- 更新日 : 2025年9月9日
備品と消耗品の違いとは？仕訳の例や管理方法をわかりやすく解説
「新しく購入したものが備品と消耗品どちらなのか、わからない」「経費で処理する際のやり方を知りたい」
このような疑問にぶつかる方も多いのではないでしょうか。
一見すると些細な違いに思える「備品」と「消耗品」ですが、この区別は会社の資産を正しく把握し、節税にもつながる重要な知識です。
ルールを知らないまま処理してしまうと、税務調査で指摘を受けたり、本来受けられるはずの節税メリットを逃してしまったりする可能性もあります。
本記事では、備品とは何か、また備品を管理するメリットや仕訳のやり方、管理方法の手順などを解説します。
記事を最後まで読んでいただければ、備品の扱いに迷うことがなくなり、最適な節税対策ができるようになるでしょう。
備品とは
備品とは、一言であらわすと会社や事業のために購入し、長期間にわたって使用する物品のことです。
会計・税務上の備品の定義は、以下の2つの条件を満たすものです。
- 使用可能期間が1年以上のもの
- 取得価額が10万円以上のもの
ただし「少額減価償却資産の特例」制度によって、30万円未満の備品は消耗品費として費用計上できる場合もあります。
参考：国税庁｜No.5408 中小企業者等の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例
少額減価償却資産の特例について詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
備品は最初から全額が経費になるわけではなく、使用する期間に応じて計上します。これを「減価償却」といいます。
減価償却することで、備品の購入コストを実際に使用する期間にわたって公平に配分し、毎年の費用と収益を適切に対応させられるのです。
備品の例
備品の例を確認してみましょう。
- デスク、オフィスチェア
- 会議用テーブル、椅子
- キャビネット、書棚
- 応接セット（テーブルとソファなど）
- パーテーション
- ホワイトボード
- パソコン
- サーバー
- モニター、ディスプレイ
- プリンター、複合機
- プロジェクター
- シュレッダー
- ネットワーク機器（ルーター、ハブなど）
- 業務用エアコン
- 空気清浄機
- 冷蔵庫
- テレビ
これらはあくまで一例で、重要なのは品目名ではなく「1年以上使うか」と「物品の金額は10万円以上か」という点を両方満たすかどうかが、備品の判断基準です。
条件を満たす法人（または個人事業主）であれば、特例制度によって10万円以上30万円未満の備品は少額資産として取得価額を一括で費用計上することも可能です。
消耗品とは
消耗品とは、使用することで消耗し、比較的短期間でなくなってしまう物品や、取得価額が小さい物品を指します。
会計・税務上の消耗品の定義は、以下のいずれかに該当するものです。
- 使用可能期間が1年未満のもの
- 取得価額が10万円未満のもの
会計上のルールを理解する上で、備品との違いを正確に把握しておくことが重要です。
消耗品は、会計上の仕訳で「消耗品費」の勘定科目が用いられます。
消耗品の例
消耗品は、対象となる範囲が非常に広いのが特徴です。
- ボールペン
- ノート
- ファイル、バインダー
- コピー用紙
- ホッチキス
- 印鑑、朱肉
- 電卓
- マウス、キーボード
- USBメモリ
- LANケーブル
- プリンターのインクカートリッジ
- CD-R、DVD-Rなどの記録メディア
- ティッシュペーパー、トイレットペーパー
- 石鹸、ハンドソープ
- ゴミ袋
- 電球、蛍光灯
- 乾電池
- 軍手
上記のほかにも価格が10万円に満たない場合はデスクや棚、ソフトウェアなども消耗品として処理ができます。
本来は長く使うものであっても、取得価額が基準額に満たない場合は消耗品として一括で経費計上することが可能です。
備品と消耗品の違い
備品と消耗品の違いを区別する主な判断基準は「使用可能期間」と「取得価額」です。
備品と消耗品の違い
| 備品 | 消耗品 | |
|---|---|---|
| 判断基準 | 使用可能期間が1年以上、かつ取得価額が10万円以上のもの | 使用可能期間が1年未満、または取得価額が10万円未満のもの |
