- 更新日 : 2024年7月12日
【テンプレ付】RFP(提案依頼書)とは？書き方や作成フローを徹底解説
システム開発やツール導入において、RFP（提案依頼書）はプロジェクトをスムーズに進めるための資料です。RFPとは、こちらの要望を正確に伝え、後から発生する追加費用やトラブルを未然に防ぐための指示書といえます。
この内容が曖昧だと、見積もり金額が大きく変動したり、完成したシステムが現場の業務に合わなかったりするといった事態になりかねません。
本記事では、RFPの意味から、実務でそのまま使える具体的な書き方を詳しく解説します。
目次
RFP（提案依頼書）とはどのような書類か？
RFPとは「Request for Proposal」の略称で、開発会社へ具体的な要望を伝えるための資料「提案依頼書」と呼ばれます。
企業がシステム開発や業務委託を行う際、発注先となるベンダーに対して、解決したい課題や必要な機能、予算、納期などを具体的に提示する資料のことです。
家を建てる注文に例えるなら、「住みやすい家を建ててください」とだけ伝えるのではなく、「4人家族で、対面キッチンがあり、予算は〇〇万円以内で、耐震等級は3以上」と条件を指定する設計要望書にあたります。この要望書が明確であって初めて、ベンダーは実現可能なプランと正確な見積もりを提示できます。
RFPとRFI（情報提供依頼書）との違い
RFPと混同されやすい言葉に「RFI（Request for Information：情報提供依頼書）」がありますが、これらは提出のタイミングと目的が異なります。
| 項目 | RFI（情報提供依頼書） | RFP（提案依頼書） |
|---|---|---|
| 提出時期 | プロジェクト検討の初期段階 | 具体的な発注先選定の段階 |
| 目的 | 技術情報やベンダーの実績収集 | 具体的な提案と見積もりの取得 |
| 内容 | 会社概要、製品カタログ、事例 | 要件定義、機能一覧、予算、体制 |
| 回答 | 既成の資料や概算レベルの情報 | プロジェクト固有の提案書・見積書 |
まずRFIで「どんな技術や会社があるか」広く情報を集め、候補を絞り込んだ後に、RFPで「自社専用の提案」を求めるのが一般的な流れです。
なぜシステム開発にRFPの作成が必要なのか？
システム開発にRFPの作成が必要なのは、発注側とベンダー側の認識の齟齬、「言った言わない」を防ぐためです。
システム開発において発生しやすいトラブルの一つが、認識のズレです。口頭や簡単なメモだけで依頼を進めると、開発の後半になって機能が足りない、操作性が悪く業務が回らないといった問題が起きることがあります。
RFPを作成し、要件を文字として残すことで、以下のリスクを回避できます。
- 機能の抜け漏れ： 必要な帳票が出力できないなどのミスを防ぐ。
- 追加費用の発生： 仕様変更とみなされ、追加請求される事態を防ぐ。
- 納期の遅延：手戻りによるスケジュールの遅れを防ぐ。
RFPは契約書の前段階にある、相互理解のための合意形成ドキュメントとして機能します。
複数社を同じ条件で比較検討できる
複数のベンダーから見積もりを取る際、前提条件が揃っていなければ金額の比較はできません。
A社は最低限の機能で見積もり、B社は高機能で保守込みで見積もった場合、表面上の金額だけを見ても安いほうが自社に適しているとは限らないからです。
RFPで実装すべき機能と求める品質を統一して提示することで、各社の提案内容を横並びで公平に評価できます。結果として、過剰な提案による高コストや、品質が不十分なベンダーの選定を避けることにつながります。
【実例】RFPに記載する主な構成項目は？
RFPに決まったフォーマットはありませんが、網羅しておきたい標準的な項目があります。
実際に多くの中小企業やプロジェクトで採用されている構成要素を解説します。ExcelやWordで作成する際の目次として活用してください。
1. プロジェクト概要
何のためにこのシステムを導入するのか、経営的な背景を記載するセクションです。ベンダーに事業課題を理解してもらうために重要です。
- プロジェクトの目的：達成したいゴールを書きます。
例）受発注業務の工数を月間30%削減する、顧客データの一元管理を実現するなど。 - プロジェクトの背景：なぜ今やる必要があるのかを説明します。
例）現行システムの老朽化、インボイス制度への対応など。 - 現状の課題：具体的な困りごとを記載します。
例）「手入力が多くミスが頻発している」「在庫数がリアルタイムで把握できない」など。
2. 要件の詳細
システムに求める機能や品質を具体的にリストアップする、RFPの中心となる部分です。
3. 提出の要件
