• 更新日 : 2024年7月12日

ERPのワークフロー機能を活用して内部統制を強化 | 概要や活用のメリットをわかりやすく解説

ERPにはワークフロー機能が搭載されていることが多く、これはワークフローの申請から決裁・承認までの流れをシステム化することで効率化する機能です。ワークフロー機能のみのシステムもありますが、ERPのワークフロー機能の方は、強力な連携機能を利用でき、より便利です。さらにペーパーレス化や内部統制の強化などのメリットもあり、企業の課題の多くを解決できます。ここでは、ワークフロー機能の概要と、ワークフローをシステム化するメリットについてご紹介します。

ERPとは

ERP（Enterprise Resources Planning）は、統合基幹業務システムと呼ばれるものです。企業全体の業務システムとデータベースを統合することで、すべての情報や経営資源を一括管理し、業務効率化などを実現します。

ERPの特徴

ERPはシステムの提供方法やシステムがカバーの範囲などでいくつかの種類に分けられます。
・クラウド型
クラウドサービスとして提供されているシステムで、インターネット経由で利用します。
・オンプレミス型
社内のサーバーを使って構築するシステムで、基本的には社内のネットワーク経由で利用します。
・統合型
すべての基幹システムを統合したERPで、大企業向けの大型で高機能なシステムです。
・コンポーネント型
必要なシステムだけを組み合わせて利用できるERPで、必要に応じて段階的に拡張していくことが可能なシステムです。

また、ERPには次のような特徴があります。

• すべての基幹システムを統合することで企業内の情報を一元管理します。
• データ連携機能を利用して複数の部署にわたる処理を自動化できます。
• データを一元管理することで不正がしにくく、また不正が起こっても発覚しやすくなり、ガバナンス強化につながります。

ERPのメリット・デメリット

ERPのメリット・デメリットを解説します。

メリット
・業務の効率化と標準化
ERPの連携機能を活用することで、これまで手作業で行なっていた業務が自動化され、業務効率化
と人的ミスの削減につながります。また、複雑で属人的になってしまっていた業務も自動化されることで業務の標準化が可能になります。

・経営判断の高速化
企業のリソースや情報が一元管理され、常に最新の正しいデータを確認することができるため、経営判断につながります。

デメリット
・費用がかかる
導入するシステムの規模によってはイニシャルコストが高くなる場合があります。また、導入するシステムの形態によっては導入後の運用・保守費用が発生する場合もあるため、長期的なコストも含めてERPを選定する必要があります。

・導入のための業務が発生
システムを変更することによる業務フローの変更が必要となるため、バックオフィス部門だけでなく、現場部門への説明やマニュアル作成などの業務が発生します。

ワークフロー機能とは

ワークフロー機能とは、システム上で処理できるようにしたものです。ワークフロー機能のみのシステムもありますが、ERPの機能としても搭載されています。

ワークフローとは

ワークフローとは、業務や手続きの流れ、またはそれを可視化したもののことです。稟議・申請・承認・確認などの手順がありますが、企業によって必要なステップやルート、その長さは異なります。
大規模な企業ほどワークフローのルートが長く複雑になりがちです。複数の部署にわたるワークフローも多くなるため、承認までの時間も長くなります。そのため、ワークフローをシステム化するメリットが大きいと言えるでしょう。

ワークフローの目的

ワークフローシステムやERPのワークフロー機能には、次のような目的があります。

• 処理や手続きのプロセスの可視化・効率化
  ワークフローをシステム化することで、プロセスやルートを可視化できます。それによってプロセスの無駄を省き、効率化することが可能です。
• 複数の部署やシステムをまたぐ処理の効率化
  ワークフローをシステム化することで、書類の共有や送付に手間や時間がかからなくなり、省力化・効率化が進みます。

