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  • 更新日 : 2024年10月17日

コピー代の領収書の書き方・無料テンプレート

当記事では、コピー代の領収書の書き方やポイントについて、分かりやすく解説しています。

また、領収書の無料テンプレート、領収書の書き方の基本事項なども併せて紹介していますので、ぜひ併せてご参考ください。

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コピー代の領収書が必要なケースは？

事業者が支出を経費にするには、支出を証明できる書類を保存する必要があります。コピー代を経費にする際、支出を証明する書類として使われるのが領収書（レシート）です。

コイン式コピー機を利用してコピーを行う場合、領収書はコピー機から発行されます。コピー機の指示に従って、領収書を出すことができます。

一方、役所や図書館などの窓口で書籍や資料などの複写を申し込んだ場合は、窓口の担当者が領収書を発行する必要があります。

コピー代の領収書の書き方・ポイント

ここでは、コピー代の領収書発行側が押さえておきたい、領収書の書き方・ポイントを解説します。

コイン式コピー機の場合は改めて領収書を発行しなくてもよい

コンビニや図書館などに設置されているコイン式コピー機を使い、コピーを行った人がカウンターに領収書の発行を求めるケースがあります。コイン式コピーでも領収書やレシートが発行されますが、インボイス制度に対応した領収書を希望するためです。

しかし、コイン式コピー機よるコピーが3万円未満の場合、インボイス交付義務が免除されています。コイン式コピー以外にも、3万円未満の自動販売機および自動サービス機で行われる商品の販売等については、インボイス制度に対応した領収書を発行する義務はありません。

コイン式コピー機の利用者が、コピー代を経費にして仕入税額控除の対象にしたい場合、帳簿に一定の内容を記載して保存しておきます。なお、コピー機から領収書やレシートが出ない場合、出金伝票を作成して証拠書類としましょう。

窓口対応の複写はインボイス対応領収書を発行するケースも

コイン式コピー機では対応できないサイズのコピーを行う場合など、窓口で複写の申し込みを受け付けるケースがあります。この場合、窓口で領収書を発行することになりますが、インボイス対応の領収書を求められたら、必要な記載事項を盛り込んだ領収書を発行します。

インボイス対応の領収書に必要な記載事項は、下記のとおりです。

  • 適格請求書発行事業者の名前と登録番号：一般的な領収書のフォーマットでは、右下などに住所・会社名と登録番号を記載します。
  • 取引年月日：売買などが行われた日付
  • 取引内容：「コピー代金として」「コピー●枚として」など、具体的な取引内容を記載します。
  • 金額：受け取った金額と「税込」または「税抜」を記載します。
  • 税率ごとの消費税額もしくは消費税率：税率（コピー代の場合は10％）か消費税額、どちらか一方の記載があれば問題ありません。一般的な領収書のフォーマットでは、左下などに税と消費税額の記載箇所があります。

コピー代にも活用できる「領収書の無料エクセルテンプレート」

「マネーフォワード クラウド請求書」では、領収書テンプレート（ひな形）をエクセル形式にて無料で提供しています。以下のリンクからダウンロードが可能です。

領収書テンプレート①領収書テンプレート②領収書テンプレート③領収書
オーソドックスな領収書テンプレートインボイス（適格請求書）を兼ねた領収書テンプレートシンプルな領収書テンプレートオーソドックスな領収書テンプレート（横）

このほかにも、たくさんの領収書テンプレートを用意していますので、自社や自分の店舗などに合った領収書をぜひお気軽にご利用ください。

領収書のテンプレート

ここまで見てきたとおり、領収書は市販のものを使わなければならないわけではありません。正しい形式と記載内容であれば、エクセルで作成されたものであっても、領収書として認められます。

マネーフォワード クラウド請求書

※画像は執筆時点のイメージであり、最新の画面と異なる場合がございます

なお、「マネーフォワード クラウド請求書」は直感的な操作で、従来の表計算ソフトに比べて格段に素早く領収書や、見積書 ・納品書・ 請求書も簡単に作成できます。

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そもそも領収書とは？

領収書

領収書とは、金銭等の支払いを受けたことを証明する書類のことです。領収書には支払いを受けた者及び支払った者の氏名や取引日付、金額、取引内容などが記載されます。
領収書は、会計上及び税務上の根拠書類としても重要な役割を果たし、領収書やレシートがないと会計上認められず税金が増えてしまうこともあるため、一定期間の保存が求められるものもあります。

領収書はその性質上複数の法律に関与しているため、様々な観点から解釈をすることが可能であり、それによって予期せぬトラブルが発生しやすいという面もあります。

領収書を発行する意味

領収書は商品やサービスに対して、お金を支払う側が確実に代金を支払ったということの証明に、またお金を受け取った側が確実に代金を受け取ったことを証明するために発行されます。

レシートとの違い

領収書は主として「支払いの証明」として利用され、レシートは主として「購入の証明」として利用されている傾向があり、多くの場合、レシートには支払いについての情報まで記載されています。

したがって、レシートであったとしても領収書と同じ役割を果たすものであれば、領収書として認められるのが通例です。具体的には領収日付、売上代金に係る金額、発行元、受領した事実が認められる表記があるものは、すべて領収書に該当します。

【基礎編】領収書の書き方と見本・注意点

領収書の書き方と注意点

領収書を作成する上で最も重要なことは、以下の2点です。

  • 金銭授受の事実を証明するための事項を記載すること
  • 改ざんされないための措置をとること

詳しくは、以下の記事も参考にしてください。

請求書の基礎知識
領収書とは？書き方の見本・無料テンプレート20種類以上！
領収書の書き方は、まずタイトルとして「領収書」を記載し、日付を書きます。金額は数字で明確に記入し、但し書きで支払いの目的や内容を説明します。宛名は支払った人または組織の名前を記入します。収入印紙が必要な場合は、適切な金額の印紙を貼り、消印を押します。最後に、発行者の名前や会社名、印鑑を記入します。金額の内訳が必要な場合は、別途記載しましょう。今回は、この領収書について印紙税法上の定義から、書き方、収入印紙の取扱い、具体的なQ＆Aまで幅広く解説していきます。領収書に関する不明点がなくなるよう、知...

※以下は上記の抜粋版となります。

タイトル

中央寄せにして領収書であることがよくわかるようにしましょう。

日付

領収書に記載する日付は実際の領収日です。先に商品を引き渡して後日代金が支払われた場合は、実際に支払いがあった日付になります。日付の書き方は西暦、和暦どちらでも構いません。

宛名

相手先の、正式名称を記入しましょう。

金額

領収書には金銭を受け取った法人名や金銭授受日、売上金額などを記載します。金額の改ざんを防止するために金額の先頭には「￥」や「金」を、末尾には「※」や「−」を付けます。さらに金額の0表示3つごとに「,」を付けて記載します。

但し書き

但し書きには、具体的に何の代金を領収したのかを記入します。

金額の内訳

領収書以外に請求書等があり、一定の記載がある場合には不要ですが、領収書のみが取引の証拠である場合に内訳には、税率の異なるごとに合計した金額や消費税額を記載します。

発行者

領収書の発行者の住所・名称を記入します。

収入印紙

印紙税法により、領収書は「金銭または有価証券の受取書」にあたり、5万円以上の場合は収入印紙が必要です。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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