• 作成日 : 2026年5月7日

登録販売者の勤務状況報告書とは？書き方・記載項目・提出書類を解説

登録販売者の勤務状況報告書は、薬局や店舗販売業などの行政手続きで、従事実績を示すために使われる書類です。社内の勤怠表とは何が違うのか、どんな場面で必要になるのか、何を書けばよいのかが分かりにくいと感じる方も多いのではないでしょうか。

この記事では、登録販売者の勤務状況報告書について作成が必要になるケース、記載項目、作成時の注意点、あわせて提出される書類を解説します。

登録販売者の勤務状況報告書とは？

登録販売者の勤務状況報告書は、行政手続きで登録販売者の従事実績を示すための提出資料です。社内の勤怠管理表ではなく、許可申請や届出の審査で勤務実態を確認してもらうための書類として扱います。

行政手続きで登録販売者の従事実績を示す書類

この書類の役割は、登録販売者がどの勤務先で、どの期間、どの程度業務に従事していたかを第三者に説明することです。名称だけ見ると一般的な勤務状況報告書に見えますが、登録販売者の行政実務では、許可や届出に関する審査資料として使われる点が違います。申請先にとっては、単なる在籍確認ではなく、従事期間や勤務実態を確認する資料という位置づけです。

社内の勤怠表とは目的が異なる

勤怠表や出勤簿は、給与計算や労働時間管理のための社内帳票です。一方、登録販売者勤務状況は、行政手続きで従事実績を説明するための外部提出資料です。そのため、都道府県によって扱いが異なりますが、社内帳票をそのまま出せば足りるとは限らず、申請先が確認しやすい形に整理した文書として作成する必要があります。厚労省のページでも、使用関係を証する資料や薬剤師・登録販売者の一覧と並ぶ添付書類として位置づけられています。

従事期間を裏付ける資料とあわせて考える

登録販売者制度では、研修中かどうかの判断や従事期間の確認に関わるため、勤務状況だけを独立して考えるのは適切ではありません。厚労省の通知でも、研修中ではない登録販売者についても従事期間等を証明する書類を勤務先に保管しておくことが示されています。つまり、勤務状況報告書は従事期間の裏付け資料と整合していることが前提の書類です。

参考:薬局開設又は医薬品販売業の許可等の申請時の添付書類について｜厚生労働省

登録販売者の勤務状況報告書を作成するケースは？

登録販売者の勤務状況報告書は、薬局や店舗販売業などの行政手続で、登録販売者の勤務実績を示す必要があるときに作成します。社内用の書類として常に作るものではなく、許可申請、変更、管理者要件の確認など、外部に説明が必要な場面で使われるのが基本です。

薬局開設や医薬品販売業の許可申請を行うとき

代表的なのは、薬局開設許可や店舗販売業、配置販売業などの許可申請に関わる場面です。こうした手続では、登録販売者が適切に配置されているか、必要な要件を満たす人員体制になっているかが見られます。そのため、登録販売者の勤務状況を示す書類を添付して、どの勤務先でどのように従事していたかを明らかにする必要が出てきます。

管理者要件や従事期間の確認が必要なとき

登録販売者制度では、過去の従事期間が管理者要件の判断に関わります。従事期間は月単位で整理し、一定の時間数に達しているかどうかが実務上の基準になります。そのため、店舗管理者や区域管理者としての取扱いを確認する場面では、勤務状況報告書によって従事実績を分かりやすく示す必要があります。

研修中かどうかの取扱いを整理するとき

過去5年間のうち、一般従事者としての実務や登録販売者としての業務の期間が通算2年に満たない場合は、多くの場合で研修中の登録販売者として扱われます。ここでいう研修中とは、薬剤師や研修中でない登録販売者（管理者）の管理・指導の下でのみ登録販売者として医薬品の登録が可能という制限があることを意味します。研修中に該当するか否かの判断では、どの期間にどれだけ従事していたかを客観的に説明できることが前提になります。勤務状況報告書は、その整理に使う資料として位置づけられます。

登録販売者の勤務状況報告書の作成者・提出先・提出方法は？

登録販売者の勤務状況報告書は、通常は勤務先の事業者側が内容を確認しながら作成し、許可申請や届出の提出先である行政窓口へ提出します。登録販売者本人の自己申告だけで完結するというより、勤務先としてその従事実績を確認したうえで提出する資料です。

【作成者】勤務先の事業者側になるのが一般的

この書類は、登録販売者本人の経歴書というより、勤務先が従事実績を確認して提出する性格の強い資料です。薬局開設者、店舗販売業者、配置販売業者などが、人員情報や勤務実績を整理したうえで作成する流れが一般的です。本人が内容確認に関わることはあっても、最終的には勤務先側の確認責任が伴う書類として扱うのが自然です。

【提出先】許可申請や届出を受け付ける行政窓口

提出先は、薬局開設許可や店舗販売業許可などを扱う行政窓口です。都道府県、保健所設置市、特別区など、地域や手続の種類によって窓口が異なります。したがって、記事では一律に断定するより、申請先の自治体窓口に合わせて確認する流れを前提にしたほうが正確です。

【提出期限・提出方法】元になる手続に合わせて確認する

勤務状況報告書だけに独立した全国共通の提出期限が定まっているわけではなく、薬局開設許可申請や変更届など、元になる手続の提出時期に合わせて提出するのが通常です。提出方法も、紙提出、郵送、電子申請対応の有無など、自治体によって差があります。書式だけでなく、提出タイミングと提出方法も申請窓口の案内に沿って確認する必要があります。

