• 作成日 : 2026年10月28日

台帳とは？帳簿との違い・種類・保存期間を解説

台帳（だいちょう）は、取引や資産などの情報を継続して記録し、管理するための帳簿や一覧表です。会計・請求業務では、売上の集計、代金の回収、支払い予定の確認などに役立ちます。

本記事では、台帳と帳簿との違いや保存期間、代表的な台帳の種類と役割を解説します。自社の業務に合う管理台帳を選ぶ際にお役立てください。

台帳とは？

台帳とは、一定の対象について情報をまとめ、継続して管理するための記録です。 会計では取引の明細や残高を把握するために使いますが、労務管理やソフトウェア管理にも台帳があります。

会計の台帳は取引先別・資産別の内訳を管理する

会計の台帳は、売上や支払い、資産などの情報を対象別に整理する帳簿です。 会社全体の売掛金残高だけでは、どの取引先からいくら回収できていないかまでは分かりません。取引先別の台帳を用意すると、その内訳を確認できます。

帳簿には、取引を日付順に記録する仕訳帳や、勘定科目別に整理する総勘定元帳もあります。

台帳は管理の記録で、請求書・領収書は取引の裏付けになる

台帳と、請求書・領収書などの証憑は役割が異なります。 証憑は取引の事実を裏付ける書類で、伝票は個々の取引を会計処理へつなぐ記録です。台帳は、それらの内容を集計・確認するために使います。

台帳へ転記したからといって、元の請求書や領収書を自由に廃棄できるわけではありません。取引番号や請求書番号を付け、記録と根拠資料を相互に確認できるようにしておきましょう。

帳簿・元帳・台帳の違いは？

帳簿・元帳・台帳は、いずれも業務上の記録を残すためのものですが、目的や整理方法が異なります。 会計では帳簿や元帳が取引の記録・集計に使われるのに対し、台帳は売上や資産、従業員など特定の対象を管理するために使われます。

【帳簿】取引や業務の内容を記録する書類の総称

帳簿とは、取引や業務に関する情報を継続して記録する書類やデータの総称です。 会計分野では、日々の取引を発生順に記録する仕訳帳や、勘定科目ごとに整理する総勘定元帳などが代表例です。「帳簿」は特定の一種類の書類を指す言葉ではなく、会計記録をまとめた広い概念として使われます。売上帳や仕入帳、現金出納帳なども帳簿に含まれます。

参考:個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について｜国税庁

【元帳】勘定科目ごとの増減や残高を確認する帳簿

元帳は、帳簿の一種であり、特定の項目ごとに取引を整理して残高を確認するために使います。 代表的なのが総勘定元帳で、現金、売掛金、売上、仕入などの勘定科目ごとに取引を集計します。

仕訳帳では「いつ、どのような取引があったか」を時系列で確認でき、総勘定元帳では「売掛金がどのように増減し、現在いくら残っているか」を科目別に確認できます。

【台帳】特定の対象を継続的に管理するための記録

台帳は、売上、固定資産、従業員、工事など、特定の対象について必要な情報を一覧で管理するものです。 会計帳簿として使われる場合もありますが、必ずしも会計記録だけを目的とするわけではありません。

たとえば、固定資産台帳では取得価額や減価償却費を管理し、賃金台帳では従業員ごとの労働時間や賃金を記録します。つまり、帳簿が取引記録全体を指す広い言葉であるのに対し、元帳は科目別の会計記録、台帳は対象別の管理記録という違いがあります。

帳簿の保存期間は何年？法人・個人事業主の違いは？

帳簿の保存期間は、法人か個人事業主か、適用される法律や申告方法によって異なります。 法人税法では原則7年ですが、欠損金が生じた一定の事業年度は10年です。また、株式会社や合同会社などには会社法による10年保存もあるため、税法上の期間だけで判断しないようにしましょう。

