- 作成日 : 2025年1月14日
プロジェクト管理とタスク管理の違いは？効果的なタスク管理の手法を解説
プロジェクトを成功させるためには、プロジェクトの全体像を把握しつつ、各タスクの進捗を適切に管理する必要があります。プロジェクト管理とタスク管理は混同されやすいため、どのような違いがあるのか、分からない方もいるのではないでしょうか。
プロジェクト管理とタスク管理の違いや、それぞれのやり方を正確に理解することで、プロジェクトの成功率を高めることができます。
本記事では、プロジェクト管理とタスク管理の違いや、効果的なタスク管理の手法について解説します。タスク管理を実施する際の注意点と改善策も解説しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
プロジェクト管理とタスク管理の違い
はじめに、プロジェクト管理とタスク管理の違いについて解説します。
プロジェクト管理とは
プロジェクト管理とは、プロジェクト全体の計画や進捗、リソース、リスクなどを統括的に管理する手法のことです。プロジェクト管理を担うプロジェクトマネージャー（PM）は、プロジェクト全体を俯瞰しながらプロジェクトの目標達成に向けて舵取りを行います。
タスク管理とは
タスク管理とは、プロジェクト内の個々の作業（タスク）を効率的に遂行するための手法のことです。タスク管理では、日々の作業の優先順位付けや進捗管理、締切管理などを行います。
プロジェクト管理とタスク管理の違い
プロジェクト管理の特徴は、戦略的な視点でプロジェクト全体を俯瞰しながら、長期的に実施する点です。一方タスク管理は、個人やチームレベルで各作業を完了させることを目的としています。
プロジェクト管理のメリット
プロジェクト管理を行う主なメリットは、下記のとおりです。
- 全体の進み具合が把握しやすい
- ムダな作業や重複を防げる
- リスクを事前に特定し対策を立てられる
- 予算や人員を効率的に配分できる
- 関係者間の認識のズレを防げる
タスク管理のメリット
タスク管理を行う主なメリットは、下記のとおりです。
- 作業の優先順位が明確になる
- 作業の進捗状況を把握できる
- スキルや経験に応じた作業を割り当てやすくなる
プロジェクトを成功させるためには、プロジェクト管理とタスク管理の両方を適切に実施する必要があります。
効果的なタスク管理の手法
タスク管理の代表的な手法が、以下の3つです。
- ToDoリスト
- ガントチャート
- カンバン方式
それぞれの手法について解説します。
ToDoリスト
ToDoリストとは、やるべき作業（タスク）をリストアップし、それぞれに優先順位や期限をつけて管理する手法のことです。シンプルなタスク管理方法であり、個人の業務整理に適しています。
ガントチャート
ガントチャートとは、横軸に時間、縦軸にタスクを配置した棒グラフ形式の工程管理表のことです。タスクの開始・終了時期を視覚的に表現し、全体のスケジュールを容易に把握することができます。
カンバン方式
カンバン方式とは、タスクを表すカードを進捗に応じて移動させながら管理する手法のことです。「未着手」「進行中」「完了」などの状態を表すカードを作ることで、タスクの進捗状況を一目で把握できます。タスクの進捗状況はボード上で管理するため、チーム全体で共有することも可能です。
プロジェクト管理ツール・タスク管理ツールを導入するメリット
プロジェクト管理・タスク管理を実施する際は、ツールを活用するのがおすすめです。ツールを導入するメリットは、以下の4つです。
- 効率的なタスク管理を実現できる
- チーム間のコミュニケーション促進につながる
- リモートワークの推進につながる
- 蓄積された情報を活用し、プロジェクトの質を高められる
それぞれのメリットについて解説します。
効率的なタスク管理を実現できる
プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールを導入すれば、タスクの進捗状況をリアルタイムで把握できます。誰が何をしているのか、作業をどの程度進めているのかを一目で把握できるのです。
作業の優先順位をつけたり、締切を管理したりすることも容易になり、作業の重複を防止できます。重要な作業へ注力しやすくなる点もメリットの一つです。
チーム間のコミュニケーション促進につながる
プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールを導入すれば、タスクの状況をチーム全体で共有でき、メンバー間の協力が促進されます。また、チーム内で質問や相談がしやすい環境を構築することもできます。プロジェクトの透明性が高まることで、問題点の早期発見・共有にもつながるでしょう。
リモートワークの推進につながる
プロジェクト管理ツール・タスク管理ツールを導入すれば、オフィスや自宅など、場所を問わずに業務を遂行できます。これにより柔軟な働き方を実現でき、移動時間の削減やペーパーレス化にもつながります。
蓄積された情報を活用し、プロジェクトの質を高められる
プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの進行過程や各タスクの遂行状況を自動で記録することが可能です。チーム内でディスカッションした内容や、使用したドキュメントや参考資料などは、後から検索できます。蓄積された情報を有効に活用することで、プロジェクトの質を高められるでしょう。
タスク管理を実施する際の注意点と改善策
プロジェクトを円滑に進めるためには、正しいやり方でタスク管理を実施することが重要です。ここでは、タスク管理を実施する際の注意点と改善策について解説します。
注意点①タスクを過剰に細分化する
タスク管理を実施する際は、まず行うべきタスクを細分化しなければなりません。しかし、タスクを過剰に細分化することで、管理工数が増大して非効率になるケースがよく見られます。この場合、プロジェクトの全体像を把握することが難しくなり、タスク間の関連性も分かりづらくなるため注意が必要です。
【改善策】定期的なミーティングを実施する
定期的なミーティングを実施し、タスクの粒度を見直すことが重要です。チーム内でプロジェクトの目的やゴールを明確にし、関連するタスクを分割するようにしましょう。
注意点②優先順位が不明瞭になっている
タスクの優先順位が不明瞭になると、重要なタスクが後回しになるリスクがあります。この場合、チーム内で認識のズレが発生しやすくなり、リソースを適切に配分することも難しくなるでしょう。
【改善策】タスクの見直し・再評価を行う
定期的にタスクの重要度と緊急度を見直すことがポイントです。チーム全体で優先順位の認識を合わせることで、プロジェクトを円滑に進めることができます。
注意点③進捗報告が遅延する
タスクの進捗報告が遅延すると、問題の早期発見が困難になります。プロジェクトのスケジュール調整が後手になることで、チーム全体の生産性は低下するでしょう。
【改善策】チームメンバー間の情報共有を徹底させる
情報共有のルールを明確にし、定期的な進捗確認の機会を設けることが重要です。チームメンバー間の情報共有を徹底させることで、プロジェクトを円滑に進められます。
まとめ
本記事では、プロジェクト管理とタスク管理の違いや、効果的なタスク管理の手法について解説しました。プロジェクト管理は、戦略的な視点でプロジェクト全体を俯瞰しながら、長期的に実施する点が特徴です。一方タスク管理は、個人やチームレベルで各作業を完了させることを目的としています。
プロジェクト管理を円滑に行うためには、メンバー一人ひとりのタスク管理が重要です。プロジェクト管理・タスク管理を実施する際は、ツールを活用することをおすすめします。
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