• 作成日 : 2023年2月3日

ERP導入後に必要な保守とは？ | クラウド型とオンプレミス型で異なる保守の内容を分かりやすく解説

最近、ERPを導入してバックオフィス全体の業務効率化を行う企業が増えています。また、「2025年の崖」問題に対応するべく、これまで使用していたレガシーシステムからのリプレイスをご検討されている企業も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ERP導入のプロセスから導入後の保守についてご説明します。

ERPとは

ERPはEnterprise Resource Planning（企業資源計画）の略で日本語では統合基幹業務システムと呼ばれ、従来の業務システムを1つに統合したものです。それにより、業務システム別に運用していたデータベースも統合され、経営資源を一元管理することができるようになります。ERPを導入することで業務効率化や経営資源の最適化につながることから、導入を検討する企業が増えています。

ERPの特徴

ERPは、業務システムを統合すると同時に、業務システムで使われていたデータベースを統合しています。データベースが統合されることで、常に最新の正しい情報が連携され、バックオフィス全体での業務効率化を実現します。

そこから、経営資源の効率的で最適化された運用、リアルタイムな現状把握、スピーディな意思決定などが可能になります。

ERPの種類

ERPは、提供形態によってクラウド型ERPとオンプレミス型ERPに分けられます。それぞれの特徴をご紹介します。

クラウド型ERP

クラウドサービスとして提供されるERPシステムで、ユーザーの数だけライセンスを購入して利用します。自社で用意するのは利用する端末だけで、サーバーや回線などのインフラと、OSやアプリケーションなどのソフトウェアはクラウドサービスのベンダーが用意します。ユーザーは社内・社外を問わずシステムを利用することが可能です。

オンプレミス型ERP

従来の業務システムと同じように、社内にサーバーを構築し、ERPシステムをインストールして利用するものです。サーバー、回線、端末、接続機器などすべてのハードウェアやインフラと、OSやアプリケーションなどのソフトウェアを自社で用意しなければなりません。

ERPのメリット・デメリット

ERPの導入には、メリットだけでなく、デメリットも理解しておかなければなりません。

メリット

ERPには、次のようなメリットがあります。

• 情報の一元管理
  これまでばらばらだったデータベースを統一することで、情報を一元的に管理でき、常に最新の正しいデータを確認することができます。また、クラウド型の場合はどこからでもデータベースにリアルタイムにアクセスすることができるため、データ活用の幅が広がります。
• 業務効率化と生産性向上
  連携機能により、データを転記する必要がなくなり、従業員の作業時間を削減することができます。また従業員による手作業がなくなるため、ミスの削減にもつながります。
  また、ERPを導入するにあたって業務フローを見直す必要がありますが、それにより無駄な作業の発見や属人的になってしまっていた業務を見直すきっかけとなり、業務の標準化と効率化を促進します。
• 経営状態の可視化
  データベースの統合により、経営層はいつでも必要なデータを見ることができます。経営状態を可視化することができるため、リアルタイムに企業全体の状態を把握することができます。
• スピーディな意思決定
  データはすべてリアルタイムに更新されるので、常に最新の状況を把握することが可能です。また、多くのERPにはデータ分析機能が搭載されており、経営層のスピーディな意思決定につながります。
• ガバナンス強化
  データを一元管理することで、ミスや不正がなくなります。また、企業内のルールや仕組みを統合し、可視化することが可能です。これはコンプライアンスやガバナンスの強化につながります。

デメリット

ERPには、次のようなデメリットがあります。

• 導入コストがかかる
  ERPに限らず、新しいシステムの導入にはコストがかかります。また、新しいシステムに慣れるための教育やサポートのコストや時間も必要です。
• ランニングコストがかかる
  システムを運用するには、ランニングコストがかかります。クラウド型のERPを導入すれば、ランニングコストを抑えることも可能です。
• 導入により業務フローが変化するため現場の抵抗がある
  ERPを導入するには、部署内、または複数の部署にまたがる業務フローを見直し、ERPに合わせた業務フローを構築する必要があります。長期的に見ればバックオフィス全体にとってメリットとなりますが、これまで慣れている業務フローを変えることに抵抗がある従業員も発生する可能性があります。
• セキュリティのリスクもある
  一元化されたデータベースには、顧客の個人情報や企業内の機密情報も保存されています。そのため、アクセス権限の設定には注意が必要です。

