更新日 : 2025年10月21日

個人事業主は履歴事項全部証明書を取得できる？代替書類や対応方法を解説

個人事業主として活動している中で、「履歴事項全部証明書の提出を求められた」という経験をした方も多いのではないでしょうか。しかし、この証明書は法人にしか発行されず、個人事業主には存在しません。

本記事では、履歴事項全部証明書の正しい役割や使われ方を解説するとともに、個人事業主が代わりに用意すべき書類や提出時の対応方法について解説します。

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履歴事項全部証明書とは？どのような場面で使う？
- 履歴事項全部証明書は法人の登記情報をまとめた公的証明書
- 取引・契約・融資などの各種場面で信用資料として使われる
個人事業主に履歴事項全部証明書は発行される？
- 履歴事項全部証明書は法人にしか発行されない
- 個人事業主には登記義務がないため取得対象外となる
個人事業主が履歴事項全部証明書の代わりに用意すべき書類は？
個人事業主なのに履歴事項全部証明書の提出が求められた場合の対応方法は？
- 提出先が法人向けである可能性を確認する
- 代替書類として開業届控えや申告書類を提示する
個人事業主が事業所の住所や屋号を証明したいときに使える書類は？
- 開業届控えで住所と屋号をまとめて証明する
- 書類が不足する場合は請求書や郵送物で補完する
個人事業主から法人成りした場合、履歴事項全部証明書はいつ取得できる？
- 履歴事項全部証明書は登記完了後に発行される
- 法人成り直後の提出先には取得タイミングを伝える
個人事業主と履歴事項全部証明書の関係を正しく理解して対応を

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履歴事項全部証明書とは？どのような場面で使う？

履歴事項全部証明書（旧称：登記簿謄本）は、会社の登記情報を法務局が証明する正式な書類です。法人としての存在や内容を第三者に示す必要がある場面で、多くの企業が活用しています。

履歴事項全部証明書は法人の登記情報をまとめた公的証明書

履歴事項全部証明書とは、法人登記された会社の名称・所在地・資本金・代表者・事業目的などを記載した書類で、法務局が発行します。登記事項のうち、現在効力がある内容だけでなく、交付請求日の3年前の年の1月1日以降の抹消や変更履歴が記載され、より古い情報は閉鎖事項証明書で確認します。

会社の公式情報が記録されており、誰でも請求して取得することが可能です。この証明書により、「この会社は実在し、法的にこうした情報が登記されています」と公的に証明できます。

取引・契約・融資などの各種場面で信用資料として使われる

履歴事項全部証明書は、会社が他者と取引を始める際や、融資を受けるとき、また登記変更の手続きや行政への申請時などに求められます。銀行口座開設や不動産の賃貸契約時、助成金・補助金の申請時などに「会社の登記情報が記載された正式書類」を添付する必要があるケースがあります。こうした場面では、会社の実在性や代表権の確認が必要とされ、履歴事項全部証明書がその役割を果たします。法人である限り、あらゆる対外的な証明に欠かせない基本書類といえるでしょう。

個人事業主に履歴事項全部証明書は発行される？

履歴事項全部証明書（旧・登記簿謄本）は、法人に対して発行される登記情報の証明書です。個人事業主は商業登記の対象ではないため、この証明書は取得できません。

履歴事項全部証明書は法人にしか発行されない

個人事業主には履歴事項全部証明書は発行されません。これは商業登記に基づく証明書であり、会社や法人として設立・登記された事業体にのみ交付されるものです。商号や本店所在地、代表者氏名、資本金などの情報が記載され、金融機関との取引や官公庁への提出書類として利用されます。個人事業主は法人格を持たないため、そもそも登記記録が存在せず、この証明書の発行対象には含まれません。

個人事業主には登記義務がないため取得対象外となる

個人事業主は法務局に商業登記をする義務がありません。（支配人を選任した場合など一部の状況では登記義務が生じます。）よって、登記事項証明書のような会社情報を証明する書類も発行されないのです。実務上、法人では履歴事項全部証明書の提出が契約や融資の条件となる場面がありますが、個人事業主には通常求められません。万が一、申請書等に履歴事項全部証明書の提出が指示されていた場合でも、それは法人を想定した記載であり、個人事業主には不要です。

