作成日 : 2024年5月30日

【建設業向け】領収書の書き方パーフェクトガイド

領収書を書く際は、どのような項目を記載すべきか正確に把握してから作成しましょう。この記事では、一人親方や工務店のバックオフィス担当者が日々の業務で直面する「領収書の書き方」について、分かりやすく解説しています。領収書に含めるべき情報の概要から、それぞれの記載方法までおさえておきましょう。

建設業者が知っておきたい領収書の書き方
消印の施し方
- 発行者の書き方と記入例
- 金額の内訳を記載する場合と記入例
領収書とレシートの違いは？
領収書を発行するタイミング
領収書エクセルテンプレートを無料でダウンロード
領収書を作成する際に注意すべきポイント
インボイス対応の領収書が必要な場合
領収書を受け取る際の注意点

建設業者が知っておきたい領収書の書き方

領収書は法的に書式が定められているわけではなく、発行者が自由にデザインして構いません。ただし、税務上の証憑書類として認められるには、下記のような項目を正確に記載する必要があります。

発行日
宛名
金額
但し書き
内訳
発行者情報
収入印紙（必要な場合）

以上を含め、領収書に記載する項目と、それぞれの書き方を詳しく見ていきましょう。

タイトルの書き方

領収書の上部には、その書類が何であるかを明確に示すためのタイトルを記載します。領収書を発行する際には、書類の最上部に「領収書」と大きくはっきりと記載することが基本です。
タイトルを記載する際は、下記を意識すると良いでしょう。

文字の大きさ：他の文字よりも大きく、目立つようにします。
位置：書類の中央または上部に配置します。
フォント：読みやすい標準的なフォントを使用します。

領収書のタイトルは、シンプルであることが重要ですが、発行する企業や団体によっては、ロゴやデザイン要素を加えることもあります。しかし、その際も「領収書」という文字がはっきりと識別できるようにする必要があります。

日付の書き方と記入例

領収書における日付の記載は、取引が行われた日を正確に示すために不可欠です。日付の書き方には特定のルールがあり、これに従うことで、領収書の正確性と信頼性を保証します。
領収書に日付を記載する際は、下記の点を意識すると良いでしょう。

フォーマット：日付は年月日の順番で記載し、年は西暦か和暦で表記します。例えば「2024年2月7日」「令和6年2月7日」という形式が一般的です。
位置：日付は領収書の上部、タイトルの下や右上などに記載します。

日付の記載は、領収書を発行する日を正確に反映する必要があります。取引日と異なる場合は、取引日も明記するとより詳細な情報提供が可能です。領収書を電子的に発行する場合でも、日付の記載ルールは変わりません。デジタル形式であっても、日付は正確に入力しましょう。

金額の書き方と記入例

領収書における金額の記載は、取引内容を明確に示すための最も重要な部分の一つです。金額を明瞭に表示することで、取引の正確性が保証され、双方の誤解を避けることができます。
領収書に金額を書く際は、下記のポイントに注意すると良いでしょう。

明確性：金額は読み間違えのないように、アラビア数字を用いて明確に記載します。
単位：日本国内での取引では、「円」という単位を使用し、金額の後に必ず「円」を記載します。
区切り：金額が1,000円以上の場合は、3桁ごとにカンマを入れることで読みやすくします（例: 1,000円、10,000円）。
消費税：取引に消費税が含まれる場合は、税込みの金額を記載します。また、可能であれば消費税額も別途明記するとより詳細です。

消費税が適用される取引の場合、領収書には消費税額を明記することが推奨されます。これにより、取引内容がより透明になり、後日の確認作業も容易になります。

金額は取引が完了した実際の額を記載し、後から変更することは避けるべきです。誤りがあった場合は、新たに正しい領収書を発行しましょう。大きな金額を記載する場合でも、数字を正確に、かつ明瞭に書くことが重要です。不鮮明な記載はトラブルの原因になり得ます。

但し書きの書き方と記入例

領収書における但し書きは、支払われた金額の目的や詳細を説明するために重要な部分です。但し書きを適切に記入することで、取引の内容が明確になり、後日の確認作業や会計処理がスムーズに行われます。

但し書きを記載する際は、下記のポイントを意識すると良いでしょう。

明確性：支払いの目的や内容が一目でわかるように、具体的かつ簡潔に記述します。
位置：金額の記載の下または近くに配置します。

例えば、「但し、商品代金として」などと記載します。商品購入の際には、具体的な商品名やサービス内容を記載すると更に明確になります。

但し書きは取引の内容を正確に反映させるため、不要な情報は省略し、必要な情報のみを記載することが重要です。複数の目的で支払いが行われる場合は、それぞれの内容を簡潔に列挙すると良いでしょう。

