• 作成日 : 2026年5月8日

Wordで履歴書を作る方法は？テンプレの選び方や提出方法も解説

Wordで履歴書を作るには、テンプレート選びと正しい入力手順を押さえることが重要です。適切な形式を選び、見やすく整えることで、採用担当者に伝わりやすい履歴書に仕上がります。

履歴書をWordで作ろうとすると、「どのテンプレートがよいのか」「手書きとどちらがよいのか」「PDFで提出すべきか」など、迷うポイントが多くあります。特に初めて作成する場合は、形式やマナーに不安を感じることも少なくありません。

当記事では、Wordで履歴書を作成する方法やテンプレートの選び方、レイアウトの整え方、提出時の注意点を分かりやすく解説します。

Wordで履歴書を作るにはどのテンプレートを選べばよい？

Wordで履歴書を作る際は、「公的に認められた形式」かつ「応募先に適した内容量」のテンプレートを選ぶことが重要です。

見た目の整いだけでなく、採用担当者が読みやすい構成かどうかも評価に影響します。ここでは、失敗しないテンプレート選びの基準を解説します。

迷ったら厚生労働省履歴書様式例を基準にする

迷った場合は、厚生労働省が示している履歴書様式例を選べば安心です。

厚生労働省が公開している履歴書様式例は、公平性と標準性を重視して設計されており、多くの企業で問題なく受け入れられる形式です。特定の業界や企業に偏らないため、初めて履歴書を作成する人でも安心して使用できます。

この様式では、学歴・職歴・志望動機・本人希望欄などの基本項目がバランスよく配置されており、必要な情報を過不足なく伝えられます。また、性別欄が任意になるなど現代的な配慮も反映されています。

Wordでテンプレートを選ぶ際は、厚生労働省履歴書様式例に近いものを基準にすることで、形式面で不利になるリスクを避けられます。

職歴の多さや志望動機の分量に合わせてテンプレートを選び分ける

自分の経歴や記載内容の量に応じてテンプレートを選びましょう。

履歴書テンプレートは見た目が似ていても、各項目の記入スペースの広さが異なります。そのため、自分の情報量に合わないテンプレートを選ぶと、内容が入りきらなかったり、空白が目立ったりしてしまいます。こうした不自然なレイアウトは、読み手に違和感を与える原因になります。

たとえば、職歴が多い場合は職歴欄が広いテンプレートを選び、転職回数が少ない場合は志望動機や自己PR欄が広いものを選ぶと効果的です。新卒の場合は志望動機や自己PRの比重が高いため、それらの記入欄が充実している形式が適しています。

自分の状況に合ったテンプレートを選ぶことで、内容を整理しやすくなり、読みやすい履歴書に仕上がります。

用紙サイズとページ構成は応募先の指定と使用する様式に合わせて決める

履歴書のサイズとページ数は、応募先の指定があればそれに従い、なければ一般的なA4・2枚構成を選びます。

企業によっては「A4サイズ指定」や「1枚にまとめること」など、提出形式に関する条件が定められている場合があります。このような指定に従わないと、内容以前に基本的なルールを守れていないと判断される可能性があります。

特に指定がない場合は、現在主流であるA4サイズ・2枚構成を選ぶのが無難です。A4は記入スペースに余裕があり、情報を整理しやすいため、多くの企業で採用されています。

一方で、B5サイズや1枚完結型のテンプレートもありますが、情報量が多い場合は窮屈になりやすい点に注意が必要です。Wordで作成する際は、印刷やPDF化した際にもレイアウトが崩れないよう、最初にサイズとページ構成をしっかり決めておくことが大切です。

Wordで履歴書を作成する手順は？

Wordで履歴書を作るには、テンプレートに沿って「基本情報→経歴→志望動機」の順で入力するのが基本です。

順序を守ることで記入漏れや内容の重複を防ぎ、効率よく完成度の高い履歴書を作成できます。ここでは具体的な入力手順を分かりやすく解説します。

テンプレートを開いて日付・氏名・連絡先などの基本情報を入力する

まずはテンプレートを開き、日付や氏名、連絡先などの基本情報を正確に入力します。

履歴書の冒頭にある基本情報は、採用担当者が最初に確認する重要な項目です。日付は提出日または郵送日を記入し、氏名は正式表記で誤字がないように注意します。ふりがな（フリガナ／ふりがな）は指定に従って統一しましょう。

