• 更新日 : 2025年9月19日

個人事業主がコピー機をリースするメリットは？注意点や費用相場を解説

コピー機リースは、個人事業主が高額な業務用コピー機を一括購入せずに導入できる合理的な契約形態です。リース契約を活用すれば、初期投資を抑えながら月々の定額料金で最新機種を導入でき、さらに保守契約によるメンテナンスやトナー交換も含まれる場合が多く、業務効率化につながります。

この記事では、個人事業主がコピー機リースを活用する際に知っておきたい基礎知識から、選び方、費用相場、注意点、節税効果などを解説します。

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コピー機リースの基本【個人事業主も利用可】

個人事業主でも、法人と同様にコピー機リースを利用することが可能です。リース契約は、高額な業務用コピー機を一括購入せず、月々の定額料金で利用できる仕組みであり、資金繰りや最新機種導入といった面で大きな利点があります。ただし、所有権や契約条件にはリース特有の注意点が存在します。

コピー機リースの仕組み

コピー機リースとは、希望する機種をリース会社が代わりに購入し、契約者が長期間にわたり借り受ける契約形態です。契約者である個人事業主は毎月一定のリース料を支払うことで、業務用コピー機を利用できます。これにより初期費用を抑えながら、最新機能を備えた機器を導入できる点が大きな魅力です。

個人事業主が利用する際の条件

リース契約では本体の所有権はリース会社に帰属し、契約期間中は借用という扱いになります。また、契約には必ず与信審査があり、法人に比べて個人事業主の審査はやや厳しくなる傾向があります。開業間もない場合や売上実績が少ない場合は、確定申告書や開業届を提示し、信用力を補う必要が出てくる場合もあります。

リースとレンタルの違い

リースとレンタルの大きな違いは契約期間と所有権の扱いにあります。リースは数年単位の長期契約が基本で、契約解約できない場合が多く、機器の所有権はリース会社にあります。一方、レンタルは短期利用が前提で、日単位や月単位で契約でき、柔軟に返却や機種変更が可能です。費用面では、リースは長期利用に適して月額が抑えられるのに対し、レンタルは初期費用を抑えやすいですが、長期では割高になる傾向があります。

コピー機リースがおすすめな個人事業主とは

コピー機リースは、資金計画や業務内容によっては個人事業主に大きな利点をもたらします。ここでは、特に契約を検討する価値が高いケースや代表的な利用シーンを解説します。

初期費用を抑えて最新機種を導入したい場合

開業間もない事業や資金に余裕がない状況でも、コピー機リースを利用すれば頭金ゼロで高性能な業務用機を導入可能です。一般的にリース契約では初期費用が不要で、一括購入時のように数十万円規模の支出を避けられます。中古機を購入する場合でもまとまった金額が必要になりますが、リースなら初月に必要なのは当月分のリース料とカウンター料金程度です。最新機種の機能を低負担で使えることは、開業初期の事務効率化に直結します。

保守メンテナンス込みで安心して使いたい場合

業務用コピー機は定期点検や消耗品交換が欠かせませんが、リース契約では通常、保守契約がセットとなります。保守契約により、トナー補充や部品交換、故障修理などの対応を追加費用なしで受けられます。リース料金とは別に発生するカウンター料金は、モノクロ1枚あたり約1～3円、カラー1枚あたり10～20円程度が相場で、この料金の中にトナーやメンテナンス費が含まれています。これにより、自ら業者を手配する手間や予期せぬ修理費負担を避け、常に安定した機器運用が可能になります。

印刷量が多く業務用コピー機が必要な場合

月1,000枚以上の印刷がある事業では、家庭用プリンターでは耐久性やランニングコストの面で限界があります。業務用コピー機は1枚あたりの印刷コストが低く、大容量トナーや高速印刷機能を備えているため、大量印刷を効率的かつ経済的に処理が可能です。リース契約なら、こうした高性能機器を導入しやすく、カウンター料金制により利用量に応じた費用負担となるため、印刷枚数が多いほど総合的に有利になるケースも少なくありません。大量印刷が業務に直結する個人事業主にとって、リースは実務的かつ合理的な選択肢となります。