法人税法では帳簿書類の保存期間は原則7年ですが、青色申告で欠損金が生じた事業年度などは10年となります。株式会社は会社法第432条、合同会社などの持分会社は同法第615条により、会計帳簿と事業に関する重要な資料を帳簿の閉鎖時から10年間保存します。

株式会社や合同会社などでは、会計帳簿を「法人税法上は7年だから7年で廃棄できる」と考えるのは適切ではなく、会社法も踏まえて10年間保存するのが基本です。

売上台帳では何を管理する？

売上台帳は、商品やサービスの販売によって発生した売上を記録する帳簿です。 売上帳と呼ばれることもあり、日別・月別・取引先別の売上を確認する際に使います。入金された金額だけを並べるのではなく、販売した内容と売上を計上する時期を整理することで、請求漏れや集計の誤りを見つけやすくなります。

売上日・取引先・取引内容・金額を記録する

売上台帳には、売上日、取引先、商品・サービスの内容、金額を記入します。 消費税の課税事業者は税率ごとの区分も行います。管理用に数量、単価、請求書番号を設けると、請求内容との照合がしやすくなります。

たとえば、商品を複数回に分けて納品し、月末にまとめて請求する場合は、各納品分と請求書の合計額を対応させます。返品や値引きも、元の取引と変更内容を確認できる形で記録します。

売上を記録する日と入金日を分ける

売上は、原則として代金を受け取った日ではなく、商品を引き渡した日などに計上します。 個人事業主の現金主義の特例などを除き、入金待ちの売上も記録の対象です。

たとえば、10月に商品を引き渡して売上が確定し、11月に代金を受け取る取引なら、売上台帳では10月の売上として扱います。11月の入金を再び売上にすると二重計上になるため、入金の処理は売掛金の回収として区別します。

売上台帳について、詳細はこちらの記事で案内しています。

会計の基礎知識

売上台帳とは？エクセル無料テンプレート・書き方・手書きの方法

売上台帳は、売上に関連する取引を記録するための帳簿の一種です。売上台帳には、商品やサービスの販売によって生じた収入の詳細（販売された商品やサービスの種類、数量、販売価格、販売日、顧客情報など）を記載します。売上台帳は手書き・エクセルや会計ソフトなどで作成が可能です。また、令和3年1月まで募集のあった持続化給付金は、まだ記憶に新しい事項だと思いますが、この給付金の申請には、個人事業主であっても、法人であっても、「対象月の収入額（合計額）がわかる売上台帳等を提出」することとされていました。このよう...

売掛金台帳は売上台帳とどう使い分ける？

売掛金台帳は、売上代金のうち、まだ受け取っていない金額を取引先別に管理する帳簿です。 売掛帳や売掛金元帳とも呼ばれます。売上台帳が「いくら売ったか」を確認する記録なのに対し、売掛金台帳は「いくら回収できていないか」を確認する記録です。

売掛金台帳は請求額・入金額・未回収残高を取引先別に管理する

売掛金台帳には、取引先ごとの売掛金の発生額、回収額、残高を記録します。 入金予定日や請求書番号も設けると、請求単位で回収状況を追いやすくなります。

たとえば、前月からの残高が20万円、当月の掛売上が30万円、入金が25万円で、返品などがなければ月末残高は25万円です。「前月残高＋当月発生額－当月回収額」を基本に、増減の理由を残します。

参考:帳簿の記帳のしかた｜国税庁

入金消込で支払い済みの請求と未回収の請求を分ける

入金消込とは、入金内容と売掛金を照合し、回収済みの金額を残高から減らす作業です。 振込額の合計だけを確認するのではなく、どの請求に対する支払いかを特定します。

分割入金や複数請求の一括入金は、請求書ごとに充当額を記録します。振込手数料や値引きによる差額は理由を確認し、安易に未回収額から消さないようにしましょう。入金予定日を過ぎた明細は、担当者と対応状況を共有します。