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個人事業主が履歴事項全部証明書の代わりに用意すべき書類は？

個人事業主は法人とは異なり、登記制度の対象外であるため、履歴事項全部証明書を取得できません。しかし、取引先や行政手続きなどで事業証明を求められる場面は存在します。そのような場合には、複数の代替書類を活用することで対応可能です。

開業届の控えは最も基本的な事業証明書類

個人事業主が履歴事項全部証明書の代わりとして最初に用意すべきなのが、税務署に提出した「開業届の控え」です。正式には「個人事業の開業・廃業等届出書」と呼ばれ、これを提出した際に返却される控えには屋号、開業日、所在地、事業内容などが記載されています。法人でいうところの登記簿に近い事項が記載されており、銀行口座開設、事業融資、小規模企業共済の加入手続きなどで提出を求められることがあります。

かつては税務署窓口で提出すれば、控えに「受付印（収受印）」が押され、提出事実を証明できました。しかし2025年以降、この収受印は廃止されました。そのため、電子申告を利用することで得られる「電子申請等証明書」や「e-Taxの受信通知」を、代わりに証明資料として活用する必要があります。開業届そのものの提出と、控えや電子記録の保管が、法人登記を持たない個人事業主にとっての信頼の根拠となります。

確定申告書控えや納税証明書で収入の実態を示す

開業届に加えて、確定申告書の控えや納税証明書も重要な証明資料です。確定申告書や青色申告決算書の控えには、売上高、経費、所得金額などが記載されており、事業規模や収益性を第三者に示せます。過去1年または2年分の申告内容を提示することで、継続的に事業を営んでいる証明となります。

税務署が発行する納税証明書も活用できます。これは所得金額や納税額が明記された公式証明書で、融資申請や公共機関の審査資料として高い信頼性を持ちます。2025年以降、紙で申告した場合は控えに受付印が押されなくなったため、これまで「収受印付き控え」が証明として使われていた場面では、今後はe-Taxの受信通知や納税証明書を補完的に提出する必要があります。金融機関とのやり取りでも、確定申告書と納税証明書の併用が推奨されており、履歴事項全部証明書の代替として十分な効果を発揮します。

業種によっては許認可証や契約書も有効

一部の事業分野では、開業にあたり国や自治体からの許認可を必要とする場合があります。建設業や飲食業、士業などでは、開業時に発行される「営業許可証」や「登録証」などが存在し、これらにも氏名や所在地、業務内容が明記されています。これらは公的機関等が発行する正式書類であり、事業の正当性や信頼性を示す根拠となります。

また、官公庁や大手企業との取引実績がある場合は、契約書や発注書なども信用資料として機能します。国のシステムや補助金申請等では、個人事業主が履歴事項全部証明書を提出できない代わりに「開業届控え」または「契約書の写し」を提出するよう案内されるケースがあります。こうした書類は、第三者との継続的な取引があることを証明し、事業活動の信頼性を高めるものです。

個人事業主なのに履歴事項全部証明書の提出が求められた場合の対応方法は？

申請や契約などで「履歴事項全部証明書の提出」が求められていても、個人事業主にはその取得ができません。こうした場面では、法人向けの書式であることを理解し、適切な代替書類と説明で対応しましょう。

提出先が法人向けである可能性を確認する

まず確認すべきは、その提出要件が個人事業主にも適用されるのかという点です。多くの場合、「履歴事項全部証明書の添付」と明記されていても、それは法人を前提とした書類であり、個人事業主は対象外です。提出先の担当者に「個人事業主であるため履歴事項全部証明書は取得できない」旨を伝えれば、多くのケースで代替書類の提出が認められます。問い合わせの際は、丁寧な説明に加え、代替書類の内容も明示するとスムーズです。

代替書類として開業届控えや申告書類を提示する

履歴事項全部証明書の代わりに提出できる代表的な書類は、「開業届の控え（受付印または電子証明付き）」「直近の確定申告書の控え」「納税証明書」です。これらは、事業開始の事実や現在も事業を継続していることを示す公的な証明として広く受け入れられています。開業届を紛失している場合でも、原則として税務署から再発行は受けられないため、電子申請等証明書の取得や、確定申告に基づく納税証明で対応することが現実的です。

