• 更新日 : 2024年1月12日

カード決済の領収書の保存が必須に!インボイス制度に対応した法人カードとは?

カード決済の領収書の保存が必須に!インボイス制度に対応した法人カードとは?

2023年10月から施行されたインボイス制度では、消費税の仕入税額控除を受け取るために、適格請求書の保存が必要です。インボイス制度は、請求書発行業務への影響だけではなく、仕入れや経費精算に関わるカード決済においても大きな影響があります。特に注意しなければならないのは、3万円未満の少額決済の場合にも領収書の保存が必須となる点です(※1)。

これにより、従来の決済方法・経理処理のままでは、経理担当者だけでなく現場社員の負担も増加します。

本記事では、インボイス制度によって3万円未満の決済で領収書の回収・保存が必須となる点(※2)、および法人カード業務における経理処理の負担の増加について解説します。あわせて、スマホアプリから領収書をアップロードでき、経理担当者や現場社員の負担軽減が可能なマネーフォワード ビジネスカードと、マネーフォワード クラウドを活用したインボイス制度の対応方法についても紹介します。

※1:一定規模以下の事業者が行う1万円未満の仕入れ等は、インボイスの保存がなくても帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められます(経過措置)。
※2:公共交通機関の3万円未満の旅客運賃、自動販売機による3万円未満の購入など領収書の保存が不要になるものもあります。

インボイス制度では3万円未満の決済においても領収書の保存が必須に

インボイス制度において仕入税額控除の適用を受けるためには、原則3万円未満の決済であっても、取引相手から適格請求書の要件を満たす領収書等の回収・保存が必須となります。

インボイス制度施行前は3万円未満の取引において特例が適用されていた社内用の飲料や文具類の購入においても、インボイス制度施行後は、領収書等の保存が必須です。

なお、適格請求書の交付が難しい以下のような場合は、例外的に帳簿のみの保存で仕入税額控除を受けることができます。

  • 3万円未満の公共交通機関による運賃
  • 卸売市場で行われる生鮮食品等の購入
  • 生産者が農業協同組合などに委託して行う農林水産物の購入
  • 3万円未満の自動販売機などによる商品の購入
  • 郵便や貨物サービス

インボイス制度とは

インボイス制度において仕入税額控除を受けるには、売り手は適格請求書の交付・保存を行う必要があります。買い手は、原則として売り手から交付された適格請求書等の受領・保存が必要です。

適格請求書(インボイス)とは、売り手の氏名や登録番号、取引年月日等が記載された領収書等のことです。つまり、買い手が仕入れで支払った消費税の税額控除を受けるためには、必要項目が記載された適格請求書(インボイス)の受領・保存が必須となります。

仕入税額控除

適格請求書(インボイス)の必須記載項目は以下になります。

  • 適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号
  • 取引年月日
  • 取引内容(軽減税率対象品目である旨)
  • 税率ごとに区分して合計した対価の額および適用税率
  • 税率ごとに区分した消費税額等
  • 受領者の氏名または名称

カード会社から送られる請求明細やカードの利用明細は、上記項目の記載が一部欠けているため、インボイスの要件を満たすことができません。別途、領収書等の回収・保存が必要です。

インボイスの記載事項

インボイス制度について、詳しくは下記記事でも解説しています。

従来の法人カードでは「カード決済時の経理業務」の負担が増加?

ここまで、インボイス制度においては、3万円未満の決済であっても適格請求書の保存が必須となる点について解説しました。次は、インボイス制度施行後にカード決済において発生する業務負担について解説します。

①証憑の提出・回収・保存

従来の法人カードは、領収書等の証憑を回収する機能を備えていないことが多く、紙での提出・回収・保存が必要です。これによって、現場社員の手間が増えるだけでなく、経理担当者も現場社員から領収書を回収して保存しなければならないため、負担が増加します。

②証憑の確認

インボイス制度においては、3万円未満の決済分も含めて取引先や店舗等から領収書等を受け取り、記載事項がインボイスの要件を満たしているかを確認する必要があります。
回収した領収書等が適格請求書かどうかを1つ1つ確認しなければならないため、経理担当者にとって非常に大きな負担となります。

③証憑に応じた記帳

インボイス制度施行後は、領収書等をもとに取引先の事業者が「適格請求書発行事業者」であるかの確認や、証憑に応じた税区分を選択する手間が発生します。特に3万円未満の決済は決済回数が多いため、1件ずつ確認する作業が発生し、経理処理の大きな負担となる可能性があります。

マネーフォワード クラウドとマネーフォワード ビジネスカードで手間やコストをかけずにインボイス制度に対応可能

マネーフォワード クラウドとマネーフォワード ビジネスカードを組み合わせることで、前述した「証憑の提出・回収・保存」「証憑の確認」「証憑に応じた記帳」の負担を解消できます。

①スマホアプリ・Webから証憑の回収・保存が可能(電子帳簿保存法に対応)

マネーフォワード ビジネスカードの証憑添付機能によって、スマホアプリやWebから領収書を利用明細に紐づけてアップロードできます。

店舗等で受け取った領収書等を撮影するか、画像をアップロードすることで、マネーフォワード クラウドBOXに自動で保存できます。また、マネーフォワード クラウド会計の仕訳にアップロードした証憑を紐づけることで、電子帳簿保存法に則って領収書等の保管が可能です。

この機能を利用すれば、現場社員からペーパーレスで証憑を回収し、さらに領収書等を電子帳簿保存法に則って保管できるため、現場社員の負担や保管の手間を大きく軽減することが可能です。

②仕訳と紐づけて証憑の確認が可能

マネーフォワード ビジネスカードからアップロードした証憑は、マネーフォワード クラウド会計の仕訳候補に自動で紐づけされ、クラウド会計内から確認できます。

仕訳と証憑を紐づけて画面上で確認できるため、インボイスの記載事項を満たしているかの確認や、証憑に応じた仕訳の登録が効率的に行えます。

③適格請求書発行事業者の自動判定や各税率の消費税額の自動入力

マネーフォワード クラウド経費とマネーフォワード ビジネスカードを組み合わせることで、適格請求書発行事業者か否かの自動判定が可能です。また、OCR入力によって「適格請求書発行事業者登録番号」と「税率ごとの消費税額」が自動入力されます。

証憑に応じた税率を1つ1つ確認する手間が省けるのはもちろん、適格請求書発行事業者の登録番号も自動で入力されるため、取引先が適格請求書発行事業者か否かを確認する手間も削減できます。

また、マネーフォワード ビジネスカード単体でも、適格請求書発行事業者の自動判定やカードの支払先から登録番号を自動で推測する機能を今後リリース予定です。(2024年春頃)

早めにインボイス制度対応の検討を

インボイス制度では、仕入税額控除の適用を受けるために、3万円未満の決済であっても領収書の保存が必須となります。

従来の法人カードのままでは現場社員や経理担当者の負担が増える可能性があるため、マネーフォワード ビジネスカードを導入し、インボイス制度対応の負担を減らしませんか。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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