• 作成日 : 2022年9月30日

法人カードは社員用にも発行できる?運用上の注意点は?

法人カードは社員用にも発行できる?運用上の注意点は?

法人カードでは、従業員も利用できるように社員用のクレジットカードを追加発行できることがあります。追加発行時には審査が必要なのか、また追加発行することにどのようなメリットがあるのかまとめました。

広告

法人カードは社員用に追加カードを発行できることが多い

法人カードは、社員用に追加カードを発行できることがあります。クレジットカードによって上限枚数が異なるので、必要な枚数を発行できるのか法人カードの契約前に確認しておきましょう。また、社員が使う追加カードを発行するときは、手数料がかかることもあるので注意が必要です。

個人事業主向けのクレジットカードでは、家族カードには対応していても社員用のカードには対応していないものもあります。個人事業主で従業員向けに法人カードを発行したいときは、申し込む前に社員用カードの発行に対応しているのか確認しておきましょう。

社員用の追加カードは審査不要のことがほとんど

社員が使う法人カード(追加カード)は、利用料金を代表者や会社の口座から一括で支払う場合は審査不要のことが一般的です。一方、一括ではなくカードの名義人(従業員)ごとの口座で引き落とす場合には、名義人を対象とした審査が必要になります。その際は社員用のカードを発行する前に、名義人の本人確認書類などの提出も必要です。

ただし代表者や会社の口座から一括で利用料金を支払う場合でも、社員用の追加カードを発行する際にクレジットカード会社から審査が別途必要といわれる可能性はあります。審査に必要な書類などを正確に用意し、スムーズに追加カードを発行できるようにしておきましょう。

広告

社員用に法人カードを追加発行するメリット

社員用の追加カードを発行するときは、相応の手続きが必要になるだけでなく、手数料がかかったり、場合によっては別途審査が必要になったりすることがあります。しかしメリットもあるため、必要に応じて社員が使う法人カードを発行するほうがよいでしょう。主なメリットとしては、次の点が挙げられます。

  • 経費精算の負担が減る
  • ポイントやマイルの還元を受けられる

それぞれのメリットについて解説します。

経費精算の負担が減る

社員用カードがない場合は、経費を使ったときの精算処理に手間がかかります。例えば、会社で使用するボールペン1本を従業員に買ってもらうだけでも、次の流れが発生します。

  1. 従業員がボールペン代を立て替える
  2. 領収書などの書類をそろえて、従業員が経理担当者に申告する
  3. 経理担当者が申告書類などを確認し、従業員が立て替えた金額を支払う

社員用カードがあれば、これらの流れは不要です。経費精算の負担を減らすためにも、事業関連の買い物を担当する従業員や、出張や取引先との関係上、経費を使用する機会が多い従業員や役員の社員用カードを作っておくほうが良いでしょう。

クレジットカードの利用明細書に経費となる支出がまとめられる点も、社員用カードを発行するメリットです。経費関連の支出が1つにまとまるので、経理処理の手間を削減できます。またクレジットカードの利用明細書を見ることで、無駄な支出がないか確認できる点もメリットです。

従業員から個別に経費精算を求められるときは、どの分野における支出が多すぎるのか、正確に把握することは難しいかもしれません。しかし、クレジットカードの利用明細書に各支出がまとまっているなら、「接待交際費が多すぎる」「セミナー開催にかかった費用が多すぎる」などを一目で把握できるようになります。

なお、法人カードに限らず、すべてのクレジットカードは名義人以外の方が使用できません。経費を使う可能性のある従業員にはそれぞれ追加カードを発行し、又貸しなどの違反行為が起こらないようにしておきましょう。

ポイントやマイルの還元を受けられる

社員用カードの利用料金をまとめて代表者の口座や法人口座から引き落とすときは、ポイントやマイルも1つにまとまり、貯まりやすくなります。会社の規模が大きいときは使用する経費も多くなるため、還元されるポイントやマイルも多くなるでしょう。

社員用に法人カードを追加発行する上での注意点

法人カードの中には、社員用カードを追加発行できないものがあります。特に個人事業主向けのカードは社員用カードに対応していないこともあるため、追加発行をクレジットカード会社に申込む前に社員が使うカードを増やせるかどうか確認しておきましょう。

またクレジットカードは、個人・法人に関わらず名義人以外は使えません。経費を使用する可能性のある従業員や役員には法人カードを発行しておくほうが良いでしょう。

その他にも、次の点に注意が必要です。

  • 発行枚数に上限がある場合が多い
  • 年会費が増える場合がある
  • カード利用時の規定を設ける

それぞれの注意点について解説します。

発行枚数に上限がある場合が多い

社員用カードの発行に対応している法人カードであっても、発行枚数に上限が定められていることが一般的です。多くの枚数を発行したいときは、それに応じたクレジットカードを選ぶようにしましょう。

年会費が増える場合がある

社員用カードを発行するときは、発行の際に手数料が発生する可能性があるだけでなく、社員用カードの枚数に応じて年会費が増える可能性があります。少額であっても毎年の支出となるので、本当に必要な枚数だけを発行するようにしましょう。

カード利用時の規定を設ける

私用には使わない、又貸しをしない、法人カードの利用伝票はまとめて管理するなど、法人カードを利用する際のルールを明文化しておきましょう。また、法人カードを渡す従業員や役員にはルールを徹底するように指導し、不正使用や規定違反が起こらないように管理します。

従業員の口座から利用金額を引き落とす場合は、年会費は会社側と従業員側のどちらが負担するのかについてもルールを決めておきましょう。

社員用カードを発行するときはルールを決めておこう

法人カードの社員用カードを発行することで経費精算が簡略化でき、経理担当者や従業員の負担を軽減できます。より便利に活用するためにも、私用には使わない、クレジットカードの利用伝票を正しく保管するなどのルールを定め、従業員に徹底しておきましょう。また、クレジットカードは名義人以外の方が使用できないため、又貸しをしないことも徹底しておきます。

社員用カードは経費精算の手間を減らす便利なツールですが、発行する際に手数料が発生したり、年会費が増えたりする可能性もあるので注意が必要です。頻繁に経費関連の支出を行う従業員や役員のみに限って発行し、無駄な手数料などがかからないようにしましょう。また、枚数をある程度に抑えることで、社員用カード全体を管理しやすくなるというメリットもあります。

広告

よくある質問

社員用に法人カードを発行することは可能ですか?

社員用カードに対応している法人カードであれば可能です。カードによって発行枚数や年会費の規定があるため、事前に確認しておきましょう。詳しくはこちらをご覧ください。

社員用に法人カードを発行するメリットは何ですか?

社員に経費を立て替えてもらう必要がなくなるため、経費精算の手間を軽減できます。また、利用料金を1つのカードにまとめることで、ポイントやマイルが貯まりやすくなります。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修:金子賢司(CFP)

東証一部上場企業で10年間サラリーマンを務める中、業務中の交通事故をきっかけに企業の福利厚生に興味を持ち、社会保障の勉強を始める。以降ファイナンシャルプランナーとして活動し、個人・法人のお金に関する相談、北海道のテレビ番組のコメンテーター、年間毎年約100件のセミナー講師なども務める。趣味はフィットネス。健康とお金、豊かなライフスタイルを実践・発信しています。

関連記事