社員旅行を経費にする時の仕訳に使う勘定科目まとめ

レクリエーションや研修を目的とする社員旅行は、一定の条件を満たすことで経費になります。社員旅行にかかった費用は、福利厚生費などの勘定科目で仕訳するのが一般的です。他にもどのような勘定科目を使えるのか、また個人事業主も旅行を経費にできるのかについて説明します。

社員旅行を経費にできる条件

社員旅行にかかった費用は、すべて経費として計上できるとは限りません。例えば,

役員だけが参加する旅行代金は、経費として扱うことはできません。また旅行に行くか、お金を受け取るか従業員が選択できる場合も、経費として扱うことはできません。

その他にも、旅行の期間や人数、金額において国税庁で条件が定められています。社員旅行にかかった費用を経費計上することを予定している場合は、旅行の計画を立てる段階で条件に合致しているか確認するようにしましょう。

社員旅行として妥当な期間は、4泊5日以内とされています。海外に旅行する場合であれば、滞在期間が4泊5日以内が妥当です。往復の移動にかかる日数については、除外して考えることができます。

社員旅行の目的がレクリエーションではなく研修であるときは、4泊5日以内である必要はありません。研修の目的達成に必要な日数であれば、研修費として経費にすることが可能です。

レクリエーション目的の社員旅行の場合は、全体の50％以上が参加することが経費計上の条件となります。工場や支店などの単位で旅行をするときは、それぞれの単位に含まれる人数全体の50％以上の参加が経費計上の条件です。

社員旅行にかかる金額が、社会通念上、妥当とされる金額であることも経費計上の条件となります。通常の旅行と比べて少額のときは問題ありませんが、あまりにも高額な豪華旅行は経費として計上できません。

社員の慰安やレクリエーションを目的とする旅行にかかった費用は、「福利厚生費」の勘定科目を使って仕訳ができます。例えば、参加割合100％、1人あたり2万円の1泊2日の社員旅行を開催したときは、以下のように仕訳をしましょう。

借方		貸方		摘要
福利厚生費	200,000円	現金	200,000円	社員旅行(従業員10人全員が参加)

レクリエーションが目的ではあるものの、日程の中に工場見学などの研修が組み込まれているときは、研修に関しては別途「研修費」などの勘定科目で仕訳をすることが必要です。

例えば1人あたり2万円の旅行を開催し、10人の社員全員が参加した場合について考えてみましょう。そのうち研修費が1人当たり2,000円(10人で2万円)かかったときは、以下のように勘定科目ごとに仕訳ができます。

借方		貸方		摘要
福利厚生費	180,000円	現金	180,000円	社員旅行(従業員10人全員が参加)
研修費	20,000円	現金	20,000円	A工場で研修を実施

個人事業主も、旅行にかかった費用を経費にすることができます。例えば、出張などの事業関連で旅行をした場合であれば、宿泊費や交通費などを経費にすることが可能です。

従業員がいる場合には、従業員を対象とした慰安旅行にかかった費用を「福利厚生費」として経費計上できます。ただし家族を青色専従者としている場合、家族と事業主だけの旅行は家族旅行と変わらないため、経費にすることは難しいでしょう。

従業員と青色専従者、個人事業主本人が参加する旅行の場合、従業員の費用のみ福利厚生費として扱うことが一般的です。青色専従者と個人事業主にかかった旅行費用は、福利厚生費としては扱うことは基本的にはできません。

従業員の家族も参加できる旅行の場合、家族は従業員ではないため、家族の旅行費用に関しては福利厚生費として経費計上できません。家族にかかった費用は給与として扱うか、実費を従業員から徴収するようにしましょう。

社員旅行にかかった費用は「50％以上の社員が参加」し「滞在が4泊5日以内」、なおかつ社会通念上妥当な金額であれば、「福利厚生費」の勘定科目で経費として計上できます。

レクリエーション目的の社員旅行であっても、途中で研修が含まれるときは、研修にかかった費用は別途「研修費」の勘定科目で経費計上します。経費計上できる条件を理解し、旅行の日程や予算を決めるときに活かしましょう。

4泊5日以内、50％以上の社員が参加の条件を満たし、なおかつ社会通念上妥当な金額であれば、福利厚生費として経費計上することができます。詳しくはこちらをご覧ください。

原則としては福利厚生費の勘定科目で仕訳をします。ただし、研修などにかかった費用については、別途、研修費の勘定科目で仕訳をします。詳しくはこちらをご覧ください。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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