• 更新日 : 2026年7月7日

人事部への問い合わせを削減する方法6選！削減するメリットやポイントも紹介

人事部への問い合わせを減らしたいと考えていても、具体的にどのような方法で減らせばいいかがわからない方もいるでしょう。

そこで本記事では、人事部への問い合わせが減らない原因から問い合わせを削減する方法、実施する際のポイントを解説します。

人事部への問い合わせを削減するメリットやポイントも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

人事部への問い合わせが減らない主な原因とは？

人事部への問い合わせが減らない原因には、以下のようなケースが挙げられます。

社内マニュアルが整備されていない

就業規則や福利厚生に関するマニュアルが整備されていないと、従業員が自身で調べられないため、人事部への問い合わせが増えやすくなります。

また、マニュアルがあっても長期間更新されていない場合も、記載内容と実際の制度が異なることで、結果的に問い合わせの増加が発生しやすくなります。

質問の回答が蓄積されていない

過去の回答を蓄積していないことも、問い合わせが減らない原因のひとつです。

たとえば「育児休暇を取得できる条件」「資格取得の支援制度の対象」など、わかりにくい社内規定については、複数の従業員から同じ質問を受けるケースがあります。

問い合わせの回答を記録し、人事部内で共有できていなければ、同じ質問に対して都度説明が必要となり、対応の手間が増えてしまいます。

人事部への問い合わせを削減するための6つの方法

ここからは、人事部への問い合わせを削減するための方法を6つ紹介します。

社内マニュアルを作成する

代表的な方法が、社内マニュアルの作成です。

専用ツールを使い、人事制度の見方や、福利厚生制度の利用方法などの詳細をマニュアルにまとめましょう。

また、就業規則等の公開・共有すべき社内規定類は誰でも閲覧できる状態にしておきましょう。

とくに就業規則は、労働基準法第106条で従業員への周知が義務づけられているため、共有できていない場合は早めの対応が必要です。

福利厚生については、育児休業の取得条件や通勤手当の支給条件など、複雑な規定を中心に記載することで、問い合わせを削減しやすくなります。

参考：労働基準法 | e-Gov 法令検索

問い合わせ窓口を一本化する

問い合わせを削減するためには、窓口を一本化することも大切です。

電話やメール、口頭など複数の経路で問い合わせを受け付けていると、同じ質問が寄せられた際に気づきにくくなります。

窓口を一本化すれば、寄せられた質問を一覧で可視化しやすくなり、同じ内容に対して複数回にわたって回答する手間も省けます。

よくある質問の回答をテンプレート化する

過去に多く寄せられている質問に対して、回答をテンプレート化して人事部内で保存・共有しておくのもひとつです。

テンプレートを用意しておけば、同じ質問が届いた際に迅速に対応できます。

また、テンプレート化した回答を「よくある質問」としてFAQにまとめておくことで、従業員自身で社内規定を調べられるようになります。

チャットボットを導入する

人事部への質問を受けるシステムとしてチャットボットを導入するのも有効です。

チャットボットとは、文章で人間と自然に対話できるシステムで、時間を問わず質問への回答ができます。

たとえば、夜勤の従業員が「給与明細の再発行手順を知りたい」と思った場合に、即座に解決することが可能になります。

従業員がスムーズに使えるよう、導入時は操作方法をまとめた資料も共有しましょう。

アウトソーシングを活用する

人事部への問い合わせ対応を専門の外部業者に外注する、アウトソーシングも有効な手段です。

外注先が問い合わせに回答してくれるため、人事部の担当者が対応する手間を減らせます。

一方、共有が不十分であると、従業員への回答が不正確になったり、外注先から人事部へ問い合わせが発生したりする可能性があります。

業務を委託する場合は、事前の打ち合わせなどで社内制度を共有しておくようにしましょう。

従業員への教育を行う

人事部に問い合わせる前に、現場の従業員が自身で調べるよう呼びかけることも大切です。

入社時のオリエンテーションや定期的な社内研修で、マニュアルの保管場所や使い方を説明しておくと、習慣として定着しやすくなります。

問い合わせ窓口を一本化した場合は、変更後の問い合わせ方法（内線電話や社内チャットなど）も説明しましょう。

人事部への問い合わせを削減する4つのメリット

ここからは、人事部への問い合わせを削減するメリットを4点解説します。

担当者がほかの業務に集中できる

人事部への問い合わせを削減することで、担当者はほかの業務に集中しやすくなります。

問い合わせ対応に割いていた時間を、採用活動の改善や人員配置の見直しなど、企業の経営に関わる業務に取り組みやすくなります。

優秀な人材を採用し、各部署に適切に配置できれば、業績の向上も見込めるでしょう。

業務量が減ることで、人事担当者の残業時間が抑えられる上に、人件費を削減しやすくなります。

従業員の生産性を高めやすくなる

従業員の生産性を高めやすくなる点も、人事部への問い合わせを削減するメリットです。

人事部への問い合わせの削減を目的に、社内マニュアルやチャットボットを整備すると、現場の従業員が不明点をすぐに解決しやすくなります。

その結果、業務が止まる時間が減り、生産性も向上させやすくなるでしょう。

たとえば、従業員が出張の交通費の精算方法がわからなくても、マニュアルで把握できれば時間をかけずに申請でき、本来の業務に集中できます。