個人事業主がコピー機リースを選ぶポイント

コピー機リースを契約する際は、事業規模や予算だけでなく、契約期間や機種性能、保守内容を総合的に確認する必要があります。以下では、選び方のポイントを整理します。

契約期間と解約条件を事前に確認する

コピー機リースは一般的に5年（60か月）契約が多く、長期契約ほど月額料金は抑えられます。ただし、その分長期間にわたって支払い義務を負うため注意が必要です。原則として途中解約はできず、解約時に残存期間分の支払いが請求される場合があります。したがって、契約期間の設定は慎重に決める必要があります。また、契約満了後の再リースが可能か、機器入れ替え、返却条件がどうなるかも、必ず事前に確認しておきましょう。

印刷量と業務内容に合った機種を選ぶ

毎月の印刷枚数や業務で必要な機能に応じて、適切な機種を選定することで効率化に繋がります。たとえば、月1,000枚程度の利用なら中速機（毎分20～30枚程度）が目安となり、カラー印刷が多い事業ならカラーレーザー複合機が適しています。さらに、自動両面印刷、スキャナー、FAX機能、ネットワーク対応など、業務で必要な機能を明確にして選びましょう。型落ちモデルは性能を保ちつつリース料を抑えられる場合もあるため、費用対効果を考慮して検討しましょう。

保守サービス内容とカウンター料金を比較する

多くのリース契約には保守サービスが組み込まれていますが、費用体系やサポート範囲を必ず確認しましょう。一般的なカウンター料金制では、モノクロ1枚あたり約1～3円、カラーで10～20円程度が相場です。この料金にはトナー代や修理費用が含まれるため、追加負担を防げます。さらに、最低基本料金の有無や、故障時の対応スピード、代替機の提供有無などサポート体制も重要な判断基準です。これらを事前に確認しておくことで、安心して長期利用が可能になります。

個人事業主がコピー機リースする場合の費用

個人事業主がコピー機をリースする際の費用は、契約内容や導入する機種性能によって差があります。あらかじめ相場を把握しておくことで適正価格かどうかを判断しやすくなります。以下では、一般的な料金帯と内訳を解説します。

月額リース料の目安

リース会社や比較サイトの公開情報によると、中小規模事業者向けの標準的なコピー機リース料は、月額1万円から2万円程度がひとつの目安とされています。個人事業主の多くが月1から1.5万円前後の契約で利用しているのが実情です。

リース料とカウンター料金の内訳

月額の支払いには、定額のリース料（本体代金の分割＋利息）に加えて、カウンター料金（保守費用）が含まれます。リース料は機種の価格やリース期間、リース会社の料率によって変動し、高性能機になるほど高額になります。一方、カウンター料金は使用枚数に応じて変動し、モノクロ中心で月500枚程度なら数千円、カラー印刷が多く1,000枚を超えると1万円以上になることもあります。利用料が多い事業では、このカウンター料金が費用全体に大きく影響する点に注意が必要です。

初期費用と契約条件の確認

契約時に保証金や手数料がかかる場合もありますが、多くのリース契約は初期費用0円で始められます。費用が発生しても印紙代や事務手数料の数千円程度に収まるケースが大半です。また、契約プランによっては毎月一定枚数分のカウンター料金があらかじめ含まれるものや、印刷しなくても最低料金が発生するものがあるため、自社の利用状況に合わせて選びましょう。

このように、標準的なコピー機リースは月額1から2万円＋印刷量に応じた保守費用を目安に考えると予算計画が立てやすくなります。

個人事業主がコピー機リースを契約する際の注意点

コピー機リースにより初期費用を抑えつつ業務効率を高められる手段ですが、契約には長期的な義務や制約が伴います。ここでは契約前に確認しておくべきポイントを解説します。

リース審査がある

契約にはリース会社の与信審査があり、収入状況や事業の安定性、信用情報などが確認されます。特に開業1年未満の事業は実績が少ないため、審査が厳しくなる傾向があります。そのため、確定申告書や開業届などの収入証明を用意し、場合によっては保証人を検討する必要があります。審査基準は会社ごとに異なるため、一社で否決されても別の会社で通ることもあり、複数社に申し込む方法が有効です。

契約期間中の中途解約は原則不可

コピー機リースは契約期間中の途中解約ができないのが一般的です。解約する場合は残期間分のリース料や違約金を一括で支払う必要があり、たとえば5年契約の3年目で解約する場合、残り2年分の費用負担が発生するなど、金銭的負担が大きくなる可能性があります。事業計画やオフィス環境の変化を想定し、長期間使用できるか慎重に検討することが重要です。

