• 更新日 : 2026年8月4日

内定辞退の理由を聞かれたらどう答える？電話・メールの例文と新卒・転職別の伝え方を解説

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内定辞退の理由をどう伝えればいいか、あるいは理由をしつこく聞かれたときにどう対処すれば失礼にならないか、悩む方は少なくありません。この記事では、内定辞退の申し出に必要なマナーから、状況・理由別の伝え方、電話とメールの例文、理由を深掘りされた際の切り返し方まで、新卒・転職（中途採用）それぞれの注意点を交えながら詳しく解説します。

内定辞退の理由を伝える際の基本的なマナーとは？

内定辞退の連絡は、社会人としてのマナーを守り、誠実に対応することが重要です。円満な関係を維持するためにも、以下の基本的なポイントを心がけましょう。

決意が固まったらすぐに連絡する

内定を辞退する決意が固まったら、可能な限り早く連絡するのが鉄則です。企業はあなたが入社することを見越して、人員計画や受け入れ準備を進めています。連絡が遅れるほど、企業側にかかる負担は大きくなります。

内定辞退はいつでも可能であり、法的に何日前までに行わなければならないという定めはありません。内定辞退の意思表示から2週間が経過することで辞退は有効となりますが、早ければ早いほど迷惑を最小限に抑えられます。

電話で直接伝え、メールでも記録を残す

内定辞退の連絡は、まず電話で直接伝えるのが最も丁寧な方法です。採用担当者に口頭で辞退の意思とお詫びを伝えることで、声色や言葉から誠意が伝わりやすくなります。電話の後に改めてメールでも連絡を入れておくと、正式な記録として双方に残るため確実です。電話が繋がらない場合は、先にメールを送り、後ほど改めて電話をかけるようにしましょう。

感謝とお詫びを誠実に伝える

内定を辞退するとはいえ、選考に時間と労力を割いてくれた企業への感謝の気持ちを忘れてはいけません。内定をいただいたことへのお礼と、期待に沿えず辞退することへのお詫びを誠実に伝えましょう。どのような理由であれ、最後まで丁寧な姿勢を崩さないことが、社会人としての信頼を保つ上で大切です。

内定辞退の理由として伝えやすいものはどれ？

内定辞退の主な理由と、企業への伝えやすさを以下の表にまとめます。

【例文付き】内定辞退の理由別の伝え方

内定辞退の断り方は、理由によって表現を工夫する必要があります。ここでは、よくあるケース別に、適した伝え方と具体的な例文を紹介します。

他社への入社を決めた場合

最も一般的な辞退理由です。正直に伝えて問題ありませんが、辞退する企業への配慮を忘れず、他社と比較して批判するような表現は避けましょう。

希望の職種・業務内容と異なる場合

配属先や担当業務が自身の希望と異なっていたケースです。企業の制度を批判するのではなく、あくまで自身の希望との相違という視点で伝えましょう。

志望業界が変わった場合

選考途中で他の業界への関心が高まり、志望の方向性が変わったケースです。唐突に「業界が変わった」と伝えると印象が悪くなることもあるため、考えが変わった背景を簡潔に添えると誠実さが伝わります。

家庭の事情で辞退する場合

親の介護や転居など、家庭の事情はプライベートな内容のため、詳細を話す必要はありません。「一身上の都合」と伝えるだけでも社会的に通用しますが、差し支えない範囲で簡潔に触れると、より誠実な印象を与えられます。

条件面（給与・勤務地など）のミスマッチ

給与水準や勤務地、働き方といった労働条件が自身の希望と合わなかった場合は、他社との比較を前面に出すのではなく、自身のキャリアプランや生活状況との兼ね合いとして伝えるのが無難です。

自信がない・スキル不足を感じる場合

「自分のスキルでは貢献できる自信がない」と感じた場合でも、そのまま正直に伝えるのは避けましょう。企業はあなたのポテンシャルや能力を評価して内定を出しており、「自信がない」という言葉は「自社をしっかり理解してくれていないのか」とネガティブな印象を与えかねません。自身の適性やキャリアプランとの相違という観点に変換して伝えることが賢明です。

