• 作成日 : 2026年10月16日

契約書管理システムの選び方！おすすめのサービスや導入メリットも合わせて解説

契約書管理システムとは、締結済みの契約書をクラウド上で一元的に保管し、検索・期限管理・更新管理・権限管理を行うシステムです。

契約管理システムや契約書管理ツールとも呼ばれ、紙のキャビネットやExcel台帳による管理から移行する企業が増えています。

ただし、製品によって得意分野や管理できる範囲が異なるため、自社の課題に合ったものを選ぶには比較の軸が必要です。

本記事では、契約書管理システムの機能とタイプ、選び方・比較ポイント、導入メリットと注意点を解説します。

契約書管理システムとは

契約書管理システムとは、契約書のPDFなどの電子ファイルと契約先・契約期間・更新条件などの台帳情報をセットで保管し、必要なときにすぐ探し出せる状態を保つためのシステムです。

契約書を「しまう」だけでなく、更新・解約に関する期限を事前に通知したり、閲覧できる人を制限したりすることで、更新漏れや情報漏えいなどのリスクを組織的に管理できます。

契約書管理システムが解決する課題

紙のキャビネットやファイルサーバー、Excel台帳による契約書管理には、次のような限界があります。

契約書管理システムは、これらの課題を「一元保管」「検索」「期限通知」「権限・履歴管理」の機能で解消します。

電子契約システム・文書管理システムとの違い

契約書管理システムは、電子契約システムや文書管理システムと混同されやすいですが、目的とカバー範囲が異なります。

近年は、電子契約システムに契約書管理機能が標準で含まれる製品や、契約書管理システムに電子契約機能が組み込まれた製品も多く、境界は曖昧になっています。

主要な契約書管理システム一覧

参考として、契約書管理機能を提供している主要なサービスをタイプ別に紹介します。機能や対応範囲は変更されることがあるため、詳細は各社の公式サイトで確認してください。

※タイプは各社の公開情報をもとにした分類の目安です。

契約書管理システムの主な機能

契約書管理システムの中核機能は、「台帳・検索」「期限アラート」「権限・ログ」「AI-OCRによる取り込み」「電子契約・外部システム連携」の5つです。これに電子帳簿保存法に対応した保存機能が加わります。

契約書の一元保管と台帳・検索機能

契約書管理システムの基本は、契約書のファイルと台帳情報を一対で管理することです。契約先名、契約種別、締結日、契約期間、契約金額、担当部門といった項目で絞り込み検索でき、製品によっては契約書本文の全文検索にも対応します。台帳項目を自社の運用に合わせて追加できるかどうかは、後述する選び方の重要な観点です。

契約期限・自動更新のアラート機能

契約満了日や解約通知期限が近づくと、担当者にメールやシステム上の通知で知らせる機能です。「満了の90日前・30日前」など複数のタイミングで通知できる製品や、通知先を担当者と上長の両方に設定できる製品もあります。

自動更新条項のある契約では、解約通知期限を過ぎると1年分の費用が発生するケースもあるため、この機能はコスト面での効果が大きい部分です。

閲覧権限・操作ログなどの内部統制機能

契約書には取引条件や個人情報などの機密情報が含まれるため、誰が閲覧できるかを制御する機能が求められます。部門・役職・契約種別ごとに閲覧範囲を設定し、閲覧・ダウンロード・編集の履歴を操作ログとして残せれば、内部監査や情報漏えい時の追跡にも対応できます。

IPアドレス制限やSSO（シングルサインオン）に対応しているかも、セキュリティ要件が厳しい企業では確認が必要です。

紙の契約書のAI-OCR取り込み・他社電子契約データの取り込み

過去に紙で締結した契約書をシステムに登録する際、台帳項目を手入力するのは大きな負担です。AI-OCR機能があれば、スキャンした契約書から契約先名や契約期間などを自動で抽出して台帳を作成でき、登録工数を大きく減らせます。