登録販売者の勤務状況報告書にフォーマットはある？

登録販売者の勤務状況報告書には、共通様式例があります。もっとも、運用は提出先の行政窓口ごとに調整されることがあるため、共通様式を出発点にしつつ、提出先の案内も確認しましょう。

厚生労働省の共通様式例がある

登録販売者の勤務状況は、薬局開設や医薬品販売業の許可等の申請時に使う添付資料として、共通様式例が示されています。ゼロから独自に作るより、この様式例に沿って必要事項を整理したほうが、申請書類全体との整合を取りやすくなります。

参考:登録販売者勤務状況（共通）｜厚生労働省

入手先は手続案内ページと提出先窓口

様式の入手先としては、制度の案内ページと、実際に申請を受け付ける自治体窓口の案内が中心になります。共通様式があっても、自治体ごとに補足資料や記載上の指示が加わることがあります。提出直前に不足が見つかると手戻りになるため、最新の案内で確認したうえで作成したほうが安全です。

登録販売者の勤務状況報告書の記載項目・記載例は？

登録販売者の勤務状況報告書は、誰が、どの勤務先で、どの期間に、どの程度従事したかを行政側が確認できるように書く資料です。書き方の軸になるのは、本人情報、勤務先情報、対象期間、月ごとの従事状況、証明者欄の5点です。

本人情報と勤務先情報が分かる形で記載する

まず、登録販売者本人の氏名と、従事した薬局・店舗の名称を明記します。次に、勤務先の所在地や事業者名、必要に応じて店舗区分が分かる情報を入れます。ここは申請書やほかの添付資料と突き合わせる前提なので、略称ではなく正式名称でそろえるほうが安全です。

対象期間と月ごとの従事実績を中心に書く

勤務状況報告書で最も見られやすいのは、いつからいつまで従事し、各月にどの程度勤務したかです。従事期間は月単位で整理し、各月の勤務時間が分かるように記載します。一般従事者としての実務や、過去5年以内で通算2年未満の登録販売者の業務経験では、同一月中に同一業者の同一店舗で80時間以上従事しているかも確認のポイントになります。

証明者欄と裏付け資料を整合させる

行政向けの勤務状況報告書は、本人の申告メモではなく、勤務先が確認した資料として読まれます。そのため、証明者欄や作成日を入れ、出勤記録などの裏付け資料と数字が一致する状態にしておく必要があります。従事期間が2年以上ある登録販売者でも、勤務実績を証明する書類は勤務先で保管しておく前提です。

登録販売者の勤務状況報告書を作成するときの注意点は？

登録販売者の勤務状況報告書は、勤務実績を外部へ説明するための資料です。対象期間の整理、勤務先情報の一致、従事時間の考え方、証明資料とのつながりまで含めて整えると、内容が伝わりやすくなります。

申請書類全体と表記をそろえて記載する

勤務状況報告書は単独で見る書類ではなく、申請書、人員一覧、使用関係を示す資料などとあわせて確認されます。氏名、勤務先名称、所在地、事業者名の表記をそろえると、同一人物・同一店舗として読み取りやすくなります。正式名称で統一し、年月の書き方もそろえると、補正の手間を減らしやすくなります。

年単位の従事実績が分かる形で整理する

過去には管理者登録の要件として、月80時間以上勤務した月のみ従事経験期間として数えることができなかった時代がありました。

現在では、月の勤務期間が変則的で、月によって80時間を下回る場合であっても、過去5年間のうち2年以上かつ合計で1,920時間以上の従事経験があれば管理者要件として認められるようになっています。そのため、対象期間を年単位で大まかに書くことで足りるケースが多いです。

もちろん、従来から長く報告書作成に携わっており、従来通り月ごとに書くことに慣れている場合は月ごとの記載でも問題ありません。

根拠資料と対応する内容でまとめる

勤務状況報告書は、出勤記録や社内資料とつながる内容で作成すると、説明力が高まります。勤務先では従事期間等を証明する書類を保管する前提があるため、報告書の数字や期間も、それらの資料と対応する形で整えることが大切です。作成日や証明者欄まで含めて整備すると、行政手続向けの書類として完成度が上がります。

登録販売者の勤務状況報告書とあわせて提出される書類は？

登録販売者の勤務状況報告書は、提出先が勤務実績だけでなく、勤務先との関係や店舗全体の体制まで確認できるように、ほかの書類と組み合わせて出すのが一般的です。「何の手続か」によって一緒に出す書類が変わります。

登録販売者の勤務状況報告書を正しく整えて申請準備を進めよう

登録販売者の勤務状況報告書は、行政手続きで従事実績を説明するための書類です。社内の勤怠表とは役割が異なり、どの勤務先で、どの期間に、どの程度従事したかを外部に伝える資料として使われます。作成時は、対象期間を月単位で整理し、勤務先情報や従事時間をほかの添付書類とそろえて記載することが大切です。

また、勤務状況報告書は単独で完結する書類ではなく、使用関係を証する資料や人員一覧などとあわせて確認されます。手続きの種類ごとに必要書類を確認し、根拠資料と対応する形で整えると、申請準備を進めやすくなります。

• 監修：松本 幸一（社会保険労務士）

  元ハローワーク正職員の社会保険労務士。ハローワーク時代に社会保険労務士試験に合格し、その後社会保険労務士事務所、企業人事部勤務を経て独立。官・民・士業の三視点からのアドバイスを得意とする。独立後は顧問業務のほかWebメディア記事を通じた情報発信などを行っている。