• 更新日 : 2026年2月19日

支払管理を効率化するには？システム導入の手順や課題を解説

企業経営において、正確かつスピーディーな支払管理は、取引先との信頼関係を維持し、健全なキャッシュフローを確保するために欠かせません。

しかし、請求書の受領から支払い消込までの工程は複雑で、手作業によるミスや精神的な負担に悩む担当者も多いのが実情ではないでしょうか。

本記事では、支払管理業務の課題を整理し、システム導入を含めた具体的な効率化の手順について解説します。

支払管理とはどのような業務か？

支払管理とは、企業が購入した商品やサービスの代金を、定められた期日までに正確に支払うための一連の管理業務を指します。

請求内容の確認や支払い予定の管理、資金繰りの調整までを含む、経営の根幹にかかわる業務です。

買掛金や未払金の債務を管理する

支払管理の主な目的は、買掛金や未払金といった「将来支払うべき債務」を正確に把握し、遅延なく決済することです。

取引先から受領した請求書と、自社の発注内容や納品書を照らし合わせ、金額や支払条件に相違がないかを確認しなければなりません。ここでの確認漏れは、二重払いや支払漏れといったトラブルに直結するため、慎重な対応が求められます。

キャッシュフローの安定化につなげる

支払管理を適切に行うことは、会社の資金繰り（キャッシュフロー）を予測し、安定させることにつながります。

「いつ」「いくら」の現金が必要になるかを事前に把握できていれば、資金不足による黒字倒産のリスクを回避できます。支払サイト（締め日から支払日までの期間）を整理し、入金と出金のバランスを整えることも、支払管理担当者の腕の見せ所といえるでしょう。

また、資金繰り表を作成して入出金のタイミングを可視化することも、経営安定化につながります。

会計の基礎知識

資金繰り表とは？エクセルでの作り方・無料テンプレートも

健全な会社経営を行っていくためには、「資金繰り表」を適切に作成することが重要です。資金繰り表の必要性は認識しているものの、具体的にどのように作成すればよいか、わからない方も多いのではないでしょうか。そこで、この記事では、資金繰り表の作成によって得られるメリットに加え、サンプルを用いて、具体的な資金繰り表の作成手順を解説していきます。▼資金繰り表のテンプレートをお探しの方は、こちらからダウンロードできます。▶資金繰り表（資金計画実績表テンプレート）のテンプレートを無料でダウンロードする資金繰り表...

支払管理が非効率になりやすい原因と課題

支払管理業務が煩雑になり、効率化が進まない背景には、アナログな作業環境や属人化しやすい業務フローがあります。

ここでは、多くの企業が抱えている代表的な課題と原因について掘り下げていきます。

手入力によるミスや工数の増加

Excelや紙の台帳を使って支払管理を行っている場合、手入力によるヒューマンエラーが頻発しやすく、修正に多大な時間を要することがあります。

請求書の金額を振込データとしてインターネットバンキングに入力する際や、会計ソフトへ仕訳を入力する際など、転記作業が発生するたびにミスが発生するリスクは高まります。1円のズレを探すために数時間を費やした経験がある方もいるのではないでしょうか。

承認フローの停滞と書類管理の負担

紙の請求書を回覧してハンコを押す承認フローは、物理的な移動を伴うため時間がかかり、テレワークなどの柔軟な働き方を阻害する要因となります。

「承認者が不在で処理が進まない」「請求書がどこにあるかわからない」といった状況は、支払遅延のリスクを高めます。また、電子帳簿保存法に対応するためのスキャナ保存や要件確認など、書類管理自体の手間も無視できません。

法改正への対応コスト

インボイス制度や電子帳簿保存法など、近年の法改正により、請求書の記載要件確認や適切な保存方法の遵守が求められています。

登録番号の確認や、税率ごとの区分記載が正しいかどうかのチェックを目視で行うのは限界があります。法対応のための確認作業が増えたことで、本来注力すべき経営分析などの業務に時間が割けなくなっているケースもあるでしょう。

手作業で管理を続けることは、業務負荷を増大させる大きな要因となっています。

参照：インボイス制度特設サイト｜国税庁
参照：電子帳簿保存法関係｜国税庁

支払管理を効率化する具体的な方法は？

支払管理の効率化を実現するためには、手作業を減らし、デジタル技術を活用して業務プロセス自体をシンプルにする必要があります。

すぐに取り組める方法からシステム導入まで、効果的な手段をいくつか紹介しましょう。

ネットバンキングとAPI連携を活用する

インターネットバンキング（Webバンキング）のAPI連携機能を活用することで、振込データの作成から実行までの手間を大幅に削減できます。

会計ソフトや支払管理システムで作成した「全銀フォーマット」などの振込データを、そのまま銀行のシステムに取り込むことが可能です。これにより、ATMに並ぶ時間はもちろん、振込先や金額を銀行の画面で手入力する手間とミスをなくせます。

支払管理システムやクラウド会計を導入する

支払管理に特化したシステムや、支払機能を持つクラウド会計ソフトを導入するのが、最も効果的かつ根本的な解決策です。

システムを導入すれば、請求書の受取から承認、振込データの作成、仕訳計上までを一気通貫で処理できます。多くのシステムはインボイス制度や電子帳簿保存法に自動対応しているため、法対応の負担も軽減されます。

Excel管理とシステム管理の比較

法人カード（キャッシュレス）支払いを促進する

小口の経費精算や定期的な支払いについては、請求書払いではなく法人カード決済に切り替えることも効率化の一手です。

カード明細がそのまま利用データとして連携されるため、請求書を受け取って振り込むというプロセスそのものを省略できます。ただし、利用ルールの策定やガバナンスの強化は必要となります。

