• 更新日 : 2024年12月24日

電子帳簿保存法の検索要件とは？不要な場合も解説

電子帳簿保存法に対応する上で、満たすべき要件のひとつに「検索要件」があります。検索要件とは、取引情報や帳簿、書類をデータ化する際に、必要な書類を発見する機能の条件です。

本記事では、電子帳簿保存法の検索要件に対応すべき分野や、対応の方法をご紹介します。

対応する必要がないケースもまとめていますので、ぜひ参考にしてみてください。

電子帳簿保存法において検索要件の指定がある分野3選

ここでは、電子帳簿保存法において検索要件が指定されている分野である「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つについて解説します。

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存において、検索要件への対応が求められるのは「過少申告加算税の軽減措置」を受ける場合に限られます。軽減措置を受けない場合は、検索要件への対応は義務化されていません。

軽減措置を受ける場合は、次の検索要件を満たして「優良帳簿」の認可を受ける必要があります。

1. 年月日・金額・取引先名の条件で検索できる
2. 検索において、取引年月日・金額の範囲を指定できる
3. 検索の際、任意の記録項目を2つ以上組み合わせられる

税務職員の要請に応じて、データを引き渡せる場合、2・3番の対応は不要です。上の条件を満たすことで、申告漏れの際に課される「過少申告加算税」を減額できます。

スキャナ保存

スキャナ保存の検索要件も、電子帳簿等保存と同じく、3項目あります。

1. 年月日・金額・取引先名の条件で検索できる
2. 検索において、取引年月日・金額の範囲を指定できる
3. 検索の際、任意の記録項目を2つ以上組み合わせられる

要件のうち、対応が義務なのは1番のみです。2番・3番は、税務職員によるデータのダウンロード要請に応じられる場合は、免除されます。

2022年1月における電子帳簿保存法の改正以前は、1〜3番すべての対応が必須でした。しかし、企業の対応が追い付かない現状を考慮して、要件が減らされています。

電子取引

電子取引の保存も「年月日・金額・取引先名の条件」の対応が義務化されています。ダウンロードの求めに応じてデータを引き渡せるなら「検索範囲指定」「2つ以上の検索指定」への対応は必要ありません。

電子帳簿保存法では従来、電子取引の内容を印刷し、紙媒体で保存することが認められていました。しかし、2022年1月の改正により、電子データで送受信した取引情報は、原則データで保存するルールに変更されています。

電子帳簿保存法に対応する必要がない場合2選

ここでは、電子取引データ保存への対応が必要ないケースについて解説します。

検索機能が不要なケース

次のケースに該当する場合、検索要件への対応が不要になります。

• 前々年（前々事業年度）の売上高が5,000万円以下（※基準期間における売上高については、消費税および地方消費税の額を除いた税抜金額で判断）
• 電子的に受け取った書類を印刷して、取引年月日や取引先ごとに整理した状態で提示、提出できる

上2つのいずれかを満たせば、検索要件を満たす必要がありません。ただし、税務職員からダウンロードの要請が来た場合、速やかに対応する必要があります。

また、閲覧用機器の設置や、タイムスタンプの付加などの対応は必須です。紙媒体で資料を保管してあるからといって、元データを破棄しないよう注意しましょう。

すべての要件対応が不要なケース

次の条件に該当する企業は、電子帳簿保存法における、すべての要件対応が不要です。

• 所轄税務署長が、要件を満たす形での電子取引データの保存ができない相当の理由があると認める（事前申請不要）
• 税務調査などの際、電子データのダウンロードの求めと、データを印刷した書面の提示および提出の求めにそれぞれ応じられる

文面中の「相当の理由」とは、電子データの管理要員不足や、システム選定の対応が遅れているなどが考えられます。

電子帳簿保存法の検索要件を満たす3つのポイント

電子帳簿保存法の検索要件は、次の3つです。

1. 年月日・金額・取引先名の条件で検索できる
2. 検索において、取引年月日・金額の範囲を指定できる
3. 検索の際、任意の記録項目を2つ以上組み合わせられる

上記の検索要件を満たす対応について解説します。

会計システム・その他管理システムを導入する

電子帳簿保存法に対応する、もっとも簡単な方法が、会計システムのようなクラウド製品等の導入です。検索要件に限らず、電子帳簿保存法の要件を自動で満たしてくれるため、導入や確認の工数を削減できるでしょう。

システム選定の際は、次のポイントに着目してください。

• 「JIIMA認証」の有無
• 扱えるデータの種類
• 口座・クレジットカードとの連携
• 作成できる書類の種類
• タイムスタンプ付与機能の有無

「JIIMA認証」とは、公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会が管理する認証制度です。認証を取得した製品は、電子帳簿保存法の要件を満たせることが確認されています。

ファイル・フォルダの管理ルールを決める

システムを導入しない場合は、必要なファイルを速やかに発見できるよう、管理ルールを制定しましょう。管理の方法は、たとえば次のような内容が考えられます。

• ファイル名に日時・取引先名称・金額を入れる
• 取引相手ごとにフォルダを作成する
• 事務処理規程を策定する

社内で管理ルールが統一されていないと、検索性を確保できません。ファイル管理マニュアルを作成したり、社員教育を行ったりして、社内にルールを周知する必要があります。

表計算ソフトを利用する

データを手動で管理する場合、Excelのような表計算ソフトを用いて、索引簿を作るのがおすすめです。次の項目に沿って作成すると、内容の視認性が増し、検索性の向上が期待できます。

• ファイルに連番を振る
• 日付・金額・取引先の名称・種別を一覧で表示する
• フォーマットを工夫し、印刷時の外見を整える

上記の内容に従うことで、視認性の高い索引簿を作れるでしょう。しかし、件数が増えるとファイルが重くなるため、適宜ファイルを分けることも必要です。また、誤操作によるフォーマットの崩れが起きないよう、操作マニュアルを作りましょう。

電子帳簿保存法の検索要件に対応するため、会計システムを導入しよう

電子帳簿保存法における検索要件は、次の3つです。

1. 年月日・金額・取引先名の条件で検索できる
2. 検索において、取引年月日・金額の範囲を指定できる
3. 検索の際、任意の記録項目を2つ以上組み合わせられる

対応すべき要件は、分野によって異なります。対応を進める分野ごとに、抑えるべきポイントを把握しておきましょう。

検索要件に対応する方法のうち、もっとも費用対効果が高いのは、会計システムなどのクラウド製品等を導入することです。システムの導入により、電子帳簿保存法の内容が変更されても、自動で対応できます。制度の内容は、今後意図しない方向に変更される恐れもあるため、対応に工数をかけたくない方は導入を検討してみましょう。

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