| 会計上の扱い | 購入時に資産として計上する | 購入時に費用として計上する |
| 経理処理 | 減価償却により、耐用年数にわたって分割して費用化する | 購入時に全額を費用として計上する |
備品と消耗品では、購入後の経理処理が異なります。
消耗品の場合は「消耗品費」という勘定科目を使い、購入した年度の費用として一括で計上します。
一方、備品の場合は一度資産として帳簿に記録し、耐用年数に応じて毎年費用を計上していきます。これは「減価償却」といい、資産の価値は時間とともに減少するという考え方に基づいた会計方法です。
備品管理の4つのメリット
備品の適切な管理は、企業にとって重要な意味をもっています。
備品管理がもたらす4つのメリットについて、順番に見ていきましょう。
1. 資産の可視化
ひとつめのメリットは、会社の資産が把握できることです。
備品管理ができていれば、以下のような情報が正確に掴めるでしょう。
- 備品を購入した日時
- 備品の名称
- 備品を購入した金額
- 耐用年数
これにより、決算時の減価償却計算を正しく行えるだけでなく、会社の財政状態を正確に示した決算書を作成できます。
会社の固定資産を管理するための帳簿を「固定資産台帳」といいます。
- 固定資産台帳：固定資産について情報を詳しく管理するためのもの。取得時の状況や、減価償却の履歴、未償却額などを記載する。
減価償却の計上漏れなどを防ぎ、会計ルールに則った費用計上を行うことで、結果として正しい納税や節税にもつながるでしょう。
固定資産台帳に決まった形式はなく、ExcelやGoogleスプレッドシートなどでも管理が可能です。
2. コスト削減
ふたつめのメリットは、コストの削減です。
別部署で余っている備品を、余計に購入してしまったという状況は、備品管理ができていない会社でよく起こります。
備品をどこで使っているかを把握できていれば、使われていない備品を必要な部署へ再配置したり、全社で共有したりできます。これにより、不要な重複購入を防げるでしょう。
また、備品の購入費用だけでなく、運用中のメンテナンス費用や最終的な廃棄費用も記録しておけば、製品のサイクル全体でかかる総コストがわかります。
備品管理によって特定機種の故障率などを分析できれば、長期的に見てコストパフォーマンスに優れた製品を購入するといった、効率的な経営判断ができるようになります。使用頻度が低い備品については、購入ではなくリースやレンタルに切り替えるといった選択もできるでしょう。
備品管理はこうした目に見えないコストを削減し、社内資源を最大限に活用するためにも効果的です。
3. 業務効率化
備品管理が行われていないと、必要な備品を探す時間や在庫を確認する手間といった、むだな時間が発生するでしょう。
このような備品を探す手間も、従業員の業務時間を奪う「見えないコスト」といえます。
固定資産台帳や専用の管理システムを導入すれば、誰でも必要な備品の保管場所や現在の使用者、返却予定日などが確認できます。
また、各備品の購入日や耐用年数を把握することで、計画的な修理や買い替えの予算が組め、突然の故障による業務停止といったリスクを避けられるでしょう。
備品管理を徹底すると、こうした非効率な業務を大幅に削減できることもメリットです。
4. セキュリティ向上
現代のビジネス環境において、備品管理は情報セキュリティ対策に関しても重要な要素です。
とくにパソコンやスマートフォン、USBメモリといったIT機器には、企業の機密情報や顧客の個人情報など、外部に漏洩してはならない重要なデータが保存されています。
万が一、紛失や盗難が発生した場合でも、管理が徹底されていればなくなった機器を迅速に特定し、遠隔での端末ロックやデータ消去といった措置が可能です。また、許可されていないソフトウェアのインストールや、機器の不正な持ち出し、私的利用などを抑止する効果も期待できるでしょう。
これは、企業のコンプライアンス体制を強化することにもつながり、情報セキュリティの国際規格である「ISO 27001」の認証取得にも役立ちます。
ISO 27001について、詳しくは以下の記事で解説しています。
物理的な資産だけでなく、企業にとって重要な「情報」という資産を守るためにも、備品管理は不可欠なのです。
備品の仕訳方法
