• 作成日 : 2026年5月7日

勤怠管理システムとは？主な機能・費用相場・導入手順を解説

勤怠管理システムの導入を検討していても、「自社に必要なのか」「どの機能を重視すべきか」「費用はどのくらいかかるのか」と迷う企業は少なくありません。紙やExcelでの管理に限界を感じている場合や、勤務形態が複雑な場合は、システム導入の必要性が高まりやすくなります。

この記事では、勤怠管理システムとは何かという基本から、主な機能、導入がおすすめなケース、費用相場や導入手順などを解説します。

勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、従業員の出勤・退勤、休憩、残業、有給休暇などの勤務状況を記録・集計・管理するための仕組みです。紙のタイムカードやExcelでの管理と比べて、集計ミスを減らし、法令対応や確認作業を効率化しやすい点が特徴です。

勤怠管理システムは、従業員の労働時間や休暇を一元管理する仕組み

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時刻、休憩時間、残業時間、休日出勤、有給休暇の取得状況などをまとめて管理するシステムです。勤務データを自動で記録・集計できるため、手作業による転記や計算の負担を減らせます。企業は従業員ごとの勤務実態を把握しやすくなり、給与計算や人事労務の基礎データとしても活用できます。

打刻から集計までを効率化できる

勤怠管理システムには、ICカード、スマートフォン、パソコン、指紋認証などで打刻できる機能があり、記録した時刻をもとに労働時間を自動集計できます。これにより、管理者が毎月タイムカードを回収し、手計算や表計算ソフトで集計するといった手間を減らせます。勤務形態が複雑な職場でも運用しやすくなるのが利点です。

法令に沿った労務管理を進めやすくする

勤怠管理システムは、長時間労働の把握、残業時間の確認、有給休暇の管理などを行いやすくするため、法令に沿った労務管理にも役立ちます。勤務実績を可視化できることで、過重労働の防止や是正対応にもつなげやすくなります。単なる打刻ツールではなく、企業が適切な勤怠管理を行うためのツールといえるでしょう。

勤怠管理システムの導入がおすすめなケースは？

勤怠管理システムは、すべての企業で同じように必要になるわけではありません。ここでは、導入を検討しやすい代表的な3つのケースを挙げます。

紙やExcelでの管理に手間やミスが生じている場合

紙のタイムカードやExcelで勤怠を管理していると、打刻内容の確認、転記、集計、修正依頼に多くの手間がかかります。従業員数が増えるほど、入力ミスや計算ミス、確認漏れも起こりやすくなります。このケースでは、勤怠管理システムを導入することで、打刻データの自動集計がしやすくなり、月末月初に担当者へ集中しがちな作業負担を軽減できます。あわせて、手作業による集計ミスや属人的な運用も減らしやすくなります。

残業時間や休暇取得状況を把握しにくい場合

管理表が部署ごとに分かれていたり、確認のタイミングが月末に偏っていたりすると、長時間労働や有給休暇の未取得を早めに把握しにくくなります。その結果、対応が後手に回り、労務管理上のリスクが高まることがあります。このケースでは、勤怠管理システムを導入することで、従業員ごとの残業時間や休暇取得状況を一覧で確認しやすくなり、長時間労働の兆候や休暇管理の漏れを早めに見つけやすくなります。

勤務形態や就業ルールが複雑な場合

シフト制、直行直帰、複数拠点勤務、夜勤、現場ごとに異なる勤務時間帯などがある職場では、勤怠ルールが複雑になりやすく、手作業で正確に管理し続けるのは簡単ではありません。このケースでは、勤怠管理システムを導入することで、勤務形態に応じた打刻や集計、ルール設定がしやすくなり、現場ごとの運用差による集計のばらつきや管理ミスを減らしやすくなります。複雑な働き方でも、実態に即した勤怠管理を行いやすくなります。