また、法人間の取引では、但し書きの内容が契約書や発注書と一致していることを確認することが重要です。

宛名の書き方と記入例

領収書における宛名の記載は、その領収書が誰に対して発行されたのかを示す重要な部分です。正確な宛名を記載することで、領収書の正当性が保証され、取引の透明性が確保されます。
領収書に宛名を記載する際は、下記のポイントを意識しましょう。

正確性：宛名は、支払いを行った個人または法人の正式名称を使用して記載します。
位置：宛名は領収書の上部、但し書きの上または直下に配置するのが一般的です。
表記：法人名の場合は、会社名や団体名の後に「御中」を付けることが標準的です。個人名の場合は、氏名の後に「様」を付けることで敬意を表します。

領収書の宛名は、対象が法人か個人かによって異なる敬称を用います。法人宛ての場合は「御中」を、個人宛ての場合は「様」を使用することが一般的です。

宛名は、支払いを行った正確な名前を使用することが重要です。特に法人名には様々な表記方法があるため、契約書や発注書などの公式文書に記載されている名称を確認してください。曖昧な表記や略称は避け、公式な名称を用いることで、領収書の信頼性を高めることができます。

収入印紙の書き方と記入例

領収書において、一定額以上の金額を扱う際には収入印紙を貼付し、適切な消印を施すことが法律で定められています。収入印紙は、取引の正式性や合法性を示すために重要な役割を果たします。

収入印紙を貼付ける際は、下記の点を意識しましょう。

位置：収入印紙は、領収書の右上または金額の近くの目立つ場所に貼付けます。
方法：印紙を領収書に直接貼り、印紙が動かないようにしっかりと圧着させます。

消印の施し方

なお、収入印紙には消印を施す必要があります。消印には、専用の消印ハンコまたは筆記用具を使用します。
収入印紙の中央部分に発行日または発行者の名称、もしくはその両方を記入し、印紙を使用したことを示します。例えば「令和6年2月7日」または「山田太郎」といった形で、収入印紙上に記入します。

なお、収入印紙が必要となる金額は法律によって定められており、変更されることがあります。具体的な金額については、最新の法律や国税庁または管轄税務署の公式情報を参照してください。収入印紙を使用する際は、その使用が必要な取引かどうかを確認し、必要な場合のみ貼付けを行いましょう。

発行者の書き方と記入例

領収書を発行する際には、発行者の情報を正確に記載することが重要です。これにより、領収書が誰によって発行されたのかが明確になり、取引の信頼性が向上します。
発行者の情報を領収書に記載する際は、下記のポイントを意識しましょう。

正式名称の使用：発行者の名称は、法人の場合は登記上の正式名称を、個人事業主の場合は届け出た氏名を使用します。
住所の記載：発行者の住所を明確に記載します。法人の場合は事業所の所在地、個人の場合は登記されている住所を使用します。
連絡先の追加：連絡が取れる電話番号やメールアドレスを記載することで、受領者からの問い合わせに対応しやすくなります。

領収書のどの部分に発行者情報を配置するかは、書式によって異なる場合がありますが、一般的には領収書の下部に記載します。明確に分かりやすい位置に記載することが重要です。

発行者情報は領収書の正当性を保証するためのものです。すべての情報を正確に、かつ読みやすい字で記載してください。法人の場合、代表者名を記載する場合もありますが、必ずしも必要ではありません。代表者を記載する場合も、会社名は略さずに正式名称を使用してください。

金額の内訳を記載する場合と記入例

領収書に金額の内訳を記載することは、取引の透明性を高め、受領者が支払いの詳細を正確に理解するのを助けます。特に、複数のサービスや商品に関連する支払いが含まれる場合、内訳を明確にすることが重要です。

金額の内訳を記載する際に意識したいのは、下記のポイントです。

明確性と具体性：各項目を明確に区別し、具体的なサービスや商品名を記載します。
単価と数量：可能な場合は、各項目の単価と数量も併記し、最終的な合計金額がどのように計算されたかを示します。
小計と総計：各項目の小計を示した後、最後に全項目の総計を記載します。

