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  • 更新日 : 2025年11月11日

受注発注業務の流れとは？よくあるトラブルや対策、会計処理まで解説

受注発注業務とは、見積→受注→発注→検収→請求→入金/支払までの一連の情報・書類を、滞りなく連鎖管理する業務です。。本業務は企業活動の根幹であるためこの流れを正確に管理することが、企業の売上や利益に直結します。

しかし、実際には「書類の管理が煩雑でミスが起きやすい」「部門間の連携がうまくいかず、対応が遅れる」といった課題を抱える担当者は少なくありません。

この記事では、受注と発注の基本的な違いから、実務における具体的な業務フロー、よくあるトラブルへの対策、会計処理の注意点までをわかりやすく解説します。

受注と発注の基本的な違いとは？

受注と発注は、どちらも「注文」に関わる言葉ですが、取引における立場は正反対になります。受注は顧客から注文を受ける「売る側」の行動、発注は仕入れ先へ注文する「買う側」の行動を指します。

受注は「注文を受ける側」、発注は「注文する側」

受注とは、顧客から商品やサービスの注文を受ける行為を指します。企業にとっては売上の起点となる活動です。一方、発注は、仕入れ先やメーカーに対して商品や原材料、サービスの提供を依頼する行為を指します。こちらは費用や原価の発生源となります。

受注と発注の業務内容と書類一覧

受注と発注は立場が違うため、具体的な業務内容や取り扱う書類も異なります。両者の違いを以下の表にまとめました。

項目受注（売る側）発注（買う側）
立場注文を受ける注文をする
主な業務見積書作成、注文内容の確認、在庫確認、出荷・納品、請求書発行、入金確認相見積もり、業者選定、発注書作成、納期管理、検収、支払い処理
主な書類見積書、注文請書、納品書、請求書見積依頼書、発注書（注文書）、検収書

一連の取引の中で、受注と発注は対の関係にあり、双方の業務がスムーズに進むことで、円滑な商取引が成り立つのです。

受注から発注までの一般的な業務フローとは？

受注発注業務は、見積もりから代金回収までの一連の流れで構成されます。 受注側と発注側がそれぞれ決められたステップを踏み、関連書類をやり取りすることで、円滑な取引が成り立ちます。ここでは、その具体的な流れを詳しく見ていきましょう。

【受注側の8ステップ】見積もりから入金確認まで

受注側の業務は、顧客との接点から始まり、最終的な代金の回収まで多岐にわたります。

  1. 見積もり依頼の受領：
    顧客から商品やサービスの仕様、数量、希望納期などの問い合わせを受けます。
  2. 見積書の作成・提出：
    依頼内容に基づき、金額や納期などを記載した見積書を作成し、顧客に提出します。
  3. 注文の確定・受注処理：
    顧客が見積内容に合意し、正式な注文書（発注書）を受け取ります。これをもって契約が成立し、受注が確定します。
  4. 注文請書の発行：
    受注が確定した証として、注文内容や納期を記載した注文請書を発行し、顧客に送付します。
  5. 在庫確認・商品手配：
    注文内容に基づき、在庫を確認します。在庫が不足している場合は、製造部門への生産指示や、仕入れ先への発注を行います。
  6. 出荷・納品：
    商品を梱包し、指定された納期・場所に配送します。納品時には、内容を証明する納品書を同梱することが一般的です。
  7. 請求書の発行：
    納品が完了し、顧客による検収が終わったタイミングで、請求書を発行・送付します。
  8. 入金確認：
    支払期日までに、指定の口座へ入金があったかを確認します。入金が確認できた時点で、一連の取引が完了します。