内定辞退の連絡方法は？電話・メールの例文を紹介

内定辞退の連絡は、電話とメールを組み合わせるのが最も丁寧です。それぞれのポイントを確認し、スムーズな対応を心がけましょう。

電話で連絡するポイントと例文

電話では、まず採用担当者本人に代わってもらいます。不在の場合は、改めてかけ直す旨を伝えましょう。

会話の流れは以下の通りです。

緊張するかもしれませんが、はっきりと聞き取りやすい声で、誠意を込めて話すことが重要です。

メールの件名と本文の書き方

メールの件名は、一目で内容がわかるように「内定辞退のご連絡／〇〇大学 氏名」の形式で書きましょう。本文は電話と同様に、お礼・辞退の意思・理由・お詫びを記載します。誤字脱字がないか、送信前に必ず確認しましょう。会社の営業時間内に送るのがビジネスマナーです。

理由をしつこく聞かれた場合の対処法は？

採用担当者から辞退理由を深掘りされたり、翻意を求める発言があったりすることがあります。そのような場合でも、毅然として丁寧に対応することが重要です。

なぜ理由を聞かれるのか

企業が辞退理由を聞くのは、単純に残念に思うからだけでなく、自社の採用活動や魅力訴求の改善に役立てたいという意図もあります。理由を聞かれること自体はよくあることなので、焦らずに対応しましょう。

対処法：一点に絞った理由で丁寧に繰り返す

しつこく聞かれた場合は、「熟考の末の最終的な決断であること」をはっきり伝えた上で、同じ理由を丁寧に繰り返すのが基本的な対処法です。感情的になったり、不必要に詳細を語ったりする必要はありません。

切り返し例

「大変恐れ入りますが、慎重に検討を重ねた末の最終的な決断でございます。貴社にはご迷惑をおかけして誠に申し訳ないのですが、意思は変わりません。選考を通じてお世話になりましたこと、改めて心より感謝申し上げます。」

辞退を受け入れてもらえない・脅しを受けた場合

辞退を承諾しないと言われたり、損害賠償を示唆されたりすることは、法的には通らない対応です。職業選択の自由が憲法で保障されているだけでなく、内定によって成立した労働契約も原則として自由に解除可能です。そのため、内定辞退を理由に損害賠償を請求されることは基本的にはありません。もし過度なプレッシャーを感じた場合は、大学の就職課や都道府県の労働局、ハローワークに相談することができます。

人事労務の基礎知識

内定辞退のやり方 – メールだけで大丈夫？各種マナーも解説

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新卒・転職（中途採用）別の注意点は？

新卒と転職では、企業側の期待値が異なるため、辞退の際に注意すべきポイントも変わります。

新卒の場合

新卒採用はポテンシャルを重視されるため、スキル不足や自信がないといった理由は避けましょう。「自分のキャリアプランと照らし合わせて」など、前向きな理由に変換するのが無難です。また、同じ業界内で就職活動を続ける場合、辞退した企業の取引先に就職する可能性もゼロではありません。業界は意外に狭いため、最後まで誠実な対応を心がけることが将来の自分を守ることにもつながります。

転職（中途採用）の場合

転職者は即戦力として期待されています。そのため、業務内容や待遇、勤務地といった具体的な条件面でのミスマッチを理由にすることは、新卒に比べて伝えやすいでしょう。ただし、前職や他社の不満を並べ立てるのは避けるべきです。あくまで自身の希望条件との比較という客観的な視点で伝えることが重要です。転職エージェント経由で内定を得た場合は、まずエージェントの担当者に辞退の意思を伝え、その後の対応について指示を仰ぎましょう。

