経費は領収書なしで認められるか?領収書がない場合の対処法

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事業に関係する支出であれば、確定申告をする際に税務上の費用として処理することができます。費用として処理するために必要となるのが、その支出を証明する証拠。一般的に領収書と呼ばれるものがこれにあたります。レシートと呼ばれる会計明細がプリントされたものも同様です。

ところが、次のような支払をした場合、領収書が受け取れない場合があります

・電車やバスに乗るときに支払う運賃
・移動中に取引先へふるまった自動販売機の缶ジュース代
・得意先訪問前に情報をチェックするため駅の売店で買った新聞や雑誌
・割り勘で支払うことになった打ち合わせの喫茶代
・個人のカード決済による仕事用にダウンロードしたアプリケーションの代金
・関係先のご祝いやご不幸での、ご祝儀や香典などの出費

また、せっかく発行してもらった領収書をなくしてしまったということがあるかもしれません。

領収書なしやレシートなしの状態での支出をあきらめずに税務上の費用にするために、出金伝票の切り方を覚えておきましょう。

出金伝票とは

出金伝票と呼ばれるものは、事業を行っている者が現金を支払った際に起こす書類のひとつです。書式に規定はなく、単なるメモの一種でもあると言えますが、税務署がチェックしても問題のない内容を備えていることが大切になります。

出金伝票の書き方

出金伝票は市販のものを使うのが一般的です。会社によっては独自の項目(仮払精算や立替精算など)を盛り込んだオリジナルの書式を使っていることもあります。

このように外見は異なっていても、出金伝票として成立する要件がそろっていれば、領収書なしで経費として精算しても問題ありません。

出金伝票の要件

出金伝票として成立させるためには、次の4項目が記載されていることが必要です。

1.支払いをした日付
2.支払いをした相手の名称
3.支払った金額
4.支払いの目的や品物・サービスの内容

出金伝票の保存

出金伝票は、会計処理をしたあともほかの税務書類と一緒に資料として保存する必要があります。交通費は業務日報が出金の内容を裏付けてくれますので、一緒に保存するようにします。

案内状やビジネス・セミナーの入場チケットなども、それだけでは証拠書類になりにくいですが、出金伝票と一緒に保存すれば、有効な証拠書類になるので活用してください。

現金出納帳の併用

領収書やレシートの受け取りができなかったというのは、現金で支払っているケースが多いのではないでしょうか。現金での支払いであれば、出金伝票のほかに現金出納帳への記帳をしておきましょう。

現金出納帳は現金の出金・入金が時系列に記載されているので、適正な会計処理のなかで出金伝票が起こされていたことを示す証拠になります。

電子決済などでの支払いの場合

最近では、財布を持ち歩かないという人もいるほど、キャッシュレスで生活ができるようになっています。

しかし、証拠書類を残すために、領収書なしのキャッシュレス支払いはひと手間かける必要があります。

ICカード乗車券など

ICカード乗車券の利用も、寸暇を惜しんで移動するビジネス・パーソンにとってはなくてはならないツールです。JR東日本の「モバイルSuica」では、定期券や新幹線の乗車券・グリーン券・特急券をキャッシュレスで購入でき、手間も時間も少なくて済みます。

領収書の発行がないこのサービスを経費にするには、パソコンで利用明細(領収書)を印刷して出金伝票に添付する方法があります。詳細はJR東日本のサイト(履歴印字(パソコンのみ)|モバイルSuica 利用法)を参照してください。

このほか、航空各社のインターネット発券サービスでは、別途領収書の発行サービスを行っていますので、利用の際は確認・問い合わせをしてください。

ETC利用料金

ETCが普及したおかげで、高速道路を利用する際に料金所で現金受け渡しにもたつくようなことが少なくなりました。その代わり、現金と引き換えに受け取っていた領収書兼利用明細書も手元に残らず、記憶を頼りに出金伝票を起こそうとして苦労している人も多いのではないでしょうか。

ETCを利用した際には、後日クレジット会社から送られてくる請求書に利用明細が添付されます。これが出金伝票の代わりになりますが、タイムラグがあるので不便です。

そこで利用したいのが、インターネットの「ETC利用照会サービス」です。ここでは過去62日間(非登録型サービスの場合)の利用証明書を発行することができます。詳細はETC利用照会サービスのサイトを参照してください。

なお、料金所の現金精算レーンでETCカード支払いをすると、その場で、現金での支払い時と同様に領収書兼利用明細書を発行してもらえます。

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※掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修:高木 健太郎 (税理士)

税理士法人ナレッジラボ 代表社員
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