【発注側の6ステップ】業者選定から支払いまで

発注側は、必要な商品やサービスを、適切な品質・価格・納期で調達することが目的です。

  1. 仕入れ先の業者の選定：
    社内で必要な物品やサービスを明確にし、複数の仕入れ先候補から相見積もりを取るなどして、発注先を選定します。
  2. 発注書（注文書）の作成・送付：
    発注する商品名、数量、金額、納期などを明記した発注書を作成し、仕入れ先に送付します。これは「注文した・しない」のトラブルを防ぐ重要な証拠書類です。
  3. 注文請書の受領と納期管理：
    仕入れ先から発行された注文請書を受け取り、内容に相違がないか確認します。また、納期通りに納品されるか、進捗を管理します。
  4. 商品の受領と検収：
    商品が納品されたら、発注内容と相違ないか（品目、数量、品質など）を検査（検収）します。
  5. 請求書の受領と内容確認：
    仕入れ先から届いた請求書の内容が、発注内容や検収結果と一致しているかを確認します。
  6. 支払い処理：
    請求書に記載された支払期日までに、指定された方法で代金を支払います。

受注発注業務でよくあるトラブルとその対策

受注発注業務では、確認漏れや連携不足が原因でさまざまなトラブルが発生することがあります。 トラブルを未然に防ぐには、発生しやすいポイントをあらかじめ把握し、対策を講じておくことが大切です。

発注内容の認識齟齬

口頭での注文や曖昧な指示が原因で、「言った・言わない」といった発注内容に関する認識の齟齬が起こることがあります。仕様変更の連絡が正確に伝わっていない場合も同様です。

対策として、必ず発注書と注文請書を書面（データ含む）で取り交わし、取引内容の証拠を残しましょう。仕様変更などがあった場合も、必ず書面で変更履歴を管理することがトラブル防止につながります。

納期の遅延

社内での手配漏れや、仕入れ先の生産・輸送上の問題など、さまざまな要因で納期遅延は発生します。

対策として、発注時に現実的な納期かをお互いに確認し、合意することが基本です。特に重要な案件では、定期的に進捗状況を確認する連絡を入れるとよいでしょう。また、特定の仕入れ先に依存せず、複数の発注先候補を持っておくこともリスク分散の観点から有効です。

納品物の品質・数量の問題

納品された商品の品質が基準に満たなかったり、数量が発注内容と異なっていたりするケースです。検収プロセスが整っていない場合に発生しやすくなります。

対策として、検収時に確認すべき項目をリスト化し、誰が作業しても同じ基準でチェックできる体制を整えましょう。万が一問題があった場合に備え、返品や交換に関するルールを事前に取引先と取り決めておくことも大切です。

請求金額の相違

見積書や発注書に記載した金額と、届いた請求書の金額が異なるケースです。単価の誤り、数量の計算ミス、送料など付帯費用の計上漏れなどが原因で発生します。

対策として、請求書を受領したら、必ず元の発注書や見積書と突合し、すべての項目（単価、数量、合計金額、消費税など）が一致しているかを確認する工程を徹底しましょう。

金額に変更がある場合は、事前に双方の合意を書面で残すルールにするのが安全です。

書類の不備や紛失

発注書や請求書の日付間違い、宛名ミス、押印漏れといった記載不備や、書類そのものを紛失してしまうトラブルです。支払いの遅延や経理処理の停滞に直結します。

対策として、記載項目を定めた社内共通のテンプレートを使用し、記入漏れやミスを防ぎましょう。また、書類の送受信前後で担当者によるダブルチェックを行う体制も有効です。書類の紛失リスクを減らすためには、紙での保管とあわせてPDFなどでデータ化するか、電子取引システムを導入することを検討しましょう。

受注発注業務を改善する方法とは？

受注発注業務の改善は、まずExcelやスプレッドシートでの運用の見直しや業務フローの標準化を進めます。受注発注業務の取引量が増えた場合は、受発注システムの導入も検討しましょう。無理なくステップを踏みながら業務の効率化と品質向上を図るようにします。
ただし、システム導入時は、承認フロー、API連携（会計・在庫・EC）、電帳法適用の可否を比較軸に加えて検討しましょう。