備品の仕訳例として、30万円のパソコンを購入したケースを見てみましょう。
購入時は「工具器具備品」として資産に計上します。
| 借方 | 貸方 | ||
|---|---|---|---|
| 工具器具備品 | 300,000円 | 現金 | 300,000円 |
決算時には、その年度分の価値の減少額を「減価償却費」として費用計上します。
パソコンの法定耐用年数は4年のため、定額法（毎年均等額を償却する方法）の場合、年間の減価償却費は300,000円 ÷ 4年 = 75,000円です。
減価償却には直接法と間接法がありますが、ここでは直接法で行います。
- 直接法：固定資産から直接減価償却費を差し引く
- 間接法：減価償却累計額を計上して、固定資産から差し引く
| 借方 | 貸方 | ||
|---|---|---|---|
| 減価償却費 | 75,000円 | 工具器具備品 | 75,000円 |
パソコンの仕訳方法については、以下の記事で詳しく解説しています。
消耗品の仕訳方法
消耗品の仕訳例として、100円のボールペンを10本購入した場合について見てみましょう。
購入時は全額「消耗品費」として計上します。
| 借方 | 貸方 | ||
|---|---|---|---|
| 消耗品費 | 1,000円 | 現金 | 1,000円 |
決算時、購入したボールペンが余った場合は、「貯蔵品」に振り分けます。
ボールペンを8本消費し、2本余った場合
| 借方 | 貸方 | ||
|---|---|---|---|
| 貯蔵品 | 200円 | 消耗品費 | 200円 |
購入時に「消耗品」として資産に計上し、決算時に使用分のみを「消耗品費」に振り替える形でもよいでしょう。
購入時に「消耗品」を使う場合
| 借方 | 貸方 | ||
|---|---|---|---|
| 消耗品 | 1,000円 | 現金 | 1,000円 |
決算時、消費したボールペン8本分のみ「消耗品費」に計上する
| 借方 | 貸方 | ||
|---|---|---|---|
| 消耗品費 | 800円 | 消耗品 | 800円 |
このように、10万円未満の物品は購入時に一括で経費にできるため、会計処理が非常に簡潔になります。
消耗品の仕訳について詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
備品管理の具体的な進め方【5ステップ】
備品管理をはじめるための、具体的なステップを紹介します。
順番に見ていきましょう。
1.管理対象とする備品のルールを明確にする
最初に「何を」「どこまで」管理するのか、社内ルールを策定します。
すべての物品を管理しようとすると、手間がかかりすぎてすぐに形骸化してしまうため、現実的で継続可能なルール作りが成功のポイントです。
管理対象を決めるルールとしては、「取得価額が10万円以上」「情報セキュリティに関わるすべてのIT機器」など、金額やカテゴリーで分ける方法があります。
自社の実情に合った方法で、管理する備品を決めるとよいでしょう。
ルールを策定できたら文書化し、社内で共有することが大切です。経営層の承認を得て、全社に周知徹底しましょう。
ルールの目的も合わせて説明することで、従業員の協力を得やすくなります。
2.固定資産台帳を作成する
次に、管理対象備品の情報を記録するための「固定資産台帳」を作成しましょう。
ExcelやGoogleスプレッドシートなどで作成できます。
固定資産台帳に入れる項目の例は、以下の通りです。
- 管理番号：備品を識別するための番号（例：PC-001, FUR-050）
- 品名・型番：製品ごとの名前と番号（例：「ノートパソコン」「ThinkPad X1 Carbon Gen 11」など）
- 取得日：購入した年月日
- 取得価額：購入にかかった金額
- 保管場所：「3F 営業部」「会議室A」など
- 在庫点数：自社にある数量
- 使用者：「経理部 鈴木」「営業1課」など
- ステータス：「使用中」「保管中」「修理中」「廃棄済」など
- 耐用年数：会計処理に必要な情報
- 備考：シリアル番号やリース期限など、補足情報
これらの項目を網羅した台帳を作成し、新しい備品を購入したり、保管場所や使用者が変更になったりした際には、速やかに更新する運用を徹底します。
