• 作成日 : 2025年8月5日

契約書のナレッジマネジメント｜属人化を防ぎ、事業成長を加速させる方法とは？

契約書が必要な時にすぐに取り出せない状況は、業務の非効率を招くだけでなく、重大なビジネスリスクにも繋がりかねません。これからの時代に求められるのは、契約書を単に保管するのではなく、企業の知的資産として全社で活用するナレッジマネジメントの視点です。

本記事では、契約書の属人化を解決し、リスク管理を強化しながら事業成長を後押しする、戦略的なナレッジマネジメントの具体的な方法と成功のポイントを、初心者にも分かりやすく解説します。

契約書のナレッジマネジメントが求められる理由

現代の企業経営において、契約書のナレッジマネジメントがなぜ不可欠とされているのでしょうか。その背景にある3つの要因を解説します。

深刻化する属人化のリスク

契約書の作成から交渉、締結、管理までの一連のプロセスが特定の担当者に依存する「属人化」は、多くの企業が抱える深刻なリスクです。担当者の異動や退職によって、過去の交渉経緯や契約内容の詳細、リスク判断の根拠といった重要な情報が失われる可能性があります。これにより、類似案件の際に過去の知見を活かせなかったり、契約更新の有利な交渉機会を逃したりするなど、事業継続性に直接的な影響を及ぼす恐れがあるのです。

働き方の変革（DX・リモートワーク）への対応

デジタルトランスフォーメーション（DX）の加速とリモートワークの定着は、企業の働き方を根本から変えました。オフィスに出社し、紙の契約書を回覧・捺印するといった従来の業務プロセスは、もはや成り立ちません。多くの組織が場所に縛られずに契約情報へ安全にアクセスできる環境の構築を急務と考えていますが、実現には堅牢なセキュリティ対策と適切な運用体制が必要です。契約書のナレッジマネジメントは、こうした新しい働き方を支える基盤となります。

改正電子帳簿保存法への対応

2024年1月から本格的に義務化された改正電子帳簿保存法により、電子取引で授受した契約書などの書類は、電子データのまま一定の要件を満たして保存することが必須となりました。具体的には「タイムスタンプの付与」「訂正・削除履歴の保存」「取引年月日、金額、取引先での検索機能の確保」「真実性と可視性の確保」といった要件があります。

この法改正への対応は、単なる法令遵守にとどまらず、契約書管理プロセス全体をデジタル化し、見直す絶好の機会です。適切に対応することで、ペーパーレス化によるコスト削減や業務効率化も同時に実現できます。

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業務や経理に必要な帳簿や書類などの保存を、電子データで行うこと認めているのが「電子帳簿保存法」です。 電子帳簿保存法は、利便性の向上や社会情勢の変化に対応するために、何度も法改正が行われてきました。最近では、2020年に法改正がありました。 そこで、ここでは対象書類や適用要件など、最新の法改正に対応した電子帳簿保存法について解説します。

契約書のナレッジマネジメントがもたらすメリット

契約書を適切にナレッジマネジメントの対象とすることで、企業は守りの側面だけでなく、攻めの側面でも大きな効果を得ることができます。

契約リスクの低減・コンプライアンス強化

契約情報を一元管理し、更新期限や自動更新条項、解除通知期間などを可視化することで、契約漏れなどのリスクを低減できる可能性があります。また、過去の契約書に含まれる不利な条項やトラブル事例をデータベース化し共有すれば、新規契約時のレビュー精度が向上します。

これにより、法務部門だけでなく、事業部門の担当者もコンプライアンス意識を高め、組織全体のリスク対応能力を引き上げることができます。

業務効率化・迅速な意思決定

「類似の契約書を探したい」「過去の雛形を参照したい」といったニーズは日常的に発生します。ナレッジマネジメントシステムが整備されていれば、キーワード検索や項目での絞り込みによって、必要な情報を瞬時に探し出すことが可能です。契約書作成やレビューにかかる時間が大幅に短縮され、法務部門はより戦略的な業務に集中できます。経営層や事業責任者も、必要な契約情報へ迅速にアクセスできるため、的確な意思決定をスピーディに行えるようになります。

契約情報を活用した事業機会の創出

契約書は、取引先との合意内容を正確に記録しており、契約管理において非常に重要な情報源となります。蓄積された契約データを分析することで、新たなビジネスチャンスを見つけ出すことができます。例えば、特定のサービスを契約している顧客リストを抽出し、アップセルやクロスセルのターゲットを特定したり、契約期間の満了が近い顧客に対して、プロアクティブなアプローチを仕掛けたりすることが可能になります。法務部門が持つ情報が、営業やマーケティング部門の戦略立案を支えるのです。

