- 更新日 : 2024年1月30日
プロジェクト管理とは？代表的な手法や流れを詳しく解説
プロジェクトを効率的に進めるためには「プロジェクト管理」を適切に行う必要があります。
プロジェクト管理は、スケジュール管理やコスト・品質の管理、人材の確保などやるべきことが非常に多く、進め方もさまざまです。プロジェクト管理を行う際には、まず代表的な手法や基本的な流れについて理解しておく必要があります。
本記事では、プロジェクト管理の代表的な手法や流れ、留意点、ツールなどについて詳しく解説します。
プロジェクト管理とは
プロジェクト管理とは、人やお金、モノ、スケジュールなどを適切にコントロールすることによってプロジェクトを計画通りに進めるための活動を指します。
プロジェクトごとに納期や予算などの要件が決まっているため、最小限のコスト・時間でプロジェクトを進行することが求められます。
プロジェクト管理に必要な基礎知識を身に付けるためには、プロジェクト管理に必要な知識やノウハウをまとめた「PMBOK（Project Management Body Of Knowledge）」を一読するとよいでしょう。
PMBOKは、米国の非営利団体であるPMI（Project Management Institute）によって策定されました。PMBOKを読むことで、プロジェクトマネジメントに必要なプロセスや知識、ポイントなどを体系的に学ぶことができます。
プロジェクト管理の目的
プロジェクト管理の主な目的は、プロジェクト達成による利益を最大化することです。
プロジェクトを遂行する際には、決められた予算内でプロジェクトを達成するだけでなく、利益を最大化するためにムダをなくすことも求められています。
プロジェクト管理を行う際には、経費だけではなく、人員や工程のムダも削減する取り組みが重要です。
プロジェクト管理を行わないことで発生しうるリスク
プロジェクト管理を適切に行わなかった場合、以下のようなリスクにつながる可能性があります。
- 作業に時間がかかりすぎてしまい、決められた納期に間に合わない
- ムダな費用が発生して予算をオーバーしてしまう
- クライアントから求められている品質を満たせない
上記のような事態に陥ると、クライアントからの信頼を失って取引がなくなったり、コストをかけすぎて赤字になったりする可能性が高くなります。
プロジェクトの失敗を未然に防ぐためにも、プロジェクト管理は非常に重要だといえるでしょう。
PMBOKとは
PMBOKは、プロジェクト管理における基本的なルールとベストプラクティスをまとめた指針です。
プロジェクトマネージャーや専門家たちによって、プロジェクトを成功に導くための標準的な枠組みが提供されています。
このガイドでは、プロジェクトマネジメントの起動（開始）、計画、実行、監視と制御、終結という5つの主要な手順と、10項目の主要な管理要素（例えば、予算や時間、品質、チーム、コミュニケーション、リスク対策など）について示されています。
例えば5つの手順のうち、プロジェクトの計画や監視においては、進捗をリアルタイムに把握し、問題発生時に迅速に対処することが大切です。正確な計画は品質を担保し、無駄な時間や資源の浪費を防ぎ、プロジェクトの効率を高めます。
コミュニケーションの管理は、プロジェクトに関わる顧客やメンバーとのコミュニケーションをより効果的なものにします。顧客の期待値や要件が明確になることで、プロジェクトの品質向上につながるでしょう。
人的資源管理は、適切な人員配置やスキル向上を通じて、チームのパフォーマンス向上を促進します。
これらの要素をうまく組み合わせると、プロジェクトの全体像を把握することができるようになり、プロジェクト成功の助けになります。
プロジェクト管理において管理すべき項目
実際にプロジェクト管理を行う際には、さまざまな項目を管理する必要があります。
この章では、プロジェクト管理で管理すべき代表的な項目を紹介します。
コスト管理
プロジェクトの予算や原価、予算と実績の動向などを管理していきます。
また、プロジェクトの進捗や状況に応じて、余計なコストがかからないように、コスト調整することも重要です。
要員管理
プロジェクトに携わる要員の管理も重要な項目の一つです。
まずは、プロジェクト達成に必要なスキル・知識を持った人材を確保し、適した業務を割り振っていきます。プロジェクト進行中も要員の負担や状況を定期的にチェックし、業務内容や業務量を調整するとよいでしょう。
品質管理
コスト・人件費を抑えてプロジェクトを進めたとしても、成果物の品質が低ければ意味がありません。プロジェクトの成果物の品質管理も徹底するようにしましょう。定めた品質目標を達成するために必要な計画も立てていきます。
スケジュール管理