固定資産台帳は、税法上「必ず7年（または10年）保存が必要」と規定されているわけではありません。ですが、帳簿書類の一部として、確定申告書の提出期限の翌日から7年間、会社の利益がマイナスになり欠損金の繰越控除を受ける場合は10年間の保管が必要です。
3.備品に管理ラベルを貼る
次に、固定資産台帳と現実の備品を紐づけるために、すべての管理対象備品に管理ラベルを貼り付けます。
ラベルには「管理番号」や「品名」、「管理部署」などの情報を記載しましょう。
市販のラベルシールや、テプラのようなラベルライターを使えば、簡単かつきれいに作成できます。
管理ラベルを貼ることで、誰の目にも管理されている物品であることがわかり、私物化の抑制にもなるでしょう。棚卸しの際にも、台帳との照合が簡単です。
近年では、管理番号をQRコード化してラベルに印刷し、スマートフォンで読み取るだけで台帳情報にアクセスできるような、高度な管理方法もあります。
4.棚卸しを定期的に実施する
固定資産台帳の情報を正確に保つためには、定期的な棚卸しが不可欠です。
棚卸しは、台帳のデータと実際の備品の状況を一つひとつ照合し、差異がないかを確認する作業です。
棚卸しを行うことで、以下のようなトラブルを防げます。
- 台帳に記載されているが、現物がない
- 現物はあるが、台帳に記載がない
- 保管場所や使用者が台帳と異なっている
最低でも年に1回、できれば半期に1回のペースで実施するのが望ましいです。
5.備品管理システムの導入を検討する
備品の数が増え、Excelやスプレッドシートでの手作業管理が困難になってきた場合は、備品管理システムやアプリの導入を検討するタイミングです。
クラウド型の備品管理システムには、以下のようなメリットがあります。
- アプリでQRコードを読み取るだけで、棚卸しや情報の更新が完了する
- 誰でも最新情報にアクセスでき、更新漏れがなくなる
- 共有備品の貸し出し状況を簡単に管理できる
- 減価償却計算の自動化ができる
- 税務申告に必要な帳票が出力できる
月額数千円から利用できる安価なサービスもあり、管理業務にかかる人件費や重複購入、紛失による損失を考えれば、費用対効果は非常に高いといえるでしょう。
備品に関するよくある質問
備品や消耗品の扱いに関して、よくある質問を紹介します。
Q1. パソコンとモニターをセットで15万円で購入した場合、仕訳はどうすればよいか
パソコンとモニターのように、通常セットでひとつの機能を果たすと考えられるものは、そのセットの合計金額で記帳します。
また、パソコンのような備品は、取得価額によって「一括償却資産」や「少額減価償却資産」として、通常とは異なる期間で償却することも可能です。
- 一括償却資産：取得価額が20万円未満の減価償却資産に対して利用できる方法。法定耐用年数に関係なく、3年にわたって均等償却できる。
- 少額減価償却資産：取得価額が30万円未満の減価償却資産に対して利用できる方法。一時にすべての費用を償却できる。
Q2. 個人事業主でも、備品の考え方は法人と同じか
基本的に同じです。個人事業主でも法人でも、「1年以上使用するか」「取得価額が10万円以上か」という基準で備品と消耗品を区別します。
ただし、減価償却の方法が異なります。
資産の種類にもよりますが、基本的に個人事業主は定額法、法人は定率法での減価償却となるでしょう。
償却方法の変更をしたい場合には、管轄税務署へ申請が必要です。「減価償却資産の償却方法の変更承認申請書」を新たな償却方法へ変更したい事業年度開始の日の前日までに提出し、所轄税務署長の承認が必要になります。
Q3. 使わなくなった備品を廃棄したり、売却したりするときの会計処理はどうなるのか
適切な会計処理が必要です。
廃棄する場合は、まだ帳簿価額が残っている備品分を「固定資産除却損」という特別損失の勘定科目で費用計上します。
売却して利益が出た場合は、「固定資産売却益」、損が発生した場合は「固定資産売却損」の勘定科目を使いましょう。
具体的な仕訳については、以下の記事で詳しく解説しています。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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