繁忙期には１日200枚もの紙の伝票を処理しており、手作業による入力ミスが発生していた

笠原様：愛知ダイハツ株式会社は、愛知県内にてダイハツ車の販売・整備をおこなう自動車ディーラーです。売上規模は600億円を超え、39店舗（2024年7月時点）で1,000人以上の社員やパートスタッフが働いています。経理部門は13名体制で運営しています。

伊藤様：以前は主に紙ベースの経費精算方法を採用していたため、多くの課題を抱えていました。まず、繁忙期には1日あたり100〜200枚もの紙の伝票処理が発生し、手入力による金額間違いや必要事項の入力ミスが頻発していました。

笠原様：また、各店舗で経費精算用に現金を用意する必要があり、小口現金も管理しなければなりません。領収書ごとに内容を入力して、伝票を作成しなければならないことが大きな負担でした。

伊藤様：出金伝票の修正作業にも手間がかかっていました。会計ソフトを使って出金伝票をチェックしていたため、間違った伝票の訂正作業をおこなうときは、一度店舗に戻して、また改めて申請を上げてもらうという手順だったため、訂正までに時間も労力もかかっていました。

笠原様：一部の業務では経費精算システムを導入していました。しかし、経費精算システムの使用は店舗の直販スタッフの交通費精算に限定されており、ほかの精算に関してはほぼ手作業のため、非常に大きな負担でした。

従量課金制の料金体系が自社の経費申請体制にフィット。キャッシュレス化推進に向け、ビジネスカード（マネーフォワード Pay for Business）も導入

笠原様：経費精算に課題を感じていたとき、ダイハツ工業を含む全国のディーラーにおいて、キャッシュレス化推進の方針が打ち出されました。

全社的なキャッシュレス化推進の流れを受け、愛知ダイハツでも経費精算システムの見直しに着手しました。既存システムの使用範囲拡大を検討する一方で、新たなシステムの導入も検討することになりました。その検討の結果、選んだのがマネーフォワード クラウド経費です。

伊藤様：マネーフォワード クラウド経費を選んだ決め手は3つあります。

1つ目は、従量課金制の料金体系です。従量課金制は使用したアカウント分だけ課金されるというシステムのため、余計な経費がかかりにくいという点が大きなメリットでした。

2つ目は、承認作業時の利便性です。UIがわかりやすく、特に承認作業時はレシートの写真と申請内容を1画面で確認できる点が魅力的でした。

3つ目は、ビジネスカードであるマネーフォワード Pay for Businessが用意されていた点です。ちょうど以前から営業担当者が経費を立て替える際の負担軽減を目指す動きや、店舗の小口現金を減らそうという動きなどがあり、ビジネスカードの導入を検討していました。マネーフォワード クラウド経費であれば、経費精算システムと同時にビジネスカードを導入できる点に非常に魅力を感じました。マネーフォワード Pay for Businessを活用することで、マネーフォワード クラウド経費にスピーディに自動連携されるという点も大きなメリットでした。

笠原様：現在は、本社や営業店舗全てに1枚以上のビジネスカードを配布しており、カード決済可能なものについては、基本的に全てカード決済で対応しています。

経理部門による個別サポートや段階的な導入により、わずか4ヶ月で全社に展開！

笠原様：マネーフォワード クラウド経費の導入にかかった期間は約4ヶ月です。その間に、テスト稼働期間もありました。

全社展開に際しては、まず経理担当者向けにWebでの研修を実施し、製品概要や変更後の経費精算フロー、操作方法の説明をマニュアルと実際の端末画面を共有して操作しながらおこないました。その後、経理担当者から各店舗スタッフへ段階的に展開していく流れで進めました。

なお、マニュアル作成に関しては、マネーフォワード社から用意されているマネーフォワード クラウド経費のマニュアルを愛知ダイハツ用にカスタマイズしただけなので、時間を大幅に短縮できました。

伊藤様：導入時には、ユーザー登録に少し時間を要したり、デジタル機器に不慣れな社員の対応をしたりなど、いくつか課題はあったものの、経理部門による個別サポートで対応しました。

マネーフォワード社には、打ち合わせで質問や相談をさせていただき、仕訳データのエクスポートやビジネスカードに関することなどを詳しく伺いました。質問に対し素早く返事をいただくことができ、マネーフォワード社にサポートいただけたことで、スムーズな導入につながったと考えています。

経費精算にかかる業務時間を約50%削減。店舗における小口現金精算も大幅に削減できた

笠原様：マネーフォワード クラウド経費を導入後、紙の伝票は約3分の1に減少し、経費精算業務の時間は体感で半分くらいに短縮されました。また、手作業がなくなったことで入力ミスも大幅に削減されました。

伊藤様：マネーフォワード Pay for Businessの導入もあり、キャッシュレス化が大きく進展しました。取引先が現金対応のみの場合や税金の処理など、どうしてもカード決済ができないケースもありますが、小口現金処理は大幅に削減できています。これは非常に大きな成果だと思っています。

また、申請に間違いがあった際の訂正についても、以前なら、店舗へ差し戻して訂正する必要がありましたが、マネーフォワード クラウド経費なら、承認画面で直接訂正ができます。訂正作業がとても楽になりました。

笠原様：マネーフォワード クラウド経費は、申請する側である社員からも好評です。特にスマートフォンからの申請機能が高く評価されており、実際に申請のほとんどがスマートフォンからおこなわれています。どこからでも申請できるという点は、店舗スタッフにとって非常に利便性が高いです。「いつでもどこでもスマートフォンで申請や完了・承認の確認ができるので、とても楽になった」という声も届きました。

伊藤様：申請者とのコミュニケーションにおいては、チャット機能がついている点も非常に便利です。ひとこと伝えておきたいことや、次回申請時に気を付けてほしいことなどについて、社内の内線を使わずにチャットで伝えることができます。細かな伝達事項がある際、気軽に活用しています。

笠原様：マネーフォワード Pay for Businessの導入も、効率化に大きく貢献しています。実際に「立替をしなくて良いことが多くなり、スタッフの負担も減った」との声も上がっていますし、カードが利用されたときは決済完了メールが来るので、内容もすぐに把握できます。

各店舗に配布しているマネーフォワードのビジネスカードは、経理担当者もしくは店長を管理者として定め、社員から利用申請があれば貸し出す方針で運営しています。利用状況をリアルタイムに確認できる機能があるので、そちらも管理に役立っていますね。

伊藤様：電子帳簿保存法への対応も実現しました。電子帳簿保存法に則って、領収書は電子保存しています。経理担当の作業期間を見越して、領収書の原本は2ヶ月保存し、その後破棄しています。紙での保存が不要になったことで、管理がとても楽になりました。

請求書や支払い処理など、電子化できる業務を増やし、さらなる業務改善を目指す

笠原様：マネーフォワード クラウド経費の導入を足がかりに、さらなる業務改善とDX推進を目指しています。具体的には、請求書の処理、支払い処理などの電子化を検討しているところです。

伊藤様：今回のマネーフォワード クラウド経費の導入によって、ペーパーレス化が大きく前進しました。ビジネスカードの導入によって、現金を手元に置いておくリスクを大幅に減らすこともできます。キャッシュレスが進む昨今において、導入しない手はないと思います。