内定辞退でよくある質問

内定辞退でよくある質問を紹介します。

内定承諾後に辞退することは可能？

内定承諾書にサインした後でも、法的には辞退することが可能です。内定により成立した期間の定めのない労働契約は、原則としていつでも解除可能となるため、企業側が辞退を理由に損害賠償を請求することは基本的にはできません。ただし、承諾後の辞退は企業にかける迷惑がより大きくなるため、これまで以上に誠心誠意、丁重にお詫びする必要があります。

人事労務の基礎知識

【テンプレート付き】内定承諾書とは？内定通知書との違いや送り方のマナーを紹介

企業は内定の意志を改めて確認し、企業としても口頭だけではなく書面で送付することで、改めて内定者に対して正式な契約を交わす、という意味合いから内定承諾書を内定者に向けて送付することが一般的です。この記事では、内定承諾書とはそもそも何か、さらに内定通知書など他の書類との比較や、送付時のフローなどを詳しく紹介します。内定承諾書とは？企業から内定を受けた内定者は、実際に入社する前に企業充てに内定承諾書の提出を実施します。これは企業に対する内定の意思表示や、入社への誓約を定義づける意味合いがあります。...

複数社から内定が出た場合の断り方は？

基本的なマナーは一社だけを断る場合と変わりません。各社に誠実に個別対応することが重要です。他社と比較するような発言は避け、一社一社に対して丁寧に向き合う姿勢を忘れないようにしましょう。

内定辞退を伝えた後、書類を返送する必要はある？

企業から受け取った内定承諾書や入社関連書類がある場合、企業の指示に従って返送するのが一般的です。辞退の連絡をする際に、書類の取り扱いについても確認しておくとスムーズです。特に指示がなければ「お預かりしている書類がございましたら、ご指示に従い返送いたします」と一言添えると丁寧な印象になります。

内定辞退の理由を伝える前に知っておきたい企業の評価基準

マネーフォワードでは、新卒採用においてインターンシップ業務に関与した経験がある担当者を対象に、採用時の評価に関するアンケート調査を実施しました。

企業はスキルよりも熱意や協調性を重視している

実務上で重視している評価項目として、最も多かったのは入社に対する熱意や志望度の強さで35.9%でした。次いで、社員や他の参加者に対するマナーやコミュニケーション能力が35.6%、グループワーク等におけるリーダーシップや協調性が33.6%となっています。一方で、専門知識や技術的なスキルの高さは29.1%にとどまりました。

このデータから、企業は単なる技術的なスキルよりも、熱意やコミュニケーション能力といったポテンシャルを高く評価して内定を出していることが分かります。そのため、内定辞退の理由としてスキル不足や自信のなさをそのまま伝えることは、企業の評価と矛盾し、納得感を得られにくくする可能性があります。辞退を伝える際は、スキル不足を言い訳にせず、自身のキャリアプランや適性に基づいた前向きな理由を誠実に伝えることが大切です。

出典：マネーフォワード クラウド、実務上重視している評価項目【インターンに関する調査データ】（回答者：インターンシップ業務に関与したことがある方604名、集計期間：2026年6月実施）

内定辞退の理由は誠実かつ簡潔に伝えることが大切

内定辞退は、自分の将来を真剣に考えた末の正当な決断です。辞退理由の伝え方は、他社入社・業務内容の相違・家庭の事情など状況によって異なりますが、どのケースでも「感謝・辞退の意思・簡潔な理由・お詫び」の順に伝えることが基本です。理由をしつこく聞かれた場合も、毅然と丁寧に繰り返すことで円満に手続きを終えられます。この記事の例文やポイントを参考に、誠意ある言葉で意思を伝えてください。

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• 監修：涌井 好文（社会保険労務士）

  平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。退職時におけるトラブル相談や、転職時のアドバイスなど、労働者側からの相談にも対応し、労使双方が円滑に働ける環境作りに努めている。また、近時は活動の場をWeb上にも広げ、記事執筆や監修などを通し、精力的に情報発信を行っている。