勤怠管理システムの主な機能は？

勤怠管理システムには、出退勤を記録するだけでなく、労働時間の集計や休暇管理、申請承認、勤務状況の確認など、日々の勤怠管理を支える機能が備わっています。ここでは、勤怠管理システムの主な機能を代表的なものに分けて整理します。

出退勤時刻を記録する打刻機能

勤怠管理システムの基本となるのが、出勤時刻や退勤時刻、休憩の開始・終了を記録する打刻機能です。パソコン、スマートフォン、ICカード、指紋認証など、製品によって打刻方法はさまざまです。これにより、紙のタイムカードを回収したり、手作業で転記したりする負担を減らしやすくなります。直行直帰や外出先からの打刻に対応できる製品であれば、現場勤務や移動の多い職場でも使いやすくなります。

労働時間や残業時間を自動で集計する機能

打刻したデータをもとに、所定労働時間、実労働時間、残業時間、深夜労働時間、休日労働時間などを自動で集計できる機能も重要です。手計算やExcelでの集計に比べて、計算ミスや確認漏れを減らしやすくなります。勤務ルールに応じた集計設定ができる製品なら、複雑な就業規則がある企業でも運用しやすくなります。月末月初に集中しやすい集計作業の負担を軽減できる点も大きな特徴です。

休暇申請や残業申請を管理する申請・承認機能

勤怠管理システムには、有給休暇、欠勤、遅刻早退、残業申請などをシステム上で申請し、上長が承認できる機能が備わっていることも多くあります。紙の申請書やメールでのやり取りを減らせるため、申請漏れや承認の遅れを防ぎやすくなります。誰がいつ申請し、誰が承認したのかを履歴として残せる点も、管理のしやすさにつながります。

勤務状況を可視化して確認しやすくする機能

従業員ごとの残業時間、有給休暇の取得状況、打刻漏れの有無などを一覧で確認できる機能も、勤怠管理システムの重要な役割です。勤務実態を見える化することで、長時間労働や管理漏れに早く気づきやすくなります。管理者が状況を把握しやすくなるだけでなく、労務リスクの予防や業務改善にもつなげやすくなります。日常の労務管理を支える仕組みとして活用できる点が特徴です。

勤怠管理システム導入の手順は？

勤怠管理システムの導入は、製品を選んですぐ使い始めればよいわけではありません。自社の課題や勤務ルールを整理しないまま進めると、導入後に「現場で使いにくい」「設定が合わない」といった問題が起こりやすくなります。スムーズに定着させるには、事前整理から運用開始後の見直しまで、段階を踏んで進めることが重要です。

1. まず自社の課題と導入目的を整理する

最初に行いたいのは、なぜ勤怠管理システムを導入するのかを明確にすることです。たとえば、紙やExcel管理の手間を減らしたいのか、残業時間を見える化したいのか、複雑なシフト管理に対応したいのかによって、選ぶべき機能は変わります。現状の運用で何に困っているのか、どの業務を改善したいのかを整理しておくことで、製品選定の軸がぶれにくくなります。

2. 現場の働き方や就業ルールを洗い出す

実際の勤務形態や就業ルールを確認します。固定時間制だけでなく、シフト制、直行直帰、夜勤、複数拠点勤務などがある場合は、運用条件を細かく整理する必要があります。あわせて、残業計算の基準、休憩の扱い、有給休暇の管理方法なども確認しておくと、導入後の設定ミスを防ぎやすくなります。現場の実態を把握せずに進めると、システムが業務に合わなくなるおそれがあります。

3. 自社に合う製品を比較して選定する

課題と運用条件が整理できたら、必要な機能をもとに製品を比較します。打刻方法、シフト管理機能、申請承認機能、給与システムとの連携、スマートフォン対応などを確認し、自社に必要な要件を満たしているかを見極めます。価格だけで決めると、必要な機能が不足したり、逆に使わない機能が多くなったりするため、業務との適合性を重視して選ぶことが重要です。

