- 作成日 : 2024年12月3日
電子取引データ保存の義務化とは？改正電帳法と罰則も解説
2024年1月時点で、電子帳簿保存法の宥恕期間が終了し、電子取引書類の保存が義務化されました。一部を除く全事業者が義務化の対象となっているため、未対応の場合は速やかに体制を整える必要があります。
本記事では、電子帳簿保存法において保存が義務化される分野や、保存義務に対応しないリスクを解説します。要件対応が免除されるケースも記載したので、未対応の事業者は参考にしてみてください。
目次
【2024年改正】電子帳簿保存法で義務化された内容
2024年の電子帳簿保存法改正により、電子保存が義務化された書類と、任意対応の書類が分けられました。3つの保存区分について、対応内容を解説します。
【義務】電子取引データ保存
取引において、電子上で送付・受領した書類は、電子上での保存が必須です。このような取引を「電子取引」、取引の際に送付・受信する書類を「電子取引データ」と呼称します。
電子取引データの保存義務が科せられるのは、所得税や法人税の帳簿書類を保存する必要がある、すべての事業者です。メールやクラウドサービス、インターネット経由で取り扱ったデータは、漏れなく保存しておきましょう。
ただし、新規顧客開拓を目的とした営業資料のように、まだ取引先でない事業者から送られた資料は対象外です。
【任意】電子帳簿等保存
自社がパソコンで作成した帳簿・国税関係書類は、電子データ保存が可能です。電子上で作成した書類は、紙面に印刷せず、自社サーバーや共用パソコン内に保存できます。対応は任意であるため、自社の状況に合わせて紙面・電子上いずれかの保存を選択しましょう。
また、次の要件を満たした電子帳簿は「優良な電子帳簿」として認定されます。
- 訂正・削除履歴の保存等
- 帳簿間の相互関連性
- 検索機能の確保
優良な電子帳簿に該当した事業者は、優遇措置の適用対象です。届出書を提出することで、過少申告加算税の軽減制度を受けられます。
【任意】スキャナ保存
取引先から紙で受領した書類や、自社から紙面で郵送した書類は、電子データ化して保存できます。このような方法が「スキャナ保存」です。対応は各事業者の任意であり、強制力はありません。
スマホやスキャナで書類を読み取り、データ上に保存することで、正規の書類と同様の扱いになります。ただし、閲覧用の端末や保存時のカラーなど、保存要件に従わないと正規の書類として認められません。
電子取引データ保存義務に対応しないリスク
電子取引保存は義務化されているため、対応しない場合は罰則が科されるリスクもあります。内容は次の3つです。
電子取引の保存義務に違反すると青色申告が取り消しに
電子取引の保存義務に違反した場合「青色申告承認の取り消し」が科される可能性もあります。電子取引で授受した書類をデータ保存せず、紙面でのみ保存するのは違反です。
ただし、災害のようなやむを得ない事情があった場合は、直ちに取り消されることはありません。悪質な理由がないと判断されれば、一方的に取り消しを言い渡されるケースは少ないでしょう。
保存義務に直接関係しない罰則
追徴課税と過料の徴収に関しては、電子取引の保存義務と直接関係しません。
追徴課税が科せられるのは、電子データ上の国税関係書類で、改ざんや隠ぺいなどがあった場合です。また、重加算税の加重措置が適用されるため、罰則が通常より重くなります。通常の重加算税である、追徴課税額の35%に10%が加重される仕組みです。
また、電子帳簿等保存の要件を満たさず、かつ書類を紙面で保存しなかった場合は、会社法に違反します。100万円以下の過料が科せられるため、対応する場合は必ず要件を満たしてください。
電子取引データ保存義務への対応方法
電子取引データ保存の要件を満たすには、次の4ステップが必要です。
- 電子取引の確認
- 保存要件の把握
- 保存場所の決定
- システム・業務規程の整備
まず、自社で行っている電子取引の内容を把握し、保存すべき書類を洗い出しましょう。メールで受け取る請求書や、クラウドサービス経由でダウンロードした見積書は、電子保存の対象です。
電子保存の際は、保存要件に従って保存します。守るべき要件は「真実性」「可視性」の2つです。真実性の確保にはタイムスタンプ機能等、可視性の確保には閲覧端末や検索機能が必要になります。
保存すべき書類の内容と要件を把握したら、保存場所を決めてください。電子上の書類は、税務調査のようなタイミングで、適宜提示を求められます。書類を速やかに提示できるよう保存場所を指定しましょう。
最後に、上記のプロセスを遂行するため、自社のシステムや規程を整備してください。
義務化された電子取引データ保存に対応してリスクを避けよう
取引において、電子上でやりとりした書類は、電子データ上に保存する義務があります。一方、電子帳簿等保存やスキャナ保存は任意での対応であり、義務化されていません。対応する場合は、所定の保存要件を満たす必要があります。
電子取引データ保存に対応しない場合、義務違反として青色申告が取り消されるリスクもあります。保存要件を守り、取引書類が保存できる体制を整えましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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