契約書のナレッジマネジメントを成功に導くステップ

契約書のナレッジマネジメントは、単にツールを導入すれば成功するものではありません。以下の5つのステップを計画的に進めることが成功の鍵です。

1. 目的と範囲の明確化

まず、「何のためにナレッジマネジメントを行うのか」という目的を明確にします。「属人化の解消」「契約レビュー時間の短縮」「営業機会の創出」など、目的が明確になることで、関係者の意識統一が図りやすくなります。

次に、対象とする契約書の範囲を決定します。最初は「秘密保持契約書（NDA）のみ」「直近3年間の取引基本契約書のみ」のように、スモールスタートで始めるのが現実的です。

2. 管理ルールと運用フローの策定

誰が、いつ、どのような情報を登録し、どのように活用するのか、具体的なルールを定めます。例えば、「契約締結後3営業日以内に法務担当者がシステムに登録する」「契約金額や契約期間、自動更新の有無などの主要項目は必ず入力する」といったルールです。

また、閲覧権限や編集権限の範囲を役職や部門ごとに設定し、情報セキュリティを確保することも重要です。この運用フローが、ナレッジマネジメントの品質を維持します。

3. 契約書情報のデータ化・一元管理

過去に締結した紙の契約書はスキャンしてPDF化し、電子契約で締結したものはそのままのデータで、一元的なデータベースに集約します。この際、単にファイルを保存するだけでなく、契約書に付随するメタデータ（契約相手方、契約締結日、契約期間、担当部署など）を正確に入力することが後の検索性を大きく左右します。OCR（光学的文字認識）技術を活用すれば、PDF内のテキストも検索対象にでき、利便性が飛躍的に向上します。

4. 目的に合わせたツールの選定・導入

目的や運用フローに合ったナレッジマネジメントツールを選定します。契約書管理に特化したシステムや、汎用的なナレッジマネジメントツール、オンラインストレージなど選択肢は多様です。自社の目的を達成するために必要な機能が備わっているか、セキュリティは万全か、操作性は直感的か、といった観点で比較検討することが大切です。

5. 全社的な浸透・運用改善

ツールを導入しても、使われなければ意味がありません。導入の目的やメリット、具体的な使い方について、全社または関連部署向けに説明会を実施し、理解を促します。また、導入後も定期的に利用状況をモニタリングし、利用者からのフィードバックを収集しましょう。「入力項目が多すぎる」「検索方法が分かりにくい」といった課題があれば、ルールやツールの設定を見直し、継続的に改善していく姿勢が定着の成功に繋がります。

契約書のナレッジマネジメントツールを選定するポイント

契約書のナレッジマネジメントを効率的に進める上で、ツールの選定は非常に重要な要素です。ここでは、ツール選定で特に重視すべき3つのポイントを解説します。

誰でも直感的に使えるか

どれだけ高機能なツールであっても、操作が複雑で分かりにくければ、一部のITに詳しい社員しか使わなくなり、結果として形骸化してしまいます。特に法務部門だけでなく、営業や開発など様々な部署の社員が利用することを想定している場合は、マニュアルを熟読しなくても直感的に操作できるユーザーインターフェースが望ましいです。無料トライアルなどを活用し、実際に複数の社員で操作性を試してみることをお勧めします。

必要な機能は揃っているか

まず、自社が設定した目的を達成するために必要な機能が搭載されているかを確認します。契約書管理においては、契約相手方や締結日といった基本情報での検索はもちろん、契約書本文のテキストを対象とした全文検索機能が不可欠です。また、契約更新期限が近づいた際に自動で通知してくれるリマインド機能は、多くの企業では契約管理ツールの標準機能として採用されています。部署や役職に応じて閲覧・編集権限を細かく設定できる権限管理機能も、実務上の必須機能と言えるでしょう。

セキュリティ対策は万全か

セキュリティ対策が万全かは、ISO27001やNISTのセキュリティ基準などで最優先事項として明確に位置付けられています。データセンターの安全性、通信やファイルの暗号化、IPアドレス制限や二段階認証といったアクセス制御、操作ログの記録など、どのようなセキュリティ対策が講じられているかを具体的に確認します。第三者認証（ISMS認証など）を取得しているかどうかも、信頼性を判断する一つの基準になります。

契約書のナレッジマネジメントは事業成長に繋がる一歩

本記事では、契約書のナレッジマネジメントが現代の企業経営においていかに重要であるか、そしてその具体的な実践方法について解説しました。属人化という長年の課題を解消し、DXや法改正といった外部環境の変化に対応するためにも、契約情報を企業の知的資産として戦略的に活用する視点は不可欠です。

まずは自社の契約書管理の現状を把握し、どこに課題があるのかを洗い出すことから始めてみてはいかがでしょうか。本記事で紹介した5つのステップを参考に、できる範囲から取り組みを進めることが、未来の事業成長へと繋がる確かな一歩となるはずです。

• 監修：マネーフォワード クラウド契約

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