- 作成日 : 2024年11月5日
電子帳簿保存法のルールに則したファイル名の付け方とは
先般改正された電子帳簿保存法の宥恕期間が終了し、2024年1月1日からは、いよいよ電子取引のデータ保存が完全義務化されました。これには一定の要件が定められています。そのひとつが検索機能の確保であり、電子データのファイル名に規則性を持たせなければなりません。この記事では、電子帳簿保存法のルールに則したファイル名の付け方を解説します。
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電子帳簿保存法のルールに則したファイル名を付ける必要性
電子帳簿保存法は、3つの制度から成り立っています。
- 電子帳簿等保存
- スキャナ保存
- 電子取引のデータ保存
このうち義務化されているのは、電子取引のデータ保存です。電子取引のデータ保存とは、注文書や領収書などの取引に関するデータを、取引先と電子メールやインターネットなどを介してやり取りした場合は、それらをコンピューターのハードディスクやクラウド（ストレージ）サービスなどに保存しなければならない制度です。
保存の際は、真実性や可視性を確保するために、次のような要件を満たす必要があります。
【真実性や可視性を確保するための要件（一例）】
|
このうち検索機能の確保については、さらに3つの要件が求められています。
- 取引年月日、取引金額、取引先を検索の条件として設定すること
- 日付や金額など範囲を指定して検索できること
- 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件で検索できること
この要件を満たすために、電子帳簿保存法に対応した請求書等保存ソフトを使用するのもひとつの方法です。しかし、すべての企業や個人事業主が、一律に電子帳簿保存法に対応した請求書等保存ソフトを導入できるとは限らないでしょう。その場合は、次のような方法で保存をすれば、要件を満たしていることになります。
- ファイル名に規則性を持たせる
- 任意のフォルダに格納し、保存する
- データの訂正削除に関する事務処理規程を作成し、運用、備え付ける
参考：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問16、問44｜国税庁
したがって、電子帳簿保存法に対応した請求書等保存ソフトを使用せずにデータを保存する場合は、電子取引のデータ保存の要件のひとつである検索機能を確保するために、ファイル名の付け方に一定のルールを設ける必要があるのです。
検索機能の確保を満たすファイル名の付け方
続いて、検索機能の確保を満たすファイル名の付け方を具体的にみていきましょう。
ファイル名には取引年月日をはじめとする一定の項目を含める
一番のポイントは、検索の条件である3つの項目を含めた、統一的なファイル名を付けることです。
- 取引年月日
- 取引金額
- 取引先
たとえば、2024年10月1日に株式会社Aから100,000円の請求書を受け取った場合は、次のようなファイル名を付けます。
【20241001_（株）A_100,000_請求書】
ファイル名の末尾にある書類の種類は、任意の項目です。付けなくても問題ありませんが、ひとめで請求書とわかるので便利です。
取引年月日は和暦でも西暦でも構いません。ただし、先ほど述べたとおり、ファイル名の付け方は統一しなければなりません。複数人で管理する場合は、あらかじめルールを決めておくことをおすすめします。
ファイル名の代わりに索引簿を作成してもよい
検索機能は、索引簿を作成することで確保することもできます。
たとえば2024年10月1日に株式会社Aから100,000円の請求書を、2024年10月15日に株式会社Bから200,000円の注文書を受け取った場合は、次のような索引簿を作成します。
| 連番 | 日付 | 金額 | 取引先 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| ① | 2024/10/1 | 100,000 | （株）A | 請求書 |
| ② | 2024/10/15 | 200,000 | （株）B | 注文書 |
ただし、索引簿を作成しただけでは不十分です。それを任意のフォルダに格納して保存し、データの訂正削除に関する事務処理規程を作成し、備え付ける必要があります。
なお、国税庁では索引簿や事務処理規程のサンプルを公開しています。ダウンロードし、ワードやエクセルで編集できるようになっているので、ぜひご活用ください。
電子帳簿保存法のファイル名にまつわるQ＆A
最後に、電子帳簿保存法のファイル名に関して、よくある質問に回答します。
ファイル名の日付はいつにする？
ファイル名の日付は、取引年月日にしましょう。
請求書の場合は請求年月日を、納品書の場合は納品年月日を記載します。この日付が電子メールの受信日と異なる場合でも、請求書にある請求年月日を記載すれば問題ないでしょう。
ファイル名の金額は税抜か税込か？
検索機能の確保の要件は、効率的な税務調査のために設けられているため、基本的には帳簿上の処理方法（税抜経理・税込経理）に合わせるべきでしょう。
しかし、税抜・税込を統一せず、取引先から受け取った注文書や領収書、請求書に記載されている金額を記録しても問題ないという見方もあります。
電子帳簿保存法では検索機能を確保したファイル名を付けることが大切
電子帳簿保存法では、国税関係帳簿や国税関係書類を電子データ保存するにあたって、さまざまな要件が設けられています。そのひとつが検索機能の確保であり、3つの項目（取引年月日・取引金額・取引先）を含む、統一的なファイル名を付ける必要があります。
なお、自らファイル名の付け方を管理するのが大変な場合は、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入するのもひとつの方法です。電子メールやインターネットを介して授受した注文書や領収書、請求書などは、電子帳簿保存法に則して適切に保存するようにしましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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