- 更新日 : 2024年7月12日
業務管理とは？解決できる課題や効率的に進めるポイントについて解説
業務を効率化して企業全体の生産性を高めるには「業務管理」を行うことが重要です。業務管理を実施するためには、企業で管理すべき業務を把握し、どのような方法で管理を行うのが効率的なのかを理解しておく必要があります。
本記事では、業務管理を行うことで解決できる企業の課題や、効率的に進めるポイント、業務管理システムの種類について解説します。
目次
業務管理とは
業務管理とは、社内業務を効率的に行うために、業務を適切に把握・管理することです。
業務を効率的に行うためには、どの部署が・どのような業務をしているのかを可視化し、社内の人材や資金、モノなどを適切にコントロールする必要があります。業務管理は、社内の生産性を向上させるために重要な考え方の一つとなっています。
業務管理によって解決できる課題
業務管理を行えば、社員一人ひとりが行っている業務を可視化でき、部署間にまたがっている業務なども一元管理できます。この章では、業務管理によって解決できる課題について解説します。
業務のムダ・抜け漏れのリスク
会社の規模が大きくなり、企業でやるべき業務が増えると、誰が・どの業務を担当しているのかを把握することが難しくなります。その結果、非効率でムダな業務が増えてしまったり、作業の抜け漏れが発生したりなど、さまざまなデメリットにつながるのです。
業務管理を適切に行えば、社員がお互いの業務内容を把握できるようになり、社員間・部署間の情報共有をスムーズに行えます。部署間のコミュニケーションが活性化することで、ムダな業務を把握しやすくなり、人為的なミスも減らせるでしょう。
業務の属人化・ブラックボックス化
自社業務を可視化し、一元管理することで、業務ごとの課題・問題点を把握しやすくなります。課題が洗い出されることで業務改善に向けた取り組みを推進しやすくなり、業務の属人化やブラックボックス化などの問題を解消することも可能です。
また、業務を適正化することは、内部統制の強化にもつながります。
業務管理の内容
業務管理の内容はさまざまであり、例えば以下のような管理があります。
- 時間管理
- 案件管理
- タスク管理
- 顧客管理
- 社員の健康管理
それぞれの管理方法について、下記で解説していきます。
時間管理
時間管理とは、業務にどれだけの時間をかけているのかを管理することを指します。
チーム全体で行う業務や個人で行う業務など、さまざまな業務にかかっている時間を管理します。
業務ごとの所要時間を数値化して管理することで、業務の進捗状況などを適切に把握できるようになります。
案件管理
案件管理とは、営業活動で発生した注文や問い合わせ、商談の状況などを適切に管理することです。
案件管理は売上の見通しを立てるために重要であり、案件管理を行うことで営業担当者が次に何を行うのかを把握しやすくなるというメリットがあります。
案件に関する情報を管理・共有することで社員一人ひとりが適切な対応をとりやすくなるため、売上向上やサービス強化にもつながります。
タスク管理
タスク管理とは、社員一人ひとりに割り当てられているタスクを管理することです。
タスクの担当者や、タスクの進捗状況を全体で把握・共有します。進行が遅れているタスクを可視化することで、周りが早期にサポートできる点がメリットです。
顧客管理
顧客管理とは、商談内容や提供した資料などの顧客情報を適切に管理することです。
取引先の情報を社員が把握することで、その情報をもとに迅速に対応できるようになります。営業の質を高め、顧客に対して適切なフォローを実施できるようになる点がメリットです。
社員の健康管理
社員の健康管理はどの企業においても求められています。
健康診断やストレスチェックを実施し、必要に応じて健康状態に関するヒアリングも行います。
業務管理を効率的に進めるポイント
この章では、業務管理を効率的に進めるポイントを3つ紹介します。
①業務の評価基準を数値・指標で具体的に示す
業務管理は、業務の評価基準を数値・指標で具体的に示すことが重要です。
評価基準が明確でないと、業務の進捗状況を把握したり、効果を判断したりすることが難しくなります。評価基準を明確に設定すれば、業務の状況を適切に把握でき、企業全体の生産性を高められるでしょう。
②PDCAサイクルを継続的に回す
業務管理では、PDCAのサイクルを継続的に回すことが重要です。
PDCAサイクルとは、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」を常に繰り返す業務改善手法のことを指します。それぞれのフェーズで取り組むべきアクションは以下の通りです。