支払管理業務フローを見直す手順

システムを導入する前に、現在の業務フローを整理し、無駄を省くことが効率化への近道となります。

ここでは、一般的な支払業務の流れに沿って、見直すべきポイントをステップごとに解説します。

STEP1：請求書の受領・確認を一元化する

まずは、社内の各部署にバラバラに届いている請求書の受取窓口を一本化し、受領漏れや紛失を防ぐ体制を整えましょう。

可能であれば、メールやアップロード機能を使って「デジタルデータ」として受け取るように取引先に依頼します。紙で届いた場合も即座にデータ化（スキャン）し、以降のプロセスをデジタル上で回すことがスムーズな管理につながります。

STEP2：支払予定表（支払一覧表）を自動作成する

請求書データをシステムに入力（またはOCRで読み取り）し、支払期日や支払方法に基づいた「支払予定表」を自動生成するフローを構築しましょう。

この段階で、会計ソフト上の買掛金残高と未払金の照合を行い、差異がないかを確認します。手作りのExcel表で管理している場合は、関数などを駆使して自動化するか、やはりシステムへの移行を検討すべきタイミングといえます。

STEP3：承認プロセスのデジタル化を行う

支払承認を紙の押印で行っている場合は、ワークフローシステムなどを活用してデジタル承認へ切り替えましょう。

「誰が承認していないか」が可視化され、外出先からでもスマートフォンなどで承認が可能になります。金額によって承認ルートを変える設定などもシステムであれば容易です。

STEP4：振込・消込作業を自動化する

確定した支払データをもとに、ネットバンキングで振込予約を行い、支払完了後は会計ソフトでの消込作業を自動連携させましょう。

振込手数料の負担区分（自社負担か先方負担か）などの設定も、システム化しておけば自動で計算・仕訳されます。通帳の記帳内容と会計データを一行ずつ目視で合わせる作業から解放されます。

デジタルインボイス（Peppol）と支払管理

支払管理を効率化することは、自社の作業を短縮するだけでなく、社会全体のデジタル化の流れにも対応するものです。

特に注目すべきは、デジタルインボイス（Peppol：ペポル）の普及と、AI技術の実用化による業務の変化です。

デジタルインボイス（Peppol）による完全自動化

デジタルインボイス（Peppol）とは、請求データを標準化された規格で、異なるシステム間でもやり取りできる仕組みです。

これまでPDFや紙で行われていた請求書のやり取りが「構造化されたデータ」として直接送受信されるようになります。受領した請求データがそのまま自社の支払管理システムや会計ソフトに自動で取り込まれ、入力作業自体が無くなる、もしくは最小限になるような流れになっています。

参照：デジタルインボイス（Peppol e-invoice）について｜デジタル庁

AIによる不正検知と資金繰り予測

生成AIや機械学習の進化により、支払管理システムは単なる処理ツールから「経営の参謀」へと進化しています。

例えば、過去の取引データと照らし合わせて「普段と異なる高額な請求」や「不審な支払先」をAIが検知し、アラートを出す機能が実装されています。また、支払予定データをもとに高精度な資金繰り予測を自動生成し、資金ショートのリスクを事前に警告してくれる機能も登場しており、経営判断の質を高めています。

支払管理システムを選定・導入する際のポイント

自社に合った支払管理システムを選ぶことは、効率化を成功させるための最大の難所でもあります。

機能の多さだけで選ぶのではなく、実務に即した視点で選定することが大切です。

既存の会計ソフトや銀行との連携を確認する

現在利用している会計ソフトが、メインバンクのインターネットバンキングとスムーズに連携できるかを最優先で確認しましょう。

CSVデータのインポート・エクスポートで対応するのか、APIで直接つながるのかによって、日々の作業工数は大きく変わります。特にAPI連携に対応している銀行が多いシステムを選ぶと、振込業務が格段に楽になります。

現場の担当者が使いこなせるUI（ユーザーインターフェイス）か確認する

経理担当者だけでなく、申請を行う営業担当者や、承認を行う経営層にとっても使いやすい画面（UI）であるかが重要です。

多機能すぎて操作が複雑なシステムは、現場の混乱を招き、かえって業務効率を落とす原因になります。無料トライアルなどを活用し、「マニュアルを見なくても直感的に操作できるか」をテストしてみることをおすすめします。

費用対効果とサポート体制を見極める

導入コスト（初期費用・月額費用）と、それによって削減できる人件費や時間を比較し、費用対効果を試算しましょう。

また、導入時の設定サポートや、トラブル時の対応窓口が充実しているかもチェックポイントです。特に専任のシステム担当者がいない中小企業の場合、チャットや電話でのサポートが手厚いベンダーを選ぶと安心です。

システム導入で支払管理の効率化と経営強化を実現しよう

支払管理の効率化は、経理担当者の負担を減らすだけでなく、経営数値をリアルタイムに把握し、企業の成長を支える土台となります。

法対応やリモートワークへの適応が当たり前となった現在において、アナログな手法に固執することは経営リスクにもなりかねません。

まずは、自社の業務フローの中で「どこに時間がかかっているか」を洗い出すことから始めてみてはいかがでしょうか。そのうえで、段階的にデジタルツールを取り入れていくことが、無理のない効率化への近道でしょう。

• 監修：福留 聡 (公認会計士)

  福留聡税理士事務所代表、Amaterasu有限責任監査法人パートナー、MFクラウドプラチナメンバーで日米の公認会計士及び税理士資格を有し、法定監査、IPO支援、決算支援、IFRS導入支援、日米の法人の税務顧問等を行っている。本、雑誌、DVD等で約50の出版をしており、代表的な著作として『7つのステップでわかる税効果会計実務入門』がある。帳票テンプレート集や起業関連テンプレート集の監修を担当。