また、複数の電子契約サービスを使い分けている企業では、他社の電子契約サービスで締結したデータを自動で取り込めるかどうかが、一元管理を実現できるかを左右します。

電子契約・ワークフロー・外部システム連携

電子契約機能やワークフロー機能を同じシステム内に持つ製品では、締結された契約書が自動的に台帳へ登録され、承認履歴もあわせて残ります。CRMやERP、ストレージサービスと連携できれば、顧客情報と契約情報を突き合わせたり、契約締結を起点に請求業務を開始したりといった業務の自動化が可能です。

電子帳簿保存法に対応した保存機能

電子契約で締結した契約書は、電子帳簿保存法上の電子取引データとして電子のまま保存する必要があります。タイムスタンプの付与や訂正・削除履歴の保持（真実性）、日付・取引先・金額による検索（可視性）の要件を満たす保存ができるかを確認しましょう。

契約書管理システムの選び方

契約書管理システムを選ぶ際は、自社の課題と契約書の量・種類、既存システムを整理したうえで、「管理範囲」「検索性・台帳のカスタマイズ性」「期限管理」「権限・セキュリティ」「電子契約・ワークフローとの一体運用」「外部連携」「料金体系」の7つの観点で比較します。

管理したい契約書の範囲を洗い出す

最初に、自社に存在する契約書の種類と保管形態を整理します。紙で締結した過去契約書、自社で利用している電子契約サービスで締結した契約書、取引先の指定で他社の電子契約サービスを使って締結した契約書、それぞれの件数と保管場所を把握しましょう。

この範囲をすべてカバーできるかどうかが、システム選定の第一の条件になります。

検索性と台帳項目のカスタマイズ性

契約書を探す場面を想定し、どの条件で検索することが多いかを確認します。契約先名や契約種別だけでなく、「特定の条項が含まれる契約書を探す」ニーズがあれば全文検索が必要です。

また、業種特有の管理項目（物件名、プロジェクトコード、リース区分など）を台帳に追加できるかも、運用を定着させるうえで重要です。

期限管理・通知の柔軟さ

契約の更新判断には、社内の稟議や取引先との交渉期間が必要です。満了日だけでなく解約通知期限を基準に、複数のタイミングで通知できるか、担当者の異動時に通知先を一括で変更できるかを確認しましょう。

権限管理・ログ・セキュリティ

雇用契約書や機密性の高い取引契約は、閲覧できる人を限定する必要があります。部門・役職・契約種別ごとの権限設定ができるか、操作ログをどの期間保持できるか、情報セキュリティに関する第三者認証を取得しているかを比較しましょう。

電子契約・ワークフローとの一体運用の可否

今後の締結を電子契約に移行する予定があるなら、締結・承認・管理を一つのシステムで扱える電子契約一体型が候補になります。既に別の電子契約サービスを使っていて変更の予定がない場合は、そのサービスのデータを自動で取り込める管理特化型が向いています。

既存システムとの連携

SalesforceなどのCRMで顧客情報を管理している企業では、顧客と契約を紐づけて参照できると営業部門の利便性が高まります。会計・請求システムと連携できれば、契約に基づく請求や支払の管理にも活用できます。APIが公開されているかどうかも、将来の拡張性を判断する材料です。

料金体系

契約書管理システムの料金は、ユーザー数に応じた課金、保管する契約書数に応じた課金、AI-OCRの処理枚数や電子契約の送信数に応じた課金などを組み合わせた形が一般的です。契約書は年々増えていくため、保管数に上限があるか、上限を超えたときの追加費用はどうなるかを確認しましょう。

契約書管理システムを導入するメリット・デメリット

契約書管理システムの導入メリットは、契約書の所在把握、更新漏れの防止、監査・照会対応の迅速化、属人化の解消の4点です。一方、既存契約書の登録工数と運用ルール整備の負担がデメリットとして挙げられます。

