• 更新日 : 2026年11月13日

電子印鑑の作り方は？無料の方法から法的効力まで解説

電子印鑑はExcelやWordの標準機能、または無料Webツールを使えば費用ゼロで作成できます。ただし、画像型と電子署名型では法的効力に大きな差があり、用途を誤るとトラブルにつながるケースがあります。

本記事では、無料での作り方から書類への貼り付け手順、法的効力まで解説します。

電子印鑑とは？

電子印鑑とは、紙に押す印鑑の印影をデジタルデータ化し、電子文書上で押印できるようにしたものです。2024年1月には電子取引データの電子保存が完全義務化され、請求書や見積書を電子化する動きが広がっており、電子印鑑の導入を検討する企業も見られます。

電子印鑑の種類

電子印鑑は大きく「画像型」と「電子署名型」の2タイプに分かれます。

画像型は手軽に自作できる反面、誰でもコピーして使えてしまうため証明力が低いといえます。一方、電子署名型は「いつ・誰が押印したか」を技術的に証明でき、改ざんも検知できる仕組みです。

社内の稟議書や経費精算書には画像型で十分なケースが多いでしょう。取引先との契約書や法的効力が求められる場面では、電子署名型を選ぶほうが安心です。用途に応じた使い分けが、トラブルを防ぐポイントといえるでしょう。

参考：電子帳簿・電子書類関係｜国税庁

電子印鑑の無料の作り方は？

電子印鑑の作り方は、Excel・Wordの図形機能を使う方法、実物の印影をスキャンする方法、無料Webツールを使う方法の3つが代表的です。

いずれも追加のソフトを購入せずに作成でき、短時間で仕上げられます。

Excel・Wordの図形機能で自作する方法

Excel・Wordの標準機能だけで電子印鑑を作れます。追加ソフトのインストールは不要です。

Excelでの作成手順は以下のとおりです。

Wordでも同じ手順で作成できます。ワードアートのフォントは「游明朝」や「MS明朝」を選ぶと、実際の印鑑に近い雰囲気に仕上がるでしょう。

実物の印影をスキャンして背景を透過する方法

使い慣れた印鑑をスキャンまたは撮影すれば、そのまま電子印鑑の元データにできます。

すでに使っている印鑑があれば、白い紙にくっきり押印し、スキャナーで取り込む方法もあります。スキャナーがない場合は、スマートフォンのカメラで撮影しても代用できます。撮影・スキャン後の処理手順は以下のとおりです。

背景透過の処理には、PowerPoint（パワーポイント）の「背景の削除」機能も使えます。「挿入」→「画像」でスキャン画像を配置し、「図の形式」→「背景の削除」を選択すると、白い部分を自動で透明化してくれます。

無料のフリーソフトやWebツールで印影を生成する方法

無料のフリーソフトやWebツールを使えば、氏名を入力するだけで印影画像を作成できます。

「電子印影 作成」で検索すると、ブラウザ上で印影画像を生成できる無料のフリーソフトやWebツールが見つかります。氏名を入力してフォントや色を選ぶだけで印影画像をダウンロードできるため、デザインの手間を省きたい場合に便利です。

ただし、Webツールで作った画像型の電子印鑑には本人証明の機能がありません。社内文書や簡易な見積書には十分ですが、重要な契約書への使用は避けたほうがよいでしょう。

電子印鑑の貼り付け方は？

電子印鑑の貼り付けは、背景透過済みのPNG形式で保存した画像を使うのが基本です。Word・Excel・PDFそれぞれで操作方法が異なるため、以下で手順を確認しましょう。

Excel｜画像挿入で印影を配置する

Excelでは、「挿入」タブから画像を挿入し、押印したい位置に移動させます。

印影が文字の上に重なってしまう場合は、画像を選択した状態で「図の形式」→「色」→「透明色を指定」をクリックし、白い背景部分をクリックすると透過できます。

Word｜テキストの折り返し設定が必要になる

Wordでは、画像挿入後に「レイアウトオプション」から「前面」を選ぶと、位置ずれを防げます。

Wordに電子印鑑を挿入すると、初期設定では画像が「行内」配置になり、テキストの位置がずれてしまいます。画像を挿入したら、すぐに「レイアウトオプション」から「前面」を選択しましょう。

