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  • 作成日 : 2024年6月21日

納品書とは？必要な項目や書き方、発行タイミングまでテンプレートつきで紹介

納品書は、商品やサービスの提供が完了したことを証明する重要な書類です。販売者が作成し、購入者に送付することで、取引内容や金額、支払い条件などを明確に伝達します。
この記事では、納品書の定義や役割、必要な項目などについて、テンプレートをもとに詳しく解説します。

納品書とは

納品書は、商品やサービスが提供された証明として発行される文書です。これにより取引の内容を明確化し、取引当事者間の権利と義務が保証されるため、ビジネス取引において非常に重要な役割を果たします。

納品書の基本的な目的

  • 取引内容の確認：受け渡した日付、提供した商品やサービスの種類、数量を明記し、納品を証明します。
  • 法的証明書としての機能：取引に関する紛争が発生した際に、何がいつ提供されたかを証明する証拠として機能します。
  • 経理処理の基礎：支払処理や財務諸表の作成時に、重要な情報源となります。
  • 税務処理の支援：購入した商品や利用したサービスに関する税務申告の際に、必要な購買証明文書として使用されます。

納品書の種類

  • 簡易納品書：主に小規模な取引に使用され、取引の基本的な情報（商品名と数量）のみを含む短形式の納品書です。
  • 詳細納品書：商品やサービスの詳細、単価や合計金額、支払条件等が詳細に記載されており、大規模な取引やより複雑なサービス提供に適しています。

電子納品書と紙の納品書

デジタル化の進行により、電子納品書の使用が増加しています。これには、即時送信の可能性、紙使用の削減など環境面での利点があります。一方で、紙の納品書は法的な理由やトレード慣行により、特定の業界では引き続き使用されています。

電子納品書の具体的な利点

  • 迅速な取引処理：電子納品書はオンラインで即座に送信・受領が可能です。これにより、取引プロセスの時間短縮が可能になります。
  • コスト削減：印刷、郵送、保管にかかるコストが削減されます。
  • 環境への配慮：紙の消費を抑えることで、企業の環境負担を軽減できます。
  • データ管理の容易さ：電子データとして管理することで、検索や整理が容易になり、データの正確性が向上します。

紙の納品書を用いる場合の特例

特定の業界、例えば建設業や自動車販売、医療機器供給など、特定の規制や取引条件が存在する場合は、紙の納品書を使用することが一般的です。このような場合、電子納品書が法的に認められていないか、またはその形式が取引の標準であるためです。

建設業界で納品書の発行をするタイミング

建設業界において、納品書の発行タイミングはプロジェクトの進行状況に大きく依存します。適切なタイミングで納品書を発行することは、業務の効率化だけでなく、取引の透明性を保つ上でも非常に重要です。

プロジェクト初期の納品

プロジェクトの初期段階で基礎工事が完了した際には、これを示す納品書を発行します。この文書により、工事の初期段階が予定通り完了したことをクライアントに明示し、後続の工程への信頼を築きます。

具体的なタイミングと内容

  • 地盤改良完了後：地盤強化の検証データと共に
  • 基礎鉄骨の設置完了時：設置位置と精度の検証レポートを添えて

中間納品時の発行

プロジェクトが大規模である場合、特定の節目ごとに中間納品の納品書を発行します。これにより、進捗具体性を保ちつつ、プロジェクト全体の管理とクライアントとのコミュニケーションがスムーズに行えます。

中間納品の例

  • 構造体の主要部分完成時：安全検査結果と共に納品書を提供
  • 設備導入完了後：機能テスト結果と保証期間の明記

最終納品と完了報告

全ての工事が完了した後には、最終納品の納品書を発行します。この文書は、プロジェクトが全工程を終え、すべての作業が完了したことを正式に示すもので、クライアントへの最終報告としても機能します。

最終納品書の内容

  • 詳細な作業報告：各工程の完了状況、使用材料の詳細
  • 最終検査の結果：安全性と機能性が保証された検証書類

重要性と効果

正確で透明な納品書の発行により、クライアントとの信頼関係が強化され、未来のビジネス機会へとつながる可能性が高まります。また、内部管理の精度も向上し、トラブル発生時の迅速な対応が可能となります。

