作成日 : 2025年7月17日

業務管理システムとは？活用のポイントやおすすめツールを解説

業務管理システムは、勤怠・人事・プロジェクト・経費など多岐にわたる業務を一元化し、組織全体の生産性を高めるためのITツールです。紙やExcelでの煩雑な管理から脱却し、リアルタイムな情報共有や効率的な意思決定を実現します。

本記事では、業務管理システムの基本機能や活用シーンに加え、2025年時点で注目される主要ツールの特徴と料金も詳しく紹介します。

業務管理システムとは
- 基本的な仕組みと機能
- 導入目的と期待される効果
業務管理システムの主な機能
業務管理システムを活用できるビジネスシーン
業務管理システムの導入時に押さえておきたいポイント
業務管理システムのおすすめ5選
業務効率と人材戦略を両立させる、次世代の業務管理システム導入へ

業務管理システムとは

業務管理システムは、企業内のさまざまな業務情報を一元的に管理し、効率的な運用と迅速な意思決定を支援するITツールです。紙やExcelに頼る作業を効率化し、組織の可視化と生産性向上を実現します。

基本的な仕組みと機能

業務管理システムは、勤怠・会計・人事・顧客対応・プロジェクト管理など多様な業務に対応できる機能を備えています。各部門のデータを集約し、リアルタイムで共有・更新できるため、部署を越えた連携がスムーズに行えます。たとえば勤怠管理では出退勤や残業、有給取得の状況を即座に確認可能で、プロジェクトではタスクの進捗や担当者、期限などを一目で把握できます。

導入目的と期待される効果

導入の目的はデジタル化だけではなく、業務効率の向上、ヒューマンエラーの削減、業務の属人化の解消にあります。不在時の業務引き継ぎも容易になり、組織の柔軟性が高まります。また、法改正対応や内部統制といったガバナンス強化にも寄与します。作業時間の短縮やコスト削減だけでなく、持続的な業務改善を支える基盤として、業務管理システムは多くの企業にとって不可欠な存在となりつつあります。

業務管理システムの主な機能

業務管理システムは、企業活動を効率化・可視化するために多機能化が進んでいます。

タスク管理機能

タスク管理は業務管理システムの中心機能です。業務をタスク単位で整理し、担当者や期限、進捗状況を設定することで、日々の作業を明確化できます。プロジェクト単位でタスクを構成すれば、全体と細部の両方が把握可能です。優先度やコメント、ファイル添付なども可能で、単なるToDoリスト以上の実用性を備えています。タスクの進捗はガントチャートやカンバン形式で表示されることが多く、チーム全体の状況を一目で確認できるため、業務の遅延や偏りを事前に察知しやすくなります。

勤怠・工数管理機能

出退勤や休憩、残業、有給取得などを自動で記録・集計する勤怠管理機能は、労務管理の精度と効率を高めます。また、工数管理機能では、案件や業務ごとの作業時間を記録でき、プロジェクト別の稼働実績や原価を把握するのに役立ちます。こうしたデータは、人員配置の最適化や業務の平準化を考える上で重要な判断材料となり、組織全体の生産性向上につながります。

ワークフロー機能

経費精算や休暇申請など、日常的に発生する社内手続きを電子化するワークフロー機能も多くのシステムに搭載されています。

申請・承認の履歴が自動で残るため、監査やトラブル時の確認にも有効です。承認ルートは組織構成に応じて柔軟に設計でき、役職や部門ごとの異なるフローにも対応可能。申請の滞留を防ぐ自動通知機能により、処理のスピードと正確性が向上します。

ドキュメント管理・情報共有機能

業務関連ファイルをプロジェクトごとに整理・共有できるドキュメント管理機能も重要です。資料の最新版を関係者と共有し、バージョン管理や編集履歴を追えるシステムであれば、共同作業の混乱も防げます。また、チャットやコメント機能により、業務に関する相談や意思決定がその場で可能になり、やり取りの効率も向上します。情報が一元化されることで、過去のやり取りも簡単に検索・参照できます。