4.初期設定と社内周知を行う

製品を決めた後は、就業ルールに沿って勤務区分や申請フロー、休暇設定などを登録します。同時に、従業員や管理者へ操作方法や運用ルールを周知することも必要です。使い方の説明が不足すると、打刻漏れや申請ミスが起こりやすくなります。導入初期は問い合わせも増えやすいため、誰が質問対応を担うかも決めておくと運用が安定しやすくなります。

5. 運用開始後に見直しと改善を行う

導入して終わりではなく、実際に運用しながら課題を見直すことも欠かせません。打刻漏れが多い、承認フローに時間がかかる、現場によって使い方に差があるといった問題が出る場合があります。こうした点を確認し、設定や運用ルールを調整することで、システムを自社により合った形へ近づけられます。定着まで含めて取り組むことが、導入効果を高めるポイントです。

勤怠管理システム導入の費用相場は？

勤怠管理システムの費用は、どの種類を選ぶかで大きく変わります。主流のクラウド型は初期費用を抑えやすい一方、従業員数に応じた月額課金が発生するのが一般的です。反対に、オンプレミス型や大企業向けの高機能型は初期費用が高くなりやすく、導入支援や保守費用も見込む必要があります。

【クラウド型】初期費用無料〜20万円程度、月額は1人あたり100〜500円程度

中小企業で広く導入されているクラウド型は、比較的始めやすい価格帯です。初期費用は無料のサービスも多い一方、設定代行やデータ移行支援を付けると5万〜20万円程度かかるケースがあります。月額料金は1人あたり100〜500円程度が目安で、必要な機能やサポート範囲によって差が出ます。

【オンプレミス型】初期費用30万円〜100万円以上、保守費用は年30万円〜100万円程度

自社サーバーに構築するオンプレミス型は、クラウド型より初期費用が高くなりやすい傾向があります。一般的な目安は30万〜100万円以上で、規模や要件によっては数百万円になることもあります。さらに、導入後も保守やサーバー運用、法改正対応などのコストがかかり、年間30万〜100万円程度の維持費が発生するケースがあります。自社要件に細かく合わせやすい反面、費用負担は重くなりやすい種類です。

【大企業向けの高機能型】初期費用50万円〜70万円以上、月額30万円以上

拠点数が多い企業や、複雑な勤務ルール、詳細な権限設定、他システム連携が必要な企業では、高機能型が候補になります。このタイプは個別見積もりになることが多いものの、初期費用は50万〜70万円以上、月額費用は30万円以上が一つの目安とされています。必要機能は充実していますが、使わない機能まで含まれると費用対効果が下がるため、自社課題に対して過剰な構成になっていないかを見極めることが重要です。

費用を左右する要素は、利用人数や必要な機能、導入支援の有無

勤怠管理システムの費用は、種類だけで決まるわけではありません。まず影響しやすいのが利用人数で、クラウド型では従業員数に応じて月額料金が増える料金体系が一般的です。加えて、シフト管理、申請承認、工数管理、複数拠点対応、給与システム連携など、必要な機能が増えるほど費用は上がりやすくなります。

また、初期設定の代行、就業ルールの設定支援、データ移行、操作説明会といった導入支援を依頼する場合も、その分の費用を見込む必要があります。打刻機の購入が必要な製品では、端末費用も追加で発生します。費用を見るときは、月額料金だけでなく、初期費用、オプション費用、運用開始後の保守費用まで含めて確認することが大切です。

勤怠管理システムを選ぶ際のポイント・注意点は？

勤怠管理システムは、知名度や価格だけで選ぶと導入後に使いにくさが出やすくなります。ここでは、選定時に押さえたいポイントと注意点を整理します。

自社の勤務形態や就業ルールに合っているかを確認する

まず確認したいのは、自社の働き方に対応できるかどうかです。固定時間制だけでなく、シフト制、フレックスタイム制、直行直帰、夜勤、複数拠点勤務などがある場合は、勤務区分や集計ルールを柔軟に設定できるかが重要になります。対応できないシステムを選ぶと、手修正が増え、運用が複雑になりやすくなります。見た目の使いやすさだけで判断せず、自社ルールを再現できるかまで確認することが大切です。

