用することが可能です。
環境への負荷の削減
ペーパーレス化は紙の使用量を削減し、それに伴う木材の消費や廃棄物による環境への影響を大幅に削減することができます。持続可能な環境を実現する手助けとなるため、企業として環境保護への取組みを示すことにつながります。
デメリット
また、ペーパーレス化には、次のようなデメリットもあります。
紙での保管が必要なものがある
ペーパーレス化を行っても、全ての書類を電子化できるわけではありません。種類や取引担当者によっては、どうしても紙での保存が必要な書類もあります。
システムの導入コストがかかる
ペーパーレス化を行うには、文書を電子化して保存するためのシステムの導入が必要です。そのためには、システムのライセンス、サーバーなど、システムを導入するためのコストがかかります。
一覧性・視認性の低下
端末の画面の大きさには限界があります。そのため、電子文書は紙よりも全体を俯瞰して見にくく、情報の概要を把握しにくいというのが弱点です。特に複数ページにわたる資料では、概要がわかりにくくなります。
システムはネットワーク環境やシステム障害の影響を受ける
多くのシステムはクラウドサービスを利用しているため、ネットワーク環境が悪いとアクセスできず、業務を進められません。またシステム障害やサーバー、端末などの故障により、データが破損・消失する可能性もあります。
セキュリティリスク
デジタルデータはサイバーセキュリティの脅威に晒される恐れがあります。ハッキングやデータ漏えいが発生すると、機密情報が流出する危険性があります。
完全なペーパーレス化の実現の困難さ
完全なペーパーレス化の実現にはいくつかの困難が伴います。これらの課題には技術的な側面だけでなく、組織文化や法的な要因も含まれます。
ペーパーレス化を推進するためのポイント
ペーパーレス化の推進には、次のようなポイントがあります。
ペーパーレス化の必要性や意義などの認識を統一する
ペーパーレス化を推進する前にペーパーレス化の意義、目的、必要性などを設定しましょう。それを全社で共有することで、ペーパーレス化に対して従業員の理解を得ることができ、スムーズに推進できます。
段階的に移行する
一度に全部の書類を電子化する必要はありません。一部の部署、一部の書類からスモールスタートし、徐々にペーパーレス化の適用範囲を広げていけば、確実に進めることができます。
目的に合ったシステムを導入する
ペーパーレス化を導入する場所によって、導入するシステムも変わります。営業ならSFA（Sales Force Automation）やCRM（Customer Relationship Management）、経理なら会計システムなどです。ワークフローシステムや文書共有システムなら、幅広い部署で利用できます。これから導入を検討する場合、全ての部署の情報を一元管理できるERP（Enterprise Resource Planning）がおすすめです。
それでは、次章でより詳細にペーパーレス化を進める手順を解説します。
ペーパーレス化の具体的な実施手順
ペーパーレス化には、紙をデジタル化するだけではなく、目的の明確化・現状の確認やツールの選定などのさまざまな内容が含まれます。以下で具体的な手順を紹介します。
目的の明確化
ペーパーレス化に際しては、関わるメンバーや利用者に対しても、目的を示す必要があります。まず目的を明確にし、ペーパーレス化のメリットや課題を理解してから計画を策定しましょう。
現状の評価と対象の決定
現状の業務フローやプロセスとさまざまな文書を評価し、より効果が得られるものをデジタル化・ペーパーレス化の対象領域として特定します。それらの処理順序も検討し、決定します。
ツールを選定する
ドキュメント管理システム、電子署名ツール、ワークフローソフトウェアなど、ペーパーレス化に必要なデジタルツールを選定します。クラウドベースのサービスやオンプレミスのソフトウェアなど、組織のニーズに合ったものを検討・選択します。
プロセス・ワークフローのデジタル化
選定したツールの特徴を考慮しながら、承認やワークフローなどの業務プロセスを再設計します。必要に応じて業務プロセスを変更して、最適化を目指すとよいでしょう。業務プロセスの設計が完了したら、デジタルツールを使用して実装します。
文書のデジタル化
既存の紙文書をスキャンしてデジタルフォーマットに変換し、保存や整理などを行います。
セキュリティ対策の実施
デジタルデータのセキュリティを確保するための対策を実施します。使用するツールの特性に合わせて、アクセス権限の設定やデータの暗号化など、セキュリティポリシーの策定と適用が重要となります。
段階的なペーパーレス化の導入
業務への影響を考慮すると、一度にすべてをペーパーレス化するのではなく、段階的に行っていくのが良いでしょう。また、従業員に対するデジタルツールの説明・トレーニングを丁寧に行うことも重要です。利用方法や新しい業務プロセスについても社内サイト掲示や説明会などを行い、ペーパーレス化への理解を促進します。