また、電話番号やメールアドレスは連絡が確実に取れるものを記載します。特にメールアドレスはビジネス用途に適したもの（例：名前ベース）を使用するのが望ましいです。住所も省略せず、都道府県から正確に入力します。基本情報の正確さは信頼性に直結するため、入力後は必ず見直しを行いましょう。

学歴・職歴・資格欄を時系列に沿って入力する

学歴・職歴・資格は、古いものから順に時系列で正確に入力します。

履歴書では、経歴を一貫した流れで伝えることが重要です。学歴は一般的に高校入学または卒業から記載し、正式名称で学校名を入力します。職歴は入社・退職の年月と会社名、部署や雇用形態などを簡潔にまとめます。

記載の際は、「年・月」の表記を統一し、「以上」で締めるのが基本です。また、資格欄には取得年月と正式名称を記載し、業務に関連する資格を優先すると効果的です。時系列がずれていたり、表記が不統一だったりすると、読み手に違和感を与えるため、入力後は流れと表記の統一を必ず確認しましょう。

志望動機と本人希望欄を簡潔にまとめて入力する

志望動機と本人希望欄は、結論を先にしつつ簡潔にまとめましょう。

志望動機は、応募理由と企業でどのように貢献できるかをセットで伝えることがポイントです。長すぎる文章は読みづらくなるため、要点を絞って具体的に記載します。企業の特徴や募集内容に触れながら、自分の経験や強みと結びつけると説得力が高まります。

一方、本人希望欄は「特になし」と記載するのが一般的ですが、勤務条件や配属に関する明確な希望がある場合のみ簡潔に記入します。過度な条件提示はマイナスに働く可能性があるため注意が必要です。どちらの欄も、読み手が短時間で理解できるよう、簡潔かつ具体的にまとめることを意識しましょう。

Wordの履歴書でレイアウトが崩れないようにするには？

Wordで履歴書を作成する際は、入力内容だけでなくレイアウトの整いも重要です。フォントや配置がバラバラだと、読みづらくなり印象を下げる原因になります。基本的なポイントを押さえることで、誰でも整った見やすい履歴書に仕上げられるでしょう。

フォントの種類とサイズを統一して余白をそろえる

フォントと文字サイズを統一し、余白を一定に保つことで読みやすい履歴書になります。

履歴書では、フォントの種類やサイズが混在していると視認性が下がり、雑な印象を与えてしまいます。一般的には「游ゴシック」や「MS明朝」など、読みやすい標準フォントを使用し、本文は10.5～11ポイント程度に統一するのが無難です。

また、行間やセル内の余白が不揃いだと、全体のバランスが崩れて見えます。Wordの段落設定や表のレイアウト機能を使って、上下左右の余白を均一に整えることが大切です。見た目の整いはそのまま読みやすさにつながるため、入力後は全体を俯瞰してバランスを確認しましょう。

写真を指定サイズに合わせて正しい位置に配置する

証明写真は指定サイズに合わせて配置し、枠内に正しく収めましょう。

履歴書の写真は第一印象に直結する要素であり、サイズや位置がずれていると不自然に見えてしまいます。一般的な履歴書では縦4cm×横3cmの証明写真が標準とされているため、このサイズに合わせて画像を調整します。

Wordでは、画像を挿入した後に「サイズ」設定で正確な寸法に変更してから、選択した図を「図の形式」の「文字列の折り返し」を選び、「ページ上で位置を固定する」に設定すると位置が安定します。

また、写真枠にぴったり収めることで、全体のバランスが整います。配置後は、印刷時にズレが生じていないかも必ず確認しましょう。

印刷プレビューで改ページとズレがないか確認する

最終的には印刷プレビューで全体を確認し、改ページやズレがないかチェックします。

画面上では問題なく見えていても、印刷時やPDF化した際にレイアウトが崩れることがあります。特に改ページ位置や表のズレ、文字のはみ出しなどは見落としやすいポイントです。

Wordの「印刷プレビュー」機能を使えば、実際の出力イメージを事前に確認できます。ページごとのバランスや余白、写真の位置などを細かくチェックし、必要に応じて調整を行いましょう。また、PDFとして保存する場合も同様に表示崩れがないか確認することが大切です。提出前の最終確認として、必ず実施する習慣をつけましょう。

Wordの履歴書をPDFで提出するにはどうすればよい？

Wordで作成した履歴書は、そのままではなくPDF形式に変換して提出するのが一般的です。PDFにすることでレイアウト崩れを防ぎ、相手の環境に左右されず正しく表示されます。

