• 更新日 : 2024年11月21日

電子帳簿保存法でペーパーレスを実現する方法！ 制度の概要も紹介

現代のビジネスにおいて、ペーパーレス化は効率的な業務運営のポイントとなっています。

そうした中で注目されているのが、紙の帳簿や書類を電子データで保存できるようにする電子帳簿保存法です。

本記事では、電子帳簿保存法によってペーパーレス化を実現できる業務領域や具体的なメリット、注意点などを紹介します。

電子帳簿保存法とペーパーレスを実現できる領域の例

まずは電子帳簿保存法の対応によって、どのような領域でペーパーレスを実現できるのか見ていきましょう。ここでは、電子帳簿保存法の対象となる書類や3つの区分のうちどの方法で対応されるのかを紹介します。

会計業務

企業の資金管理を行う会計業務では、電子帳簿保存法の対応によって、ペーパーレスが実現します。電子帳簿保存法の対象となる書類は、仕訳帳や総勘定元帳、請求書、領収書、納品書などがあげられるでしょう。

また、電子帳簿保存法では、各書類を以下の方法で対応していきます。

会計業務では電子帳簿保存法への対応によって、従来は紙で管理していた書類を電子データで管理できるようになり、ペーパーレスが実現します。たとえば、取引相手から受け取った請求書や自社が作成した請求書の控えなども、電子データとして管理できます。

電子帳簿保存法に対応することで紙の書類を管理する手間を削減できるでしょう。

契約業務

契約業務も電子帳簿保存法によってペーパーレス化を実現します。企業間で取り交わされる売買契約書、業務委託契約書、雇用契約書、秘密保持契約書などの、契約書や関連書類が電子帳簿保存法の対象となります。各書類の対応方法は以下の通りです。

PDFの契約書やクラウドサービスを利用して作成された契約などは、電子取引のデータに該当するため、請求書と同じく保存が義務付けられます。

また、スキャナ保存で契約書を電子データとして保存する方法は、どうしても作業負担が多くなってしまいます。そのため、ペーパーレスを目指しているならば、最初から電子データで契約書を作成するのもよいでしょう。

FAXはペーパーレスにできる？

注文書や発注書といった書類を、FAXでやり取りする企業もあるでしょう。FAXから紙で出力された書類についても、スキャナ保存をすると電子データで管理できます。また、ペーパーレス化されたFAX機能をもつ複合機の場合は、電子取引に該当するためデータを保存しなくてはいけません。

これらを踏まえて、電子帳簿保存法におけるFAXの取り扱いは以下の通りです。

このように書類の受け渡しがFAXで行われる場合も、やり取りの方法に応じて電子帳簿保存法で対応できます。それぞれスキャナ保存、電子データ保存の要件にもとづいてペーパーレス化を目指しましょう。

電子帳簿保存法で会計管理をペーパーレスにするメリット

では具体的に電子帳簿保存法で会計管理をペーパーレスにするメリットを紹介します。電子帳簿保存法への対応を検討している方は、これらのポイントを把握しておきましょう。

業務効率化が実現する

電子帳簿保存法の導入によって、経理や会計業務の効率が大幅に向上します。

紙の帳簿や書類を電子化すると、手作業でのファイリングや書類整理が不要となり、作業時間が削減されます。さらに、電子化された情報はデジタルデータとして保存されるため、検索性が向上し、必要な書類を瞬時に見つけられるでしょう。

このように、電子帳簿保存法への対応は、従来の紙媒体に依存した業務を効率化し、企業全体の生産性向上に大きく寄与します。

社内業務のペーパーレス化が推進される

電子帳簿保存法の導入により、社内業務のペーパーレス化や電子化が促進するきっかけになります。

電子帳簿保存法に対応するためには、システム導入や業務フローの見直しが必要であり、結果的に社内のデジタル化を後押しするでしょう。たとえば、経理や会計の部門で請求書や領収書の電子化が始まると、営業や総務といったほかの部門でもペーパーレス化が進むことが予想されます。

社内でのペーパーレス化や電子化を推進したいと考えている方は、電子帳簿保存法への対応をひとつの機会ととらえてみましょう。

テレワークでも日々の業務に対応できる

電子帳簿保存法の導入により、テレワークでも日々の業務に対応できる環境が整います。これは、書類のペーパーレスや電子化が進むことで、場所を問わず必要な情報にアクセスできるようになるためです。

ペーパーレス化された業務プロセスにより、会計処理や書類の承認といった日常業務もオンラインで完結し、テレワーク環境においても業務効率を維持できるでしょう。

コストの削減ができる

電子帳簿保存法への対応をきっかけにペーパーレス化を進めることで、企業はコスト削減が実現します。

たとえば、紙の使用を減らすことによって、用紙代や印刷コスト、トナーなどの消耗品費用が削減されます。これに伴い、印刷機やコピー機のメンテナンス費用、さらには郵送代や書類の保管スペースの賃料なども削減できるでしょう​​。

ペーパーレス化によって紙の書類を電子データ保存に切り替えられれば、保管にかかるコストを大幅に減らすことが可能です​。

データの紛失や改ざんを防げる

電子帳簿保存法によるペーパーレス化は、データの紛失や改ざんを防ぐための手段としても有効です。

電子データでの書類管理によって、紙で保存していた場合に起こりうる火災や水害などの自然災害による損失を防ぎます。また、電子帳簿保存法では細かな保存要件が定められており、タイムスタンプの付与やデータの作成・変更日時の記録によって、データ改ざんを防げるでしょう。