振り返り・改善運用を行う
導入後は常に振り返り、効果をモニタリングし、問題が発生した場合は改善策を検討して、継続的に進化させます。
これらの手順はあくまで一般的なガイドラインであり、具体的な組織の要件や業界によって異なる場合があります。
また、ペーパーレス化は組織のDX（デジタルトランスフォーメーション）の一環としても位置付けられますので、会社の方針に沿って計画的に進めることが重要です。
ペーパーレス化のユースケースと効果
最後に、ぺーパーレス化に成功した事例と、効果について解説します。
ランサーズ株式会社
以前は、経理業務の承認申請を紙ベースで行っていました。仕訳作成の際には、仕訳伝票の根拠資料や内部監査の証憑・証跡を紙に印刷し、担当者が手書きで日付と名前を記入し、押印するというアナログな方法を採用していました。
そのため、下記の課題の解決が必要でした。
・紙ベースの承認申請によりミスが増え、修正作業が必要となっていた
・紙での申請・承認フローではリモート勤務に対応できない
・月次処理時にマネージャーへ負荷が偏ることで、リソース問題が生じていた
そこで「マネーフォワード クラウド会計Plus」を導入し、「マネーフォワード クラウド経費」や「マネーフォワード クラウド債務支払」との自動連携を可能にしました。これにより紙の印刷が不要となり、ペーパーレスを実現することができました。
結果として、アナログ作業によるマネージャーの負担を軽減し、経理部門の業務時間を約30時間削減することに成功しました。
また、リモート環境での承認申請ができるようになったため、経理メンバーはほとんど出社せずにフルリモートで業務を遂行できるようになりました。これにより、リモート環境を希望する人材の採用にもよい影響がでています。
さらに、API連携によってデータ共有が容易になったため、メンバーとマネージャーによるダブルチェックを簡単に行えるようになり、リスクの軽減や業務の効率化および内部統制の強化に大きく役立っています。
今後は、「マネーフォワード クラウド請求書Plus」の導入も予定しており、さらなる業務効率化を目指しています。
株式会社藤井大丸
株式会社藤井大丸は、明治3年に創業した老舗百貨店です。システムは自社開発したものを長年使用しており、多くの紙出力が必要でした。
そのため、下記の課題の解決が求められていました。
・財務諸表の作成に多くの時間と労力がかかり、経営判断に必要な数字をタイムリーに提供できない
・自社開発システムではテレワークができず、働き方の柔軟性に欠けていた
・大量の紙を使用するため、膨大な書類の管理に負荷がかかっていた
特にスピード感が必要となる経営判断に際してもタイムリーな数字の把握ができておらず、大きな課題となっていました。
そんな中、コロナ禍による出勤規制もきっかけとなり、リモートワークへの対応や、経営判断に必要な数字をスピーディーに把握できる体制づくり、システムの刷新を全面的に行うことになりました。
システム導入の決定後、まず「マネーフォワード クラウド勤怠」の導入から開始し、「マネーフォワード クラウド会計」と「マネーフォワード クラウド経費」の運用を開始できるように導入を進めていきました。
これらの導入によって会計の月次締めは3営業日短縮し、年末調整をはじめ、さまざまな紙の出力・配布を大幅に減少させることができました。
完全なペーパーレス化は実現していませんが、使用する紙の量は半分以上削減され、特に会計部門では大幅な効率化を達成しました。
今後はコストメリットの観点から、まだ残っている旧来の自社システムをすべてマネーフォワードに切り替えることも検討しています。
ペーパーレス化による具体的な改善点と効果
ここまで述べてきたとおり、ペーパーレス化には多くの利点があります。
業務プロセスが迅速かつ効率的になり、コストが削減されます。
また、情報のデジタル管理により、共有や検索なども容易になり、工数・環境への負荷が軽減され、情報セキュリティも向上します。
リモートワークにも適しており、社員のエンゲージメント向上や人材の確保などにもつながります。
これらの効果により、企業は競争力の向上や環境への配慮、柔軟な働き方の促進など、総合的なメリットを享受できます。
まとめ
企業のペーパーレス化の動きはこれからも加速することが予測されます。
ペーパーレス化はコスト削減や業務効率化のためだけではなく、電子帳簿保存法への対応としても必要になります。電子帳簿保存法への対応は企業規模に関係なく、必要なことであり、避けることはできません。
まだペーパーレス化に取り組めていない企業は、まず紙の書類を使用する業務が多い経理部門からペーパーレス化を導入することで、大きな効果を得られるでしょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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