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  3. 発送の遅れによるお客様へのお詫びの送付状（添え状）の例文、テンプレート、書き方
  • 更新日 : 2024年12月5日

発送の遅れによるお客様へのお詫びの送付状（添え状）の例文、テンプレート、書き方

お客様や取引先に商品をお届けする際、発送が遅れた場合にはお詫びの気持ちを丁寧に伝えましょう。特に、信頼関係を築くうえで、適切な送付状や添え状を添えることはビジネスマナーの基本です。発送遅延の理由や今後の対応について具体的に記載することで、誠意を伝えることができます。本記事では、発送の遅れによるお詫びの送付状（添え状）のポイントや例文を解説します。

また、効率的に送付状を作成できる無料テンプレートもご用意していますので、ぜひご活用ください。

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お客様への発送が遅れたときの対応とは？

1.遅れが発生しそうな場合は事前に連絡する

商品の発送に遅れが生じそうな場合は、気づいた段階ですぐにお客様に連絡しましょう。連絡が遅れると、信頼を損なう可能性があります。連絡手段は電話やメールなど迅速に届く方法を選び、丁寧な言葉遣いを心がけます。

早めにお知らせすることで、お客様も対応や準備をする時間を確保できます。また、もし対応策が決まっていない場合でも、「詳しい状況がわかり次第、改めてご連絡します」といった誠実な態度を示すことがポイントです。

2.遅れの理由と新たな発送予定日を伝える

商品の発送が遅れる場合、遅延の理由をお客様にわかりやすい言葉で簡潔に伝えましょう。理由を正直に伝えることで、誠実な対応だと感じてもらえるだけでなく、信頼関係の維持にもつながります。

例えば、「仕入れ元からの納期遅延が発生したため」や「物流のシステムトラブルが原因で」「想定以上の注文をいただき、在庫が不足している状況です」といった具体的な説明を心がけます。そして、「〇月〇日に発送の準備を整え、〇日にはお手元に届く予定です」と、具体的な予定日を示します。

また、発送が完了した際には、改めて発送完了の旨をお知らせすることで、お客様に安心感を与えることができます。

3.心からのお詫び、謝罪を伝える

発送が遅れるようなときに事前に連絡する際でも、謝罪を伝えることが大切です。「このたびは、お届けが遅れる可能性があり、大変申し訳ございません」、「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」といった丁寧な言葉で、心からの謝意を示しましょう。

謝罪を伝える際には、形式的な言葉ではなく、具体的な状況を踏まえた表現を使うことがポイントです。例えば、「このたびの発送遅延により、大変なご不便をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます」といったように具体的にな表現で謝罪を伝えることで、相手に配慮した印象を与えることができます。

4.送付状・メール文ではお詫びの言葉を最小限に速やかな発送を最優先にする

発送が遅れた商品の配送時には、遅延の理由を長々と説明したりせず、文面は簡潔ながらも、具体的な謝罪内容と誠意が伝わるよう工夫します。商品のいち早い到着を望むお客様に対して、余分な説明は省き、速やかな配送を最優先に対応します。

5.郵送後に連絡を入れる

商品を発送したら必ずお客様へ連絡を入れましょう。一報を入れることで、お客様は「きちんと発送されたんだな」と安心します。発送完了の報告だけでなく、追跡番号や配送業者の情報を合わせて伝えられると、さらに親切です。

発送の遅れによるお客様へのお詫びの送付状・添え状の例文

発送の遅れによるお客様へのお詫びの送付状の例文を紹介します。なお、本文のみ掲載しておりますので、テンプレートをダウンロードいただき、自社に合わせて編集をしてお使いください。

お客様への商品発送の遅延についてのお詫び

商品のお届け及び商品発送の遅延についてのお詫び

拝啓　平素より格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。

このたびは、〇〇をご注文いただいたにも関わらず、商品の発送が遅延いたしましたこと、深くお詫び申し上げます。

さて、大変遅くなりましたが、X年X月X日にご注文いただきました「●●●●●」を、お送りいたします。
ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

今後、このような事態を防ぐべく、体制の見直しを図り再発防止に努めてまいります。引き続きご愛顧賜りますようお願い申し上げます。

敬具

書類の郵送が遅れた時のお詫び

書類発送の遅延についてのお詫び

拝啓　平素より格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。

このたびは、弊社より郵送予定の書類（〇〇〇〇）の発送が遅れ、ご指定の期日までにお届けできなかったこと、心よりお詫び申し上げます。

今回の遅延により、ご迷惑をおかけしましたことを重く受け止め、今後このようなことがないよう、社内体制を見直し再発防止に努めてまいります。何卒ご寛容賜りますようお願い申し上げます。