導入メリット

デメリット・注意すべき点

これらのメリット・デメリットを踏まえて、導入を検討しましょう。

契約書管理システム導入時の注意点

導入を成功させるには、「既存契約書の移行範囲」「台帳項目と分類ルール」「更新・解約の判断フロー」の3点を事前に設計しておくことが重要です。

既存の契約書をどこまで登録するか決める

過去の契約書をすべて登録しようとすると移行が長期化しがちです。「現在有効な契約書」「直近3年以内に締結した契約書」など範囲を決め、それ以外は必要になった時点で登録する方針にすると、導入の初速を保てます。

台帳項目・分類ルールを先に設計する

契約種別の分類、契約先名の表記ルール、必須入力項目などを導入前に決めておきましょう。登録が始まってから項目を変えると、既存データの修正が必要になります。

更新・解約の判断フローを運用に組み込む

期限アラートが届いた後、誰が更新可否を判断し、誰に報告するのかを決めておかないと、通知が来ても対応されずに終わってしまいます。アラートの通知先と対応期限、判断結果の記録方法までを運用ルールに含めることが大切です。

関連システムとの連携で広がる契約書管理

契約書管理システムは、電子契約・請求・会計などの周辺システムと連携することで、「契約→請求→入金」の流れを一貫して追える仕組みに発展します。

契約情報を起点に請求書を発行したり、契約金額と実際の入金を突き合わせたりといった運用が可能になり、契約書管理が単なる保管業務から経営情報の基盤へと変わります。

AIの活用も進んでおり、AI-OCRによる台帳の自動作成に加え、契約書の条項をAIがレビューしてリスクを指摘する機能を備える製品も登場しています。

マネーフォワード クラウド契約の契約書管理機能でできること

マネーフォワード クラウド契約は、電子契約の締結機能と契約書管理機能を一つにした電子契約一体型のサービスで、紙の契約書・自社で締結した電子契約・他社の電子契約サービスで締結したデータを一元管理できます。

AI-OCRによる紙契約書の取り込みと他社電子契約データの自動取込

紙の契約書をスキャンしてアップロードすると、AI-OCRが契約情報を読み取って台帳項目に自動入力します。他社の電子契約サービスで締結した契約データの自動取り込みにも対応しているため、取引先の指定で複数の電子契約サービスを使っている企業でも、保管漏れなく一元管理を始められます。

期限アラートと台帳管理

契約期限のアラート機能により、更新や解約通知のタイミングを見落とさずに管理できます。契約書と台帳情報がセットで保管され、契約先や期間などの条件で検索できるため、契約書を探す時間を削減できます。保管数による追加課金がなく、契約書が増えてもコストが変動しない料金体系です。

権限管理・操作ログ・SSOなどの内部統制機能

閲覧権限を細かく設定できるほか、操作ログの記録、IPアドレス制限、SSOに対応しています。誰がいつ契約書を確認・承認・送信したかを追跡できるため、内部監査やIPO準備における統制強化にも活用できます。

電子契約・ワークフローとの一体運用、外部連携

立会人型に対応した電子契約機能と、承認ルートを自社ルールに合わせて設計できるワークフロー機能を標準で備えています。締結した契約書は自動で管理対象となるため、締結後に別システムへ登録する手間がありません。Salesforce、Slackなどの外部サービスやAPIとの連携にも対応しており、契約情報を営業・請求・会計の業務につなげられます。

契約管理システムをお探しなら「マネーフォワード クラウド契約」

マネーフォワード クラウド契約は、電子契約の締結機能と契約管理（CLM）機能を1つのサービスで備えた契約管理システムです。

自社で締結した電子契約は自動で台帳に取り込まれ、紙の契約書や他社の電子契約サービスで締結した契約書もAI-OCRで読み取って情報を自動入力できるため、Excelの契約書管理台帳を手作業で更新する必要がなくなります。

契約期間の満了前にはアラートで通知され、契約書名や取引先、契約金額などの条件で検索できるほか、管理項目のカスタマイズや閲覧権限の設定にも対応。作成・申請・審査・締結・保管・更新までの契約ライフサイクルを、部署をまたいで一元管理できます。

詳しくは、マネーフォワード クラウド契約のサービス資料をご覧ください。

• 監修：マネーフォワード クラウド契約

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