- Plan（計画）
業務管理を行う上で必要な運用ルールを策定します。 - Do（実行）
策定した運用ルール通りに対象の業務を管理します。 - Check（評価）
現状の業務体制を評価していきます。 - Action（改善）
評価をもとに業務改善を実施します。
③業務管理システムを活用する
業務管理に取り組む際には「業務管理システム」の活用がおすすめです。
業務管理の項目は多岐にわたるため、Excelなどを用いて人の手で行うと管理が煩雑になる可能性が高くなります。
業務管理システムを活用すれば、業務を効率よく管理でき、管理負担の軽減にもつながるでしょう。
業務管理システムの種類
業務管理を行えるシステムは多くあります。代表的な業務管理システムは、以下の3つです。
- 営業管理システム
- 勤怠管理システム
- 会計管理システム
営業管理システム
営業管理システムとは、顧客との商談や営業プロセスなどの管理を行えるシステムのことです。営業活動の効率化や、負担軽減を図れるというメリットがあります。
勤怠管理システム
勤怠管理システムとは、社員の出退勤に関する情報を管理するシステムのことです。
社員の勤務時間や残業時間などを把握でき、残業代の管理などにも役立てることができます。
会計管理システム
会計管理システムとは、会計事務の作業を効率化できるシステムのことです。
会計管理システムを導入すれば、会計担当者の負担軽減はもちろん、人為的なミスを減らすことが期待できます。
業務管理を行う際にはERPの導入もおすすめ
業務管理を行う際には、ERP（Enterprise Resources Planning＝基幹業務管理システム）の導入も効果的です。
例えば、会計や人事、営業など部署ごとに異なるシステムを導入している企業の場合、データを二重で入力するなどのムダな作業が発生するケースが多く見られます。
ERPを導入すれば、企業で保管しているデータを一元管理でき、二重入力の手間をなくすことが可能です。さらに、更新したデータがすぐに反映されるため、常に最新データを確認できます。
近年、初期コストを抑えられるクラウド型ERPの需要が高まっています。クラウド型ERPのメリットについては、以下の記事で詳しく解説しています。詳細はこちらをご確認ください。
マネーフォワード クラウドで業務効率化を実現した事例
マネーフォワード クラウドでは、バックオフィス業務におけるさまざまな悩みを解決し、効率化をサポートします。
こちらでは、マネーフォワード クラウドを導入して業務効率化に成功した事例をご紹介します。
SMBC GMO PAYMENT株式会社様の事例
EC領域での決済代行サービスを提供するSMBC GMO PAYMENT株式会社様は、事業の規模拡大に伴い、業務効率化を目的としてマネーフォワード クラウド会計Plusとマネーフォワード クラウド経費を導入。
これにより、紙伝票の業務をほぼゼロにし、業務効率化とペーパーレス化を実現しました。リモートワークにも対応可能な業務体制を整えることができています。
導入前は紙の伝票を用いた非効率な業務フローであり、出社が必要でリモートワークに対応できない状況でした。
マネーフォワード クラウドを導入してからは、属人的になっていた業務が改善されたことで、ミスの発生回数が大幅に減少し、業務時間の約30%削減を実現しました。
業務効率化により、チーム内に余裕が生まれたことで、マニュアルの作成・更新など本来やるべき業務に時間を使えるようになりました。
追われるように業務をしていた導入前と比べ、現在はお互いに積極的にサポートしあうチーム体制を実現しています。
今後は、さらなる業務効率化を目指し、会社の成長に耐えうるバックオフィス体制の構築を進めていく予定です。
まとめ
業務管理とは、社内業務を効率的に行うために、業務を適切に把握・管理することです。業務管理の方法はさまざまであり、例えば以下の管理方法が挙げられます。
- 時間管理
- 案件管理
- タスク管理
- 顧客管理
- 社員の健康管理
これらの管理を行うためには「業務管理システム」の活用がおすすめです。ERPは異なる部署のデータを一元管理でき、適切な業務管理を実現できます。企業の生産性を高めるためにも、ERPの導入をご検討ください。
また、業務改善を進めるうえで欠かせないのが「現状の把握」と「課題の可視化」です。業務改善の第一歩として有効な「業務アセスメント」の進め方を解説したガイドもご用意しておりますので、ぜひ併せてご参考ください。
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