- 更新日 : 2025年6月10日
請求代行サービスで消込業務の負担が減る理由
請求先から入金があった場合、請求金額と入金金額の照合を行います。特に、取引先が多い場合、経理担当者が少ない場合などには経理担当者の負担が増えるでしょう。経理部に負担がかかりすぎているのであれば、請求書の発行から消込業務までを代行してくれる請求代行サービスの利用がおすすめです。
目次
消込業務とは?
まず、消込業務はどんな業務かを説明します。
請求書の金額と入金金額を確認し、照合出来たら消込
顧客に送付した請求書の控えと実際に入金された金額を確認し、同じ金額の場合は消込ます。計上方法により、消費税の誤差が数円〜数十円発生する場合には全く同じ金額にはなりません。そのため、このようなケースではいくらまでが許容範囲か、あらかじめ決めておきます。
請求書の金額と入金金額に誤差がある場合や入金がない場合には個別対応
請求書の金額と実際に顧客から入金された金額に誤差がある場合には、顧客に連絡して確認します。顧客が払い忘れていただけならば、すぐに対応してもらいましょう。入金見込みで支払の予定を立てていると、顧客からの入金が遅れると資金繰りが悪化する恐れがあるからです。
この時に、顧客が支払い間違えたのではなく、請求した金額自体が間違っているケースもあります。お互いに認識が違うと、一件ずつの取引の個数や金額を照合する必要があり問題究明するのが非常に手間です。そのため、請求書を発行した時点で必ず請求金額が正しいか確認するようにしましょう。
消込業務の注意点
では消込み業務を行う際の注意点には、どんなことがあるのかを紹介します。
請求先が多いと消込に時間がかかる
請求先が多いと何十件〜数百件のデータを付け合わせる必要があり、照合完了するまでに時間がかかります。経理担当者の人数が少ないと、取引先が増える都度負担は増えてしまうのです。
入金する時間にばらつきがあると1日消込作業に時間を取られる
入金時間は、取引銀行や顧客が支払った時間によって、口座の残高に反映されるまでバラつきがあります。その結果、1日中消込業務に追われることもあるでしょう。特に、財務にインパクトがある金額がなかなか入金されないと心配になりますし、他の業務に集中できなくなることもあるでしょう。
見落としがあれば顧客に二重請求してしまう恐れがある
取引先が多く、入金を見落としてしまった場合、顧客に二重請求してしまう恐れがあります。顧客としては、きちんと支払ったのにも関わらず再度請求されるといい気がしません。また、管理体制に疑問を抱き、取引継続を躊躇するかもしれません。お金を取り扱う経理は失敗が許されませんし、失敗すると大きく信用を落とすことにもなります。このような失敗をしないためにも、消込業務は慎重かつ確実にすることが必要です。
部署ごとに請求書を発行しているケースなどでは照合しにくい
大手企業との取引は、部署ごとに請求書を発行しているケースがあります。このようなケースでは、全ての入金が完了するまで照合がしにくいです。一括で支払ってくれる場合は問題ありませんが、請求書ごとにバラバラに入金されるのであれば、入金が終わったら一報をもらうなど、経理同士で取り決めをしておきましょう。
消込業務の負担は請求代行サービスの利用で解決
消込業務を負担に感じているのであれば、請求代行サービスの利用がおすすめです。請求代行サービスを利用するメリットを紹介します。
消込作業を丸投げできる
請求代行サービスを利用すると消込業務を請求代行会社へ丸投げできます。消込作業は入金が集中する月末日に集中する傾向にありますが、取引先が多く確認すべき入金が多いケースでは経理担当者の負担が大きくなってしまいます。業務量が多ければ当然ミスもしやすくなりますので、消込業務を丸投げできれば経理担当者の負担を軽減し、ミスも減らすことができるでしょう。
与信審査や、請求書発行・発送なども代行してもらえる
請求代行サービスを利用すると、請求書の発行・発送といった面倒な作業が多い請求業務も代行してくれます。また、顧客からの支払いがなかった場合にも入金保証があり、経理担当者が催促する必要もありません。
属人化を防げる
消込作業は属人化しやすい業務です。例えば、昔からの取り決めで請求先からの入金がギリギリ、複数の銀行から支払われる、A社の入金を確認してからB社へ支払いをするなどといったケースでは経理担当者の知識ありきで作業が進みます。お金を取り扱う経理は失敗が許されないので、ベテランの担当者が何年も同じ業務に就くことが多いです。誰が見ても理解できるマニュアルが用意されていれば良いですが、担当者が休んだり、退職したりすれば引継に苦労するでしょう。
しかし、請求代行サービスに依頼すれば請求業務を業者に全て任せることができ、担当者はデータの確認だけで済みます。属人化を防ぐことで、業務の効率を上げることができるでしょう。
請求に割いていたリソースを他業務に充てることができる
月末月初に集中しがちな請求業務から解放されることで、その時間を他の業務に充てることができます。財務の分析やカスタマーサポートの充実など、コア業務に時間を使うことでサービス価値を高めることが可能です。
まとめ
消込業務は、経理部の負担が大きい業務です。もし負担に感じているのであれば、請求代行サービスの導入をおすすめします。請求代行を活用することで、請求書の発行〜消込までを任せることができますし、万が一支払いがない時には催促もしてもらえます。経理部の業務効率化に導入の検討をしてみてはいかがでしょうか。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
会計の知識をさらに深めるなら
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容(テンプレートを含む)の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
関連記事
契約資産とは?仕訳方法や管理のポイントをわかりやすく解説
契約資産は新収益認識基準で登場した概念で、製品・商品やサービスと交換に受け取る対価に対する権利のことです。新しい会計用語のため、いまいちピンとこない方も多いでしょう。この記事では契約資産について具体例を用いて分かりやすく解説します。 契約負…
詳しくみる滞留債権とは?リスクや回収方法、税務処理、予防策を解説
滞留債権とは、期日に取引先から入金されない債権のことです。長期間入金されない場合は、長期滞留債権と呼ばれます。 不良債権との違いは、回収見込みの有無です。また、催促などの対応を試みても滞留債権が解消されない場合は、貸倒引当金を計上することが…
詳しくみる回収業務とは?手作業を減らして経理の負担を軽減する方法を解説
回収業務は、提供したサービスや商品に対する代金を受け取るために行う業務です。企業の資金繰りを円滑に進めるために重要ですが、同時に多くの課題が生じやすい業務でもあります。正しい回収業務の流れやポイントについて知っておくことが大切です。 本記事…
詳しくみる未払金台帳とは?買掛金との違い、テンプレートを基に書き方を解説
未払金台帳は未払金を管理する台帳です。未払金とは営業外の単発的な取引から発生する費用のことです。未払金台帳をつけることで、支払のミスを防止したり、資金繰りに役立てたりできます。紹介するテンプレートを使えば手軽に作成できるため、ぜひご活用くだ…
詳しくみる支払管理表エクセルの作り方!スプレッドシートとの違いや効率化を解説
経費や請求の支払い管理を正確に行うことは、会社の資金繰りを安定させるために重要です。この記事では、エクセルで支払管理表を作成する方法、Google スプレッドシートとの違い、さらに効率化に役立つシステムやテンプレート活用まで、わかりやすく解…
詳しくみるリカーリングレベニューとは?意味や具体例、活用方法を解説
リカーリングレベニューとは、継続的な契約で発生する定期的な収益のことです。リカーリングビジネスにより長期的に安定した収益が見込まれ、顧客との関係強化につなげられます。 本記事では、リカーリングレベニューの意味やサブスクとの違い、決済手段など…
詳しくみる