ERP導入後に必要な保守とは？

クラウド型ERPとオンプレミス型ERPでは必要な保守管理の内容が異なるため、注意しなくてはなりません。

クラウド型ERPの保守

クラウド型ERPは、比較的保守の負担が少なく、利用することが可能です。
ハードウェアのメンテナンス、ソフトウェアの更新やバージョンアップ、法改正への対応などは、すべてベンダーが行い、トラブルや障害発生時の対応もベンダーに任せられるため、ユーザー側の負担は軽減されます。

オンプレミス型ERPの保守

オンプレミス型ERPでは、クラウド型よりもユーザーに大きな負担がかかります。ハードウェアやネットワークといったインフラから、ミドルウェア、アプリケーションまで自社で保守運用を行う必要があるからです。これには、ある程度の時間や費用だけでなく、スキルも必要になります。
保守管理をERPのベンダーに委託することも可能ですが、その場合は費用がかかります。

ERP導入のプロセス

ERPを導入するには、既存のシステムからデータを移行したり、他のシステムとの連携を設定したりする必要があります。どのように進めればよいのでしょうか。

企画

ERPの導入を決定するためには、ERPを導入する目的を明確にしなければなりません。
導入が決定したら、はじめにERP導入に関するプロジェクトチームの結成、ERPの導入範囲の設定、既存システムとの使い分けなどを決めておきましょう。プロジェクトチームは、情報システム部門、経営層、さらにERPを導入する現場の各部署からメンバーを集めます。

要件定義

プロジェクトチームで、自社がERPに要求する機能や性能を定義します。
要件定義を行うときには、最初にワークフローの見直しを行い、新しいワークフローが必要な機能や性能を定義しなければなりません。それには現場からのヒアリングを十分に行い、フィット&ギャップ分析を行います。
フィット&ギャップ分析とは、導入したいシステムと現実の業務がどの程度マッチしているかを分析することです。

実装・テスト

新しいワークフローをベースにERPをカスタマイズします。ERPをカスタマイズするだけでなく、業務の方をERPに合わせて変化させることもあります。
カスタマイズ後、一部の部署で導入テストを行い、再度カスタマイズしたり、不具合を修正したり、導入方法を検証したりします。

導入

導入テストの結果をもとに、ERPを社内全体に導入します。導入時には導入教育や初期サポートなどが必要です。また、導入テストで発見できなかった不具合を修正することも必要です。

運用・保守

導入後は、日常的なサポートが必要です。運用教育や情報システム部門への運用サポートは定期的に行います。また必要に応じて、トラブル対応やセキュリティ対応なども行います。
また、運用しているOSやアプリケーションに合わせてシステムの更新、OSのバージョンアップへの対応なども必要です。そのためには、必要な情報をチェックしておかなければなりません。

まとめ

「2025年の崖」問題への対応や、バックオフィス全体の業務効率化の面でもERPの導入は企業にとってメリットが多いと言えます。
しかし導入する形態によって導入後の保守の内容が変わり、クラウド型ERPの場合はベンダー側でバージョンアップや法改正への対応を行うため、ユーザー側での保守の負担が少なく利用できます。
導入後の保守のことも理解したうえで、自社に合ったERPを検討しましょう。

よくある質問

質問①クラウド型ERPではどのような保守運用を行うか？

クラウド型ERPでは保守運用の多くをベンダーが行うので、ほとんど負担はありません。

質問②オンプレミス型ERPではどのような保守運用を行うか？

ハードウェアやソフトウェアなど、すべての保守運用を行う必要があります。

質問③ERP導入時のサポートは何を行うか？

導入時には、導入時教育や質問への対応、初期不具合の修正などが必要です。

• 執筆：成瀬京子

  ITライター。電機メーカーのテクニカルライターを経て独立。以後、ハードウェアやソフトウェアのマニュアルを作成するテクニカルライティング、およびIT関連中心のWebライティングに従事。Webライティングでは、主にDX、ERP、働き方改革、AWSやクラウドサービス、およびセキュリティ関係の執筆を行っている。