• 更新日 : 2024年10月8日

社員証を紛失した時の対応方法は？始末書の書き方、例文、無料テンプレートつき

社員証を紛失した場合、速やかに上長や人事部門に報告し、指示に従って対応することが重要です。一般的な対応として、紛失の経緯や状況を説明し、始末書を提出することが求められます。

本記事では、社員証紛失時のリスクと対応方法、始末書の書き方や例文、無料テンプレート、注意点を紹介します。

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社員証を紛失した時のリスクと対応方法は？

社員証の紛失は、単なる個人の失敗にとどまらず、企業全体にリスクをもたらす可能性があります。主なリスクと対応方法は以下の通りです。

①セキュリティリスク

• 社員証が悪用され、部外者が会社に侵入する可能性がある
• 対応：速やかに社員証の無効化処理を行う

②情報漏洩リスク

• 社員証に記載された個人情報が悪用される可能性がある
• 対応：警察に遺失物届を提出し、個人情報保護に努める

③業務効率低下

• 社員証が必要な業務に支障が出る
• 対応：速やかに再発行手続きを行う

④対応の流れ

• 上長や人事部門に紛失を報告
• 社員証の無効化処理を依頼
• 警察に遺失届を提出
• 始末書を作成・提出
• 再発行手続きを行う

社員証を紛失した時の始末書の書き方は？

社員証紛失時の始末書は、以下の項目を含めて作成します。

発生日時

社員証を紛失したと気づいた日時を正確に記載します。例えば、「令和○年○月○日午後2時30分頃」のように具体的に記入しましょう。紛失した可能性のある時間帯が分かる場合は、「令和○年○月○日午後2時30分から午後3時半頃」といった内容で記載するとよいでしょう。

状況内容

社員証を紛失した状況や経緯を詳細に記述します。最後に社員証を使用した場所や時間、紛失に気づいた経緯、紛失した可能性のある場所などを具体的に説明しましょう。あくまでも事実に基づいた客観的な記述を心がけ、推測や言い訳は避けましょう。

反省など

社員証紛失の原因について深く考察し、自分の不注意や管理の甘さを率直に認めます。「社員証の重要性に対する認識が不足していた」「管理が不十分だった」など、具体的な反省点を挙げましょう。また、会社や関係者に与えた影響についても言及し、誠実な謝罪の言葉を添えます。

今後の防止策

同様の事態を二度と起こさないための具体的な対策を記載します。例えば、「社員証専用のケースを購入し、常に首から下げて管理する」「退社時に社員証の所持を確認する習慣をつける」「社員証の重要性について定期的に自己啓発を行う」などです。ここで大切なのは、日頃の心がけでできる具体的な対策を考え、示すことです。

備考

その他の補足情報や、会社への要望などがあれば記載します。例えば、社内全体で社員証の管理意識を高めるための研修の実施を提案したいといった建設的な意見を述べることも備考として含まれるでしょう。

また、紛失による影響を最小限に抑えるために取った行動（警察への届出など）があれば、記載するとよいでしょう。

社員証を紛失した時の無料テンプレート

社員証紛失時の始末書作成に役立つ無料テンプレートは、以下のURLからダウンロードできます。

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このテンプレートを活用することで、必要な項目を抜け漏れなく記入可能です。テンプレートには基本的な構成や文例が含まれていますので、て適宜カスタマイズしてください。

ただし、テンプレートはあくまで参考です。実際の始末書は自分の言葉を考え、誠実な態度で作成しましょう。

社員証を紛失した時の始末書の例文は？

以下に、社員証紛失時の始末書の例文を2つ紹介します。

通勤中の紛失の例文

外出先での紛失の例文

社員証の紛失を防止するための注意点は？

社員証の紛失を防止するためには、以下の点に注意が必要です。

ルールは管理面と使用面で設定する

社員証の管理と使用に関する明確なルールを設定しましょう。管理面では、保管場所や携帯方法を統一し、使用面では入退室時の確認手順や貸し借り禁止などのルールを定めます。これらのルールを社内で周知徹底し、定期的に遵守状況を確認することが重要です。

所持チェックは惰性にならないものにする

社員証の所持確認を日常的に行うことは重要ですが、単なる惰性にならないよう工夫が必要です。例えば、チェックリストを用意し、出社時と退社時に確認する習慣をつけるなど、意識的に確認を行う仕組みを考えましょう。また、定期的に確認方法を変更することで、マンネリ化を防げます。

ストラップ着用など物理的な対策も行う

社員証の紛失を防ぐための物理的な対策も効果的です。ストラップを使用して首から下げる、専用のケースを使用する、リール式のホルダーを採用するなど、社員証を常に身につけやすい工夫を施します。

また、社員証にICタグを埋め込み、紛失時に位置を特定できるシステムを導入することも検討に値します。

個人の意識だけに頼らない

社員証の管理を個人の意識だけに頼るのではなく、組織全体でサポートする体制を整えることが重要です。例えば、退社時に社員証の所持を確認するシステムを導入したり、定期的に社員証の使用状況を監査したりすることで、組織的な管理体制を構築します。他にも、紛失時の対応マニュアルを整備し、速やかな対処ができるよう準備しておくことも大切です。

社員証の重要性を正しく理解する

社員証の重要性とは、全ての従業員が正しく理解ことであり、それが紛失防止につながります。具体例として、社員証がセキュリティや個人情報保護に果たす役割、紛失時のリスクなどについて、定期的な研修や啓発活動が挙げられます。また、社員証の適切な管理が会社の信用や業務効率にも直結することを理解させ、一人ひとりの意識向上を図ることが重要です。

社員証紛失防止と適切な対応のために

社員証の紛失は、個人の不注意だけでなく、企業全体にとって大きなリスクとなる可能性があります。紛失を防ぐためには、適切な管理方法の徹底と、従業員一人ひとりの意識向上が不可欠です。

本記事で紹介した紛失時の対応方法や始末書の書き方、紛失防止のための注意点を参考に、社員証の適切な管理を心がけましょう。万が一紛失した場合は、速やかに報告し、誠実な対応を取ることが重要です。

• 監修：坪 義生（社会保険労務士）

  明治大学政治経済学部政治学科卒業、千葉大学大学院社会科学研究科修士課程修了（経済学）、学部在学中に宅建、行政書士、社会保険労務士試験に合格。その後、社会保険診療報酬支払基金、衆議院議員秘書、㈱矢野経済研究所、等を経て、91年、じんじ労務経営研究所を開設。現在、じんじ労務経営研究所代表（社会保険労務士登録）、清和大学法学部非常勤講師、「月刊人事マネジメント」（㈱ビジネスパブリッシング）取材記者。企業のトップ・人事担当者を中心に人事制度を取材・執筆するほか、自治体管理職研修の講師など広範に活動。著書に『社会保険・労働保険の実務　疑問解決マニュアル』(三修社)、『管理者のための労務管理のしくみと実務マニュアル』(三修社)、『リーダー部課長のための最新ビジネス法律常識ハンドブック』(日本実業出版社、共著)などがある。