更新日 : 2025年10月21日

個人事業主の報酬未払いはどう回収する？対応方法や確定申告の注意点を解説

フリーランスや個人事業主として活動していると、納品後に報酬が支払われない「未回収トラブル」に直面することがあります。こうした未回収の報酬は、事業の資金繰りに直接影響を与えるだけでなく、精神的な負担にもなりかねません。

本記事では、報酬や売掛金の未回収が発生した際の初動対応から、内容証明や法的手段による回収方法、最終的な貸倒処理や確定申告における取り扱いまで、個人事業主として押さえておきたい対応を解説します。

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個人事業主の報酬の未払いとは？
- 契約に基づく報酬が回収されない状態
未払いに気づいたら最初に何をするべき？
- 請求漏れや支払条件の再確認
- 支払い状況の確認連絡
支払われない場合の次の対処法は？
それでも回収できない場合はどうすればいい？
- 時効や回収不能の判断を慎重に行う
- 貸倒損失として経費に計上する
未回収の売上代金の確定申告での扱いは？
- 発生主義では未回収でも売上に計上する
- 小規模事業者は現金主義の選択も可能
報酬の未回収を防ぐための対策は？
- 書面による契約の徹底と内容確認
- 支払い管理と信用チェックの習慣化
報酬未払いへの対応は「事前の備え」と「冷静な対処」が重要

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個人事業主の報酬の未払いとは？

業務を完了したにもかかわらず、約束された報酬が支払われないケースは、個人事業主にとって深刻な問題です。フリーランスや委託契約で働く方にとって、取引先からの報酬未払いは収入の不安定さに直結します。ここでは、「報酬の未回収」がどのようなものかについて解説します。

契約に基づく報酬が回収されない状態

報酬の未回収とは、個人事業主が業務委託契約や請負契約などに基づいて仕事を提供したにもかかわらず、取引先からの代金支払いがなされないことを指します。これは「未収金」や「売掛金の不払い」とも呼ばれ、法律上は債務不履行（民法415条）の一種とされます。

納品物やサービスの提供が完了しているにもかかわらず、支払期日を過ぎても振込がない場合、個人事業主は正当な報酬を受け取る権利を行使できる立場にあります。支払いが遅れる理由は、取引先の資金繰りの悪化、経理のミス、または故意の踏み倒しまでさまざまですが、いずれにせよ「契約違反」であることに変わりはありません。

未払いに気づいたら最初に何をするべき？

報酬が未回収であることに気づいたとき、感情的にならずに冷静な対応が必要です。先方の支払い遅延の原因には、請求漏れや伝達ミスなど思わぬ原因が含まれることがあります。ここでは、個人事業主が報酬の未回収に直面した際、最初に取るべき対応を解説します。

請求漏れや支払条件の再確認

まずは、自社側で請求書の発行・送付が適切に行われていたか確認します。請求書の記載内容に誤りがないか、請求日は適切か、取引先に正しく届いていたかをチェックしましょう。金額や振込先、請求期日が契約書やメールの合意内容と一致しているかも重要です。

加えて、支払い遅延の原因が取引先の正当な理由による可能性も考えられます。納品された成果物が検収待ちである、請求タイミングが取引先の締め処理とズレていたなどの理由があれば、こちらの請求がまだ成立していないこともあります。

この段階で、請求書自体を送っていなかったことに気づいた場合は、速やかに発行・送付します。また、正当な理由があったとしても、放置すれば契約違反につながる恐れがあるため、事実確認は慎重かつ迅速に行うべきです。

支払い状況の確認連絡

請求内容に誤りがないと確信できたら、次は取引先に対して支払い状況の確認連絡を行います。この際、あくまで丁寧な口調を意識し、冷静に淡々とビジネスとしてのやり取りを心がけることが大切です。

先方の未払いの原因が単なる経理処理の遅れや請求書の紛失など、故意ではないケースも少なくありません。連絡すればすぐに入金されることも多く、初動の印象がその後の関係維持に影響することもあります。

電話やメールでは「◯月◯日付で発行した請求書に関しまして、貴社の未入金が確認されました。ご確認いただけますでしょうか」といった簡潔かつ礼儀正しい文面が適切です。必要に応じて請求書の再送付や、改めての支払期日の提案も行うと良いでしょう。

この段階では確定的な「未回収」と断定せず、事務的な『未入金』として事実確認から始めることで、事態を円滑に進めやすくなります。初動の確認対応を怠らず、円滑なコミュニケーションを通じて速やかな回収につなげることが望ましいです。