今後とも変わらぬご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

お詫びのしるしを同封する際の送付状

商品のお届け及び遅延についてのお詫び

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

このたびは、ご注文いただきました商品「〇〇〇〇」の発送が遅れ、大変ご迷惑をおかけしておりますのと、心よりお詫び申し上げます。

つきましては、お詫びのしるしとして、ささやかではございますが、〇〇〇〇を同封させていただきました。

今後このような事態が発生しないよう、再発防止に向けた対策を徹底してまいります。引き続きご愛顧賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

発送の遅れによるお客様へのお詫びの送付状の無料テンプレート

マネーフォワード クラウドでは、送付状の無料テンプレートをご用意しております。無料でダウンロードできますので、ぜひお気軽にご利用ください。

送付状（お客様への発送遅れに関するお詫び）のテンプレート

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発送の遅れによるお客様へのお詫びの送付状の書き方

商品や品物を送る送付状は、1枚にまとめるのが一般的です。必要な情報を記載し、余計な表現は控えるよう心がけましょう。相手も読みやすく、内容もしっかり伝わります。

送付状に記載すべき項目は、以下のとおりです。

  1. 送付年月日
  2. 送付先（宛先）
  3. 差出人情報
  4. タイトル
  5. 頭語と結語・挨拶文
  6. 本文

①送付年月日

送付状には、送付した日付を入れておくと、相手が書類を受け取った時期を確認しやすくなります。送付年月日は、送付状の右上か左上に書くことが多いです。

②送付先（宛先）

送付状には、誰に送っているのかを明確にするために、相手の名前や会社名を記載します。会社宛の場合は、会社名の後に担当者名も入れておくと丁寧です。個人宛なら、名前だけで十分です。これにより、相手に対する配慮が伝わります。

また、送付先が企業や部署の場合は「御中」を使用し、個人名には「様」を使います。同じ宛名で「御中」と「様」を併用しないようにしましょう。例えば、部署宛なら「株式会社○○○○ ○○部 御中」、担当者宛なら「株式会社○○○○ ○○部 ○○ ○○ 様」と記載します。

③差出人情報

自社の情報も忘れずに書いておきます。住所や氏名、連絡先などを書いておくと、相手が連絡を取りたい場合にスムーズに対応できます。

④タイトル

送付状には、何を送るかを簡潔に示すタイトルをつけます。「書類送付のご案内」や「商品送付のお知らせ」といったものがよく使われます。タイトルをつけることで、送付状を受け取った相手がすぐに内容を把握できます。

⑤頭語と結語・挨拶文

送付状の冒頭には「拝啓」といった頭語を使い、最後には「敬具」などの結語で締めくくります。また、挨拶文では、相手との関係や季節の一言を入れて、より丁寧な印象を与えると良いでしょう。

⑥本文

送付状の本文では、何を送ったか、何に対し手にお詫びなのかを具体的に説明します。例えば、「ご注文いただいた商品をお送りさせていただきました。」「ご注文いただきました商品「〇〇〇〇」の発送が遅れ、大変ご迷惑をおかけしております。」など、送ったものやその背景を簡潔に伝えます。

お客様へのお詫びの送付状を書くときのポイント

品物を送る送付状を書く際は、相手に丁寧で心配りが伝わる印象を与えるために、以下のポイントを意識して作成しましょう。

「時候の挨拶」は省略する

時候の挨拶とは、ビジネス文書や手紙の冒頭で季節や天候に触れながら相手の健康や繁栄を願う定型的な挨拶文のことを指します。例えば、「春暖の候、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます」といったような文言が時候の挨拶にあたります。

しかし、発送遅延など迅速な対応が求められる状況では、時候の挨拶を省略するのが無難です。
無駄な修辞を省き、簡潔かつ要点を押さえた文章を心がけることが大切です。

宛先を正確に記載する

相手の名前や会社名、部署名を間違えないことは基本ですが、特に漢字のミスには注意しましょう。特にお詫びの文書では、これを誤ると、誠意を欠いていると思われる可能性があります。特に漢字のミスは失礼にあたるため、注意深く確認することが大切です。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：マネーフォワード クラウド請求書

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