• 作成日 : 2026年10月28日

経費のレシートはどう保管する？保存期間や紙・電子データの管理方法を解説

経費として計上した支出のレシートは、確定申告や税務調査に備えて一定期間保存します。ただし、「紙でもらったレシート」と「メールやECサイトから受け取った電子レシート」では、適切な保管方法が異なります。

また、経費のレシートの保存期間は、個人事業主か法人か、青色申告か白色申告か、消費税の仕入税額控除に使用する書類かによっても変わります。

この記事では、経費のレシートの保管方法について、紙・電子データそれぞれの扱いや保存期間などを解説します。

経費のレシートの保管方法は？

経費のレシートは、取引内容を確認できる状態で、法令上定められた期間にわたって保存します。 紙でもらったレシートは紙のまま保存できるほか、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たせば、スマートフォンやスキャナで電子化して保存する方法も選べます。

紙でもらったレシートは紙のまま保管できる

店舗などで紙のレシートを受け取った場合は、そのレシートを原本のまま整理して保管できます。

個人事業主については、事業に関して作成・受領した領収書や請求書などを、住所地や事業所などに整理して保存する仕組みとなっています。法人についても、取引に関連して受け取った領収書などを一定期間保存します。

レシートを封筒やファイルなどにまとめる場合は、月別や年度別に分けておくと、帳簿の内容との照合がしやすくなります。経費科目ごとに分ける方法もありますが、税務上「この順番で並べなければならない」という一律のファイリング方法が決められているわけではありません。

参考:個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について｜国税庁

メールやECサイトでもらったレシートは電子データで保存する

メール添付のPDFやECサイトからダウンロードした領収書などは、電子取引データとして電子データのまま保存します。電子取引とは、注文書、契約書、送り状、領収書、見積書などに通常記載される取引情報を、電子メールやインターネットなどを利用してやり取りする取引です。

ネット通販でダウンロードした領収書、メール添付されたPDF請求書、クラウドサービス上で発行された領収書などを受け取った場合、単に印刷した紙だけを保存する方法では電子帳簿保存法上の電子取引データ保存に代えることはできません。

社内確認のために印刷すること自体はできますが、元の電子データについても保存しておきます。

参考:電子取引関係｜国税庁

経費のレシートの保管期間は？

経費のレシートの保存期間は、一律ではありません。 個人事業主の場合は青色申告・白色申告によって扱いが分かれ、法人は原則7年間です。また、消費税の仕入税額控除を受けるために保存する適格請求書などについては7年間の保存期間が設けられています。そのため、所得税だけでなく消費税上の保存義務も確認します。

【青色申告の個人事業主】原則7年を基準に考える

青色申告者が受け取った領収証などの現金預金取引等関係書類は、原則として7年間保存します。

青色申告者の場合、仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿、損益計算書や貸借対照表などの決算関係書類は7年間保存します。領収証、小切手控、預金通帳、借用証などの現金預金取引等関係書類も原則7年間です。

ただし、前々年分の事業所得と不動産所得の金額が300万円以下の場合、現金預金取引等関係書類は5年間となります。また、消費税の仕入税額控除のために保存する請求書等については、所得税上の保存期間とは別に消費税法上の保存期間を確認します。

実務では、書類ごとに廃棄時期を細かく分けるとかえって管理が複雑になるため、保存対象を7年単位などで統一して管理する方法も考えられます。

【白色申告の個人事業主】領収書などを5年間保存する

白色申告者が事業に関して受け取った領収書や請求書などは、原則として5年間保存します。

白色申告者については、収入金額や必要経費を記載した法定帳簿は7年間、任意帳簿は5年間です。業務に関して作成または受領した請求書、納品書、送り状、領収書などは5年間保存します。

ただし、白色申告だからすべてのレシートを5年経過後に処分してよいとは限りません。消費税の課税事業者が仕入税額控除を受ける目的で保存する適格請求書等については、消費税法上の保存期間も確認する必要があります。

【法人】原則7年間保存する

法人が取引に関連して受け取った領収書などは、原則として7年間保存します。

保存期間は、原則としてその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間です。領収書だけでなく、帳簿、棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書なども保存対象に含まれます。

なお、青色申告書を提出した事業年度に欠損金額が生じた場合などは、10年間の保存が関係する場合があります。赤字年度がある法人では、「領収書は7年経過したから一律に廃棄する」と判断せず、その事業年度の保存期限を確認してから処分すると安全です。

【インボイス】7年間が基本となる

仕入税額控除のために保存する適格請求書や適格簡易請求書などは、原則として7年間保存します。

インボイス制度では、消費税の仕入税額控除を受けるため、一定の事項を記載した帳簿と請求書等を保存することが原則です。適格請求書等の保存期間は、受領日の属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日を起算点として7年間です。

小売業、飲食店業、タクシー業など一定の事業者が発行する適格簡易請求書は、レシート形式でも利用できます。経費の証拠としてだけでなく仕入税額控除にも使うレシートについては、インボイス制度上の保存期間も考慮します。