業務管理システムを活用できるビジネスシーン

業務管理システムは、日常業務から組織横断的なプロジェクト、リモートワーク対応、労務管理まで、さまざまなビジネスシーンで活用されています。

プロジェクト進行におけるスケジュールと進捗の管理

新商品開発、Web制作、イベント企画など、部門をまたいだプロジェクトでは、複数のタスクが並行して進むため、進捗状況の見える化が不可欠です。業務管理システムを導入することで、各タスクの担当者や期限、完了状況をリアルタイムで把握でき、遅延の早期発見や業務の偏りへの対応が可能になります。ガントチャートやカンバン方式での視覚的な表示により、全体の進行状況も一目で確認でき、プロジェクト全体の精度が高まります。

在宅勤務・ハイブリッドワークでの業務の見える化

リモートワークやハイブリッド勤務の拡大により、従来のような対面での進捗確認が難しくなっています。業務管理システムは、離れて働くメンバーのタスクや作業時間を可視化し、業務の透明性を保つために有効です。進捗状況をシステム上で確認できることで、マネージャーはメンバーの負荷や進行状況を適切に把握でき、サポートや調整がしやすくなります。日々の業務報告や連絡もツール上で完結するため、情報の取りこぼしを防ぎ、遠隔地でも一体感のあるチーム運営が可能になります。

労務管理の効率化とコンプライアンス対応

人事・労務部門では、勤怠や残業、有給休暇などの管理が重要な業務となります。業務管理システムを活用することで、出退勤の記録や勤務時間の集計を自動化でき、帳票出力や法定保存といった作業にも対応できます。手作業でのミスや集計負担が軽減され、正確なデータに基づいた労務管理が実現します。また、働き方改革関連法や労働基準法改正などの制度変更に対しても、柔軟な運用が可能となり、コンプライアンス強化に直結します。

業務管理システムの導入時に押さえておきたいポイント

業務管理システムの導入は、ツール導入にとどまらず、業務プロセスや組織運営全体を見直す好機です。成功に導くには、導入目的の明確化から選定、社内展開まで一貫した準備と体制づくりが重要です。

導入目的と必要機能を整理する

最初のステップとして、業務管理システムを「なぜ導入するのか」を明確にすることが不可欠です。業務効率化、情報共有の迅速化、人件費削減、属人化の解消など、解決したい課題を具体的に定義し、それに基づいて導入目的を言語化します。目的が明確になることで、本当に必要な機能が見えてきます。自社業務に照らして、必須機能・あれば望ましい機能に分類し、優先順位をつけることが導入後の活用度を高めます。

選定基準に基づき比較検討を進める

次に行うべきは、複数の業務管理システムを比較し、自社に最適な製品を選ぶことです。その際の選定基準としては、操作性、カスタマイズの柔軟性、既存システムとの連携性、ベンダーのサポート体制、導入実績などが挙げられます。実際の業務で使いやすいかどうかを見極めるために、無料トライアルやデモの活用は非常に有効です。また、現場の意見を積極的に取り入れながら評価を進めることで、導入後のギャップを防ぐことができます。

社内展開のための導入体制を構築する

導入にあたっては、いきなり全社展開するのではなく、まずは一部の部署やチームで試験的に導入し、フィードバックを得ながら運用ルールやマニュアルを整備することが理想的です。試験導入を経て得た知見をもとに本格展開を行えば、現場の混乱を最小限に抑えられます。また、導入担当者やプロジェクト責任者を明確にし、トラブル発生時の対応や社内問い合わせの窓口を設けることで、運用の安定と社内定着が促進されます。

業務管理システムのおすすめ5選

ここでは、2025年時点の最新情報を踏まえ、主要な業務管理システム5つを取り上げて特徴と料金体系を比較します。

TeamSpirit（チームスピリット）

TeamSpiritは、勤怠や工数、経費精算をはじめとするバックオフィス業務を一体化して管理できるクラウド型業務管理システムです。プロジェクト型の業務に強く、精度の高い原価管理が可能です。