プロジェクト全体の工数を見積もり、進捗状況を管理していきます。
各タスクの関連性・必要な時間を把握した上でスケジュールを作成することが重要です。
リスク管理
プロジェクトを進行する際、予期せぬアクシデントやトラブルを避けては通れません。
事前に想定されるリスクを洗い出し、対応策を検討するようにしましょう。
プロジェクト管理の代表的な手法
プロジェクト管理を実施する方法として代表的なのが「ガントチャート」「WBS」「カンバン」の3つです。この章では、それぞれの手法の特徴やメリット・デメリットについて解説します。
ガントチャート
ガントチャートとは、タスクや担当者、日時などを表示させたグラフ状のスケジュール表のことです。
プロジェクトの全体像や、タスクごと・担当者ごとの状況を把握しやすいのが特徴であり、シンプルで作成しやすい手法となっています。
ガントチャートは、プロジェクト全体のスケジュール管理を効率的に行えるのがメリットです。ただし、各タスクの工数やタスク同士の関連性などは把握しにくいというデメリットもあります。
WBS
WBS（Work Breakdown Structure）とは、プロジェクトの作業を分解し、ツリー状に構造化して整理する手法のことです。「作業分解構成図」とも呼ばれています。
WBSは工数やタスク同士の関連性を把握しやすいのが特徴であり、プロジェクトを効率的に行うスケジュール案を検討しやすいのがメリットです。
一方、WBSはタスクを構造化する際に優先順位などを事前に整理する必要があるため、作成に時間がかかる点がデメリットになります。
カンバン
カンバンとは、「To Do」「進行中」「完了」の3つの枠を作成し、各タスクを進捗状況に応じた枠に割り振る手法です。
カンバンの場合、現在のタスクの進捗が分かりやすく、タスクをメンバー同士でスムーズに共有できる点がメリットです。ただし、タスクの数が多くなるほど進捗管理がしづらくなるというデメリットもあります。また、各タスクの工数や優先順位などの確認ができない点もデメリットです。
プロジェクト管理の流れ
プロジェクト管理の流れはプロジェクトの内容・規模などによって微妙に異なりますが、基本的な流れは同じです。
この章では、プロジェクト管理の基本的な流れについて解説します。
ステップ1：プロジェクトの目標を明確化する
はじめに、プロジェクトの目標を明確にしましょう。プロジェクトの目標が明確になれば、タスクの優先順位や予算なども明確になります。一般的には品質・コスト・納期の3点において目標を立てるケースが多いでしょう。
ステップ2：タスクを整理して優先順位を付ける
次に、プロジェクトのタスクを整理し、優先順位を付けていきましょう。
タスクを整理するときには、担当者や各タスクの期限なども具体的に決めておきます。
その際には、メンバーの適性や希望などを考慮した上で、適切なボリュームのタスクを割り振るのが理想です。各メンバーのタスクが決まったら、実際にプロジェクトの実行へと移っていきます。
ステップ3：進捗をチェックして必要に応じて軌道修正する
プロジェクトが始まったら、進捗をこまめにチェックし、必要に応じて軌道修正しましょう。各タスクの期限と実際の進捗状況を比較し、ズレが生じていたら修正していきます。
なお、プロジェクト管理を円滑に行うために「プロジェクト管理ツール」を活用することもおすすめです。WBSなど、プロジェクト管理に必要なさまざまな機能が提供されており、プロジェクト管理の精度を高められます。
プロジェクト管理の留意点
プロジェクト管理を効果的なものにするためには、さまざまな要素をバランスよく取り入れる必要があります。
以下では、プロジェクトマネージャーが留意すべき主要なポイントを解説します。
プロジェクトの範囲の明確化
プロジェクトの成功は、明確なスコープ定義から始まります。
プロジェクトの目的と範囲を定義し、顧客を中心とした関係者との合意を形成します。
スコープの変更が生じた場合には、変更の影響を検討し、調整を行う柔軟性が求められます。
スコープを適切に管理することは、プロジェクトの進捗や成果物の品質向上につながります。
リスクへの対応
リスクはプロジェクトの不確実性から生じますが、これを見極め、効果的に対処することが重要です。
プロジェクト開始時にリスクを洗い出しておき、発生した場合には即座に対応策を実施しましょう。
リスクを常にモニタリングし、関係者とのコミュニケーションを通じてリスクに対する意識を高めることで、プロジェクトの持続可能性を高められます。
またリスク管理ができていないと、バグや仕様変更などが頻繁に発生することになり、プロジェクトのスケジュール遅延や損益の悪化などにつながります。
効果的なスケジュール管理
スケジュールの管理では、多くのタスクの依存関係を可視化し、リスクヘッジも含めた現実的なスケジュールを策定します。
