クラウドERPでバックオフィスの業務を自動化

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  • 更新日 : 2024年7月12日

クラウド型ERPでバックオフィスのテレワークを可能に

コロナ禍の影響や働き方改革など、昨今の状勢に合わせてバックオフィス部門でもテレワークを導入する動きが増えています。しかしバックオフィス部門は紙ベースの作業が多く、テレワークを導入できないと悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。

バックオフィス部門でもテレワークを推進するには、自宅からでもオフィスと同じように作業ができる環境が必要です。そのためには、クラウド型ERPの導入をおすすめします。

ここでは、バックオフィスのテレワークにおける課題と、テレワークを実現するための対策をご紹介します。

クラウド型ERPとは

クラウド型ERPとは、クラウドサーバーにインストールされたERPを利用できるサービスです。

クラウド型ERPの特徴

クラウドサービスなので、自社内にサーバーを用意して社内ネットワーク経由でアクセスするオンプレミス型ERPとは異なり、時間や場所を問わずに作業が可能です。

オンプレミス型ERPとの違い

オンプレミス型ERPとクラウド型ERPには、次のような違いがあります。

  • サービスの提供形態
    オンプレミス型ERPは、自社内に設置したサーバーにインストールして社内ネットワーク経由で利用します。
    クラウド型ERPは、クラウド上のサーバーにインストールされたシステムをインターネット経由で利用します。
  • 拡張性
    オンプレミス型ERPはパッケージでの導入となるため、徐々に拡張するのではなく、一気にすべてのシステムを導入する形になります。
    クラウド型ERPは必要なシステムごとに導入することができるため、企業の規模や業務、予算などによって段階的に拡張していくことが可能です。
  • カスタマイズ性
    オンプレミス型ERPは、自社に合わせて自由にカスタマイズできます。
    クラウド型ERPは、
    ベンダー側の提供するサービスを利用するため、自由なカスタマイズはできません。サービスに合わせてこれまでの業務フローを見直すことが必要になります。
  • 運用保守
    オンプレミス型ERPは、自社で運用保守を行わなければなりません。
    クラウド型ERPは、
    法令対応やバージョンアップなどベンダー側で対応してくれるため、自社での運用保守は不要になります。
  • コスト
    オンプレミス型ERPは、サーバーの構築や開発が必要であることと、パッケージでの導入となるため、導入時のコストはかなり高くなります。ただし毎月のランニングコストは、非常に低く抑えられます。
    クラウド型ERPはクラウド上で提供されるシステムであることと、必要なシステムだけを選択して導入することができるため導入時のコストは低く抑えられますが、毎月のランニングコストがかかります。

クラウド型ERPのメリット・デメリット

クラウド型ERPには次のようなメリット・デメリットがあります。

メリット

  • 初期コストが低い
    サーバーの構築やシステム開発の必要がないため、初期コストを低く抑えられます。
  • 運用保守の手間がかからない
    運用保守はベンダー側で対応するため、自社で行う必要はありません。
  • 導入もスピーディー
    基本的にはカスタマイズができず、完成したシステムを導入する形のため、スピーディーに導入することが可能です。
  • 常に最新のシステムを利用できる
    システムの更新やセキュリティパッチの適用はベンダー側で行うため、常に最新のプログラムを使うことができます。
  • BCP対策にもなる
    サーバーやデータは自社とは離れたクラウドサービス上にあるので、災害や事故の影響を受けません。
  • テレワーク推進になる
    社内でなくても利用できるので、テレワークを導入しやすくなります。

デメリット

  • カスタマイズ性が低い
    クラウド型ERPはカスタマイズできる部分があまりないため、カスタマイズ性は低くなります。
  • セキュリティ対策や運用保守がベンダー任せになる
    セキュリティや運用保守はベンダー側で対応するため、自社の基準に合わせることはできません。
  • インターネット環境のないところでは使えない
    クラウドサービスのため、利用するにはインターネット環境が必要です。

