• 更新日 : 2024年11月5日

電子帳簿保存法における取引年月日とは？概要やケーススタディを紹介

「電子帳簿保存法における取引年月日とは、どの日付を指すのだろうか」と悩んでいませんか？書類を発行・送付するときは、データの送信日や取引が成立した日などがあり、結局どの日にちが取引年月日なのかわからない場合もあるでしょう。

本記事では、電子帳簿保存法における取引年月日の定義を紹介します。記事を最後まで読めば、各書類の取引年月日を正しく認識できるようになります。

電子帳簿保存法における取引年月日とは？

電子帳簿保存法における取引年月日とは、見積書や請求書などの国税関係書類に記載すべき日付のことを指します。

以下のような日付は、取引年月日の対象です。

• 見積書を発行した日
• 注文書を発行した日
• 請求書を発行した日

受発注が成立した日や、書類を送受信した日は取引年月日ではありません。

参照：電子帳簿保存法Q&A｜JIIMA 公式サイト

関連記事：電子帳簿保存法とは？2024年からの改正内容・対象書類を簡単に解説

取引年月日を認識するためのケーススタディ

取引年月日を認識するために、実際の取引事例をもとに確認してみましょう。

以下3つのケーススタディを参考にし、誤認識のないようにしてください。

• 事例①見積書における取引年月日
• 事例②注文書における取引年月日
• 事例③請求書における取引年月日

事例①見積書における取引年月日

見積書で取引年月日を認識する際のケーススタディを確認してみましょう。

以下の条件でシミュレーションをします。

• A社とのやりとりが始まった日：2024年10月1日
• 見積書を発行した日：2024年10月5日
• メール送信日：2024年10月6日

上記の条件であれば、取引年月日（見積年月日）は2024年10月5日です。

引用：軽減税率対応の見積書テンプレート_シンプル_05｜マネーフォワード

画像にある見積書の中では、「見積日」と記載されている部分が取引年月日に該当します。

事例②注文書における取引年月日

注文書を作成する場合も、注文書を発行した日が取引年月日に該当します。

以下の条件でシミュレーションしてみましょう。

• A社とのやりとりが始まった日：2024年11月1日
• 注文書を発行した日：2024年11月5日
• 注文書をA社が受領した日：2024年11月6日

上記の条件であれば、2024年11月5日が取引年月日（注文年月日）にあたります。

引用：発注書｜マネーフォワード

画像のように発注書（注文書）を作成する場合は、「発注日」と記載している部分が取引年月日です。

事例③請求書における取引年月日

請求書もこれまでと同様で、取引年月日は請求書を発行した日となります。

以下の条件でシミュレーションを実施してみましょう。

• A社に成果物を納品・検収完了した日：2024年12月1日
• 請求書を発行した日：2024年12月5日
• 注文書送信日・A社が受領した日：2024年12月6日

上記の条件であれば、取引年月日（請求年月日）は2024年12月5日です。

引用：インボイス制度に対応した適格請求書のエクセルテンプレート｜マネーフォワード

画像のように請求書を作成する場合だと、「請求日」と記載されている部分が取引年月日にあたります。

関連記事：請求書を送信する際のファイル名は？電子帳簿保存法の検索要件も解説

電子帳簿や領収書に取引年月日を記録する際の注意点

電子帳簿保存法のもとで電子データを保存する際は、「真実性の確保」と「可視性の確保」が必要です。

ファイルの保存や取引関係書類を作成する際に誤りのないよう、注意点をおさえましょう。

ここでは、取引年月日を記載する際の注意点を3つ紹介します。

• 注意点①訂正・削除をした場合は訂正前の内容を確認できるようにする
• 注意点②ファイル名に取引年月日を記載する
• 注意点③取引年月日の和暦・西暦を統一する

注意点①訂正・削除をした場合は訂正前の内容を確認できるようにする

取引関係書類で訂正があった場合は、その事実がわかるようにしましょう。

電子帳簿保存法の「真実性の確保」の要件で、訂正・削除の事実が確認できるようにすることと定められています。

以下の表を参考に、データ保存の要件を確認してください。

例えば履歴が残るシステムを導入したり、訂正・削除ができないシステムを導入したりするなどの対処法があります。

表内の①〜④いずれかの要件を満たせば真実性の確保は担保されるので、対応できない場合は別の要件を満たす形で対処してください。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

注意点②ファイル名に取引年月日を記載する

データを保存する際は、ファイル名に取引年月日を記載しておきましょう。

以下の表にある要件を満たすために、検索機能を確保する必要があります。

システムで管理する場合は、システムの管理機能で可視性を確保できるため、ファイル名は社内で統一してあれば問題ありません。

しかし、システムを使わずにファイル名で可視性を確保する場合は、以下の内容を記載する必要があります。

• 取引年月日
• 取引先
• 取引金額

例えば「20241011_〇〇社_100000」のように記載し、取引年月日などで検索できるような形にします。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

注意点③取引年月日の和暦・西暦を統一する

ファイル名や書類に記載する取引年月日は、和暦・西暦を統一しましょう。

表記揺れをしていると、取引年月日で検索するときに表示されない可能性があるためです。

また、請求書や見積書をクライアントに送付する際の体裁を揃えるためにも、和暦・西暦どちらかに統一してください。

こだわりのない方は、元号が変わっても数字がリセットされない西暦での統一がおすすめです。

また1月1日を「0101」と表記するときなど、一桁の月日の表記もファイル全体で統一しましょう。

電子帳簿保存法に適応した取引年月日の概要を理解しよう！

本記事では、取引年月日とはどの日付を指すのか解説し、電子帳簿保存法に適応した記載方法も紹介しました。

取引年月日とは、見積書や請求書を発行した日のような「国税関係書類に記載すべき日付」のことを指します。

契約が成立した日や書類に関するメールを送受信した日ではないため、定義を誤認しないように注意してください。

また電子帳簿や領収書などに取引年月日を記載する際は、表記を統一しつつ、保存の要件を満たした状態での保管が必要です。

取引年月日に関する情報をおさえて、正しい形でデータを管理しましょう。

• 監修：マネーフォワード クラウド会計

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