従業員の満足度向上につながる

人事部への問い合わせを削減することで、人事担当者を含む従業員の満足度の向上が期待できます。

たとえば、人事担当者にとっては、問い合わせ対応を省くことで残業を減らしやすくなります。

従業員の満足度が高まると、離職するリスクも抑えられるため、事業に必要な人員を維持しやすくなるでしょう。

人事部への問い合わせの削減を目指すうえでのポイント

ここからは、人事部への問い合わせの削減を目指す際のポイントを解説します。

問い合わせが多い原因を事前に調査する

問い合わせが多い原因を把握しておきましょう。

原因がわからなければ、適切な解決策が見つけられません。

たとえば、過去の問い合わせをもとに「制度説明がわかりづらい」「同じ質問が多い」「従業員が調べずに問い合わせる傾向が強い」など、現状を整理します。

そのうえで「わかりやすいマニュアル文書を作る」「よくある質問をまとめたFAQページを作る」「問い合わせる前に自身で調べるよう周知する」など、問題点に適した解決策を講じましょう。

自社に合うツールを選定する

マニュアルの作成やチャットボットの導入をする上で、自社に合うツールを選ぶことも大切です。

自社に合うツールを選択するためのポイントには、たとえば以下が挙げられます。

無料トライアルを利用できる場合は、申し込む前に機能や操作性を確認しておくのもひとつです。

たとえば、チャットボットの場合は、現場の従業員が操作する機会が多くなるため、パソコン操作に不慣れな人でも扱いやすいかを判断する必要があります。

アンケートによる調査などを行い、従業員が使いやすいかどうかを確認しましょう。

繁忙期を避けて実施する

入社手続きや年度末処理のタイミングなど、人事部への問い合わせが増えやすい3月～4月は、避けたほうがいいでしょう。

マニュアルの作成やチャットボットの導入、従業員への周知など、問い合わせの削減にはさまざまなタスクが含まれます。

そのため、繁忙期に実施しようとすると、人事担当者への負担が大きくなります。

実施後に効果検証を行う

対策を講じた後に効果検証を行うことも大切です。

マニュアル作成やチャットボットの導入を行っても、必ず人事部への質問が減っているとは限りません。

月間の問い合わせの総数や人事担当者の残業時間を測定し、実施前と実施後で比較しましょう。

効果が見られない場合は、マニュアルの追記や、チャットボット内のデータの見直しなどの原因を探りましょう。

社内マニュアルは定期的に更新する

社内マニュアルを定期的に更新することも大切です。

福利厚生の内容や人事評価の基準などは、変更される可能性があります。

制度の変更にあわせてマニュアルを更新しないと、記載内容と実際の規定に差異が生じ、問い合わせが発生しやすくなってしまいます。

最低でも数ヶ月に一度は、更新漏れがないか確認するようにしましょう。

人事部への問い合わせの削減に関するよくある質問

最後に、人事部への問い合わせの削減に関するよくある質問と回答を紹介します。

社内マニュアルの作成に時間がかかっているときの対策は？

社内マニュアルの作成に時間がかかっている場合は、完璧な内容を求め過ぎないようにしましょう。

優先順位をつけて作成し、公開後に随時追記・修正を入れていくことで、作成から公開・共有までの時間を短縮できます。

文章を考えるのが難しいときは「Q.有給休暇の申請期限は？ A.希望日の3日前までです」というように、一問一答の形式をとり入れるのもひとつです。

その後、少しずつ文章の肉付けを行い、最終的には制度の内容を把握できる状態を目指します。

マニュアルを更新する際は、変更箇所や内容がわかるようにし、従業員へ周知しましょう。

従業員が社内マニュアルを使ってくれないときの対策は？

社内マニュアルを作成しても従業員が読んでくれない場合は、問い合わせる前に記載内容を確認するよう、繰り返し周知する必要があります。

また、作ったマニュアルが読みづらい、わかりづらい可能性もあるため、随時内容を見直しましょう。

記載済みの内容について質問された際に、返答時に該当箇所のURLを添付し、マニュアルの存在を意識づけるのも効果的です。

人事部への問い合わせ内容はどのように記録する？

人事部への問い合わせ内容は、Excelやスプレッドシートなどの表計算ソフトを使うと管理しやすくなります。

以下のように、問い合わせの重要度やカテゴリ、内容などをまとめた一覧表を作成しましょう。

一覧表をもとによく質問される内容を確認し、回答をFAQページにまとめると、問い合わせの削減につなげやすくなります。

人事部の負担を減らしたいなら「マネーフォワード クラウド」もおすすめ

人事部の負担を減らしたい場合には「マネーフォワード クラウド」の導入が効果的です。

たとえば、以下のような業務効率化につながるサービスが利用できます。

各サービスを導入することで、給与計算や年末調整など、幅広いバックオフィス業務を効率化できます。

問い合わせ対応以外の工数を削減したい方は、ぜひ詳細をチェックしてみてください。

【中小企業向け】人事労務の課題を解決する労務管理システム

• 監修：遠藤良介（社会保険労務士）

  大学卒業後、ビールメーカーの営業、地方公務員、大手飲食チェーンの店長など多彩な業界・職種を経験。現場で人材マネジメントの重要性を痛感し、社会保険労務士を志す。社労士事務所勤務中に国家試験に合格し、2021年に愛知県でReメンバー労務オフィスを開業登録。製造業からサービス業まで幅広い顧問先の労務課題に向き合い、「会社と従業員を、笑顔に」をモットーに採用・定着支援、就業規則整備、労務トラブル未然防止などに奔走している。