ワークフローの機能

ワークフローシステムには、次のような機能があります。

• 申請書類作成
  申請書類のフォーマットやテンプレートを登録し、必要事項を入力するだけで申請書類を作成できます。作成した書類をそのまま承認ルートに乗せることも可能です。フォーマットやテンプレートは複数登録し、内容によって使い分けることができます。
• 承認ルート設定
  申請書類は、内容によってさまざまな承認ルートを通す必要があります。そこであらかじめ代表的な承認ルートを登録しておき、必要に応じて利用可能です。これにより、承認ルートの過不足による混乱や人的ミス、手戻りを防ぎます。
• 処理の進捗の可視化
  承認ルートに乗せた申請書類は、システム上で承認・確認・差し戻しなどの処理が可能です。これによって処理が効率化するだけでなく、進捗状況がリアルタイムに可視化できます。
• 処理後の書類の保管・管理・検索
  承認ルートを通った申請書類は、そのまま保存されます。紙の書類と違って保管に場所を取らず、ファイリングや検索もしやすいので、後から参考にすることも容易です。

ワークフロー機能を活用するメリット

ワークフロー機能を活用することでどのようなメリットがあるのでしょうか。

不正の防止

申請書類は、ワークフローシステム上で作成してそのまま共有され、常に進捗状況が可視化されます。仮に手戻りがあって修正してもログが残るので、誰がどのように修正したのかが一目瞭然です。そのため、ワークフローシステムを利用するだけで不正な文書の破棄や改ざんなどを防ぐことができます。

申請から承認までの時間短縮

ワークフローシステムなら、申請書類を作成するときには過去の書類を参考にして承認されやすい書類を作成できます。これは書類作成時間の短縮につながります。
また紙の書類が不要なので、端末があれば、時間や場所を問わず処理が可能です。書類を配送する時間もかからず、必要な資料をなくすこともありません。
さらに進捗状況がシステム上で見えるので、承認ルートのどこで停滞しているかがすぐにわかります。停滞していれば承認者に督促することもでき、遅延防止にもなります。
このように、ワークフローシステムを導入すればさまざまなポイントで効率化と時間短縮が可能です。

申請内容のチェックや不備の発見が容易

ワークフローシステムでは、システム上でフォーマットやテンプレートに合わせて申請書類を作成します。作成中にシステムが自動的に、書類にミスがないかチェックするので、不備や抜け、間違いがあればすぐに発見可能です。正確で社内規定に則った書類はスムーズに承認されやすくなるため、業務効率化にもつながります。

承認ルートや変更履歴の管理による内部統制の強化

ワークフローシステムを使えば、書類の作成から承認まですべての過程が可視化され、データや操作ログもすべて記録・保管されています。そのため、ワークフローに関する人的ミスや故意の修正・遅延などの不正を防ぐことができ、内部統制の強化が可能です。

ペーパーレス化とテレワークの実現

ワークフローシステムを利用すれば、システム上で書類作成から決裁まですべての処理が可能です。そのため、紙の書類を作成したり、確認したり、書類作業のためだけに出社したりする必要がありません。それによってオフィス全体のペーパーレス化やテレワークの推進にもつながります。

まとめ

ワークフローのシステム化には単体のワークフローシステムを利用することもできますが、これから導入を検討するのであれば、ERPがおすすめです。ERPに搭載されているワークフロー機能を活用することで、業務の効率化だけでなく、ガバナンス強化やペーパーレス化、テレワークの実現を推進しましょう。

よくある質問

ワークフローとは？

稟議・申請・承認・確認などの業務や手続きの流れ、またはそれを可視化したもののことです。

ワークフロー機能とは？

ワークフローの流れをシステム上で処理できるようにしたものです。

ワークフロー機能のメリットとは？

不正防止、承認までの時間短縮、書類のチェック、ガバナンス強化、ペーパーレス化、テレワーク推進などのメリットがあります。

• 執筆：成瀬京子

  ITライター。電機メーカーのテクニカルライターを経て独立。以後、ハードウェアやソフトウェアのマニュアルを作成するテクニカルライティング、およびIT関連中心のWebライティングに従事。Webライティングでは、主にDX、ERP、働き方改革、AWSやクラウドサービス、およびセキュリティ関係の執筆を行っている。

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