青色申告事業主にとって領収書は経費として認めてもらう上で非常に重要な書類です。領収書をもらうことももちろん大切ですが、申告納税した後、すぐに処理済みの書類として破棄されている方も多いのではないでしょうか?

実は青色申告者の領収書や預金通帳などの現金や預金の取引等の関係書類は7年、請求書や納品書などのその他書類は5年の保存期間が定められています。ここでは領収書に関する申告書類や保存期間について解説していきます。

青色申告の提出

提出する書類

65万円特別控除の青色申告で提出する書類には、
・確定申告書B(第一表、第二表)
・所得税青色申告決算書(損益計算書/貸借対照表)
・控除に関する書類

が必要となります。

10万円特別控除の青色申告者は、複式簿記によらない簡易簿記で帳簿を作成するため、貸借対照表を作成することができません。したがって、上記書類のうち貸借対照表は提出する必要はありません。

提出先

提出方法は大きく3種類あります。
1. 確定申告期間(翌年2月16日から3月15日)に税務署へ直接提出する
2. 所轄税務署へ郵送する
3. e-Taxで電子申告する

1の直接提出する方法は、確定申告期間内に不明な点を職員に質問しながら申告書を作成できる相談コーナーが設置されることがあります。不安な方はそちらを利用されるとよいでしょう。

郵送する方法ですが、確定申告書は税務上「信書」に当たることから、税務署に送付する場合には、「郵便物」(第一種郵便物)又は「信書便物」として送付する必要があります。信書に関する注意点として、

・信書を郵送できる業者は日本郵便株式会社か信書を送達できる事業者に限られていること
・信書の取扱いを禁じられている業者に信書送付を依頼してはならないこと

等が郵便法により定められています。

利用する事業者が、信書便の配達に関する総務省からの許可を得ているかを確認する必要があります。たとえばヤマト運輸のメール便では信書を送付することができませんが、佐川急便の飛脚特定信書便であれば確定申告書を送付することができます。

3のe-Taxによる電子申告は、自宅のPCから確定申告書や添付書類を電子申告することができます。データによる申告となるため、控除に関する書類は送付しなくてもよいというメリットがあります。ただし、法定申告期限から5年間の保存義務が生じます。これは税務署等から本来添付すべき書類の提出を求められることがあるからです。

提出する領収書について

領収書の要件

領収書として認められるための要件としては下記の項目が必要となります。
・日付
・金額
・発行元
・使用用途

手書きの領収書よりも機械発行されたレシートの方が改ざん精度が低くなるため、手書きであるかどうか、記名されているかどうかはそれほど神経質になる必要はありません。

むしろ手書きの領収書よりレシートの方が購入明細や購入時刻などより多くの情報が記載されているため、レシートも領収書と同じ効力があると解釈することができます。

また商品明細そのものが利用目的であると判断できるもの(インクカートリッジなど)は、経費として認められやすくなりますが、何を購入したのか、何のために利用するものなのかが明確ではない場合、レシートや領収書の裏面に記載しておけば、より信憑性が高くなります。手書きの領収書であれば、但書きに正確な内容が記載されていることが必要となります。

領収書が発行されない場合や紛失してしまった場合

領収書が発行されない交通費などは、
1. 出金伝票を作成する
2. 現金出納帳に交通費を出金や支出として記帳する
という順番で処理します。

伝票をもとに帳簿をつけていくという流れがあるため、出金伝票を備忘録代わりに作成することで証拠根拠を持たせることができます。

もちろんICカードをチャージしたときに発行される領収書は必ずもらうようにしましょう。さらに券売機で乗車履歴を印字して、経費として使用した分とプライベートで使用した分とに分ければ問題ありません。

また、金額が大きく事業の損失になってしまうような領収書を紛失してしまった場合は、発行元に再発行を依頼してみましょう。

売上データ販売履歴として残っていることが考えられるため、それらのデータを基に再発行の領収書を発行してもらえることもありますが、システム上、請求書や納品書しか発行できないことも考えられます。請求書や納品書は金銭授受の前後のやり取りを示す書類であるため、領収書と同じ効力を果たすことはできません。

しかしそのような書類であったとしても金銭の授受が完了したことを示す文言が入っていれば、その書面は領収書と同じ役割を果たすことができるのです。発行元で入金した事実を確認できるのであれば、「代金受領済み」「入金確認済み」といった文言を記入してもらうか、領収印を押印してもらいましょう。

参考:国税庁_No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書

領収書が1枚しかない場合

飲み会などで料金を別々に支払ったが領収書が1枚しかもらえないような場合、
・出金伝票を作成する
・現金出納帳の摘要欄に経緯を記載しておく
といった方法があります。

しかし、出金伝票は領収書と比べると証憑能力に欠けるため、多用することはなるべく控えるようにしましょう。

領収書の保存義務

青色申告者の帳簿書類に関する保存期間は以下の表のとおりです。

当年分の保存期間は、翌年3月16日から7年間となります。

保存義務違反に対する罰則等は定められていませんが、保存しなければいいというわけではありません。

所得税法150条第1項第1号に規定されている青色申告の帳簿書類の備え付け、記録または保存には、税務職員に提示するという意味も含まれています。もし税務調査に入って提示できないことになれば、青色申告の承認取消事由に該当することになるため、提示できなかった年度まで遡って青色申告の承認を取り消されてしまうのです。

また、経費として申告した証拠書類を提出することができないため、追徴課税されてしまうこともあります。

まとめ

確定申告における青色申告者の領収書は、申告する際にも申告し終わったあとでも必要であることがお分かりいただけたのではないでしょうか。何でも捨てられずに溜め込むのも考えものですが、安易な気持ちで気軽に捨ててしまうのも、大変リスクの高い行為となります。

またせっかく保存しておいたにも関わらず、感熱紙の文字が消えてしまって読み取れないという事態になれば、保存していないのと同じことになってしまいます。事業に関する重要な領収書はコピーをとっておくことをオススメします。

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