売掛金台帳（売掛金元帳）について、詳細はこちらの記事で案内しています。

会計の基礎知識

売掛金元帳とは？書き方や記入例を解説

「売掛金の管理に手間がかかる」とお悩みの場合には、売掛金元帳が便利です。取引先ごとの売掛金の発生・回収状況を把握でき、売掛金がいくら残っているかもすぐにわかります。この記事では、売掛金元帳の内容や書き方のポイントを分かりやすく解説します。売掛金元帳とは売掛金元帳（うりかけきんもとちょう）とは、売掛金の発生や回収状況を取引先ごとに記録して管理する帳簿です。得意先元帳（とくいさきもとちょう）と呼ぶこともあります。会社のさまざまな取引の中で、売掛金に関するものを日付順に記録する帳簿です。取引先ごと...

未払金台帳には何を記録する？

未払金台帳は、備品の購入代金など、まだ支払っていない債務を管理する帳簿です。 未払いという言葉は、支払期限を過ぎた滞納だけを意味するものではありません。期限前の支払い予定も含めて管理し、支払い漏れや二重払いを防ぎます。

備品代などの支払先・期限・残高を記録する

未払金台帳には、発生日、支払先、取引内容、債務額、支払期限、支払額、残高を記録します。 たとえば、物品販売業者が事務用パソコンを後払いで購入した場合などに使います。

未払金は費用そのものではなく、後で支払う義務を表す負債です。購入時には資産や費用と対応させて計上し、支払時には未払金を減らします。支払時に同じ購入代金を再び費用として計上しないようにします。

買掛金・未払費用とは取引の性質で区別する

未払金、買掛金、未払費用は、いずれも代金や対価が未払いの状態を表しますが、 、発生する取引が異なります。 一般的には、次のように整理します。

すべてを一つの支払管理表にまとめる場合も、勘定科目の欄で区分します。支払先が同じでも、購入目的や契約内容が異なれば、会計上の分類が変わることがあります。

未払金台帳について、詳細はこちらの記事で案内しています。

会計の基礎知識

未払金台帳とは？買掛金との違い、テンプレートを基に書き方を解説

未払金台帳は未払金を管理する台帳です。未払金とは営業外の単発的な取引から発生する費用のことです。未払金台帳をつけることで、支払のミスを防止したり、資金繰りに役立てたりできます。紹介するテンプレートを使えば手軽に作成できるため、ぜひご活用ください。未払費用や買掛金などと区別して、未払金を適切に管理しましょう。未払金台帳とは？未払金を管理するための台帳のことを未払金台帳といいます。未払金は支払期日や金額を把握し、確実に支払わなければなりません。未払金台帳で管理することで、支払に関するミスの防止や...

賃金台帳とは？だれが作成する？

賃金台帳は、使用者が従業員の賃金や労働時間を記録するために作成する法定帳簿です。 売上や支払いを管理する台帳とは異なり、労働基準法に基づく記載事項があります。給与計算の結果だけでなく、その計算の基礎になる労働日数や時間も残します。給与明細や勤怠記録と照合できる状態にすると、計算の確認にも役立ちます。

従業員ごとに労働時間・支給額・控除額を記録する

賃金台帳は事業場ごとに作成し、正社員だけでなくパートやアルバイトも対象にします。 氏名、性別、賃金計算期間、労働日数、労働時間数、時間外・休日・深夜労働の時間数、基本給や手当、控除額などを記録し、賃金の支払いの都度更新します。

給与明細を保存していても、法定の記載事項が不足していれば賃金台帳の代わりにはなりません。給与ソフトから出力する場合も、必要な項目が含まれているかを確認します。

保存期間は原則５年、当分の間は３年となる

賃金台帳の保存期間は法律上５年ですが、経過措置により当分の間は３年です。 2026年10月時点でも、この経過措置を踏まえて扱います。

ただし、３年経過後に一律に廃棄してよいとは限りません。賃金の確認や紛争への対応で過去の記録を使う場合があるほか、会計・税務上の保存義務も確認します。閲覧できる担当者を絞り、給与情報が社内で不用意に共有されないよう管理しましょう。

人事労務の基礎知識 ｜マネーフォワード クラウド給与

賃金台帳とは？無料フォーマット・テンプレートをもとに書き方を解説 | 給与計算ソフト「マネーフォワー...