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支払われない場合の次の対処法は？

繰り返し督促しても報酬が支払われない場合、個人事業主としては法的な手段を視野に入れる必要があります。先方の悪意のある未払いに対しては、証拠を残しつつ、段階的に対応していくことが重要です。

内容証明郵便で正式な催促を行う

まずは内容証明郵便での請求が有効です。これは、どのような文書を誰に送ったかを日本郵便が証明する制度で、請求の事実を法的に記録に残せます。受取人に対して心理的な圧力を与えられるだけでなく、内容証明で行った催告によって時効の完成が最長6か月猶予されるため、放置するよりも大きな効果があります。

文面では、未回収の金額、支払期限、これまでのやり取りなどを明確に記し、今後支払いがなされない場合には法的措置に移行する旨も伝えます。穏便な解決を望みつつも、毅然とした対応が求められます。

支払督促で裁判所から支払命令を出す

内容証明でも反応がない場合は、簡易裁判所に「支払督促」を申し立てる方法があります。これは裁判所が正式に支払いを命じる制度で、相手が2週間以内に異議を申し立てなければ、判決と同様の効力が発生します。

この方法は書面審査のみで進行し、比較的低コストかつ迅速に手続きが可能です。確定後は、相手の財産や預金口座に対して強制執行（差押え等）を行うこともできます。ただし、異議を申し立てられた場合には通常訴訟へ移行するため、時間や費用がかかる可能性もあります。

少額訴訟や民事訴訟も視野に入れる

請求金額が60万円以下であれば、簡易裁判所において「少額訴訟」を選択することで、原則1回の期日で判決が下されますが、例外として複数回の期日や通常訴訟への移行となる場合もあります。

迅速かつ簡便な手続きが可能ですが、年10回までという回数制限がある点には注意が必要です。

一方で、金額が大きい、または相手との間に争点がある場合には、通常の民事訴訟を検討します。訴訟は時間も費用もかかりますが、判決が確定すれば、差し押さえなど強制執行による回収が可能になります。

いずれの手段を取るにせよ、相手との関係性や回収可能性を総合的に判断することが大切です。事前に弁護士や司法書士、債権回収業者への相談を行い、最も適した手続きを選ぶようにしましょう。

それでも回収できない場合はどうすればいい？

取引先に何度督促しても報酬が支払われず、法的手段を講じても回収の見込みが立たない場合、最終的には「損失」として処理する判断が必要になります。ここではその方法と注意点を解説します。

時効や回収不能の判断を慎重に行う

売掛金などの金銭債権には消滅時効があり、原則として「権利を行使できると知った時から5年」または「行使できる時から10年」のいずれか早い方で消滅します（2020年4月の民法改正）。ただし、時効期間の経過だけでは債権は自動的に消滅せず、債務者による「時効の援用」が必要です。この援用によって、法律上その債権は消滅し、回収は不可能になります。（時効の援用とは、債務者が時効により返済義務が消滅したことを債権者に主張する行為を言います。）

ただし、時効の進行は「内容証明郵便による催告」や「裁判上の請求」で中断できます。未払いに気づいた段階から一貫して請求の意思を示しておくことが、税務上の処理でも重要な判断材料となります。

回収努力を尽くしたうえで、倒産、行方不明、返済拒否などが明確になった場合には、貸倒処理を行う準備に入ります。

貸倒損失として経費に計上する

未回収が確定した場合、その債権は「貸倒損失」として経費処理が可能です。税務上の貸倒れには「法律上の貸倒れ」と「事実上の貸倒れ」があり、それぞれで適用条件が異なります。

取引先が会社更生法・民事再生法、または破産手続きなどの法的整理に入り、債権が切り捨てられた場合や、債務免除が行われた場合には「法律上の貸倒れ」として、その債権額をその年の損失として処理できます。

また、法的整理がなくても、取引先が長期間にわたり支払不能であることが明白な場合や、回収コストが債権額を上回ると合理的に判断でき、客観的な証拠がある場合には、「事実上の貸倒れ」として認められる可能性があります。

帳簿処理では、売掛金や未収金の残高を減らし、その金額を「貸倒損失」として費用計上します。ただし、担保が設定されている場合は、担保物の処分後でないと貸倒処理はできません。

貸倒処理は税金負担の軽減につながりますが、実際の資金が戻るわけではないため、事業全体への影響は小さくありません。できる限り早期の対応と、未然に防ぐ仕組みづくりが重要です。