ベンダーに対して、どのような形式で提案や見積もりを出してほしいかを指定します。ここを明確にすることで、各社の提案を比較しやすくなります。
- 提案書の形式・内容：
会社概要、技術的な提案内容、実施計画（スケジュール）、プロジェクト体制図などを求めます。 - コスト見積もり：
初期費用だけでなく、月額の保守費用やサーバー費用も含めた「5年間の総額」を出してもらうと比較が容易になります。 - 参考資料（過去の実績）：
類似の業種や規模での開発実績を提示してもらい、信頼できるか判断する材料にします。
失敗を防ぐRFP作成の5つのステップ
RFPは、準備段階を経て作成することが望ましいです。以下の手順を参考にしてください。
STEP1 社内課題の洗い出しと現状分析
まず、現場の担当者にヒアリングを行い、現状の不満や課題をリストアップします。
「集計に時間がかかる」といった声を集めます。このとき、経営層の意向だけでなく、実務担当者の声を拾うことが、導入後の定着率を高めます。
STEP2 プロジェクトチームの結成と役割分担
RFP作成の責任者（プロジェクトリーダー）を決めます。
情報システム部門がない中小企業では、業務に詳しい担当者が兼任することも多いですが、独断で進めず、決裁権を持つ経営層や経理担当を巻き込んだチームを作ることが理想です。
STEP3 要件の優先順位付け（Must/Want/Better）
要望をすべて盛り込むと予算が膨らむ可能性があります。洗い出した要件を3段階程度に分類し、RFPの機能要件欄にもこのランクを明記します。
- 高（Must）： 法的対応や業務遂行に必要な機能。
- 中（Want）： あると業務効率が上がる機能。予算内で実現したいもの。
- 低（Better）： あると便利だが、運用でカバーできる機能。
STEP4 ドキュメント作成とレビュー
構成案に基づきRFPを作成します。作成後は、社内の関係各所にレビューを依頼します。表現に誤解がないか、抜けている業務パターンはないかをチェックし、精査します。
STEP5 ベンダーへの提示と質疑応答
完成したRFPを候補ベンダー数社（通常3〜5社程度）に送付し、提案を依頼します。 送付後にベンダーから質問が来ることがありますが、回答は全社に共有するのが基本です。特定の会社にだけ情報を与えると、公平な比較ができなくなるためです。
質の高いRFP提案を引き出すための書き方のコツは？
RFP提案は、要望を並べるだけでなく、ベンダーの強みを引き出す書き方を意識しましょう。
解決したい状態を具体的に書く
今のシステムは使いにくいと書くよりも、クリック数を半分に減らしたい、スマホから承認できるようにしたいとあるべき姿を書きます。手段（How）を指定しすぎず、目的（Why）と目標（What）を伝えることで、ベンダーから最新の技術を使った効率的な提案を引き出せる可能性があります。
数値を用いて曖昧さをなくす
高速に処理すること、使いやすくすることといった表現は主観的であり、認識の違いを生む原因になります。 可能な限り定量的な指標（数値）を用いて記述してください。
以下のように定量的な指標（数値）を用いて記述してください。
- ×：検索を速くする
- 〇：10万件のデータ検索結果を3秒以内に表示する
- ×：誰でも使えるようにする
- 〇：マニュアルを読まなくても、入社1ヶ月の社員が受注処理を完結できるUIにする
【無料】RFP 提案依頼書のテンプレート
RFP 提案依頼書を効率的に作成するには、テンプレートを活用すると便利です。
マネーフォワード クラウドでは、今すぐ実務で使用できる、テンプレートを無料で提供しています。以下よりダウンロードいただき、自社に合わせてカスタマイズしながらお役立てください。
システム導入を成功させるために
現代のビジネスにおいて、システム刷新は単なる設備の入れ替えではなく、業務効率化や競争力を高めるための投資です。適切なRFPを作成することは手間がかかる作業ですが、結果として無駄なコストの削減やプロジェクトの遅延防止、現場が使いやすいシステムの完成につながります。
もし、自社だけで要件をまとめきれない場合は、まず現状の業務フロー図を書き出すところから始めてみてください。業務の流れを整理するだけでも、解決すべき課題が明確になるはずです。本記事で解説した構成案とステップを参考に、ベンダーへ自社の要望が正しく伝わる提案依頼書を作成してください。
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最後に、この記事をお読みの方によく活用いただいている人気の資料・ガイドを紹介します。すべて無料ですので、ぜひお気軽にご活用ください。
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