リース満了後の取り扱いを把握する

契約満了後もコピー機の所有権はリース会社に残るため、原則として手元に残すことはできません。返却が基本ですが、同じ機種を継続利用したい場合は割安な再リース契約を結ぶことが可能です。ただし、再リースは機器の老朽化リスクが伴うため、費用と性能のバランスを考える必要があります。買い取りは契約形態上難しく、高額になることもあります。

総支払額と費用対効果を検討する

リースは初期費用が不要で経費処理できるメリットがありますが、利息や手数料を含まれるため、総支払額は現金購入より高くなる傾向があります。5年間の支払い総額が数割高くなることも珍しくありません。一方で、最新機種の導入により業務効率化や売上増加が見込める場合、その効果がコストを上回る可能性もあります。事業における費用対効果を冷静に分析し、リースのメリットが十分に活かせるかを判断しましょう。

コピー機リースの節税効果と確定申告

コピー機リースは、導入時の資金負担を軽減できるだけでなく、税務上のメリットも大きい契約形態です。ここでは、節税効果の仕組みと、購入時との会計処理の違いを整理します。

リース料は全額をその年の経費にできる

コピー機リースで支払う月々のリース料は、事業に必要な経費としてそのまま経費計上できます。個人事業主の場合、勘定科目は「賃借料」や「リース料」として処理し、支払額を年度内に全額経費化します。たとえば、月2万円のリース契約なら、年間24万円を経費として計上でき、課税対象の所得を減らすことができ、所得税や住民税の負担が軽減できます。購入との大きな違いは、資産計上や減価償却が不要な点です。支払時点で経費化できるため、減価償却の計算や耐用年数の管理も不要で、確定申告書では経費欄にリース料をそのまま記入するだけで済みます。

購入との税務上の違いと減価償却の有無

購入の場合、高額なコピー機は固定資産として計上し、国税庁が定める耐用年数（業務用コピー機は原則5年）に基づき減価償却します。たとえば10万円以上で機器を購入した場合は、毎年、購入額の1/5を経費化する形となり、初年度に全額を落とすことはできません（少額減価償却資産の特例を除く）。一方、リースでは本体は資産計上せず、支払時点で全額経費化できるため、手続きや計算の手間、税務管理の負担が大幅に軽減されます。

固定資産税が不要になるメリット

購入した場合、コピー機は償却資産として固定資産税の課税対象になりますが、リースでは所有権がリース会社にあるため、契約者は固定資産税を負担する必要がありません。この点も経費削減だけでなく申告業務の負担軽減につながります。

確定申告時のポイント

確定申告では、青色申告決算書や収支内訳書の経費欄にリース料を記入するだけで完了します。減価償却明細や資産台帳の管理が不要となり、会計処理がシンプルになる点が大きな利点です。領収書や契約書を保存しておけば、税務調査時にも支出の正当性を明確に示せます。

このように、コピー機リースは資金繰りを助けるだけでなく、経理の効率化と節税効果を同時に実現できる契約形態です。

コピー機リースで効率とコストを両立しよう

コピー機リースは、個人事業主にとって初期費用を抑えつつ最新機種を導入でき、保守サービスや経費計上による節税効果も期待できる契約形態です。契約期間や解約条件、機種選定、カウンター料金の仕組みなどを事前に理解すれば、長期利用でも安心して運用できます。印刷量が多い事業や、開業初期で資金繰りに配慮したい場合には高い有用性があります。

適切な条件で契約すれば、コピー機リースで業務効率化とコスト最適化を同時に実現できるでしょう。

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ハンドメイド作家・ブロガー 佐藤 せりな 様

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• 監修：前田健太郎（公認会計士）

  公認会計士として監査法人で会計監査やUS監査に携わった後、M&Aアドバイザリー会社で財務デューデリジェンスや企業価値評価を担当。事業会社ではM&A案件の企画から実行・PMI、事業計画策定、システム導入など幅広く経験。近年は再生可能エネルギー分野で商務交渉や金融機関対応、大型案件のプロジェクト管理も手がける。数字に強く、現場感のある文章を得意とし、会計・M&A・事業開発の知見を活かした執筆で、専門的な内容もわかりやすく届ける。