経費はレシートでも認められる？

経費の証拠書類は「領収書」という名称でなければならないわけではなく、レシートも取引内容を確認するための資料として保存できます。 むしろレシートには商品名や数量などが記載されている場合があり、何を購入したのか確認しやすいケースもあります。ただし、消費税の仕入税額控除では、インボイス制度の記載要件も別途確認します。

レシートだから経費にできないわけではない

店頭で発行されたレシートも、事業に関係する支出であることを確認できれば、経費を裏付ける書類として利用できます。

所得税や法人税では、書類の名称だけで経費性が決まるわけではありません。保存対象となる書類として領収書などが挙げられており、実際の支出内容や事業との関係を帳簿と証拠書類から説明できる状態にしておくことが基本です。

たとえば、文房具店のレシートに「コピー用紙」「ボールペン」などの商品名、購入日、金額、店舗名が記載されていれば、支出内容を把握しやすくなります。

仕入税額控除に使う場合はインボイスの記載事項も確認する

消費税の仕入税額控除を受けるレシートでは、単に支払金額が記載されているだけでなく、適格請求書または適格簡易請求書として必要な事項を満たしているかを確認します。

適格請求書等保存方式では、原則として一定事項を記載した帳簿と適格請求書等を保存します。飲食店や小売店などでは適格簡易請求書を発行できるため、レジで発行されるレシートがインボイスとして利用できるケースもあります。

経費になるかどうかの判断と、消費税の仕入税額控除が認められるかどうかの判断は別です。「レシートがあるから必ず仕入税額控除できる」とは限らない点を区別しておきましょう。

紙のレシートはどのように整理すると管理しやすい？

紙のレシートは、帳簿と後から照合できるよう、一定のルールを決めて継続的に整理すると管理しやすくなります。 税務上、すべての事業者に共通するファイルの並べ方まで定められているわけではありません。

月別・日付順にまとめると帳簿と照合しやすい

レシートの量が多い場合は、月ごとに分けたうえで日付順に整理すると、帳簿との照合がしやすくなります。

たとえば、1月、2月、3月という単位でファイルや封筒を分け、その中を日付順に並べます。会計ソフトに入力した日付と対応しやすくなるため、過去の取引を確認するときにも探しやすくなります。

「消耗品費」「旅費交通費」「会議費」など勘定科目だけで分けると、仕訳科目を後から変更した際にレシートの保存場所と帳簿がずれることがあります。月別を基本にして管理番号などで帳簿と関連付ける方法も選択肢となります。

感熱紙のレシートは文字が読める状態を保つ

感熱紙のレシートは時間の経過や光・熱などによって印字が薄くなる場合があるため、保存中も内容を確認できる状態を保つ工夫が向いています。

レシートの印字が消えてしまうと、取引日、金額、購入内容などの確認が難しくなります。長期保存するレシートは直射日光や高温を避けて保管するほか、電子帳簿保存法の要件を満たす方法で早めにスキャンして電子化する方法もあります。

紙を単純にスマートフォンで撮影して画像を残すだけで原本を捨てられるとは限らないため、紙を廃棄したい場合はスキャナ保存の要件まで確認します。

レシートをスマホで撮影すれば紙は捨ててもよい？

紙のレシートは、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たして電子化すれば、電子データを保存することで紙の保存に代えることができます。 ただし、「スマホで写真を撮った」という事実だけで原本を自由に捨てられるわけではありません。読み取り方法や保存方法など、スキャナ保存制度の条件に沿って処理します。

スマートフォンでもスキャナ保存はできる

スキャナ保存には専用スキャナだけでなく、要件を満たすスマートフォンやデジタルカメラによる読み取りも利用できます。

紙で受領した契約書、見積書、注文書、納品書、請求書、領収書などはスキャナ保存の対象となります。読み取りでは一定以上の解像度などの要件があり、重要書類については入力期間などの条件もあります。

経費精算システムや会計ソフトのスキャナ保存機能を利用すると、撮影したレシートを仕訳や経費精算データと紐付けて管理しやすくなります。

読み取り内容を確認してから紙を廃棄する

スキャナ保存の要件に従って読み取り、画像と紙の内容が同じであることを確認できれば、一定の場合を除き紙の原本を廃棄できます。

国税庁の案内では、スキャナデータと紙の記載事項を比較し、折れ曲がりなどによる欠落がないことを確認した後であれば、原則として紙を廃棄できるとされています。入力期間を経過している場合など、紙も引き続き保存するケースがあります。

撮影直後に紙を捨てるのではなく、日付、金額、店名、商品名などが画像上で欠けていないかを確認してから処理すると、読み取りミスを防ぎやすくなります。

電子レシートやPDF領収書の保管方法は？

インターネットやメールを通じて受け取ったレシート・領収書は、電子取引データとして電子データを保存します。 AmazonなどのECサイト、交通機関のオンラインサービス、ホテル予約サイト、クラウドサービスなどから取得する領収書も該当する場合があります。紙のレシートをスキャンする「スキャナ保存」とは制度上の区分が異なります。