賃金台帳とは、企業に作成と保存が法律で義務付けられている法定帳簿の一つです。従業員への給与支払い状況を正確に記載する必要があり、労働日数や給与情報などを記録します。しかし、「給与明細との違いは何か」「アルバイトも対象になるのか」「もし作成…

ソフトウェア資産管理台帳では何を把握する？

ソフトウェア資産管理台帳は、ソフトウェアの契約内容、ライセンス、利用状況をまとめる管理表です。 購入金額を記録するだけでなく、だれが何を使い、いつ契約が切れるかを把握します。経理部門が持つ請求・支払情報と、情報システム部門が持つ利用情報を照合することで、契約の更新漏れや不要な利用料を見直しやすくなります。

製品名・利用者・ライセンス数・契約期限を記録する

管理項目は、製品名、バージョン、利用者・端末、ライセンスの契約数、契約期限などです。 サポート終了日や更新状況も残すと、利用を続けてよいか判断する材料になります。

ライセンスは、利用者数や端末数など契約上の数え方に合わせて管理します。契約した数量と実際の利用数量を照合し、超過利用や使われていない契約を確認しましょう。導入時だけでなく、異動・退職・契約更新の際にも見直します。

会計上の固定資産だけでなく月額サービスも管理する

ソフトウェア資産管理台帳は、固定資産として計上したソフトウェアだけを対象にするものではありません。 利用実態の管理では、費用処理した製品や月額・年額のクラウドサービスも含めて把握します。

会計上の帳簿価額と、現在使用しているかどうかは別の情報です。請求先、更新日、解約条件、利用者を関連付けると、不要な契約の継続を防ぎやすくなります。解約する場合は、保存しているデータを取り出せるかも確認します。

ソフトウェア資産管理台帳について、詳細はこちらの記事で案内しています。

会計の基礎知識

ソフトウェア資産管理台帳とは？テンプレートをもとに作成方法を解説

企業が所有するソフトウェア資産を適切に管理し有効活用するには、ソフトウェア資産管理台帳の作成が効果的です。ソフトウェア資産管理台帳の作成によって、業務の効率化やコスト削減、セキュリティ強化などが期待できます。本記事では、ソフトウェア資産管理台帳の意味や作成方法、導入時の注意点、管理台帳のテンプレートを解説します。ソフトウェア資産管理台帳とは最初に、ソフトウェア資産管理（SAM）の意味とソフトウェア資産管理台帳を作成する目的について解説します。IT資産管理台帳など、紛らわしい管理台帳との違いも紹介し...

固定資産台帳では減価償却をどう管理する？

固定資産台帳は、建物、車両、設備、ソフトウェアなどの取得から処分までを資産ごとに記録する帳簿です。 減価償却の計算や帳簿価額の確認に使います。支払済みかどうかを確認する未払金台帳とは目的が異なるため、同じ設備購入でも両方に関係することがあります。管理番号をそろえると、取得と支払いの情報を追いやすくなります。

取得価額・使用開始日・償却額・残高を記録する

固定資産台帳には、資産名、取得日、取得価額、事業で使い始めた日、耐用年数、償却方法、減価償却費、未償却残高などを記録します。 減価償却は、設備などの取得費用を使用する期間に配分する処理です。

購入した日と実際に使い始めた日が異なる場合があるため、別々に記録します。保管場所や管理担当者も残し、売却・廃棄した資産が使用中のまま台帳に残らないよう、現物と照合しましょう。

少額資産の特例は取得日と適用条件を確認する

少額資産を一度に費用処理する場合も、取得日や適用した制度を記録します。 青色申告を行う一定の中小企業者等の法人では、2026年４月１日以後の取得分から、少額減価償却資産の特例の取得価額基準が30万円未満から40万円未満に変わりました。