「前面」に設定すると、画像をドラッグで自由に移動できるようになります。押印位置にぴったり合わせたい場合は、Ctrl＋矢印キーで1ピクセル単位の微調整が可能です。

PDF｜スタンプ機能で押印できる

Adobe Acrobat Readerの無料版では、スタンプ機能に電子印鑑の画像を登録して押印できます。

「ツール」→「スタンプ」→「カスタムスタンプ」から電子印鑑の画像を登録できます。一度登録すれば、以降はスタンプ一覧から選んでクリックするだけで押印が完了します。

無料のPDFビューアでスタンプ機能がない場合は、PDFを一度Wordに変換して画像を挿入し、再度PDF化する方法もあります。ただし、レイアウト崩れが起きやすいため、PDF編集が頻繁に発生するならAdobe Acrobat Proなどの有料ツールの導入も選択肢に入るでしょう。

電子印鑑の法的効力は？

画像型の電子印鑑は印影画像を電子文書に貼り付けるだけのため、それ自体では、誰が押印したのか、文書が押印後に改ざんされていないかを通常は証明できません。一方、電子署名型は電子署名法の要件を満たせば「本人が押印した」と推定される効力を持ちます。

2001年に施行された電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）第3条では、本人による電子署名が付された電磁的記録は「真正に成立したものと推定する」と定められています。

画像型と電子署名型の法的効力の違い

画像型は「印影の画像を貼り付けただけ」であり、紙の文書における「コピーを貼り付けた状態」に近いものです。

裁判で証拠として提出した場合、民事訴訟法第228条第4項に定める「二段の推定」は働きません。二段の推定とは、印鑑の印影が本人のものであれば押印は本人の意思に基づくと推定され、さらにその押印から文書全体が本人の意思で作成されたと推定される、私文書の成立の真正に関する法的な仕組みです。

用途別の使い分け基準

社内文書や取引金額が小さい見積書・請求書であれば画像型で問題ないケースが多く、争いのリスクがある書類は電子署名型を選ぶほうが安全です。

実務での判断基準はシンプルです。社内文書や取引金額が小さい見積書・請求書であれば、画像型で問題ないケースが多いでしょう。一方、売買契約書や業務委託契約書のように、後から「署名した覚えがない」と争われるリスクがある書類は、電子署名型を選ぶほうが安全です。

取引先との間で電子印鑑を使う場合は、事前に「電子押印でよいか」「画像型か署名型か」を合意しておくとトラブルを防げます。合意の記録はメールでも構いませんが、書面やチャットログとして残しておくことがポイントです。

参考：電子署名法に基づく特定認証業務の認定について｜法務省

電子印鑑作成後の管理・保存で注意すべき点は？

電子印鑑は作成後の管理と保存体制が不十分だと、印影データの悪用や電帳法違反のリスクがあります。印影データへのアクセス制限と電子取引の保存要件への対応が必須です。

特にバックオフィス担当者は、印影データの社内管理ルールと電子帳簿保存法（電帳法）の保存要件を押さえておく必要があります。

印影データの流出・悪用リスクを抑える

画像型の電子印鑑は、PNG画像をコピーするだけで誰でも押印できてしまう点に注意が必要です。

社員が代表者の印影画像を入手し、勝手に見積書へ押印して取引先に送付してしまうケースも起こり得ます。多くの場合、原因は印影データへのアクセス制限がなかったことにあります。悪用を防ぐための対策として、以下のルールを社内で整備しておきましょう。

電帳法の電子取引保存要件を確認する

電子印鑑を押した請求書や見積書を電子でやり取りした場合、電帳法の「電子取引」保存要件への対応が必要です。

2024年1月から電子取引データの電子保存が完全義務化されました。電子印鑑を押した請求書や見積書をメールやクラウドでやり取りした場合、そのデータは電子帳簿保存法の「電子取引」に該当し、紙に印刷して保存するだけでは要件を満たせません。現行の電子帳簿保存法で求められる保存要件の主なポイントは以下のとおりです。