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未回収の売上代金の確定申告での扱いは？

個人事業主は、報酬が未回収であっても、提供した業務が完了していればその年の収入として計上し、確定申告を行う必要があります。これは「発生主義」に基づく原則であり、実際の入金タイミングではなく、取引が成立した時点で収入と認識する仕組みです。

発生主義では未回収でも売上に計上する

税法上、一定の事業所得は「発生主義」に基づいて計算されます。12月にサービスを提供して報酬が翌年に支払われる場合でも、12月時点で収入として申告しなければなりません。この考え方に従って、確定申告では未入金分も売上として記載します。

また、取引先から発行される支払調書には、実際に支払われていない報酬も含めて金額と源泉徴収税額が記載されるため、取引先が未払いであってもその分の納税義務が生じます。これは税務処理上、取引の発生をもって所得が確定すると見なされるためです。

小規模事業者は現金主義の選択も可能

ただし、前々年の事業所得と不動産所得の合計が300万円以下であれば、所轄税務署に届け出ることで「現金主義」による申告が可能です。現金主義では、実際に入金があった時点で売上を計上し、支払いがあった時点で経費を計上するため、未回収の報酬については入金されるまで課税されません。

現金主義を選択するには事前届出が必要で、原則として継続適用する必要があります。また、現金主義では未収金は収入に含まれないため、通常は貸倒損失の処理は不要です。つまり、未回収に終わった場合でも、課税関係がそもそも発生しない仕組みです。

自身の事業規模や会計処理の負担を考慮し、発生主義と現金主義のどちらが適しているかを判断したうえで、確定申告の方法を選択することが大切です。

参考：現金主義による所得計算の特例を受けるための手続｜国税庁

報酬の未回収を防ぐための対策は？

報酬の未回収は、発生してからの対応では手間やコストが大きくなることが多いため、そもそも未然に防ぐための備えが重要です。個人事業主が安心して仕事に集中するためには、契約や取引の段階からリスク回避の仕組みを整えておくことが効果的です。

書面による契約の徹底と内容確認

報酬の未回収を防ぐ第一の手段は、業務開始前に「書面による契約」を交わすことです。口約束や曖昧な依頼で業務を始めてしまうと、後からトラブルになった際に証拠がなく、請求根拠を示せなくなるリスクがあります。

契約書や発注書、または業務委託契約書などで、業務内容・報酬額・支払期日・遅延時の対応などを明文化しておきましょう。また、メールでのやり取りも保存しておき、万一の際に「合意があったこと」を示せるようにしておくことが大切です。

契約時には、報酬の支払い時期（例：検収後◯日以内など）を明記し、可能であれば前金・着手金の支払いを交渉することも有効です。相手が契約書の締結を渋るようであれば、その時点で信用に疑問を持つ材料ともなります。

また、取引先の担当者とは日ごろからコミュニケーションを円滑にしておき、何かあれば問い合わせをしやすい体制を築いておくことも大切です。さらに、口座振替を利用できるものは取引先に振替依頼書を送って促すのも効果的です。

支払い管理と信用チェックの習慣化

継続的な取引であっても、毎回の請求書発行と支払状況の記録管理を徹底することが重要です。請求書には、業務名、金額、振込先、支払期限を明確に記載し、電子データ等記録を残し、検索しやすくしましょう。相手の支払実績だけでなく対応姿勢を社内で記録しておくことで、今後の取引判断にも役立ちます。

新規の取引先に対しては、信用情報を確認することも効果的です。WebサイトやSNSでの評判、同業者の紹介なども参考にし、取引前に相手の支払い能力や誠実性を判断します。大型案件の場合には、外部調査サービスの活用も検討しましょう。

未払いが発生しやすい業種や相手には、あらかじめ報酬の一部を前払いで受け取る、あるいはクラウド契約サービスのエスクロー*（第三者預かり）を活用するなど、安全な取引方法を導入することが効果的です。

*万一、取引先にトラブルがあっても、契約情報の保全・証拠性を中立的に保証する仕組み

報酬未払いへの対応は「事前の備え」と「冷静な対処」が重要

個人事業主にとって報酬の未回収は深刻な経営リスクとなり得ますが、発生後の対応と同じくらい、未然に防ぐ取り組みが大切です。納品後に入金が確認できない場合は、まず請求書や契約条件を確認し、誤りがなければ丁寧な連絡を行いましょう。解決しない場合には、内容証明郵便や支払督促など、法的手段を段階的に活用する選択も必要になります。報酬の未回収に備えるには、契約内容の明文化、支払状況の記録、相手先の信用確認といった日頃の管理体制が支えとなります。