• 更新日 : 2025年2月20日

証憑書類とは？経費精算時に証憑になる領収書とは？

証憑書類は、税法上でも請求書や領収書などをはじめとして保存義務が定められている書類です。取引の事実を示す書類であることから、経費精算時においても重要視されています。この記事では、証憑書類の種類、作成目的や保存目的、保存方法や保存期間について解説していきます。また、経費精算時に証憑となる領収書で確認しておきたい記載内容についても解説していきます。

証憑書類とは

「証憑（しょうひょう）書類」とは、取引の事実があったことを確認する書類を指します。単に「証憑」と呼ぶことが一般的です。証憑を発行することで、自分と相手が同意をしたうえで取引を行なったことを示すことができます。

例えば、証憑のひとつである納品書について考えてみましょう。A社に商品を100個納品した場合、確かに商品を納品したとしても、A社が「受け取っていない」といえば、取引の事実を証明することが難しくなるかもしれません。しかし、納品書があれば、A社が確かに受け取り、取引に同意をしていたことを示すことができます。

納品書以外にも、領収書や契約書、給与支払明細書なども、相手との取引が成立したことを示す証憑です。

証憑書類の種類

証憑書類にはさまざまな種類があります。ここでは、証憑書類をその特徴ごとに区分して、区分ごとに代表的な証憑書類をご紹介していきます。

金銭のやり取りに関する書類

金銭のやり取りに関する代表的な書類には、次のようなものがあります。

契約に関する書類

契約に関する代表的な書類には、次のようなものがあります。

物品やサービスなどに関する書類

物品やサービスなどに関する代表的な書類には、次のようなものがあります。

労働に関する書類

労働に関する代表的な書類には、次のようなものがあります。

そのほかの書類

次のような書類も証憑書類に含まれます。

証憑書類の作成目的

証憑書類とは取引の事実があったことを確認する書類であることを先述しました。ある企業の内部に向けた証憑には、従業員への給与明細や商品等の在庫管理、社内向け記録などがあり、外部に向けた証憑には、請求書や領収書、決算申告書作成に必要な書類などがあります。

証憑を発行することで、取引が決定したことを証明することができます。特に金銭の動きがあるときは、口約束だけでは心許ないものです。相手を信頼している場合でも、約束を証憑という目に見える形で残すことで、安心して取引ができるようになるでしょう。

証憑書類の保存期間

証憑は保存期間が定められています。ただし、税法上と会社法上では保存期間が異なるので注意が必要です。法律によって保存期間が異なる場合は、より長い期間を基準にするようにしましょう。

税法上は7年～10年

仕訳帳や現金出納帳、固定資産台帳などの税務に関する証憑は、事業年度の確定申告期限の翌日から7年間保存する必要があります。しかし、欠損金が生じた場合に関しては、より長い保存期間が求められることがあります。

例えば、青色申告を行った年度で欠損金が生じた事業年度においては、証憑の保存義務は10年間です。ただし、2018年4月1日以前に開始した事業年度に関しては、証憑の保存期間は9年間となります。

また、青色申告を行わなかった事業年度に関しても、災害損失欠損金が生じた年度に関しては、証憑の保存期間は10年間（2018年4月1日以前に開始した事業年度は9年間）です。

保存期間を守らないときは行政罰の対象

証憑の保存期間を守らないときは、次のような行政上の罰や処分を課せられることがあります。

また、保存期間を守らないことで、次のような不利益を被ることもあるでしょう。

税法上の証憑保存期間でもっとも長いのは確定申告期限の翌日から10年間です。わかりにくいときはいずれの証憑も10年間は保存するようにしましょう。

会社法上は5年または10年

会社法上の証憑保存期間は5年か10年です。下記のような分類で分かれていますが、わかりにくいときは10年間保存することで、会社法と税法を遵守できます。

証憑書類の保存方法

証憑は紙の書類として保存する必要はありません。電子化し、データや画像として保管することも可能です。電子化した場合に知っておきたいことを紹介します。

e-文書法と電子帳簿保存法

証憑を電子化して保管する場合には、次の2つの法律の遵守が求められます。

e-文書法とは、紙の書類をデータとして保存する際に適用される法律です。データ保存する際には次の条件などを満たさなくてはいけません。

電子帳簿保存法は、電子計算機を用いて作成した書類の保存に関する法律です。領収書や請求書などの国税に関わる書類を電子化して保管する際には、以下の条件などを満たさなくてはいけません。

電子帳簿保存法の詳しい内容についてはこちらの記事で解説しています。

会計の基礎知識

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証憑書類を電子化するメリット

証憑書類を電子化すると、次のようなメリットがあります。

電子管理すると検索できるので、必要な書類をすぐに取り出せます。紙を使用しないので、用紙代や保管スペースを節約できる点、紛失しにくくなる点もメリットです。また、オンラインで社外から確認できるようになるため、リモートワークに対応しやすくなります。

証憑書類電子化する場合の注意点

証憑書類を電子化するメリットが多い一方で、注意点もあります。主な注意点としては次の3つが挙げられるでしょう。

スキャナーや電子計算機などの費用がかかること、操作に慣れるまで時間がかかる可能性があることは、導入前に検討しておきたいポイントです。また、オンラインでアクセスできることで、情報漏洩が生じる危険性もあるため、セキュリティ対策が必要です。

経費精算において証憑となる領収書とは

領収書は、経費精算において証憑となる書類の一つです。受領した領収書には、次のような内容が記載されている必要があります。

領収書は、印紙税額一覧表の第17号文書に該当する書類で、印紙税の課税対象となります。売上代金（領収書の代金）5万円未満のものについては非課税になりますが、5万円以上のものについては、領収書作成時に印紙税の貼付が必要ですので、受領時に確かめましょう。

証憑書類は取引を証明する重要な書類

証憑書類は、さまざまな取引の証拠となる重要な書類です。書面だけでなく、電子データによる証憑もあることに留意しましょう。請求書や各種契約書のような会社間の取引に直接関係する書類だけでなく、経費精算のために社員が会社に提出する領収書も証憑書類に含まれます。証憑書類を紛失してしまうと、取引を行った証拠を示せなくなってしまいますので、法定の保存期間を守りつつ、適切に保存するようにしましょう。スキャナ保存などの利用により書面のままでの保存ではなく、電子帳簿保存法に適した電子保存をすることで、システム上に保存する方法もあります。

• 監修：マネーフォワード クラウド会計

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