- 更新日 : 2025年2月20日
修理の稟議書の書き方は？テンプレートや例文でポイントが分かる！
修理の稟議書とは、個人の権限では決められない修理に関連する事柄について、関係者から承認を得るために用意する書類のことです。本記事では、修理の稟議書の書き方、そしてレビューのポイントについて解説します。
修理の稟議書の書き方が分からない方向けに例文も一緒に取り上げるため、ぜひ最後までご覧ください。
目次
修理の稟議書を作成するケース
修理の稟議書とは、読んで字のごとく修理の依頼をするときに用意する書類のことです。修理の稟議書には、どのような修理を行い、どの程度費用がかかるのか、またどの業者に修理を依頼するかなどを記載します。
エアコンや精密機器など、個人の裁量だけでは決定できないものの修理を行う際に必要です。
稟議書の無料テンプレート
以下より無料のテンプレートをダウンロードしていただけますので、ご活用ください。
修理の稟議書の書き方
稟議書の作成経験がない場合、どのように書き進めていけばよいか迷う方は少なくありません。修理の稟議書にはある程度決まった型があり、それを守りながら書けば、ある程度体裁の整った書類を用意することは可能です。
以下では、より詳しい記載項目と修理の稟議書の作成ポイントについて解説します。
記載項目
修理の稟議書に記載する項目は、以下のとおりです。
- 件名
- 概要
- 承認を求める内容
- 目的
- メリットとデメリット
件名は、何を申請するのか端的に記載してください。分かりにくいと、稟議を後回しにされる可能性があります。
概要は件名より詳しく、かつ簡潔に記載しましょう。要約をイメージすると分かりやすいです。
内容は対象物と金額、数量などを記載してください。承認して欲しいポイントを明確にするのがポイントです。
目的は、申請の背後にある理由や狙いを記載してください。何のために申請するのか伝わるように書き、メリットとデメリットは客観的に記載することを心がけましょう。
書き方のポイント
修理の稟議書を書く際は、要点を端的にまとめることが大切です。長い文章の場合、伝えたいポイントがぶれてしまいます。結論を最初に書き、詳しい理由をあとから述べると分かりやすいです。
また、関係者にしか分からない専門用語を使用するのも避けましょう。専門用語を一般的な言葉で置き換えられない場合は、注釈をつけてください。
そして、避けられがちですが、マイナス面についてもまとめておくことも重要です。このとき、デメリットの概要を記載するだけでなく、具体的な対策まで記載すれば不安を解消できます。
修理の稟議書の例文
修理の稟議書がどうしても書けない場合は、テンプレートを参考にするのをおすすめします。以下は、修理の稟議書の例文です。
件名：オフィス用パソコンの修理依頼について
修理の必要性
当社の開発部門で使用しているオフィス用パソコン（4年前購入）が、動作不良を起こすようになりました。トラブルシューティングを試みたものの状況は改善せず、専門業者に依頼して調べてもらったところ、ハードディスクが故障していることが判明しました。このパソコンは社内システムの管理や保守のために毎日使用しているため、修理を急ぐ必要があります。
修理の緊急性
パソコンが故障したことで、社内システムの管理と保守業務に影響がでています。具体的には、予定していた資材のリリースやデータ更新ができていません。また、重要な社内データが失われるリスクもあるため、早急な修理が必要です。
修理代にかかる見積金額
修理業者に依頼した無料の見積もりによると、ハードディスクの交換とデータの復旧作業には、合計で◇万円（税込）が見込まれます。この金額には、部品代と作業費が含まれています。
修理費用は◇万円に上りますが、社内システムの管理と保守を円滑に進め、かつデータの安全性を確保するためにも、今回の修理が必要です。以上の理由により、オフィス用パソコンの修理依頼を承認していただきたく、ご検討のほどよろしくお願いします。
修理をしないことで、具体的に業務にどのような影響が出るか説明し、緊急性を伝えましょう。また、修理が必要になった経緯を記載するのも忘れないでください。
修理の稟議書のレビューポイント
審査を通過する修理の稟議書を作成するためには、承認チェックをする側がどのような点を重視しているのか知る必要があります。修理の稟議書のレビューポイントは、以下のとおりです。
現在の設備の状態と修理が必要な根拠が分かる
修理の稟議書を書く際は、設備の状態と修理が必要な根拠を明確にしましょう。曖昧な内容では、相手を納得させることはできません。場合によっては、不正を疑われる可能性すらあります。
どのような経緯で、どのような状態になったのか説明し、修理に至るまでにどのような対応を行ったかも記載しましょう。
予算が妥当である
予算が妥当であるか否かも、重要なレビューポイントです。企業の予算は、無限に湧いてくるものではありません。必要なところに、必要な分だけ金額を割り振るために稟議が行われます。
もし稟議書に記載された予算が妥当でないと判断されてしまうと、審査を通過できません。予算に説得力を持たせるためには、実際の見積もりを載せるのが有効です。
複数の業者に見積もりを依頼し、そのうちコストパフォーマンスが優れているものを採用するとよいでしょう。
購入よりも修理が適切な理由がある
なぜ修理する方がよいと判断したか、具体的な理由の有無もレビューのポイントとしてあげられます。備品が壊れた場合、壊れた備品を修理する、もしくは新しく購入するのが一般的な対応です。
修理はコストが安価で済みますが、故障を繰り返すとかえって高くつきます。一方で、購入は従業員の満足度が高まりますが、初期費用がかかるのがデメリットです。
どちらにもそれぞれメリットとデメリットが存在するため、費用の比較や専門家による故障の診断結果を報告するなどして、適切な方法を選択したと示す必要があります。
修理の稟議書の作成は要点を押さえることが大切
以上、修理の稟議書の基本情報をはじめ、作成のポイントや例文について取り上げてきました。
修理の稟議書は修理の目的、そして修理することが妥当な判断である理由を相手に伝えるために作成します。
これから修理の稟議書を作成する方は、本記事で取り上げたポイントや例文を参考に、要点を押さえた修理の稟議書の実現を目指してください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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