マイルストーンを設定し、日次・週次・月次など、定期的に緻密な進捗管理を行うことで、遅延を食い止めてプロジェクトをスムーズに進めます。
スケジュールに変更が生じた場合には、関係者を集めてプロジェクト全体への影響などを確認し、適切なプロセスで変更・管理を行います。
予算管理の徹底
予算管理は、プロジェクトの成否に直結する重要な要素です。
プロジェクトの予算を透明かつ効果的に管理するためには、予測と実績のチェックを定期的に行いましょう。
予算内で効率的なプロジェクト進行を実現し、無駄を省いて利益を確保することで、プロジェクトを成功に導くことができます。
コミュニケーションの重要性
プロジェクトの成否は、各所とのコミュニケーションに大きく依存するといえます。
予期せぬ問題が発生した際などは、プロジェクトメンバーや顧客との密なコミュニケーションを行います。そして問題を迅速に処理した上で、フィードバックを受けましょう。
フィードバックを反映することで、プロジェクトを前進させ、関係者間の信頼関係を築くことができます。
そうすれば、プロジェクト全体をよい方向へ改善していくことができるでしょう。
プロジェクト管理をサポートするツールの活用
品質やコスト、人員、スケジュールなど多くの要素を効率的に管理するには、ツールやテクノロジーの活用がおすすめです。
ツールの導入はプロジェクト成功へのカギとなり、柔軟で効果的なプロジェクト運営の実現につながります。
プロジェクト管理ソフトウェア
プロジェクト全体を一元管理するためのプロジェクト管理ソフトウェアは、タスクやスケジュール、リソースの割り当てなど、プロジェクト全体を可視化し、チームメンバーとのリアルタイムなコラボレーションを可能にします。
これにより、タスク管理やマイルストーンの追跡、ドキュメント管理などを効率的に行えます。
プロジェクト管理ソフトウェアを利用すると、プロジェクトの進捗をチーム全体が把握しやすくなります。そのため課題や優先事項をチームで共有でき、誤解やミスなどのリスク低減が期待できます。
結果として、プロジェクトマネージャーはプロジェクトの全体像の把握に注力でき、迅速な意思決定が可能となるのです。
コラボレーションツール
SlackやMicrosoft Teamsなどのコラボレーションツールは、チームメンバー間のリアルタイムな情報共有やファイル共有、関係のある話題や問題について、メッセージやコメントをスレッド化することが可能です。
コラボレーションツールを導入すると、リモートワークや異なる拠点にいるチームメンバーともコミュニケーションを取りやすくなり、プロジェクトの円滑な運営につながります。
レポーティングツール
プロジェクトの成果や課題に関するデータを分析するためのレポーティングツールは、プロジェクト管理において価値のある存在です。
カスタムレポートやダッシュボードを活用することで、プロジェクトの状況や成果を可視化し、顧客などのステークホルダーに対して分かりやすく報告することができます。
ERPの活用
ERPシステムは、企業全体のデータを一元管理し、プロジェクト情報と統合することで、プロジェクトの効率的かつ網羅的な管理を可能にします。
特に、ヒト・モノ・カネなどのリソースや予算・売上などの財務情報など、複数のシステムに散在するデータをBIツールで抽出し分析・レポーティングできるため、データを活用したプロジェクトの立案や効率的な管理に役立ちます。
また、ERPにはプロジェクト管理型ERPと呼ばれるものがあります。これはプロジェクト管理型ビジネスを行う企業に適しています。
プロジェクト管理型ビジネスとは、クライアントから受注した各プロジェクト単位で人や資金を確保して、その予算と実績を管理するビジネス形態です。
こういったプロジェクトには、ERPをプロジェクト管理ツールとして検討してみるのもよいでしょう。
まとめ
今回は、プロジェクト管理の代表的な手法や流れについて解説しました。
プロジェクト管理を行うことで、コストのムダを削減することができ、利益を最大化することが可能です。まずは、プロジェクトの目標を明確にし、タスクの優先順位や担当者などを決めていきましょう。
プロジェクト管理を実施する代表的な手法は「ガントチャート」「WBS」「カンバン」の3つです。他にも、プロジェクト管理ソフトウェアやコラボレーションツール、ERPなどの各種ツールを組み合わせることで、リアルタイムでの情報共有や進捗管理ができるようになり、効果的なプロジェクト推進を実現できます。
柔軟で適切なツールの導入は、プロジェクト成功に向けたカギとなります。ぜひ導入を検討してみてください。
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