事業年度が１年の場合、合計300万円が上限で、従業員数などにも条件があります。「40万円未満ならすべて特例」と判断せず、通常の減価償却と特例のどちらを適用したかを台帳で区別します。

固定資産台帳について、詳細はこちらの記事で案内しています。

会計の基礎知識

固定資産台帳とは？作成方法や記入例、見方を項目別に解説

固定資産を購入した場合に取得時の状況やその後の減価償却の状況を記録する固定資産台帳について、その役割や作り方、記入方法を解説します。固定資産台帳とは建物や車両などの固定資産を取得した際は、その取得のための費用をその年度の費用とするのではなく、収益を得るために利用した期間に応じて費用計上し、会社の損益を正しく捉えることとされています。そして、個々の固定資産についての取得時の状況や減価償却を正しく記録するのが固定資産台帳であり、取得時の状況や減価償却の履歴を記入し、償却額、未償却額などを記載しま...

工事台帳では工事ごとの利益をどう確認する？

工事台帳は、工事ごとの契約金額や原価を記録し、採算を確認する管理台帳です。 複数の現場が動いている場合、会社全体の売上や経費だけでは、どの工事で利益が出ているかを判断しにくくなります。工事番号を使って材料の購入や外注費などをひも付け、予算と実績を比較します。請求・入金の情報も関連付けると、資金の確認にも使えます。

材料費・労務費・外注費などを工事別に集計する

工事台帳では、契約金額と、材料費・労務費・外注費・経費などの工事原価を対応させます。 工事名、発注者、工期、予算、実際の発生額をそろえて記録します。

たとえば、税抜きで完成時の売上見込みが1,000万円、総原価見込みが800万円なら、工事粗利益の見込みは200万円です。支払いが済んだ費用だけで判断せず、発生済みの未払い分や今後の必要額も反映すると、完成時の採算を予測しやすくなります。

原価管理の工事台帳と施工体制台帳を混同しない

原価管理に使う工事台帳と、施工体制を確認する施工体制台帳は別のものです。 施工体制台帳は、建設工事に関わる下請業者や技術者などの情報を記載するもので、所定の条件で作成義務が生じます。

社内の工事台帳を作成していても、施工体制台帳の義務を満たしたことにはなりません。提出を求められたときは、書類の名称だけで判断せず、管理目的、法令上の根拠、指定された項目を確認しましょう。

工事台帳について、詳細はこちらの記事で案内しています。

建設業の基礎知識

工事台帳とは？提出すべき工事や書き方、保存方法を解説 | マネーフォワード クラウド

工事台帳は、建設業者が行う工事の費用を管理するための文書です。下請契約を締結する場合や公共工事の場合には、工事台帳の作成が義務づけられています。下請け業者が工事台帳を作成し、その写しを発注者に提出します。この記事では、工事台帳の記載すべき…

行政台帳とは？どんな種類がある？

行政台帳とは、国や地方公共団体などが行政事務を行うために整備・管理する記録です。 企業が売上や資産を管理する台帳とは異なり、住民情報、固定資産、農地など、行政サービスや課税、許認可の基礎となる情報を扱います。

【住民基本台帳】住民の住所や世帯などを管理する

住民基本台帳は、市区町村が住民の居住関係を記録し、各種行政事務の基礎として利用する台帳です。 個人を単位とする住民票を世帯ごとに編成して作成し、氏名、住所、生年月日、性別、世帯主との続柄などを記録します。住民票の交付だけでなく、選挙人名簿の登録や住民に関する行政手続きにも利用されます。

参考:住民基本台帳法｜e-GOV

【固定資産課税台帳】土地・家屋などの価格を管理する

固定資産課税台帳は、市町村が固定資産税を適正に課税するために整備する台帳です。 土地や家屋、償却資産について、所有者や所在地、評価額、課税標準額などの課税に関係する情報を登録します。土地課税台帳や家屋課税台帳などが含まれ、納税者は一定の期間・条件のもとで記載内容を確認できます。