開業届が未提出の場合は、速やかに提出し、受信通知または電子申請等証明書を保管しておくことで、次回以降の提出要求に備えられます。いずれにしても、履歴事項全部証明書の代替資料は複数組み合わせることで、より高い信用性を確保できます。

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個人事業主が事業所の住所や屋号を証明したいときに使える書類は？

個人事業主は法人のように履歴事項全部証明書で屋号や所在地の証明ができません。代わりに、税務関係書類や取引実績などを活用して、事業所情報を示すことが可能です。

開業届控えで住所と屋号をまとめて証明する

開業届（正式名称：個人事業の開業・廃業等届出書）は、屋号と事業所所在地を公的に記載できる唯一の基礎書類です。控えには「屋号欄」と「納税地」「事業所等所在地」があり、受付印（または電子申請証明）付きの控えを提出すれば、事業の存在と所在地・名称を一度に証明できます。開業届の内容は申告内容と連動しているため、税務署に提出した時点で公式な情報として扱われます。

2025年以降は収受印が廃止されたため、代替としてe-Taxによる「電子申請等証明書」や「受信通知」が利用されます。これらを添付することで、紙の控えと同等の証明力を担保できます。

書類が不足する場合は請求書や郵送物で補完する

開業届を紛失した場合や、屋号や住所の記載を省略していた場合には、日常的な事業資料を活用することもできます。屋号入りで発行した請求書や領収書、取引先との契約書、屋号宛に届いた公共料金の請求書などは、実態を示す書類として一定の信頼性があります。銀行口座の通帳やキャッシュカードに屋号が記載されている場合も、証拠資料として使えます。

こうした書類を複数提示することで、履歴事項全部証明書がない状況でも、事業所の存在や所在地を示す手段になります。公的申請や取引先との初期契約時には、提出先が納得できるような組み合わせを意識して準備しましょう。

個人事業主から法人成りした場合、履歴事項全部証明書はいつ取得できる？

個人事業主が法人成りして株式会社や合同会社などを設立した場合、履歴事項全部証明書は法人登記が完了したあとに取得できます。取得のタイミングと注意点を押さえておきましょう。

履歴事項全部証明書は登記完了後に発行される

法人成りとは、個人事業としての活動を終了し、新たに法人を設立して事業を継続することです。法人化すると、法務局に会社設立登記を行うことになり、ここで初めて「履歴事項全部証明書（登記簿謄本）」を取得することが可能になります。
登記申請後、法務局が登記処理を完了し登記簿が作成されると、証明書の発行が可能になります。登記完了後は窓口なら即日で履歴事項全部証明書を取得でき、登記完了までには通常数日から1週間程度かかります。

登記の完了の通知は法人番号指定通知書の発送によりますが、急ぎの場合は管轄法務局に確認することで、発行可能な状態かどうかを確認できます。

法人成り直後の提出先には取得タイミングを伝える

法人成り直後は、銀行口座開設や行政手続き、取引先登録などで履歴事項全部証明書の提出を求められることが多くあります。これらの書類は発行日から3か月以内のものが有効とされるケースが一般的です。そのため、登記完了後できるだけ早く証明書を取得し、複数枚を用意しておくと手続きがスムーズに進みます。

また、登記完了前に「履歴事項全部証明書の提出」を求められた場合は、法人登記が完了していない旨を説明し、提出予定日を明示しておきましょう。

個人事業主と履歴事項全部証明書の関係を正しく理解して対応を

履歴事項全部証明書は法人登記が前提の書類であり、個人事業主には発行されません。しかし、取引や申請で証明書の提出を求められた際には、開業届の控えや確定申告書の控え、納税証明書などを代わりに提出することで対応可能です。収受印廃止後は電子証明書の活用も重要です。提出先が法人向けのフォーマットであることも多いため、事前に確認し、個人事業主として適切な書類を整えることで、円滑な手続きと信用構築を実現しましょう。

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※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：守山幸史朗（公認会計士・税理士）
2013年に公認会計士試験合格後、事業会社及び監査法人勤務を経て、2022年にもりやま会計事務所を開業。事業会社では経理・税務を、監査法人では上場会社・大会社・医療法人などの会計監査やリクルート委員を経験。独立後は主に関西の中小企業を中心に税務顧問のサービスを提供。趣味は魚釣り。