必要な機能と費用のバランスを見極める

機能が多いほど便利に見えますが、自社で使わない機能まで含まれる製品を選ぶと、費用だけが高くなるおそれがあります。一方で、安さだけで選ぶと、申請承認や有給管理、給与連携など必要な機能が不足し、別の手作業が残ることもあります。重要なのは、多機能かどうかではなく、自社の課題解決に必要な機能が過不足なく備わっているかです。費用は初期費用と月額料金だけでなく、オプションやサポート費用も含めて確認する必要があります。

現場で使いやすい打刻方法と操作性かを確認する

管理部門にとって便利でも、現場で打刻しにくい仕組みでは定着しにくくなります。たとえば、現場勤務が多い職場ならスマートフォン打刻、事業所勤務が中心ならICカード打刻が合う場合があります。画面が分かりにくい、申請操作が複雑、承認フローが使いづらいといった点は、導入後の打刻漏れや申請ミスにつながります。無料トライアルやデモを活用し、実際に使う従業員や管理者の目線で確認することが重要です。

注意点は、導入後のサポートや他システム連携の確認

導入時は問題なく見えても、初期設定や運用開始後に不明点が出ることは少なくありません。問い合わせ体制や設定支援の有無、マニュアルの分かりやすさも確認しておきたい点です。さらに、給与計算システムや人事システムと連携できるかも重要です。連携が弱いと、結局はデータを手入力する場面が残り、業務効率化の効果が薄れます。導入時の機能だけでなく、運用全体を見て選ぶことが失敗を防ぐポイントです。

マネーフォワード クラウド勤怠の特徴は？

マネーフォワード クラウド勤怠は、株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。打刻・申請承認・自動集計・アラートを統合し、給与計算までの連携も見据えた設計が示されています。

打刻はICカード・スマホ・PCに対応し、GPSも使える

ICカード・スマートフォン・パソコンでの打刻に対応し、オフィス、現場、在宅をまたぐ運用を想定しています。リモートワーク下でもGPS機能で不正打刻を防止できると説明されており、直行直帰が多い業態でも設計の幅が出ます。

アラートと自動集計で月次の手戻りを減らす

未打刻・未承認の検知と通知、残業や有休などの申請をWebで完結できる点が示されています。さらに、有給付与や残業時間の把握を自動化し、人的エラーを減らして給与計算の正確性を高める構成です。裁量労働制、フレックスタイム制、1か月単位の変形労働時間制など、複数の就業形態への対応も掲げられています。

マネーフォワード クラウド勤怠の詳細はこちらをご覧ください。

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自社に合った勤怠管理システムを選ぼう

勤怠管理システムは、出退勤の記録をデジタル化するだけでなく、労働時間の集計、休暇管理、申請承認、勤務状況の可視化まで担う仕組みです。紙やExcelでの管理に限界がある企業や、勤務形態が複雑な企業ほど導入効果を得やすくなります。一方で、費用や機能だけで選ぶと、現場に定着せず失敗するおそれもあります。導入時は、自社の課題、勤務ルール、必要な機能、操作性、サポート体制を整理したうえで比較することが重要です。自社に合ったシステムを選べば、業務効率化だけでなく、労務管理の精度向上や法令対応の強化にもつなげやすくなります。

• 監修：松本 幸一（社会保険労務士）

  元ハローワーク正職員の社会保険労務士。ハローワーク時代に社会保険労務士試験に合格し、その後社会保険労務士事務所、企業人事部勤務を経て独立。官・民・士業の三視点からのアドバイスを得意とする。独立後は顧問業務のほかWebメディア記事を通じた情報発信などを行っている。