更新日 : 2024年8月13日

発注内示書とは？作成するメリットや書き方、注意点を解説

建設業における発注内示書は、発注書を送付する前に建設工事の発注を予定していることを伝えるための書類です。

この記事では、建設業における発注内示書の概念や書き方、さらに実務上のポイントについて詳しく解説します。

内示書とは？
建設業の発注内示書とは？
- 発注内示書の法的効力
- 発注書との違い
発注内示書を作成するメリット
- 発注側のメリット
- 受注側のメリット
発注内示書の書き方や例文、注意点
- 発注内示書の必要項目
- 発注内示書を作成する際の注意点
発注内示書に関するよくある質問

内示書とは？

内示書とは、発注者が正式な注文書を発行する前に、どのような内容で依頼するかを受注者側に事前に知らせるための書類です。これにより、「このくらいの発注を予定している」という情報をあらかじめ伝えることができます。

内示書があると受注者側は事前に内容を確認できるため、事前準備のスケジュールも立てやすく、双方の認識のズレも防げるでしょう。

建設業の発注内示書とは？

建設業における発注内示書は、主に元請会社が下請会社に対して、建設工事の発注を予定している旨を伝えるための書類です。この書類は、正式な契約が結ばれる前の段階で作成・提出されます。

発注内示書の法的効力

建設業で広く使用される発注内示書は、正式な契約書とは異なり、必ずしも法的効力を持つ文書ではありません。

しかし、取引の前段階での合意を示すものであり、その内容に基づいて相手方が準備を進めることが多いため、事実上の合意として取り扱われることがあります。もし、内示を取り消す場合は、賠償などの問題が発生することもあり得るでしょう。

例えば、発注内示書を受けて商品を手配して相手がキャンセルを入れてきた場合は、賠償金などを請求できるぐらいの法的効力があります。そのため、発注内示書を発行する際には、記載内容をくまなく確認し、十分な注意を払うことが必要です。

発注書との違い

発注内示書は、工事の内容を事前に知らせることを目的としていますが、発注書は、工事の発注を正式に指示するための書類です。発注書を受けて工事が開始されます。

また発注書は、工事の受発注の際に工事注文書を使用します。下請法では、下請取引の内容を記載した書類を作成し、保存することが義務付けられています。

発注内示書を作成するメリット

発注内示書を作成するメリットについて、発注側・受注側それぞれの視点で詳しく見ていきましょう。

発注側のメリット

意思表示が明確にできる

発注内示書を作成することで、元請会社は下請会社に対して、工事の発注を予定していることを明確に伝えることができます。これにより、双方の齟齬を防ぎ、スムーズな取引を進めることが可能になるのです。

工事の進行を管理しやすくなる

発注内示書には発注計画が記載されるので、発注側は自社の工程管理がしやすくなります。

コミュニケーションの円滑化

発注内示書を交わすことで、発注者と受注者の間で情報共有がしやすくなります。施工内容や納期、品質の要件が事前に共有されるため、ミスコミュニケーションによるトラブルを防げるでしょう。

受注側のメリット

事前準備の時間を確保できる

発注内示書を受け取ることで、下請会社は早期に工事に向けた準備ができ、今後の受注見通しを立てやすくなります。

契約内容を確認し、必要に応じて交渉できる

発注内示書を受け取ることで、下請会社は契約内容を確認し、必要に応じて元請会社との交渉を行うことができます。

発注内示書の書き方や例文、注意点

発注内示書を書くうえで、以下の必要項目を入れておきましょう。

発注内示書の必要項目

発注内示書には通常、以下のような項目で構成されています。

発注先の情報：発注先の会社名、担当者名を記入、企業の場合は会社名の後に「御中」を入れ、担当者名の後には「様」をつける
発注者の情報：発注元の事業者の会社名、住所、連絡先、担当者名などを記入
年月日：作成した年月日を記入
発注内容（工事の名称・場所・内容、工期、金額、支払い条件）：発注する工事の名称と内容を記入
発注予定日：発注する予定日を記入
納品希望日：納品の希望日を記入
備考：発注書内示書の取り扱いや変更・キャンセルが生じた場合の対応など、必要な取り決め事項や注意点を、備考欄に記載

発注内示書を作成する際の注意点

発注内示書を作成する場合、どのような点に注意すべきなのでしょうか？注意点を以下の通り、まとめました。

法的効力を理解する

発注内示書は、正式な契約書ではありませんが、一定の法的効力があります。したがって、発注内示書に基づいて商品を手配した後、契約がキャンセルとなった場合、発注側が買い取りの負担を負う可能性が生じるでしょう。

取引先との合意を得る

発注内示書を提出する前に、取引先との合意を得ることが重要です。これにより、双方の誤解を防ぎ、スムーズな取引を進められます。

内容を明確にする

発注内示書の内容は、具体的かつ明確に記載されるので、受注者側が具体的な作業を開始できます。

変更・キャンセルの可能性を認識する

発注内示書はあくまでも「予定」であり、最終的に内容が変わる可能性があります。したがって、変更やキャンセルが生じた場合に備え、その対応策を事前に考えておくことが重要です。

早期の報告を心掛ける

発注内示書に記載した内容が、正式に決定した際に変更となる場合は、できるだけ早めに報告をしなければなりません。

記載ミスや誤字脱字に気をつける

発注内示書に誤字や脱字があると、受注側に誤解を与えたり、誤った作業が行われたりするリスクがあります。特に金額や納期に関する部分は慎重にチェックしてください。

一定期間の保管と管理

発注内示書は重要な書類であり、トラブル時の証拠資料としても活用できるため、作成後は一定期間保管しておきましょう。デジタルデータとして保存することをおすすめしますが、紙媒体での保存でもかまいません。デジタルデータとして保存する場合は、プロジェクト管理ソフトウェアなどを利用し、ファイル名に発注日や版数などの情報を入れておくと、後々検索しやすくなります。

紙媒体で保存する場合は、専用のファイルボックスを使用し、プロジェクト名や発注内示書などのラベルをつけることで、必要なときにすぐに取り出せるようにします。