このように、電子帳簿保存に対応したペーパーレス化は、安全にデータの保存、管理できる社内環境を構築します。

電子帳簿保存法でペーパーレスを目指すうえでの注意点

続いて、電子帳簿保存法でペーパーレスを目指すうえでの注意点も紹介します。これから電子帳簿保存法の対応を検討している方は、注意点をおさえて取り組んでいきましょう。

法律について知識のある人材が必要となる

電子帳簿保存法にもとづくペーパーレス化を進める際、法律に関する専門知識をもつ人材の確保が必要です。

電子帳簿保存法では、保存できる書類や保存方法などに細かい要件が定められており、それらを遵守しなければいけません。また、電子帳簿保存法は定期的に改正を行っており、その度に改正内容にのっとった対応が求められるでしょう。

そのため、電子帳簿保存法や関連法令の解釈、適用方法について十分な理解をもつ人材を社内に確保し、適切な体制を整えることが大切です。

システム障害のリスクがある

電子帳簿保存法にのっとった社内体制を構築する場合、システム障害のリスクも十分に考慮しましょう。

データを電子化し、社内のネットワークやクラウド上で管理することは、日々の業務や重要書類の保存・管理において優れた利便性を発揮します。一方で、サーバーのダウンやシステム障害が発生した場合、データへのアクセスが一時的にできなくなる恐れもあります。

そのため、クラウドサービスやデータセンターを利用する際には、信頼性やセキュリティ面でも信頼できるパートナーを選ぶことが重要です。

導入前には新しい社内体制の構築が必要となる

電子帳簿保存法によるペーパーレス化を進める際には、単にシステムを導入するだけでなく、新しい社内体制の構築が必要です。

具体的には、文書の電子化や管理ルールの徹底が求められます。どの文書をどのようにデータ化するのか、ファイル名の付け方や保存場所など、明確なガイドラインの策定が重要です。

新しい社内体制を構築するには時間とコストがかかるため、計画的に進めていきましょう。

導入コストがかかる

電子帳簿保存に対応する前には導入コストがかかる点を留意しておきましょう。

たとえば、システムを構築するための初期投資として、専用のソフトウェアやハードウェアの購入が必要です。さらに、システム運用に伴う保守費用や、セキュリティ対策の強化など、運用開始後も定期的なコストが発生します。

一連のコストは、ペーパーレス化による業務効率化やコスト削減効果によって回収できる可能性が高いため、長期的な目線での運用を前提に検討しましょう。

電子帳簿保存法に対応したソフトの選び方

電子帳簿保存法に対応するためには、法令の要件を満たした会計システムの導入が必要です。最後にどういったポイントに着目して、会計ソフトを選べばよいのかを紹介します。

どのような書類に対応しているのか

電子帳簿保存法に対応するソフトを選ぶ際には、どのような書類に対応しているかをチェックしましょう。

電子帳簿保存法では、紙の書類や電子取引のデータなど、さまざまな種類の書類を扱います。そのため、電子帳簿保存法のペーパーレスを実現するためにソフトを導入するのであれば、自社が扱う書類にソフトが対応しているのかがポイントです。

導入時点でのニーズに沿ったソフトを選ぶのもよいですが、将来的にどのような書類を活用するのかも見越してソフトを選ぶのもおすすめです。

タイムスタンプを付与できるか

タイムスタンプを付与できるかどうかについて忘れずに確認しておきましょう。

タイムスタンプは、電子データが作成・保存された日時を証明し、その後の改ざんを防止するための仕組みであり、電子帳簿保存法の要件としても求められています。具体的には、スキャナ保存や電子取引データの保存においては、一定の期間内にタイムスタンプを付与することが義務付けられています。

そのため、タイムスタンプを付与できるソフトを導入すると、法的な要件を満たしたうえで電子帳簿保存法に対応できるでしょう。

予算範囲内の料金プランであるか

電子帳簿保存に対応したソフトの料金プランが、予算の範囲内であるかも確認しておきましょう。

ソフトの中には基本料金に加えて、利用量に応じた従量課金が求められる場合もあります。そのため、初期費用だけでなく、月額の運用コストも把握しておくのが大切です。たとえ初期費用が安価でも、月額費用が高額になってしまい長期的な継続が難しいのであれば意味がありません。

複数のソフトを比較して、自社の予算に最適なプランを見つけましょう。

誰でも扱える設計になっているか

電子帳簿保存法に対応したソフトを選ぶ際には、ユーザーインターフェースにも着目し、誰でも簡単に扱える設計になっているか確認しましょう。

導入されたソフトは会計管理を行う多くの従業員が使用します。そのため、デジタルに不慣れな人でも直感的に操作できる設計が求められるのです。

経理や会計に関する知識が浅くても、帳簿操作が可能な設計になっているか、初心者向けのサポート体制が充実しているかなどに注目してみるとよいでしょう。

電子帳簿保存法をきっかけにペーパーレスを推進しよう

電子帳簿保存法にのっとれば、企業や個人事業主は紙の帳簿や請求書などを電子データで保存できます。書類管理のデジタル化によって、業務の効率化、コスト削減、業務環境の改善が期待できます。

ペーパーレス化の実現には初期費用やシステム運用の課題もありますが、長期的な視点で見ると企業にとって多くのメリットがあるでしょう。

• 監修：マネーフォワード クラウド会計

  会計・経理業務に関するお役立ち情報をマネーフォワード クラウド会計が提供します。
  取引入力と仕訳の作業時間を削減、中小企業・法人の帳簿作成や決算書を自動化できる会計ソフトならマネーフォワード クラウド会計。経営者から経理担当者まで、会計業務にかかわる全ての人の強い味方です。