ここでは、業務を改善するための具体的な方法を解説します。

Excelやスプレッドシートの運用を改善する

多くの企業で利用されているMicrosoft Excel（エクセル）やGoogle スプレッドシートは、手軽に始められる管理方法です。まずは、これらのツールの運用方法を改善することから始めましょう。

  • テンプレートの共通化：入力項目や計算式を統一したテンプレートを用意し、誰が使っても同じ形式でデータが作成されるようにします。
  • 入力ルールの策定：日付の形式（YYYY/MM/DD）や商品コードの桁数など、細かい入力ルールを定め、データの揺らぎを防ぎます。
  • 関数やマクロの活用：VLOOKUP関数でのデータ参照や、マクロを使った定型作業の自動化で、入力の手間とミスを削減できます。

属人化を防ぐ業務フローへ見直す

ツールの改善と並行して、業務プロセスそのものを見直すことも欠かせません。「誰が」「いつ」「何をするか」というルールを再定義し、特定の担当者しかできない「属人化」した業務をなくしていきます。業務マニュアルを作成し、定期的に内容を更新することで、担当者が変わっても業務品質を維持できる体制を整えることが望ましいでしょう。

受発注システムの導入を検討する

Excel管理の改善や業務フローの見直しを行っても、取引量が増えると限界が訪れます。根本的な解決を目指すなら、受発注システムの導入が有効な選択肢となります。

  • 業務の自動化：受注データの自動取り込みや、各種書類の自動作成により、手作業を大幅に削減します。
  • 情報の一元管理：受注、在庫、顧客情報などを一元管理し、関係部署がいつでもリアルタイムで最新の状況を共有できます。
  • ミスの防止とデータ活用：手入力や転記作業が減ることでヒューマンエラーを防ぎ、蓄積されたデータを分析して需要予測などに活用できます。

受注発注に関する仕訳と計上の注意点は？

受注発注業務は、企業の収益と費用に直接つながるため、会計処理を正しく行うことが求められます。受注発注の会計処理では、売上と仕入をどの時点で帳簿に記録するかが重要です。 売上は商品やサービスが提供されたとみなされる「実現主義」に基づき、仕入は商品を検収した時点で計上するのが原則となります。

売上はいつ計上する？実現主義の原則

会計上、売上は「実現主義」の原則に基づいて計上されます。これは、商品やサービスを提供し、その対価として現金や売掛金などの債権が確定した時点で売上を認識するという考え方です。受注発注業務では、一般的に以下の基準が用いられます。

  • 出荷基準：商品を倉庫から出荷した日をもって売上を計上する方法。
  • 納品基準：商品が顧客のもとに到着した日をもって売上を計上する方法。
  • 検収基準：顧客が商品を検査し、問題ないと認めた（検収した）日をもって売上を計上する方法。

どの基準を採用するかは企業ごとに定めますが、一度決めた基準を継続して適用しなくてはなりません。
また取引によっては、契約実態により本人取引（粗利＝売上−仕入）か代理人取引（手数料のみ）かの判定が必要です。社内の収益認識方針に沿って一貫して適用することに留意しましょう。

仕入計上のタイミングと検収の重要性

仕入（費用）の計上も、売上と同様にどのタイミングで行うかが問題となります。一般的には、発注した商品を受け取り、検収を完了した時点で仕入を計上します。発注書を送付した時点や、商品が単に届いただけの時点では、まだ費用として確定していないため計上できません。検収作業は、会計処理を正しく行う上でも重要なプロセスになります。