納品書のテンプレート

納品書の発行が必要な場合は、テンプレートをもとにすると効率的に作成できます。マネーフォワードでは税理士が監修した納品書テンプレートを無料で提供していますので、下記ページからダウンロードして活用ください。

納品書に記載すべき項目

納品書には、取引の正確性を保証し、法的トラブルを避けるために記載すべき多くの重要な項目があります。ここでは、その基本的な項目に加えて、各項目がなぜ重要であるか、具体的な記載例と共に詳しく解説します。

基本情報

  • 納品日：商品が交付された日付。例：2023年12月1日
  • 納品書番号：書類を特定し追跡するための一意の番号。例：ND1234567
  • 発行日：納品書が発行された日。この日付は文書の正式な有効開始日とされることが多いです。例：2023年12月1日

取引先情報

  • 会社名または個人名：商品を受け取る会社または個人の名前。法的有効性を高めるため正式な名称を使用します。
  • 住所：取引先の正式な住所。配送ドキュメントや法的書類に一致させる必要があります。
  • 担当者名：取引の連絡先となる担当者の名前。取引をスムーズに進めるため、直接的なコミュニケーションが求められる場合に重要です。
  • 電話番号：取引先の連絡先電話番号。問題発生時の迅速な対応を可能にします。

商品情報

  • 商品名：納品される商品の正確な名称。誤解を避けるため、製品カタログや公式リストと一致させるべきです。
  • 数量：各商品の数量。納品内容の確認を容易にし、在庫管理を効率化します。
  • 単価：商品一つあたりの価格。明確な価格設定は取引の透明性を保ちます。
  • 金額：数量と単価を掛けた合計金額。計算ミスを避けるため、自動計算機能付きのテンプレートの利用が推奨されます。

追加情報

  • 支払条件：支払いの条件や期限などを明記します。例：「30日以内に全額支払い」等。
  • 備考：特記事項やその他のコメント。配送上の注意や、特殊な取引条件を記載する場がここです。

合計金額

商品情報に基づく全ての金額の合計を示します。税込か税抜かの表示もここで明確にします。合計金額が明確であれば、双方の会計処理が正確かつ迅速に行えます。

署名または押印

担当者の署名または会社印をもって、文書の法的有効性が確保されます。これにより、文書に対する信頼性が高まり、必要に応じて法的に有効な証明書類として機能します。

納品書を作成する際に気をつけるべきポイント

正確な情報の記載を確認

納品書を作成する際には、特に商品名、数量、単価、合計金額などの基本的な情報に誤りがないよう厳重にチェックする必要があります。誤った情報が記載されていると、会計上の問題を引き起こす可能性があり、ビジネス関係での信用失墜につながりかねません。

具体的なチェックポイント

  • 商品名：似た名称がある商品の場合、正しいものを選んでいるか再確認。
  • 数量：送り状や注文書と数量が一致しているか確認。
  • 単価と合計金額：計算間違いがないか、特に税込み価格が適切に計算されているかチェック。

フォーマットの統一

納品書のフォーマットは、ビジネス間のコミュニケーションを明確にし、ミスを減少させるため統一されたものを使用することが望ましいです。同じフォーマットを用いることにより、受け取る側の処理の効率化を図れ、迅速な取引が可能になります。

法的要件の遵守

納品書は取引の正式な証明となる重要な書類です。法律や規制に従い、必要な情報を正確に記載することが求められます。

特に消費税率は適用される税率が最新のものか確認するようにしましょう。

納品書の保存

正確な財務記録を維持するためにも、納品書の適切な保存が必要です。電子的または物理的な形式での保存が考えられますが、いずれの方法も安全かつアクセス可能な状態を保つことが重要です。

電子納品書の利用

技術の進展により、納品書のデジタル化が進んでおり、電子納品書の利用が推奨されます。これには管理が容易なこと、コストの削済、さらには環境負担の減少などの利点があります。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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