特徴:TeamSpiritは、勤怠管理と工数管理を完全に連動させることで、業務効率を大きく向上させます。工数と勤怠の突合作業が不要になるため、正確な労務費算出が可能になります。また、経費精算や社内SNS、ワークフロー機能も搭載しており、社内業務の可視化と効率化を総合的に支援します。
対応領域：勤怠管理、工数管理、経費精算、電子稟議、社内情報共有
料金：初期費用、月額400円/ユーザー～（プランにより異なる）
サポート：導入支援、オンラインヘルプ、有償サポートあり

ジョブカン（Jobcan）

ジョブカンは、25万社以上に導入されている国産業務管理システムで、勤怠管理を中心に人事・経費・給与領域まで柔軟に対応できます。必要な機能だけを選んで使える点も魅力です。

特徴：ジョブカンは、シンプルな操作性と豊富な機能を兼ね備えており、出退勤管理、シフト作成、有給管理、工数管理などを一元化できます。勤務形態の多様化にも対応しており、シフト制やフレックス制、在宅勤務にも柔軟に運用できます。
対応領域：勤怠管理、工数管理、人事手続き、経費精算、給与計算
料金：初期費用無料、月額200円/ユーザー～（機能ごとに加算。無料プランあり）
サポート：チャット・電話・メール、ユーザーガイド充実

jinjer（ジンジャー）

jinjerは、人事・労務領域をオールインワンで管理できるクラウドサービスです。スマホ活用や多言語対応に強く、グローバルな企業でもスムーズに導入できます。

特徴：jinjerは、勤怠・人事・給与・経費などを一括管理でき、長時間労働や有給不足をアラートで通知するなど、リスク管理機能も備えています。モバイルアプリで経費申請ができるなど、現場からの使いやすさにも配慮されています。
対応領域：勤怠、人事、給与、経費、ワークフロー
料金：月額300円/ユーザー～（モジュールにより変動）
サポート：専任スタッフによる導入支援、Q&A、法対応アップデート

タッチオンタイム（Touch On Time）

タッチオンタイムは、勤怠管理に特化したクラウドサービスです。ICカードや指紋認証など多様な打刻手段に対応し、導入・操作ともにシンプルで現場にもなじみやすい設計です。

特徴：タッチオンタイムは、出退勤を正確かつ簡単に記録できる勤怠専用システムです。雇用区分や就業ルールに応じた柔軟な設定が可能で、賃金計算や労務管理にも活用できます。専用タイムレコーダーとの連携により、打刻精度も高く保てます。
対応領域：勤怠管理（打刻、シフト、残業、休暇）
料金：初期費用無料、月額300円/ユーザー（機器代別）
サポート：コールセンター、FAQ、動画マニュアル完備

KING OF TIME（キングオブタイム）

KING OF TIMEは、国内市場シェアNo.1の勤怠管理クラウドシステムです。勤怠を中心に人事・給与・データ分析まで網羅し、低コストで高機能を求める企業に最適です。

特徴：KING OF TIMEは、出退勤管理に加え、人事情報や給与計算、申請ワークフロー、データ分析機能まで標準搭載されています。生体認証打刻や健康チェック機能もあり、労務と健康の両面を管理できます。法改正対応も迅速で、安心して長期的に利用できます。
対応領域：勤怠、人事、給与、ワークフロー、データ分析
料金：初期費用無料、月額300円/ユーザー（全機能込み）
サポート：専任サポート、FAQ、電話対応、セミナー開催あり

業務効率と人材戦略を両立させる、次世代の業務管理システム導入へ

業務管理システムは自社の業務フローに合ってこそ効果を発揮します。それぞれのシステムの特徴をよく理解し、自社の課題にマッチするものを選定することで、勤怠管理や労務管理の効率化、プロジェクトの生産性向上など大きな効果が期待できます。各社ともクラウドサービスとして機能強化が続いていますので、最新情報を確認しつつ導入を検討してみてください。適切な業務管理システムの導入によって、バックオフィス業務の負荷軽減と戦略的な人材マネジメントの両立を実現しましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。