例として、ある建設業の領収書での記入例を想定します。

材料費：

・鉄鋼材 10,000円（2,000円 × 5個）
・木材 15,000円（3,000円 × 5本）

労務費：25,000円
運搬費：5,000円
合計：55,000円

金額の内訳を記載する際は、受領者が一目で理解できるよう、各項目を明確に区切り、必要な情報をすべて記載することが重要です。これにより、後日の照会や確認作業がスムーズに行えます。また、金額の内訳を記載する際は、合計金額と内訳の合計が一致するように注意してください。不一致がある場合、領収書の信頼性が損なわれる可能性があります。

なお、内訳を記載するスペースが限られている場合は、最も重要な項目を優先して記載し、詳細な内訳は別紙に記載することを検討してください。

領収書とレシートの違いは？

領収書とレシートは日常生活やビジネスシーンで頻繁に使用される文書ですが、その目的と役割には重要な違いがあります。ここでは、領収書とレシートの主な違いを紹介します。

使用される場面の違い

領収書は、ビジネス取引や個人間の大きな金銭の移動があった際に、支払いの証拠として発行されます。例えば、契約に基づくサービス料の支払い、賃貸の家賃の支払いなどが該当します。
レシートは、日常の買い物やサービスの利用時に自動的に発行されることが一般的で、消費者が購入した記録を残す目的で使用されます。

用途と目的の違い

領収書は、金銭が支払われたことを証明する公式な文書です。主にビジネス取引や個人間での大きな取引において、支払いの確認として発行されます。
レシートは、商品やサービスが購入された際に、販売者から購入者に提供される証明書です。レシートには、購入された商品やサービスの詳細、価格、購入日時などが記載されています。

法的効力の違い

領収書は、契約や取引が完了し、金銭の支払いが完了したことを証明するための法的な効力を持つ文書です。税務上の証拠としても使用されます。
レシートは、消費者が購入した事実を示す証明書であり、主に購入者が商品やサービスを受け取ったことを示すために使用されます。レシートも税務上の証拠として利用できますが、領収書ほどの法的効力はありません。

形式と内容の違い

領収書は、支払いを受けた側が発行者の情報、受取人（宛名）、金額、支払いの目的や日付などを明記して発行します。必要に応じて収入印紙を貼付することがあります。
レシートは、販売者が自動的に生成することが多く、購入した商品やサービスの詳細、価格、消費税額、購入日時などが詳細に記載されています。

領収書とレシートは、どちらも金銭的な取引が行われたことを示す文書ですが、その目的、内容、法的な効力には明確な違いがあります。適切な文書を適切な場面で使用することが、取引の透明性と信頼性を保つ上で非常に重要です。

領収書を発行するタイミング

領収書の発行が必要かどうかは、取引の性質、金額の大きさ、双方の合意などに基づいて判断されます。特にビジネス取引においては、取引の正式性や税務上の要件を満たすために、領収書の発行が必要とされるケースが多いです。個人間取引や小規模な取引では、双方の合意により領収書の発行を省略することが可能です。

ここでは、領収書が必要になるケースと、領収書を発行しなくてもよいケースをそれぞれ見ていきましょう。

領収書が必要になるケース

領収書は、金銭の支払いが行われたことを証明する公式な文書です。ビジネス取引から個人間の取引まで、様々なシーンで領収書の発行が必要とされます。
ビジネス上の取引においては、法人間の取引で商品やサービスの購入代金を支払った場合、取引の証明として領収書が必要です。コンサルティング料、デザイン作成費、外注費など、業務委託に対する支払いにも領収書が必要となります。

また、法人で働く個人が出張費用や交通費などを立て替えた場合、経費精算の際に領収書を提出する必要があります。

一人親方も、経費計上や医療費控除、寄付金控除など、税務上の控除を申請する際に、支払いの証明として領収書の保管が求められます。特殊なケースとして、法的な紛争が解決した際に支払われる損害賠償や和解金についても、領収書が発行されることがあります。

領収書を発行しなくても良いケース

領収書は、金銭の支払いを証明する重要な文書ですが、すべての場合において必ず必要というわけではありません。
例えば法人間取引で、正式な請求書が発行され、後日支払いが行われる場合、支払い時に改めて領収書を発行しないこともあります。この場合、請求書と支払いの確認が取引の証明となります。

また、オンラインでのサービス利用やデジタルコンテンツの購入では、電子メールでの受領確認やオンライン上での取引履歴が、実質的な領収証として機能するため、別途領収書の発行が不要となる場合があります。