タイムスタンプの付与が難しい場合は、国税庁が公開している「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」のひな形を活用する方法もあります。自社の運用に合わせて規程を整備し、電子印鑑付き書類の保存フローに組み込んでおくとよいでしょう。

参考：Ⅱ 適用要件【基本的事項】｜国税庁、参考資料（各種規程等のサンプル）｜国税庁

電子印鑑の導入前に確認すべきチェックポイントは？

電子印鑑をトラブルなく運用するには、作成前に用途の切り分けと社内ルールを確認しておくことが欠かせません。

ここまでの作り方・貼り付け方・法的効力・管理体制の内容をふまえ、導入前に確認しておきたいポイントを整理します。新しく電子印鑑を導入する担当者は、以下の項目を順にチェックしてみましょう。

すべてを一度に整える必要はありません。まずは自社で扱う書類を画像型で足りるものと電子署名型が必要なものに仕分けし、優先度の高いところから体制を整えていくと、無理なく運用を定着させられます。

電子印鑑のよくある質問

最後に、電子印鑑のよくある質問とその回答をまとめました。

無料と有料の電子印鑑はどう使い分ける？

「その文書が争いの証拠になり得るかどうか」で考えるとわかりやすいでしょう。

日常的な社内回覧・経費精算・見積書レベルであれば、無料の画像型で十分機能します。取引金額が大きい契約書や、万が一訴訟になった場合に証拠として提出する書類には、月額数千円〜の電子署名サービスを利用するほうがリスクを抑えられます。

年間の契約件数が少ない個人事業主であれば、無料プランを提供しているサービスから試したうえで、「どの書類に電子署名が必要か」をリストアップしておくと、コストの見通しが立てやすくなります。

認印と実印で電子印鑑の対応は変わる？

紙と同じく、電子印鑑でも「認印相当」と「実印相当」で使い分けが必要です。

社内文書の確認印や簡易な請求書であれば、画像型の電子印鑑で認印の代わりとして運用できます。

一方、登記申請や公正証書に関連する書類は、法令上「実印＋印鑑証明書」が求められるため、画像型の電子印鑑では対応できません。こうした場面では、マイナンバーカードの電子証明書を使った電子署名や、法務省が提供する「商業登記電子証明書」の利用が選択肢になります。

取引先に「電子印鑑は受け取れない」と言われたら？

電子署名付きPDFへの切り替えを提案するのが有効な対応です。

まずは、取引先が懸念している理由を確認しましょう。「画像だけでは本人確認ができない」という理由であれば、この提案が受け入れられやすくなります。

電子署名サービスを利用すれば、送信者の本人性と文書の改ざん防止が担保されるため、多くの場合は受け入れてもらえるでしょう。それでも難しい場合は、該当の書類だけ紙で対応し、他の書類は電子化を進めるという段階的な移行も現実的な選択肢です。

電子印鑑の作り方まとめ

電子印鑑はExcelやWordの標準機能、または無料Webツールで費用ゼロ・短時間で作成できます。ただし、画像型は社内文書や簡易な見積書向きであり、契約書など法的証明が求められる場面では電子署名型を選ぶ必要があります。

印影データの管理ルールも社内で整えておくと、セキュリティ面のリスクを下げられるでしょう。

• 監修：幸谷泰造（弁護士・弁理士）

  市ヶ谷東法律事務所代表。ソフトウェア・インターネット・知的財産に関する法分野を専門とするソフトウェアエンジニア出身の理系弁護士・弁理士。
  ソニー株式会社で知的財産業務を約6年経験し、弁護士となった後は大手法律事務所等で企業法務に従事。
  エンジニア出身のバックグラウンドを活かし、IT系企業の契約書の作成やチェックを数多く経験。
  慶応義塾大学大学院理工学研究科非常勤講師として「実践知財管理」を担当。2022年度 特許庁I-OPENプロジェクト専門家サポーター。
  
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