PDFやメールを印刷して紙だけ保存する方法では足りない

電子取引で受け取った領収書を印刷した場合でも、元の電子データは保存しておきます。

電子取引データの保存制度では、電子メールなどで受け取った取引情報を電子データで保存します。印刷した書面をスキャンし直して「スキャナ保存」に切り替えることもできません。

たとえば、メール添付で「receipt.pdf」を受信した場合には、そのPDFファイルを保存します。経理担当者がチェックしやすいよう紙に印刷して併用することはできますが、印刷物が電子データ保存の代わりになるわけではありません。

電子データは検索や提示ができる状態で管理する

電子取引データは、税務調査などの際に確認・提示できる状態で保存します。

原則的な保存方法では、データの改ざん防止措置、ディスプレイ等による見読可能性の確保、検索機能などについて要件があります。一方、検索機能については一定の緩和措置があります。

税務職員から電子データのダウンロードを求められた際に応じられる状態で、判定期間に係る基準期間の売上高が5,000万円以下である場合などには、検索機能の確保が不要となる場合があります。

経費のレシートを紛失した場合はどうする？

レシートを紛失したからといって支出の事実そのものが直ちになくなるわけではありませんが、経費であることを説明する証拠が弱くなります。 支払先に再発行を依頼できる場合は確認し、クレジットカードの利用明細、銀行口座の記録、注文履歴など、取引を確認できる資料をできる限り残しておく方がよいでしょう。

再発行できる場合は店舗や取引先に確認する

レシートや領収書を紛失した場合、まずは支払先に再発行や取引記録の提供が可能か確認します。再発行に対応するかどうかは店舗や事業者によって異なります。再発行された場合には、二重に経費計上しないよう帳簿との対応関係を確認します。

経費として処理する際には、単に「お金を払った」という事実だけでなく、事業のための支出であることや、取引日・支払先・内容・金額などを説明できる状態にしておくと確認しやすくなります。

クレジットカード明細だけで判断せず取引資料も残す

カード利用明細や銀行口座の履歴だけでは購入内容まで確認できないことがあるため、注文履歴や購入明細などもあわせて保存する方法が適しています。たとえばカード明細に店舗名と合計金額しか表示されていない場合、その支払いの中に私用品が含まれていないかを確認できないことがあります。

また、消費税の仕入税額控除を受ける場合には、原則として適格請求書等の保存要件を満たすかどうかを別途確認します。カード明細があることだけを理由にインボイス保存要件を満たすとは限りません。

経費のレシートは紙と電子を区別して適切に保管しよう

経費のレシートの保管方法では、「どのように受け取った書類なのか」を最初に確認することがポイントです。

紙で受け取ったレシートは紙のまま保存でき、電子帳簿保存法の要件を満たせばスキャナ保存に切り替えることもできます。メール添付のPDFやECサイトからダウンロードした領収書などは、原則として電子データのまま保存します。

保存期間も一律ではありません。個人事業主では青色申告・白色申告によって異なり、法人は原則7年間です。さらに、インボイスとして仕入税額控除に利用する書類には消費税法上の保存期間もあります。

経費のレシートを保管するときは、紙・電子の区分、保存期間、電子帳簿保存法、インボイス制度をあわせて確認し、後から取引内容を確認できる管理方法を整えておきましょう。

• 監修：中野 裕哲（税理士,特定社会保険労務士,行政書士,ファイナンシャルプランナー（CFP（R）、一級ファイナンシャル・プランニング技能士）)

  V-spiritsグループ／税理士法人・社会保険労務士法人・行政書士法人V-spirits、V-Spirits総合研究所株式会社代表。起業準備から起業後の経営まで、窓口ひとつで支援するV-Spiritsグループを主催。年間約300件の起業相談を無料で受け、多くの起業家を世に送り出している。経済産業省後援の起業経営支援ポータルサイト「DREAM GATE」にて11年連続相談件数日本一、最優秀賞受賞他8部門受賞。 専門分野はビジネスプランのブラッシュアップ、事業計画書作成、融資・補助金・助成金の支援、税務会計、人事労務、会社設立、許認可等。その他にも、ブランディング、マーケティング、集客・販促などのアドバイス、人脈の紹介まで行う。
  
  著者・監修書に『一日も早く起業したい人が「やっておくべきこと・知っておくべきこと」』（明日香出版社）、『オールカラー 個人事業の始め方』『オールカラー 一番わかる会社設立と運営のしかた』（ともに西東社）、『相談件数No.1のプロが教える 失敗しない起業 55の法則』（日本能率協会マネジメントセンター）などがある。
  
  事務所サイト（無料相談申込先）https://www.v-spirits.com/