なお、小売店や飲食店などでの購入では、レシートが販売証明として機能し、税務上の経費計上などに使用できるため、領収書の発行を求めないこともあります。

領収書の発行を要求するタイミング

領収書の発行を要求するタイミングは、支払いが完了した直後が一般的です。取引の両当事者が合意の上で支払いを確認し、その場で領収書を発行することで、後日のトラブルを避けることができます。

領収書は、金銭的な取引が行われたことの証明書として、また法的な証拠としても重要な役割を果たします。上記のケースでは特に、正式な領収書の発行が求められることが多いため、取引の際には適切な発行と保管が必要となります。

領収書エクセルテンプレートを無料でダウンロード

領収書の作成には、正確さと効率性が求められます。エクセルテンプレートを使用すると、領収書の作成を効率化でき、計算ミスや記入漏れなどのヒューマンエラーを減らせます。
下記リンクから、領収書のエクセルテンプレートを無料でダウンロードできます。

▶領収書のエクセルテンプレート⇒

テンプレートをダウンロードした後、自社や個人事業のロゴ、連絡先情報などを追加することで、カスタマイズすることが可能です。必要に応じて、テンプレートを調整しましょう。

領収書を作成する際に注意すべきポイント

領収書は、金銭の支払いを証明するための重要な文書です。そのため、領収書を作成する際にはいくつかの重要なポイントに注意する必要があります。以下では、領収書作成時の注意点を詳しく解説します。

金額や宛名、日付は正確に記載する

支払われた正確な金額を記載し、計算ミスに注意しましょう。また、宛名には支払いを行った個人または法人の正式名称を使用して記載します。不明瞭な宛名は、後々のトラブルの原因となることがあります。

また、支払いが行われた正確な日付も、明確に記載します。

宛名や金額だけでなく、領収書を発行する個人または法人の名前、住所、連絡先などの情報も誤りなく記載します。これにより、後からでも発行者に連絡を取ることができます。

支払いの目的の記載

支払いの目的を具体的に記載することで、その領収書が何のためのものかを明確にします。この部分は、後々の確認作業で非常に重要となります。

収入印紙の適切な使用

一定額以上の金額の領収書には、収入印紙を貼り、適切に消印を施す必要があります。この手続きを怠ると、領収書の法的効力が損なわれる可能性があります。

フォーマットの一貫性

領収書を作成する際は、フォーマットを一貫させることで、事業者としてプロフェッショナルな印象を与えることができます。エクセルテンプレートの使用などが効果的です。

インボイス対応の領収書が必要な場合

2023年10月から始まったインボイス制度（適格請求書等保存方式）により、インボイスに対応した領収書を発行する必要が生じる場合があります。

インボイスに対応した領収書を発行する必要があるのは、次の2つの条件を満たしている場合です。

領収書を発行する事業者が適格請求書発行事業者登録を行っている
取引相手に渡した納品書、請求書がインボイス対応していない

取引相手との証憑のやりとりにおいて、納品書、請求書、領収書の3つのいずれか1つでもインボイス対応をしていれば、適格請求書等の書類として使用できます。
もし、取引相手との仕事のやりとりにおいて発行した納品書と請求書のいずれともインボイス対応がなされていない場合、領収書でインボイス制度の条件を満たす項目を記載しなければなりません。

インボイスに対応した適格請求書等に記載が必要な項目は以下のとおりです。

通常の領収書に記載する項目
登録番号
税率ごとに区分して合計した本体価格と適用税率
税率ごとに区分した消費税額

税率ごとの区分は、一般の消費税率10％と軽減税率8%を分けて記載することを意味します。建設業界においては食料品の売買を事業として行うことはほぼないはずなので、税率は10%のみと考えていいでしょう。

ただし、一般的には請求書をインボイス対応の書類として発行するケースがほとんどであるため、領収書をインボイス対応にする必要があるのは例外といえます。多くの事業者が行っているように、請求書の発行段階で登録番号などの必須記載項目を記しておくようにしましょう。

領収書を受け取る際の注意点

領収書を受け取る際も、領収書を発行する際と同じく記載内容の正確性や収入印紙の適切な使用などをよく確認するようにしましょう。
受取時特有のポイントとして、領収書の保存と管理が挙げられます。受け取った領収書は、領収書は、税務申告や将来的な確認のために、適切に保管しておくことが重要です。
領収書は、金銭取引の証拠としてだけでなく、税務申告の際にも重要な役割を果たします。正確な記載と適切な保管に注意を払うことで、将来的なトラブルを避けることができます。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。