ここでは、PDF提出の基本手順と注意点を解説します。

WordからPDF形式で保存する

Wordの履歴書は「名前を付けて保存」からPDF形式に変換するのが基本です。

Wordでは、ファイルをそのまま送ると相手の環境によってフォントやレイアウトが崩れる可能性があります。そのため、提出時はPDF形式に変換することで、作成時の見た目をそのまま維持できます。

操作は簡単で、「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択し、ファイルの種類を「PDF」に変更して保存するだけです。保存時には「標準（オンライン発行および印刷）」を選ぶと、画質とレイアウトのバランスが保たれます。また、保存後は必ずPDFを開いて、文字やレイアウトに問題がないかも確認しましょう。

メール添付前にファイル名と表示崩れを確認する

送信前にはファイル名と表示内容を確認し、ビジネスに適した形式に整えます。

履歴書をメールで送る際は、ファイル名にも配慮が必要です。「履歴書.pdf」のような曖昧な名前ではなく、「履歴書_氏名.pdf」のように誰の書類か分かる形式にすると、採用担当者が管理しやすくなります。

また、PDFを開いて改ページの位置や文字のはみ出し、写真のズレなどがないかを最終確認します。特にスマートフォンや別のパソコンで表示した際にも問題がないかチェックすると安心です。これらの確認を行うことで、見やすく丁寧な印象を与える履歴書として提出できます。

Wordの履歴書で迷いやすいポイントは？

Wordで履歴書を作成する際は、「手書きかデータか」「写真の有無」「ページ数」などで迷う人が多いです。これらは明確なルールがある場合と、判断に委ねられる場合があります。基本的な考え方を押さえておけば、適切に判断できるようになるでしょう。

手書きとWordは応募先の指定がなければ読みやすさで選ぶ

応募先の指定がない場合は、読みやすさと作業効率を基準にWord作成を選んで問題ありません。

近年はデータ作成の履歴書も一般的になっており、必ずしも手書きである必要はありません。特にWordで作成した履歴書は、文字が整っていて読みやすく、修正もしやすいというメリットがあります。

一方で、企業によっては「手書き指定」や「手書きを好む文化」が残っている場合もあります。そのため、募集要項や応募方法に指定がある場合は必ず従うことが重要です。指定がない場合は、誤字の修正や見やすさの観点からWordでの作成が効率的であり、現在の一般的な選択肢と言えます。

写真なしテンプレートは応募先が許容している場合に使う

履歴書の写真は原則必要であり、写真なしは応募先が明確に許可している場合のみ使用します。

履歴書の写真は本人確認や第一印象の判断材料として扱われるため、多くの企業では提出が前提となっています。写真がない場合、書類不備と判断される可能性もあるため注意が必要です。

ただし、近年では一部の企業や職種で「写真不要」と明示されているケースもあります。この場合のみ、写真なしのテンプレートを使用して問題ありません。指定がない場合は基本的に写真を添付するのが無難です。Wordで作成する場合も、写真枠に適切なサイズで配置し、全体のバランスを整えましょう。

履歴書がA4で2枚になる場合はそのまま2枚で提出する

履歴書がA4で2枚になる場合は、無理に1枚にまとめずそのまま提出します。

現在の履歴書はA4サイズで2枚構成が主流であり、内容を適切に記載すると自然に2枚になるケースが多くあります。無理に1枚に収めようとすると、文字が小さくなったり、余白が詰まりすぎたりして読みづらくなります。

企業側もA4・2枚構成には慣れているため、特別な指定がない限り問題ありません。印刷する場合は両面印刷にするか、片面印刷で順番通りに揃えるなど、見やすさを意識することが大切です。Wordで作成した場合も、改ページ位置を確認し、情報が分断されていないかをチェックしてから提出しましょう。

Word履歴書を正しく作成・提出するためのポイント

Wordで履歴書を作る際は、適切なテンプレート選びと正確な入力、そしてレイアウトの整えが重要です。形式が整っているだけで、内容の伝わりやすさと印象は大きく変わります。

テンプレートは厚生労働省の様式を基準に、自分の経歴や記載量に合ったものを選びましょう。入力時は基本情報・学歴職歴・志望動機の順で整理し、表記の統一や誤字チェックを徹底することが大切です。また、フォントや余白を整え、印刷プレビューやPDFで最終確認を行うことで、提出時のトラブルも防げます。これらのポイントを押さえることで、読みやすく信頼感のある履歴書を作成できます。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。