門間様：弊社は国内外あわせて82店舗、従業員数では1,000名以上の規模の飲食店を運営しています。経理業務は本社の管理部5名で担っており、各店舗の経費申請に対応しています。

篠田様：マネーフォワード クラウドを導入する前は、紙ベースの経費精算をおこなっていました。月末に各店舗から1か月分の経費申請書と領収書が送られてくるので、それを管理部で1枚ずつ確認して対処していたのです。

門間様：以前の経費精算フローには大きく3つの課題がありました。1つ目は、勘定科目の誤りが多く、毎月約9割の店舗で差し戻しが発生していたことです。例えば、「福利厚生費」にあたるスタッフの飲み物代が「ドリンクの仕入れ」で申請されるようなことが多くあり、管理部もミスがないよう何度も見直しが必要で業務負荷が高い状況でした。

2つ目は、会計システムへ入力するまでの手順が複雑だったことです。以前に利用していた会計システムは、外部システムとの連携ができなかったため、経費申請の内容を表計算ソフトに書き起こし、ミス防止の検算をしたうえでインポート登録する必要がありました。銀行の入出金も同様の手順で管理していましたから、二度三度と手間がかかっていました。

3つ目は、紙の管理の問題です。毎月各店舗から届けられる申請書や領収書の枚数は膨大で、重ねると約25cmの厚みにもなります。後から申請内容に不備が発覚した際は、その紙の束から該当する領収書を探さねばならず、多くの時間を要していました。加えて、領収書の紛失リスクや、申請内容を訂正する書き込みがあると金額の正誤確認がしづらかったのも懸念でしたね。

こうした課題から、以前は1店舗の経費精算にも30分から1時間ほどかかっており、月初の3日から4日は経費精算業務にかかりきりな状態だったと記憶しています。

佐藤様：店舗にとっても紙の経費申請は負担でした。食材調達などで経費が都度発生するという飲食店特有の事情もあり、1か月分の大量の領収書を月末の営業時間外にまとめて合算のうえ、仕分けして申請書へ貼り付ける作業が必要だったのです。月末になると「経費精算をしないと」と仕事に集中しづらくなってしまうこともありました。

加藤様：領収書の保管についても、1か月分の領収書を紛失しないようにするのはもちろん、識字に支障がでないように気を配る必要がありました。

門間様：このように、本社・店舗ともに課題を抱えていた背景から、経費精算や会計のプロセスを見直す必要性を感じ、新しい経費精算・会計システムの選定を始めたのです。

加藤様：マネーフォワード クラウド経費と併せて、マネーフォワード Pay for Business（ビジネスカード）も導入をしています。

当初はほかの経費用プリペイドカードを利用していたのですが、マネーフォワード クラウド経費とのデータ連携ができず、経費精算の内容を手動で登録しなければならなかったのです。

門間様：プリペイドカードの性質上、実際の利用と引き落としのタイミングに差があり、消込が間に合わないという経理側の課題もありましたね。

加藤様：マネーフォワード Pay for Businessは、経費の利用履歴や明細がマネーフォワード クラウド経費と自動連携される点に魅力を感じました。いつ、誰が、何を購入するのにいくら使ったのかを本社でもリアルタイムに把握できるようになれば、ガバナンス強化もできると考えたからです。また、領収書の手動登録が不要になれば、現場の労力がさらに減るだろうという期待もありました。

門間様：万が一、カードを紛失した際も、管理部側で利用停止制限がかけられます。現金を支給するよりも安心だと感じました。

加藤様：店舗側でも成果を感じています。以前では、月末に合算するまで月々の経費を把握しにくかったのですが、マネーフォワード クラウド経費の導入により、月のなかばでも利用状況がわかるようになりました。利用状況がこまめにわかるため、現場のコスト意識の醸成にも貢献していると思います。

マネーフォワード クラウド経費はスマートフォンアプリで操作ができるので、移動中のスキマ時間で精算作業を進められるようになった点もメリットですね。

佐藤様：店長としても、マネーフォワード クラウド経費の導入が時間短縮につながっていると感じています。現在は月末時期を迎えても「経費申請を済ませないと」と焦ることなく、本来取り組むべき仕事に集中できるようになりました。

特に、申請したデータにコメントを残せるチャット機能が便利です。飲食業界の特徴として、本社の経理担当者は日中に勤務、店舗社員は夜間に勤務と、勤務時間帯のすれ違いがあります。そのため、以前はコミュニケーションを取るのが難しかったのですが、チャット機能により、現在ではお互いのタイミングでやりとりができるようになりました。

加藤様：マネーフォワード Pay for Businessの成果としては、申請データ作成の簡略化効果が挙げられます。自動的にマネーフォワード クラウド経費に明細データが登録されます。申請者は登録されたデータを勘定科目ごとに仕分け、何を購入したかを入力するだけで申請完了するので、作業が大幅に簡略化されました。

加えて、本社で簡単にカードの上限金額設定を変更できる機能にも価値を感じています。店舗が経費の利用制限金額を超えてしまった場合にも、すぐに設定を見直せるのは、現地調達の多い飲食店にとって非常に有益だと感じます。

佐藤様：新店舗立ち上げの際は、備品購入や新メニュー開発の経費が多く、予想以上の金額になる場合があります。このようなときも、マネーフォワード Pay for Businessならカードごとの上限金額を本社管理部で即座に簡単に変更できるため、立替払いをせずに済んでいます。現地調達が多く、必要金額が予測しづらい飲食店には大変有益なサービスだと感じます。