- 更新日 : 2023年2月7日
基幹システムとは？導入するメリットや構築方法をわかりやすく解説
「基幹システム」とは、生産・販売など、企業の基幹業務を管理するためのシステムです。基幹業務の種類だけ存在し、基幹システムを構築・導入することで、業務効率化が大きく進みます。ここでは、基幹システムを導入するメリットや構築方法、また業務システムや情報系システムなどほかのシステムとの違いについて解説します。
基幹システムとは？
「基幹システム」（mission-critical system）は、企業の基幹業務、根幹業務を管理するシステムです。
基幹業務とは、製造業であれば製品の製造販売など、事業活動の中心となる業務のことをいいます。そのため、その業務を管理する基幹システムは「止まってはいけないシステム」といわれ、安定性と正確さが最も重要とされています。
基幹システムは、生産、販売など業務プロセスごとに分かれています。基幹システムの目的は、それぞれの業務プロセスを効率化することにあり、業界や企業の業務内容により、どのシステムが基幹システムとなるかは異なります。最近は基幹システムもクラウド化が進んでおり、テレワークの普及や働き方改革に貢献しています。
業務システムとの違いは？
業務システムとは、文字どおり業務に使用するシステムです。基幹システムや情報系システム、それらを統合したERPも含めて業務システムと呼びます。
しかし、会社によっては情報系システムを指して業務システムと呼ぶ場合もあります。業務システムについて説明する場合は、まず相手が「業務システム」をどう定義しているかを確認するとよいでしょう。
ERPとの違いは？
ERP（Enterprise Resource Planning）は、いくつもの基幹システムを1つのパッケージに統合し、業務全体をカバーしたものです。
統合したことでデータをスムーズに連携でき、業務に関するリソースを連続的に一元管理できます。また、業務に関するデータを一元管理することで、より精度の高い経営分析が容易にできます。
基幹システムは、業務プロセス単位で構築されています。一方、ERPはすべての基幹システムを統合し、業務プロセスを連続的に管理するものです。
情報系システムとの違いは？
情報系システムとは、業務に利用されますが、企業の基幹業務には関連しないシステムです。
情報系システムがあれば業務は格段に便利になりますが、情報系システムがなくても基幹業務が止まることはありません。
例えば、文書管理システム、グループウェア、スケジュール管理システム、チャットツールなどが情報系システムになります。
基幹システムには、代替手段がなく、システムが停止すると基幹業務が止まってしまいます。しかし、情報系システムが止まっても業務が止まることはなく、代替手段を使うことで業務を続けることができます。
基幹システムの種類は？
基幹システムには、基幹業務の数だけ種類があります。いくつか基幹システムの例を挙げて説明します。
生産管理システム
材料の仕入れから製品の生産、完成品の在庫登録までを管理するシステムです。在庫管理システムと連携します。
販売管理システム
製品の販売を管理するシステムです。受注管理システムや在庫管理システムなどと連携します。
受注管理システム
製品の受注と発送を管理するシステムです。販売管理システムや在庫管理システムなどと連携します。
在庫管理システム
製品の生産・販売に伴う在庫管理を行うシステムです。多くの基幹システムと連携します。
労務管理システム
社員の勤務状況を管理するシステムです。人事給与システムと連携します。
財務・会計システムなど
企業の財務会計を管理するシステムです。人事給与システムと連携し、給与計算までカバーするものもあります。特定の業界ではなく、すべての企業に必要なシステムです。
製造業であれば、生産管理システムと受注システム、販売管理システム、在庫管理システム、会計システムなどが連動して、製品の製造から納品までの業務を管理します。また、システム構築を主な業務とするIT系企業なら、受注管理システムや労務管理システムが基幹システムとなるでしょう。
またシステムによっては、ほかの基幹システムとかぶるような広い業務範囲をカバーするものもあります。そのため、導入時にはシステムがどこまでカバーしているか確認し、うまく連携させることが重要です。
基幹システムを導入するメリットは？
基幹システムを導入すると、次のようなメリットがあります。
業務効率化を実現できる
基幹システムを導入することで、基幹業務の作業速度が上がります。また作業の人的ミスがなくなり、正確性を確保できるため、製品の品質が向上します。また、コストの削減や大きな業務効率化にもつながります。
業務標準化を進める
基幹システムを導入すると、作業の方法や手順を標準化して固定することができるようになるため、作業の無駄やムラをなくし、大幅な業務効率化が実現できます。また最も効率のよい作業をもとに標準化することで、業務に関するノウハウや知見の属人化を防ぐなど、業務全体のレベルアップにもつながります。
データの一元管理と可視化
基幹システムの導入により、業務データを一元管理することができるようになり、データ連携による業務効率化を促進することが可能になります。また、リアルタイムな業務データを可視化して経営戦略へ反映することで、より正確でスピーディーな意思決定につながります。
基幹システムを構築する方法は？
基幹システムを構築・導入するには、次のような手順が必要です。
1.企画
どのような基幹システムを構築するのか、すなわち業務のどの部分に基幹システムを導入するのかを決定します。システム導入箇所を決めるには「現在の業務プロセスのなかで、特に効率化が必要な場所はどこか」を的確に判断することがポイントです。また、規制のツールをカスタマイズして導入する場合は、ツールの選定を行います。
2.要件定義