参考:地方税法｜e-GOV

【農地台帳】農地の所在地や利用状況などを管理する

農地台帳は、農業委員会が農地の利用状況などを把握するために整備する台帳です。 農地の所在、地番、地目、面積などを記録し、農地利用の最適化や農地に関する手続きに活用します。公表対象となる情報は「eMAFF農地ナビ」でも確認でき、新規就農や農地の集積・利用状況の把握にも利用されています。

台帳はExcelやシステムでどう作成・管理する？

台帳の作成方法は、取引量、担当者数、他の業務との連携範囲に合わせて選びます。 紙や表計算ソフトから始める方法もありますが、台帳ごとに同じ情報を入力すると修正漏れが起きやすくなります。様式を選ぶ前に、必要な項目、入力するタイミング、確認する担当者を決めましょう。法定帳簿では、形式よりも必要事項を満たすことが前提です。

少量なら表計算ソフト、連携が多いならシステムを検討する

Excel（エクセル）やGoogleスプレッドシート（Google Sheets）で作る場合は、共通の入力様式を用意します。 日付、取引先名、金額の表記を統一し、残高の計算式を誤って変更しないようにします。

請求・入金・会計などへの転記が多い場合は、データを連携できるシステムも選択肢です。導入費用だけでなく、修正作業や確認作業を含む運用負担で比較しましょう。自動化しても、元データの誤りまで解消されるとは限りません。

更新担当者・確認日・閲覧権限を決める

台帳は、作成するだけでなく、最新の状態を保つ運用まで決めます。 取引の発生時に記録し、入金・支払い・資産の処分などがあれば該当する内容を更新します。

入力者と確認者を決め、月末には会計帳簿や根拠資料との不一致を確認しましょう。賃金情報や契約情報は閲覧権限を絞ります。クラウドで管理する場合も、バックアップ、データの出力方法、解約後の閲覧可否を事前に確認しておきます。

自社に合う台帳で請求・会計の管理を整えよう

台帳は、管理したい対象に合わせて選び、取引の発生から入金・支払いまでつなげて使いましょう。売上と回収、費用と未払い、資産の価額と利用状況を分けると、数字の意味を捉えやすくなります。賃金台帳などの法定帳簿は記載事項を確認し、各種管理台帳では更新担当者や確認日を決めます。まずは自社で管理できていない情報を洗い出し、必要な台帳から整備して、請求書や会計帳簿との照合を習慣にしましょう。

• 監修：中野 裕哲（税理士,特定社会保険労務士,行政書士,ファイナンシャルプランナー（CFP（R）、一級ファイナンシャル・プランニング技能士）)

  V-spiritsグループ／税理士法人・社会保険労務士法人・行政書士法人V-spirits、V-Spirits総合研究所株式会社代表。起業準備から起業後の経営まで、窓口ひとつで支援するV-Spiritsグループを主催。年間約300件の起業相談を無料で受け、多くの起業家を世に送り出している。経済産業省後援の起業経営支援ポータルサイト「DREAM GATE」にて11年連続相談件数日本一、最優秀賞受賞他8部門受賞。 専門分野はビジネスプランのブラッシュアップ、事業計画書作成、融資・補助金・助成金の支援、税務会計、人事労務、会社設立、許認可等。その他にも、ブランディング、マーケティング、集客・販促などのアドバイス、人脈の紹介まで行う。
  
  著者・監修書に『一日も早く起業したい人が「やっておくべきこと・知っておくべきこと」』（明日香出版社）、『オールカラー 個人事業の始め方』『オールカラー 一番わかる会社設立と運営のしかた』（ともに西東社）、『相談件数No.1のプロが教える 失敗しない起業 55の法則』（日本能率協会マネジメントセンター）などがある。
  
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