バックオフィスのテレワークにおける課題

多くの企業では次のような課題があり、バックオフィス部門へのテレワーク導入が阻害されています。

オンプレミス型のシステムを利用している

オンプレミス型ERPは社内ネットワークから利用するのが基本です。そのため、オンプレミス型ERPでの作業を行うには出社する必要があります。
また、オンプレミスサーバーでリモートアクセス環境を構築することも可能ですが、その場合はハードウェアやソフトウェアの両方でコストがかかります。

紙ベースでの業務が多い

紙の書類での業務が存在している企業もまだたくさんあります。その場合は、書類を処理するために出社する必要があり、テレワークを導入することができません。
テレワークを導入する前には、書類を電子化してペーパーレス化し、テレワークでも作業できる環境を整える必要があります。

承認に捺印が必要な業務フローになっている

紙の書類を作成・配布・回覧するだけでなく、承認・決裁には捺印が必要な企業もまだ多いものです。その場合は、紙の書類に捺印するために出社しなくてはなりません。この場合も、テレワークの導入は難しくなります。
テレワークを導入するには、文書を電子化して電子印鑑システムを導入するか、文書を電子化して捺印を不要になるように業務フローに変更しなくてはなりません。

バックオフィスのテレワークを実現するためには

バックオフィス部門でもテレワークを導入するには、上のような課題を解決する必要があります。これらの課題をまとめて解決できるのが、クラウド型ERPの導入です。

クラウド型ERPの導入

クラウド型ERPなら、システムを利用するために出社する必要はありません。自宅や出張先など、どこからでもシステムにアクセスでき、夜中でも早朝でも時間を問わずに作業が可能です。そのため、クラウド型ERPを導入するだけでテレワーク導入の推進につながります。

業務の電子化

紙の書類をなくしてペーパーレス化を推進するために、書類の作成・編集・申請・承認すべてをシステム内で完結する必要があります。クラウド型ERPは編集のログを残したり、ダブルチェックの証憑を残すことができるため、ペーパーレス化だけでなく内部統制強化にもつながります。

ワークフロー機能の活用

捺印が必要という課題を解決するためには、2つの方法があります。電子印鑑システムを導入すること、または業務フローそのものを変更して捺印の必要をなくすことです。

クラウド型ERPを導入してワークフロー機能を活用すれば、どちらの方法にも対応できます。システム上のワークフロー機能を利用することで決裁が可能で、捺印の必要はありません。どうしても捺印が必要な場合は、電子印鑑システムと組み合わせることも可能です。

まとめ

従来のバックオフィス部門では、オフィスでの作業が前提となった業務フローになっていました。そのため、テレワークを導入しにくくなっている企業が多いのが実情です。
しかしバックオフィス部門でも、適切なシステムを導入したり、業務フローを変えたりすれば、テレワークを導入することができます。
そのためには、クラウド型ERPの導入がおすすめです。テレワークの導入も考慮されているので、導入するだけでも、テレワークを阻害していた課題の多くが解決します。

よくある質問

クラウド型ERPの特徴とは？

クラウド上のシステムをインターネット経由で利用するので、時間や場所、端末の種類を問わずアクセスできます。

バックオフィス部門のテレワークを阻害する原因とは？

オンプレミス型のシステム、紙ベースの業務、捺印が必要な業務フローなどがあります。

バックオフィス部門にテレワークを導入するには？

まずはクラウド型ERPを導入し、文書の電子化や業務フローの改善を行うとスムーズにテレワークを導入できます。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 執筆：成瀬京子

    ITライター。電機メーカーのテクニカルライターを経て独立。以後、ハードウェアやソフトウェアのマニュアルを作成するテクニカルライティング、およびIT関連中心のWebライティングに従事。Webライティングでは、主にDX、ERP、働き方改革、AWSやクラウドサービス、およびセキュリティ関係の執筆を行っている。

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