業務システムに必要な機能・仕様を決定します。そのためには、業務に必要なタスクやプロセスの洗い出しが必要です。場合によっては業務プロセス自体を見直し、より効率的な業務プロセスに修正していく必要があります。この作業は、社内で時間をかけて行わなければなりません。
3.実装・テスト
システムの構築・実装・カスタマイズが進んだら、不具合がないかテストを行います。テストと修正を繰り返し、業務プロセスの処理やデータ連携に問題がないか確認しましょう。
4.運用・保守
システムのテストを終えて運用を開始しても、すぐにスムーズに使えるわけではありません。社員が新しいシステムに慣れるのには、時間や教育が必要です。また、運用を開始して気づくような不具合が残っていたり、新機能が必要になったりする場合もあります。そのため、定期的に保守・修正が必要です。
基幹システムを選ぶポイントは？
基幹システムを選定するときには、次のようなポイントがあります。
自社に必要な機能・仕様であること
同じ会計システムといっても、製品が異なれば搭載している機能は異なります。また、利用できる人数や環境など、仕様もさまざまです。自社に最も必要な機能や仕様はなにかをリストアップし、それを満たす製品を選びましょう。
使いやすいこと
システムによって、また同じシステムでもユーザーによって、使いやすさは大きく異なります。特に使いやすさに大きく影響するのは、インターフェースである作業画面や操作性です。多くの製品は試用できるので、実際に試してみることをおすすめします。
インターフェースや作成される帳票はさまざまですが、できるだけ自社の利用している帳票に近いものがつくれることと、必要な項目が漏れなく入っていることがポイントです。
ただし、この部分はある程度カスタマイズできます。製品によってどの程度カスタマイズできるかは異なるので、ベンダーに確認が必要です。
安定稼働すること、システムダウンしないこと
基幹システムは、毎日の業務に必ず必要なものです。基幹システムがシステムダウンすれば、企業の業務そのものが止まってしまうこともあります。そのため、毎日安定して稼働すること、システムダウンしないことは、最も重要な条件です。他社の評判などを参考に、できるだけ安定したシステムを選びましょう。
強固なセキュリティ
基幹システムの多くは、自社の社員や顧客の個人情報、自社の機密情報など、重要な情報を取り扱っています。一度情報漏えいが起こると、損害賠償や信用低下、顧客離れなどが起こり、企業としては大きなダメージを受けるものです。不正なアクセスや情報漏えいを防ぐためには、できるだけ高いセキュリティを実現しているシステムを選ぶ必要があります。
基幹システムのクラウド化が注目される理由は？
最近は、基幹システムでもクラウドサービスを使う企業が増えています。そこには、次のような理由があります。
オンプレミスよりもコストを削減可能
クラウドサービスの料金は、サービスを利用する分だけ支払う従量制です。また、クラウドサービスでは、サーバーなどのハードウエアや、利用するアプリケーションのライセンス、アップデートは料金に含まれています。そのため、オンプレミスでハードウエアごと導入するよりも導入コストや運用コストを抑えることができます。
テレワークの普及
クラウドサービスは時間や場所を問わずアクセスできるため、テレワークからもスムーズに利用できます。これは働き方改革にもつながります。
セキュリティが向上
クラウドサービスとして提供されている基幹システムは、基本的に、クラウドサービス側が強固なセキュリティを設定しています。社員のセキュリティ教育を十分に行えば、安心して使うことができるでしょう。
使いやすいサービスが提供されている、最新のサービスが使える
クラウドサービスは多くの企業で使われているので、比較的万人向けの使いやすいシステムが多く提供されています。また、アプリケーションが更新されればユーザーには自動的に新しいバージョンが提供されます。そのため、新機能も利用しやすくなっています。
BCP対策としても有効
BCPとは、「Business Continuity Plan」の略で、日本語では事業継続計画といい、災害やテロなどによりシステム障害が発生した緊急時でも事業が継続できる施策や計画のことを意味します。クラウドサービスを利用すれば、システムやデータはクラウドサービスのデータセンター、つまり社内ではないところに保存されます。そのため、社内で事故が置きたり災害に遭ったりしても、システムやデータが破損することはありません。速やかに原状回復し、事業を続けることができます。
まとめ
業務効率化を考えると、基幹業務のシステム化は必須です。この部分をデジタル化することは、DXの推進にもつながります。
基幹システムを導入する場合、機能、仕様、使いやすさなどの面で自社に合うシステムを比較して選びましょう。高い安定性とセキュリティも欠かせません。基幹システムは、コア業務の管理を行い、機密情報や個人情報を取り扱っているため、システムダウンしないことや情報漏えいしないことが重要だからです。基幹システムをスムーズに導入するには、情報システム部門による導入教育や現場のフォローも必要です。安定した基幹システムを運用するためには、システムの構築だけでなく、体制づくりや人材確保や育成にも取り組むことが大切です。
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株式会社藤井大丸 会計課 上杉様
よくある質問
基幹システムとはなにか？
生産管理、販売管理など、企業の基幹業務を管理するシステムのことです。
基幹システムを導入するメリットは？
基幹システムを構築・導入することで、基幹業務が大きく効率化されます。業務効率化だけでなく、生産性向上、作業のミスの削減なども実現可能です。
基幹システムをクラウド化する理由は？
基幹システムをクラウド化することで、時間や場所を問わずシステムにアクセスでき、業務効率化やテレワークの普及につながります。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