具体的な仕訳例（商品売買の場合）

仮に、8万円で仕入れた商品を、顧客に10万円で掛け（後払い）で販売した場合の仕訳は以下のとおりです。

1. 商品を仕入れた時（検収完了時）

勘定科目（借方）金額勘定科目（貸方）金額
仕入80,000円買掛金80,000円

2. 商品を販売した時（出荷・納品時）

勘定科目（借方）金額勘定科目（貸方）金額
売掛金100,000円売上100,000円

このように、取引の各段階で適切な会計処理を行うことが、企業の財政状態を正確に把握することにつながります。

在庫リスクを減らす「受注発注方式」とは？

受注発注方式とは、顧客から注文を受けてから（受注してから）、商品の製造や仕入れ（発注）を行うビジネスモデルのことです。「受注生産」や「BTO（Build to Order）」もほぼ同義で使われます。

受注発注方式（受注生産）の仕組み

受注発注方式は、まず顧客からの注文を確定させ、その注文内容に応じて必要な部品を発注したり、生産ラインを動かしたりします。完成した商品を顧客に納品するという流れです。

見込みで商品を生産・仕入れして在庫として持つ「見込み生産方式」とは対照的なモデルといえます。

メリット：在庫を持たないことの強み

受注発注方式の最大のメリットは、在庫を抱えるリスクを最小限に抑えられることです。

売れ残りがなくなるため保管コストや廃棄ロスを削減できるうえ、事前に大量仕入れをする必要がないため資金繰りも安定しやすくなります。さらに、オーダーメイド品のように顧客一人ひとりの細かい要望にも柔軟に応えられる点も大きなメリットです。

デメリット：納期と価格設定の課題

一方で、受注発注方式にはデメリットもあります。注文を受けてから生産・発注するため、顧客の手元に届くまでのリードタイムが長くなるのは避けられません。また、少量生産になりがちで単価が割高になる傾向があり、即時購入を望む顧客の機会損失につながる可能性も考慮する必要があります。

なぜ受発注の事務は「きつい」と言われるのか？

受発注の事務が「きつい」という声が聞かれることがあります。「きつい」手作業による業務量の多さ、ミスが許されない責任の重さ、そして部門間での連携の難しさといったことがあります。

たとえば、Excelやメールを使った入力・確認作業が多く、同じ情報を何度も転記する手間が発生しやすいこと、取引先や社内の他部署とのやり取りで納期や数量のミスが許されないこと、営業・在庫・経理など複数の部門が関わるため情報共有が複雑になりやすいことなどが背景にあります。

これらの課題は、担当者一人の努力だけで解決できるものではありません。

こうした要因を理解し、業務フローの見直しやマニュアル整備を進め、属人化を防ぐ体制を整えることが重要です。

また、システム化を進めることで、担当者の負担を減らし、業務全体の精度と効率を高めることができるでしょう。

受注発注業務を正確に管理し、取引を円滑に進めるために

受注発注業務は、顧客や仕入れ先との取引をスムーズに進めるために欠かせない日常業務です。受注と発注の流れを正確に把握し、書類や情報を整理しておくことで、やり取りの行き違いやトラブルを防ぐことができます。
ただし、手作業が多い場合や部門間の連携が不十分な場合、ミスや確認漏れが発生しやすくなります。こうした課題は、業務手順の見直しやシステム化によって改善が可能です。自社の状況に合わせて運用方法を整えることで、受注発注の流れをより円滑にし、取引全体の信頼性を高めることができるでしょう。

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※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：安木 識晃(公認会計士準会員)

    公認会計士準会員。監査法人にて4年弱、外資系保険会社などの財務諸表監査・内部統制監査に従事。その後、FAS（財務アドバイザリー）領域にてIPO支援（事業計画・資本政策・内部統制構築）、M\&AにおけるPPA・無形資産評価などを担当。
    スタートアップ企業のCFOとして、経理財務体制の構築、資金調達、海外展開支援にも従事。
    現在は都内のFASコンサルティングにて、IPO準備企業や成長企業の財務支援を行う傍ら、ライティング・記事監修業務も精力的に実施。
    専門分野に根差した実務的かつ分かりやすい情報発信を得意とする。

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